APLICACIONES MICROINFORMÁTICA

Transcripción

1 HOJA DE CÁLCULO. LIBRO DE TRABAJO Crear un nuevo libro de trabajo Abrir un libro de trabajo existente o con el que hemos trabajado últimamente Guardar el libro de trabajo Guardar el libro de trabajo actual con otro nombre Utilizar hojas de cálculo predefinidas Editar, cambiar nombre, añadir, eliminar y mover o copiar hojas del libro Dividir la ventana de la hoja de cálculo para mostrar dos secciones al mismo tiempo Inmovilizar o movilizar paneles. SELECCIONAR 2.1. Consultar Ayuda Seleccionar celdas adyacentes o no Ir a una celda o conjunto de celdas Seleccionar Filas o Columnas completas Seleccionar toda la Hoja. INTRODUCIR DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO Y APLICAR FORMATOS 3.1. Introducir texto sin que ocupe las celdas contiguas Unir celdas colocando títulos que ocupen varias columnas Aplicar formato al contenido de las celdas. (Estilo y tamaño de fuente, atributos de negrita, cursiva o subrayado, alinear texto...) 3.4. Copiar formato. (Formato rápido) 3.5. Introducir fechas con formato Introducir números con formato Formato rápido para valores numéricos. ACTUALIZAR LOS DATOS DE LA HOJA DE CÁLCULO 4.1. Editar y modificar los datos Eliminar datos Mover datos. RELLENO AUTOMÁTICO DE CELDAS Y SERIES 5.1. Rellenar de forma automática con el nombre de los meses del año, los días de la semana Rellenar de forma automática con valores numéricos y diferentes incrementos Rellenar de forma automática según una serie Rellenar múltiples celdas con la misma información. Profesor.- José Guillermo Nieto Cordero pág.: 1

2 5.5. Cuadro de diálogo Serie para precisar valores de incremento, valores cronológicos... LISTAS PERSONALIZADAS (CREAR / IMPORTAR) 6.1. Crear una lista personalizada Crear una lista importando los datos disponibles en la hoja de cálculo. PEGADO ESPECIAL 7.1. Realizar la operación de sumar utilizando Pegado Especial Pegar sólo el formato de una celda utilizando Pegado Especial. FILAS Y COLUMNAS 8.1 Redimensionar filas y columnas. 8.2 Ocultar y Mostrar filas y columnas. CELDAS 9.1. Incluir, Modificar y Borrar Comentarios asociados a celdas Ordenar el contenido de las celdas por uno o varios criterios. CÁLCULOS Y FUNCIONES 10.1 Asociar un nombre a un rango de celdas Crear una fórmula Referencias a celdas (referencias absolutas, relativas y mixtas). Crear una fórmula que implique varias celdas - Copiar fórmula Utilización de las funciones simples: Autosuma, Promedio, Máximo y Mínimo, Contar, Funciones para fecha y hora... Profesor.- José Guillermo Nieto Cordero pág.: 2

3 HOJA DE CÁLCULO. LIBRO DE TRABAJO Crear un nuevo libro de trabajo. Hacer clic en el Botón de Microsoft Office y hacer clic en nuevo Abrir un libro de trabajo existente o con el que hemos trabajado últimamente. Hacer clic en el botón de Microsoft office - Abrir y localizar el archivo. En la parte inferior del menú Archivo se encontrarán los último libros de trabajo que hayamos utilizado Guardar el libro de trabajo. Hacer clic en el botón de Microsoft Office Opción de Guardar (disquete) Guardar el libro de trabajo actual con otro nombre. Hacer clic en el botón de Microsoft office - Guardar como... - Abrir carpeta ' Ejercicios ' - Cambiar el nombre del documento - Pulsar botón Guardar Utilizar hojas de cálculo predefinidas. Hacer clic en el botón de Microsoft Office - Nuevo Opción de Plantillas Soluciones Hoja de Cálculo y elegir el modelo deseado. Por defecto, los modelos predefinidos no están instalados 1.6. Editar, cambiar nombre, añadir, eliminar y mover o copiar hojas del libro. Seleccionar la hoja pinchando sobre ella y pulsar el botón derecho del ratón Dividir la ventana de la hoja de cálculo para mostrar dos secciones al mismo tiempo. Opción Vista Apartado Ventana - Pinchar la pestaña de dividir - Aparecerá la hoja dividida en cuatros secciones con sus correspondientes barras de desplazamiento. Si sólo queremos la división horizontal o vertical arrastramos la barra de división sobrante fuera de la hoja y soltamos. Para Quitar la división: Opción Vista Apartado Ventana - Quitar división Inmovilizar o movilizar paneles. Permite que permanezcan visibles las filas o columnas que deseemos aunque utilicemos las barras de desplazamiento horizontal y vertical. Inmovilizar: Opción vista Apartado Ventana - Seleccionar la columna o fila posterior a la que queremos inmovilizar clic en opción Inmovilizar. Profesor.- José Guillermo Nieto Cordero pág.: 3

