Planillas de cálculo. Certificación de Competencias de Uso de las Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación en los C.T.C.

Transcripción

1 Universidd Ncionl de Río Curto Secretrí de Extensión y Desrrollo Progrm IRC: Informátic Región Centro Certificción de Competencis de Uso de ls Nuevs Tecnologís de l Informción y l Comunicción en los C.T.C. Sndr Edith Angeli / Ernesto Pedro Cerdá / Adrin Mrisel Moyett 2004

2 Sndr Edith Angeli / Ernesto Pedro Cerdá / Adrin Mrisel Moyett 2004 Copyright by Universidd Ncionl de Río Curto Rut Ncionl 36 Km. 601 (X5804BYA) Río Curto - Argentin Tel.: 54 (0358) Fx.: 54 (0358) E-mil.: postmster@unrc.edu.r Web: Primer Edición: Agosto de 2004 ISBN: En trámite Coordinción de Comunicción Institucionl Equipo de Producción Editoril Coordindor: Lic. Miguel A. Tréspidi Registro: Dniel Ferniot Qued hecho el depósito que mrc l ley Impreso en Argentin Printed in Argentin Qued prohibid l reproducción totl o prcil del texto de l presente obr en culquier de sus forms, electrónic o mecánic, sin el consentimiento previo y escrito del Autor.

3 UNIVERSIDAD NACIONAL DE RÍO CUARTO Secretrí de Extensión y Desrrollo Progrm Informátic Región Centro Rector Leonids Cholky Sobri Vice Rector Oscr Spd Secretrio de Extensión y Desrrollo Víctor Becerr Coordindor de Progrm Informátic Región Centro Jorge Guzzone Formdores Sndr Angeli Ernesto Cerdá Adrin Moyett Este mteril h sido obtenido del sitio del Progrm Informátic Región Centro

4 Universidd Ncionl de Río Curto Indice De interés pr el lumno...1 Introducción ls plnills de cálculo...3 Ejecución de ls plnills de cálculo...4 L pntll de l plicción...5 Brrs de Símbolos y Herrmients...6 Creción, lmcenmiento y pertur de un libro...7 Creción de un libro...7 Almcenmiento de un libro...7 Apertur de un libro...8 L Hoj de Cálculo y el libro...10 L celd...11 El libro de trbjo...11 Nvegción de un libro...11 Nvegción de ls hojs...11 Nvegción dentro de un hoj...11 Operciones sobre hojs...12 Ingreso y Edición de dtos...13 Edición de dtos...13 Rngos de celds...14 Selección de un rngo...14 Comndos Cortr, Copir y Pegr...15 Opciones de Deshcer y Repetir comndos...16 Inserción y eliminción de fils y/o columns...16 Formtos de celd...17 Formto de fuente y párrfo...17 Celds combinds...17 Bordes y rellenos de celds...18 Ajuste de formtos numéricos...19 Fórmuls y funciones...21 Referenci celds...21 Fórmuls...22 Operdores de cálculo...22 Cálculos complejos medinte funciones...24 Piloto utomático de funciones y Asistente de funciones...24 Ejemplos de inserción de fórmuls y funciones...25 Funciones más utilizds en un plnill de cálculo...33 Referenci celds en otr hoj del mismo libro...35 Referenci celds de otro libro...35 Referencis reltivs y bsoluts...36 Bses de dtos...38 Ordenmiento de un áre de dtos...38 Aplicndo filtros ls tbls...40

5 Gráficos...44 Elementos de un gráfico...44 Áres de un gráfico...45 Tipos de gráficos...45 Gráficos de columns y de brrs...46 Gráficos circulres...47 Gráficos de nillos...48 Gráficos de línes...48 Otros tipos de combinciones...49 Series de dtos en fils o en columns...49 Vinculción de los gráficos con l hoj de cálculo...51 Creción de un gráfico con el Asistente...51 Modificción de ls opciones del gráfico...56 Modificción de los elementos de un gráfico...56 Impresión de un trbjo...57 Universidd Ncionl de Río Curto