4 Movilizar: Opción vista Apartado Ventana - Seleccionar la columna o fila posterior a la que queremos inmovilizar clic en opción Movilizar paneles. SELECCIONAR 2.1. Consultar Ayuda. Pinchar icono de ayuda (interrogación) Saldrá el Ayudante Seleccionar celdas adyacentes o no. Si las celdas son consecutivas: Pinchar con el ratón en la primera celda y arrastrar hasta la última que se desee seleccionar. Si las celdas no están adyacentes: Seleccionar cada celda manteniendo pulsada la tecla CTRL y pinchar la celda Ir a una celda o conjunto de celdas. Menú Edición - Ir a - Referencia (p.e. B50). Si queremos buscar un grupo de celdas o Rango sería: Menú Edición - Ir a - Referencia (p.e. A10:B10) 2.4. Seleccionar Filas o Columnas completas. Hacer clic en el nombre de la fila (Mayúc + Barra espaciadora) o la Columna (CTRL+Barra espaciadora) Seleccionar toda la Hoja. Hacer clic en el cuadro vacío de la esquina superior izquierda de la Hoja, junto a la Barra de Fórmulas INTRODUCIR DATOS EN LA HOJA DE CÁLCULO Y APLICAR FORMATOS 3.1. Introducir texto sin que ocupe las celdas contiguas. Pinchar la celda en la que queremos introducir texto para que sea la celda activa - Escribir el texto aunque se sobrepase el límite de la celda. Para evitar que el texto ocupe las celdas contiguas: Activar la celda con el texto - Pulsar el botón derecho del ratón - Seleccionar Formato de celdas - Pestaña Alineación y marcar la opción Ajustar texto y Aceptar Unir celdas colocando títulos que ocupen varias columnas. Activar la primera celda y escribir el texto - Pulsar la tecla mayúc. y pinchar en la última celda a unir - Se habrán seleccionado todas las celdas intermedias entre la primera y la última - Pulsamos el icono de Combinar y Centrar, quedando el texto centrado Aplicar formato al contenido de las celdas. (Estilo y tamaño de fuente, atributos de negrita, cursiva o subrayado, alinear texto...) Profesor.- José Guillermo Nieto Cordero pág.: 4