6 Introducción ls plnills de cálculo Muchs son ls utiliddes que nos prestn los números. El hombre, lo lrgo de su histori, h mnifestdo un profund inquietud por ider instrumentos y herrmients que le permitiesen contr y relizr cálculos de form más utomátic. Ejemplos de estos lo son el ábco, rtefcto idedo 3000 ños ntes de Cristo y que ún hoy se utiliz pr enseñr nociones de l ritmétic básic; l máquin sumdor inventd por Bls Pscl o l máquin nlític y diferencil diseñd por Chrles Bbbge. El vnce incesnte en el proceso de creción de instrumentos pr el cálculo no se detuvo y ls computdors electrónics dieron lugr l surgimiento de un verdder herrmient destind l procesmiento numérico: l plnill de cálculo. Un plnill de cálculo es un progrm de plicción que sirve pr mnipulr dtos numéricos. Ls cciones básics que pueden llevrse cbo con ell son: l relizción de cálculos sobre l bse de l construcción de fórmuls, l confección de gráficos prtir de los dtos introducidos en l plnill y l gestión de informción medinte l implementción de mecnismos básicos de un bse de dtos como ordenr, loclizr y seleccionr. Un ejemplo de plicción de un Plnill de cálculo, puede ser l utomtizción de tres contbles, como el control de existencis o los gstos dirios en un microemprendimiento. Un hoj de cálculo está formd por miles de celds que formn un mtriz o tbl y en l que se pueden incluir números, operciones o fórmuls con esos números, demás de textos que sirven pr detllr y clrr contenidos. Tmbién podemos relizr gráficos con los dtos que se encuentren en l plnill de cálculo. Alguns de ls plnills de cálculo más conocids son Quttro Pro, Lotus 1 2 3, Microsoft Excel y OpenOffice.org Clc. L cpcidd pr relizr cálculos y generr gráficos, es generlmente l mism en los progrms ntes menciondos. En este mteril se trbjrá con los progrms OpenOffice.org Clc 1.1 (en delnte Clc) y Microsoft Excel 2000 (en delnte Excel). Éstos pertenecen ls suites de oficin OpenOffice.org y Microsoft Office respectivmente. El primero se destc por ser un softwre integrdo libre con potentes herrmients pr el trbjo de oficin y el segundo por ser mplimente difundido en ls Pc hogreñs. Pedro Corre Figur 1.1: Presentción de OpenOffice.org Figur 1.2: Presentción de Microsoft Excel 2000 Universidd Ncionl de Río Curto Págin 3

7 Ejecución de ls plnills de cálculo Podemos ejecutr Clc o Excel de distints forms. Un de ells es ir l botón de Inicio en l brr de tres de Windows. Presionndo en él, ctivmos el menú Progrms; l desplegrse éste buscmos y desplegmos el submenú OpenOficce.org en el cso de Clc o Microsoft Office en el cso de Excel. Dentro de este submenú encontrremos l opción Hoj de Cálculo pr ejecutr Clc o Microsoft Excel pr ejecutr Excel. Hciendo clic con el botón principl del mouse sobre est opción, l plnill comenzrá ejecutrse. Aclrción: Podemos encontrr l opción pr ejecutr lguno de estos dos progrms en el mismo menú Progrms, como se puede precir en l figur 1.3, con l opción Microsoft Excel. Figur 1.3: Ejecución de l plnill de cálculo Como otr lterntiv, podemos encontrr un icono de cceso directo sobre el escritorio, y l hcer doble clic con el botón principl del mouse sobre él, el progrm comenzrá ejecutrse. Universidd Ncionl de Río Curto Págin 4