5 Marcar celda o celdas - Pinchar el icono correspondiente p.e. para cambiar el estilo y tamaño de la fuente, atributos de negrita, cursiva o subrayado, alinear texto (izquierda, centrado, derecha o justificado), cambiar el color Copiar formato. (Formato rápido) Activar la celda con el formato a copiar - Pulsamos el icono Copiar Formato (brocha) cambiándose el cursor - pinchar la celda o celdas en las que se desea copiar el formato Introducir fechas con formato. Pinchar la celda en la que queremos introducir la fecha. Escribir la fecha en el formato más cómodo p.e. 20/1/2000 y pulsar Enter - Pulsar el botón derecho del ratón sobre la celda activa y seleccionar Formato de celdas - Pestaña Número y en la lista de Categoría marcar Fecha - Seleccionar en Tipo el modelo deseado y Aceptar. (CTRL + Mayúsc. + ;) para introducir la fecha del día actual. (CTRL + Mayúsc. + :) para introducir la hora Introducir números con formato. Seleccionar la celda e introducir el valor deseado - Si la longitud del número supera el ancho de la celda se visualizan #####. Para evitarlo, colocar el cursor en el borde derecho de la columna hasta que aparezca doble flecha, y hacer doble clic. El ancho de la columna se ajustará automáticamente al contenido de la celda. Para especificar el formato: Pulsar botón derecho del ratón - Seleccionar Formato de celdas - Pestaña Número y en la Lista de Categorías marcar Número Formato rápido para valores numéricos. Marcar celda o celdas y pinchar el icono correspondiente de Formatos numéricos (Estilo de moneda, Office 2000: Euro (ε), Estilo porcentual, (%) Office 2000: () Estilo millares, Aumentar o disminuir decimales. ACTUALIZAR LOS DATOS DE LA HOJA DE CÁLCULO 4.1. Editar y modificar los datos. Hacer doble clic en la celda a modificar - Escribir el nuevo valor y Enter. O también pinchar y hacer los cambios en el recuadro de la Barra de Fórmulas y pulsar Enter. Validar los cambios pulsando la _ 4.2. Eliminar datos. Profesor.- José Guillermo Nieto Cordero pág.: 5

6 Seleccionar la celda o celdas cuyo contenido se desee borrar - pulsar el botón derecho del ratón - Opción Borrar Contenido. La celda o celdas permanecerán vacías Mover datos. Seleccionar la celda o celdas a mover - Colocar el cursor en el borde de la selección y cuando se transforme en una flecha hacia la izquierda pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar hasta la nueva ubicación.; cuando estemos sobre la celda adecuada soltamos el botón del ratón. Si queremos mover a otras hojas del libro utilizamos los iconos de Copiar y Pegar. RELLENO AUTOMÁTICO DE CELDAS Y SERIES 5.1. Rellenar de forma automática con el nombre de los meses del año, los días de la semana... Seleccionar la primera celda y escribir Enero - Colocar el cursor sobre el Controlador de Relleno, situado en la esquina inferior derecha de la celda (el cursor se transforma en una cruz negra) - Pulsar el botón izquierdo del ratón y arrastrar rellenándose las celdas hasta que aparezca Diciembre Rellenar de forma automática con valores numéricos y diferentes incrementos. Para rellenar con valores numéricos escribimos en la primera celda el primer número de la serie y mientras mantenemos pulsada la tecla CTRL, arrastramos el ratón hasta el número que queramos. Para rellenar con incremento distinto de uno: escribimos en la primera celda el primer número de la serie - Marcamos el resto de celdas a rellenar - Menú Edición - Rellenar - Series... y en el cuadro de diálogo especificar el incremento (p.e: 5) 5.3. Rellenar de forma automática según una serie. (pe: 2, 4, 8, 16, 32...) Rellenamos los dos primeros valores - Marcamos el resto de celdas a rellenar - Menú Edición - Rellenar - Series... y en el cuadro de diálogo especificar el tipo de serie: Geométrica y activar Tendencia para que se omita el incremento Rellenar múltiples celdas con la misma información. Seleccionar el grupo de celdas donde queremos incluir el mismo valor - pulsar la combinación de teclas CTRL + enter Cuadro de diálogo Serie para precisar valores de incremento, valores cronológicos... Profesor.- José Guillermo Nieto Cordero pág.: 6