8 L pntll de l plicción Un vez inicid l plnill de cálculo, precerá l ventn de plicción que se muestr continución: d b c e f Figur 1.4: Pntll principl de Clc b. d c e f Figur 1.5: Pntll principl de Excel Universidd Ncionl de Río Curto Págin 5

9 L ventn de plicción const de diverss zons, como se puede precir en ls figurs 1.4 y 1.5: ) Brr de Título: Es común tods ls ventns Windows. b) Brr de Menús: Podemos, desplegndo los distintos submenús, encontrr ls opciones que nos brind el progrm. c) Brrs de Símbolos (Clc) o Brrs de Herrmients (Excel): Nos permiten un cceso rápido ls funcionliddes de myor uso de l plicción. d) Brr de Fórmuls: Pr ingresr informción en un celd. e) Ventn del Libro de Trbjo: Contiene el libro de trbjo donde se ingresn los dtos y fórmuls que lo constituirán. Tmbién podemos ingresr gráficos. f) Brr de Estdo: Muestr informción sobre l ctividd ctul, incluyendo l yud. Brrs de Símbolos o Herrmients Ls brrs de símbolos o herrmients permiten horrr tiempo de trbjo. Ests brrs contienen botones y lists desplegbles pr l myorí de ls operciones relizds con frecuenci. b Figur 1.6: Brrs de símbolos Figur 1.7: Brrs de herrmients Ls brrs se pueden ocultr o mostrr en pntll. Si lgun no l usmos frecuentemente, podemos desctivrl pr provechr mejor el espcio de l ventn de progrm. Pr ctivr o desctivr un brr se utiliz l opción Brrs de símbolos (Clc) o Brrs de herrmients (Excel) del menú Ver. Seleccionmos, con el mouse, ls opciones que precen en el menú desplegble, y que se corresponden con ls brrs que queremos ctivr o desctivr. Este menú tmbién se muestr, en el cso de Excel, si situmos el puntero del mouse sobre ls dos línes verticles que precen l izquierd de cd brr de herrmients ((b) de l figur 1.7) y pulsmos el botón secundrio. Si nos posicionmos sobre ess dos brrs y movemos el mouse mnteniendo pulsdo el botón principl, conseguiremos desplzr l brr por l pntll, permitiéndonos colocrl nuestro gusto, y se verticlmente, l derech o izquierd, horizontlmente rrib o bjo, sobre el áre del libro de trbjo, etc. En Clc es posible ctivr el menú de selección de brrs, relizndo un clic con el botón secundrio del mouse en el áre de brrs, trvés del menú contextul. Al psr el puntero del mouse por encim de un botón de culquier brr, ls plnills de cálculo nlizds presentn un etiquet con un texto que identific l utilidd de dicho botón. Figur 1.8: Etiquets de yud. Universidd Ncionl de Río Curto Págin 6