7 Seleccionar la primera celda que contiene el valor inicial de la serie - Seleccionar el resto de celdas a rellenar utilizando propiedades de las series - Menú Edición - Rellenar - Series - Elegir p.e. Tipo Cronológico - Día Laborable y Aceptar. LISTAS PERSONALIZADAS (CREAR / IMPORTAR) Además de las series predefinidas (días de la seman, meses, fechas...) que tiene Excel podemos crear series personalizadas Crear una lista personalizada. Menú Herramientas - Opciones - Pestaña Listas Personalizadas - Entrada de lista: escribir cada término separado por comas (p.e. uno, dos, tres) y pinchar Agregar y Aceptar. Comprobar que funciona con Autorellenar celdas, es decir, poner el primer elemento de la lista y colocar el cursor sobre el Controlador de Relleno arrastrando el ratón Crear una lista importando los datos disponibles en la hoja de cálculo. Menú Herramientas - Opciones - Pestaña Listas Personalizadas - Importar y pinchar Agregar y Aceptar. Comprobar que funciona con Autorellenar celdas. PEGADO ESPECIAL Permite pegar sólo el formato de las celdas seleccionadas, sólo los comentarios o realizar operaciones con los valores de origen y destino Realizar la operación de sumar utilizando Pegado Especial. Escribir 1000 en A2 - Escribir 1258 en C2 - Seleccionar A2 y ejecutar el comando Copiar (CTRL + C) - Hacer clic en C2 - Menú Edición - Pegado Especial - Sección Operación (activar Sumar) 7.2. Pegar sólo el formato de una celda utilizando Pegado Especial. Pinchar la celda a copiar - Pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar Copiar - Pinchar en la celda destino - Pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar Pegado Especial - Marcar Formatos y Aceptar. FILAS Y COLUMNAS 8.1 Redimensionar filas y columnas. Adaptar el ancho y alto de la celda para mostrar toda la información Situar el cursor en el borde de la fila o columna a mover (el cursor se transforma en doble flecha). - Hacemos clic y arrastramos para modificar el ancho de columna o el alto de la fila. Profesor.- José Guillermo Nieto Cordero pág.: 7

8 Otro método: Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la fila o columna a modificar y seleccionar Ancho de columna o Alto de Fila - modificamos el nº máx. de caracteres que puede mostrar la fila o la columna. 8.2 Ocultar y Mostrar filas y columnas. Ocultar: Seleccionar las filas o columnas a ocultar - Hacer clic en el botón derecho del ratón y elegir Ocultar. Mostrar: Seleccionar las filas o columnas a los lados de la que se encuentra oculta - Hacer clic en el botón derecho del ratón y elegir Mostrar. CELDAS 9.1. Incluir, Modificar y Borrar Comentarios asociados a celdas. Insertar: Hacer clic en el botón derecho del ratón sobre la celda y elegir Insertar Comentario. Aparecerá un recuadro donde introducimos el texto - Cerrar cuadro pinchando en otra celda. Las celdas con comentarios tienen un pequeño triángulo rojo en la esquina superior derecha. Modificar o Borrar un comentario: Hacer clic en el botón derecho del ratón sobre la celda que contiene el comentario y elegir Modificar Comentario o Eliminar Comentario Ordenar el contenido de las celdas por uno o varios criterios. Seleccionar las celdas a ordenar - Hacer clic en los botones Ascendente o Descendente de la barra de Herramientas. Ordenar por varias columnas: Seleccionar las columnas a ordenar. Menú Datos - Ordenar - Especificar la ordenación p. e. Columna B, después Columna A y Columna C - Indicamos si existe o no Encabezado y Aceptar. CÁLCULOS Y FUNCIONES 10.1 Asociar un nombre a un rango de celdas. Marcar las celdas - Hacer clic en el cuadro de Nombres de la Barra de Fórmulas e introducir el nombre. Otra forma: Seleccionar un conjunto de celdas que formarán un rango - Menú Insertar - Hacer clic en Nombre y seleccionar Definir e introducir el nombre y Aceptar. Podemos ver los rangos creados desplegando la lista Cuadro de Nombres de Profesor.- José Guillermo Nieto Cordero pág.: 8

9 rango. Si hacemos clic se seleccionan todas las celdas que lo componen Crear una fórmula. Seleccionar la celda (B10) y escribir '=' para indicar que no es un dato sino una Fórmula o expresión. Observamos que se activa la Barra de Fórmulas - Escribimos el nombre de las celdas y la operación B8 - B6 y enter. Comprobamos que B10 contiene la diferencia entre ingresos y Gastos del primer cuatrimestre Referencias a celdas (referencias absolutas, relativas y mixtas). Crear una fórmula que implique varias celdas - Copiar fórmula. Seleccionar la celda D13 y escribir '=' - Marcar desde la celda B8 hasta E8 y aparecerá el rango B8:E8 - Escribir '-' y marcar desde B6 hasta E6 y pulsar enter. En la celda D13 aparecerá la diferencia total entre todos los gastos e ingresos del año. Referencias relativas (Copiar fórmulas): Hacer clic en B10 - Pinchar el Controlador de Relleno y arrastrar hacia la derecha para copiar la fórmula en C10. Referencias Absolutas (Copiar fórmulas): Si queremos que se mantengan las referencias a las celdas originales incluimos el operador de texto '$' delante. p.e: Hacer clic en C10 - Introducir en la Barra de Fórmulas = $C$8 - $C$6 Pulsar _ para validar la expresión. Referencias Mixtas: Nos permite bloquear sólo la fila o la columna de la expresión. p.e: Introducir en la Barra de Fórmulas = $C$8 + C6 mantiene fija la 1ª referencia y se actualiza la 2ª Utilización de las funciones simples: Autosuma, Promedio, Máximo y Mínimo, Contar, Funciones para fecha y hora... CÁLCULOS Y FUNCIONES RANGO: Conjunto de celdas que se identifican con: CeldaInicio : CeldaFin OPERADORES ARITMÉTICOS: +, -, *, /, ^, % OPERADORES RELACIONALES: <, >, =, <>, <=, >= Profesor.- José Guillermo Nieto Cordero pág.: 9

10 FUNCIONES: NombreFunción(argumentos) Devuelven un valor que se inserta en la celda TIPOS DE FUNCIONES BASICAS FUNCIÓN DESCRIPCION =SUMA(rango de celdas) Suma todos los números en un rango de celdas SUMA(A1:A8) SUMA(A1;A3;A5) SUMA(A1:A5;B1:B5;C1:C5) Devuelve el producto de los =PRODUCTO(Num1;Num2;Num3) números o celdas indicados como argumento =ABS(Número) Devuelve el valor absoluto de un número, esdecir, el número sin signo =REDONDEAR(Núm.;nº Redondea un número o celda por decimales) defecto, conservando el nº de decimales deseados =TRUNCAR(Núm.;nº decimales) Convierte un número decimal a entero quitando decimales =MINIMO(Rango Celdas) Devuelve el valor mínimo de una lista de valores. Omite valores lógicos y de texto =MAX(Rango Celdas) Devuelve el valor maximo de una lista de valores. Omite valores lógicos y de texto =PROMEDIO(Rango Celdas) Devuelve el promedio (media aritmetica) de los argumento, que pueden ser números, nombres matrices o referencias que contenga números Profesor.- José Guillermo Nieto Cordero pág.: 10

11 FUNCIÓN =MEDIANA(Rango Celdas) =MODA(Rango Celdas) =CONTAR(Rango Celdas) =CONTAR.BLANCO(Rango Celdas) =CONTAR.SI(Rango Celdas;condicion) APLICACIONES MICROINFORMÁTICA DESCRIPCION Devuelve la mediana o número central de un conjunto de números Devuelve el valor mas frecuente de un rango Cuenta el nº de celdas numéricas no vacias Cuenta el nº de celdas vacias del rango Cuenta el nº de celdas del rango indicado que cumplen la condición =CONTARA(Rango Celdas) Cuenta el nº de celdas numéricas y de texto que hay en el rango de celdas =SI(condición;valor1;valor2) Devuelve valor1 si la condición se cumple; en caso contrario devuelve valor2 =ROMANO(celda) Devuelve el nº conteidoen la celda en formato romano =FACT(celda) Devuelve el factorial del número contenido en la celda =POTENCIA(número;Exponente) Devuelve el resultado de elevar el número al exponente indicado =RAIZ(número) Devuelve la raiz cuadrada del número o celda indicado Profesor.- José Guillermo Nieto Cordero pág.: 11