10 Creción, lmcenmiento y pertur de un libro A diferenci de un procesdor de textos, donde los rchivos son documentos, en un plnill de cálculo los rchivos son libros. Sin embrgo, crer, grbr o brir, son operciones que se relizn de igul mner. En est sección se explicrán ls diferentes opciones que existen pr relizr ls tres ntes mencionds. Creción de un libro Al comenzr trbjr con los progrms trtdos en este mteril, utomáticmente se gener un libro en blnco. Si cundo estmos trbjndo, desemos comenzr trbjr con uno nuevo, se puede relizr un de ests dos cciones: Presionr en l brr de funciones (Clc) () de l figur 1.6) o brr de herrmients estándr (Excel) (() de l figur 1.7) el botón Nuevo, lo cul generrá un libro en blnco. Ir l menú Archivo y elegir Nuevo. Si hcemos esto último, Excel mostrrá l siguiente pntll: Ls distints fichs nos muestrn los tipos de libros existentes (() de l figur 1.11): Generl, Soluciones de hojs de b cálculo, Plntills, etc. Al hcer un clic en lgun de ells, veremos ls distints vrintes que Excel nos ofrece ((b) de l figur 1.11). Al seleccionr un tipo de libro determindo, se crerá un nuevo libro con ls fórmuls, textos y formtos predefinidos. Figur 1.11: Cudro de diálogo Nuevo en Excel El cso más común, es l relizción de un libro en blnco. Se seleccion l fich Generl y se elige Libro. Almcenmiento de un libro Pr lmcenr el libro con el que estmos trbjndo, y sí recuperrlo posteriormente y relizr modificciones, se puede: Presionr en l brr de funciones (Clc) (() de l figur 1.6) o brr de herrmients estándr (Excel) (() de l figur 1.7) el botón Gurdr.. Ir l menú Archivo y elegir Gurdr. Figur 1.12: Botón Gurdr Si es l primer vez que se gurd el libro, l plnill de cálculo mostrrá el siguiente cudro de diálogo (equivlente seleccionr l opción Gurdr como..., en el menú Archivo), en el cul se introduce el nombre que desemos drle l rchivo () de l figur 1.13), se elige l crpet donde se lmcenrá ((b) de l figur 1.13) y se determin el formto del libro (c) de l figur 1.13). Finlmente se presion el botón Gurdr ((d) de l figur 1.13). Ls siguientes veces que se gurde el libro, el proceso se relizrá de form utomátic, y que no será necesrio especificrle el nombre del rchivo.. Figur 1.9: Botón Nuevo Figur 1.10: Botón Nuevo Universidd Ncionl de Río Curto Págin 7

11 Pr lmcenr el documento con otro nombre o en otro lugr, se elige l opción Gurdr como... del menú Archivo y precerá nuevmente el cudro de diálogo nterior, permitiéndonos drle otro nombre l documento, o cmbir l crpet en donde se lmcen. Siempre que gurdemos un rchivo por primer vez (o cundo le cmbimos el nombre otro), debemos tener cuiddo de no sobreescribir uno y existente. Esto es, si en l crpet que hemos selecciondo y existe un rchivo con el nombre que le estmos signndo l ctul, éste último se grbrá encim del nterior, perdiéndose el contenido del mismo de form irreprble. Alguns veces esto será lo desedo (por ejemplo, si el rchivo existente es un versión ntigu del ctul), pero normlmente deberemos prestr especil tención si nos prece el cudro de diálogo preguntándonos si desemos sobreescribir un rchivo. Ante l dud, es mejor elegir NO, y reintentr l operción eligiendo otro nombre pr el documento u otr crpet. b c Figur 1.13: Cudro de diálogo Gurdr como d Figur 1.14 Apertur de un libro Pr recuperr un libro y credo, se puede: Presionr en l brr de funciones (Clc) (() de l figur 1.6) o brr de herrmients estándr (Excel) (() de l figur 1.7) el botón Abrir. Ir l menú Archivo y elegir Abrir. Aprecerá el cudro de diálogo que se muestr en l figur 1.16, en donde: En donde: () Nombre de l crpet donde se encuentr el rchivo. (b) Nombre del rchivo recuperr.. Figur 1.15: Botón Abrir (c) Tipo de rchivo recuperr. Ls plnills nlizds permiten brir rchivos credos con versiones nteriores de ls misms e inclusive, rchivos credos con otrs plnills de cálculo. Universidd Ncionl de Río Curto Págin 8

12 b c d Figur 1.16: Cudro de diálogo Abrir Universidd Ncionl de Río Curto Págin 9

13 L Hoj de Cálculo y el libro L hoj de cálculo que prece en l Ventn del Libro de Trbjo, es un especie de tbl formd por fils y columns. Ls columns están designds por letrs, mientrs que ls fils están distinguids con números. L intersección de un column con un fil, denot un componente muy importnte: l celd. Por ejemplo: l celd B3 es quell prte de l ventn loclizd en l intersección de l column B y l fil 3. Podemos desplzrnos por ls diferentes celds con l yud de ls flechs de desplzmiento o con el mouse. Un vez ubicdos en l celd correspondiente, y podemos introducir los dtos. En ls celds es donde verddermente qued lmcend l informción, y se un cifr, un fórmul o un texto. L celd ctiv se destc en l pntll por el cmbio de specto en el color o en el borde de l mism, tl como se puede observr en l figur 2.1. Por otr prte Clc, denot ún más l celd ctiv prtir del ilumindo del encbezdo de column ((d) de l figur 2.2) y el encbezdo de l fil ((e) de l figur 2.2). El ncho de ls columns es regulble de cuerdo nuestrs necesiddes, utilizndo pr ello, los límites de los encbezdos de l mism. Dentro de l Ventn del Libro de Trbjo, podemos observr los siguientes elementos: d Figur 2.1: Celd B3 e c b c Figur 2.2: Ventn del libro de trbjo Dentro de l Ventn del Libro de Trbjo, podemos observr los siguientes elementos: () Ls Pestñs (etiquets de hojs): se utilizn pr psr de un hoj otr. (b) Los Botones de desplzmiento de pestñs: se utiliz pr desplzrse por ls etiquets de hojs. (c) Ls Brrs de desplzmiento: permiten ver un sección de l hoj que no está l vist. (d) El Encbezdo de column: identific l column con letrs. (e) El Encbezdo de fils: identific l fil con números. El Selector: es un contorno que identific l celd ctiv (figur 2.1). Universidd Ncionl de Río Curto Págin 10

14 L Celd Cd págin en un libro de trbjo es un hoj seprd. Cd un contiene un grill compuest por columns, rotulds con letrs en orden lfbético, y de fils numerds. Cundo un fil y un column se interceptn, formn un csill llmd celd. Como dijimos, cd celd tiene un dirección que consiste de l o ls letrs de l column y el número de l fil (A1, AA2, C987, AD4, etc.). Ests celds permiten el ingreso de dtos y/o fórmuls. El Libro de trbjo Un libro (Hoj de cálculo en Clc), es el rchivo en que se trbj y donde se lmcenn los dtos. Como cd libro puede contener vris hojs, pueden orgnizrse vrios tipos de informción relciond en un único rchivo. Pueden introducirse y modificrse los dtos simultánemente en vris hojs de cálculo y pueden ejecutrse los cálculos bsándose en los dtos de vris hojs de cálculo. Si se cre un gráfico, éste puede colocrse en l hoj de cálculo con sus dtos correspondientes o en un hoj nuev. Nvegción de un libro Nvegción de ls hojs Debido que cd libro de trbjo puede contener vris hojs, es necesrio conocer ls forms de moverse de un otr, utilizndo el mouse o el tecldo. Con el tecldo: Pr psr de un hoj l siguiente, mntenemos presiond l tecl "Control" y pulsmos l tecl "Págin bjo" (Ctrl + PgDn). Pr psr de un hoj l nterior, mntenemos presiond l tecl "Control" y pulsmos l tecl "Págin rrib" (Ctrl + PgDn). Con el mouse : Es más fácil movernos entre hojs utilizndo el mouse. Si se ve l pestñ de l hoj l cuál queremos movernos, simplemente hcemos clic en dich pestñ ((b) de l figur 2.3). Si l pestñ no se ve, podemos usr los botones de desplzmiento b Figur 2.3: Celd B3 (() de l figur 2.3) pr trerl l vist y luego hcer clic sobre ell. El nombre de l hoj ctiv precerá en negrit. Nvegción dentro de un hoj Un vez que l hoj en l que desemos trbjr está visible, necesitmos un form de recorrer ls celds de l mism. No debemos olvidr que lo mostrdo en l pntll es solmente un pequeñ prte de l hoj. Pr recorrer l hoj con el tecldo, debemos usr ls tecls descripts en l siguiente tbl: Pulse Ctrl + ó Ctrl + Ctrl + ó Ctrl + Pg Up ó Av Pg Pg Dn ó Ret Pg Home ó Inicio Ctrl + Home ó Ctrl + Inicio Ctrl + End ó Ctrl + Fin (sólo en Excel) Pr moverse Un celd en l dirección de l flech. Al tope o l pie de un región de dtos (un áre de l hoj que contiene dtos) A l celd del extremo izquierdo o extremo derecho en un región de dtos. Un pntll hci rrib. Un pntll hci bjo. A l celd del extremo izquierdo en un fil. A l esquin superior izquierd de l hoj. A l esquin inferior derech de l hoj. Figur 2.4 Universidd Ncionl de Río Curto Págin 11

15 Si utilizmos el mouse, moverse es más fácil. Podemos utilizr ls brrs de desplzmiento pr ir l áre que conteng l celd con l que queremos trbjr y luego hcer clic sobre ell. Operciones sobre hojs Existen cierts operciones sobre ls hojs que nos permiten dptr un libro nuestrs necesiddes; continución veremos lguns de ells. Pr trbjr con un hoj distint l que prece por defecto cundo brimos l plnill de cálculo, debemos seleccionrl. Esto se reliz hciendo clic sobre l pestñ correspondiente ((b) de l figur 2.3). Es posible ñdir o eliminr hojs un libro, como sí tmbién, ponerle un nombre cd hoj. Pr insertr un hoj, debemos elegir l opción Hoj de cálculo del menú Insertr. En el cso de Clc es posible determinr un serie de configurciones pr dicho proceso, como se muestr en l figur 2.5. Podemos indicr l ubicción de l nuev hoj, o se que ést se gregue delnte de l hoj ctiv o detrás de l mism (() de l figur 2.4). Podemos especificr l cntidd de hojs gregr ((b) de l figur 2.5) y especificr si l hoj gregr surgirá de lgún otro rchivo existente. Pr esto último es necesrio buscr el rchivo del cul scremos l hoj ((c) de l figur 2.5) y luego en l sección A prtir de rchivo ((d) de l figur 2.5) seleccionremos l hoj en cuestión. b d c Pr eliminr un hoj debemos seleccionrl y luego elegir l opción Borrr del submenú Hoj de cálculo en el menú Editr (Clc). En Excel debemos elegir l opción Eliminr hoj del menú Edición. Figur 2.5: Cudro de diálogo Insertr hoj en Clc Figur 2.6: Submenú Hoj de cálculo en Clc Pr modificr el nombre de un hoj, debemos ir l menú Formto, luego seleccionr el submenú Hoj de cálculo (Clc) u Hoj (Excel) y luego l opción Cmbir nombre. En el cudro de diálogo que prece, podemos escribir el nuevo nombre. Tods ests operciones puedn hcerse con ls opciones del menú contextul que prece l hcer un clic con el botón derecho del mouse sobre l pestñ de l hoj.. Figur 2.7: Menú contextul pr el trbjo con hojs en Clc Figur 2.8: Menú contextul pr el trbjo con hojs en Excel Universidd Ncionl de Río Curto Págin 12

16 Ingreso y Edición de dtos Pr ingresr un dto en un hoj, debemos seleccionr l celd donde queremos que el mismo quede, luego escribir el dto y presionr Enter. Pr lo nterior, podemos tmbién utilizr l brr de fórmuls. Recordemos que l brr de fórmuls prece debjo de ls brrs de herrmients que están ubicds en l prte superior de l ventn. b Est brr contiene los siguientes botones: Figur 2.9: Brr de fórmuls en Excel () Sirve pr identificr l celd en l que estmos trbjndo o pr ubicr un celd determind, ingresndo l dirección de l mism y presionndo l tecl Enter. (b) Sirve pr cncelr lo último que escribimos; cumple l mism función que l tecl Esc. (c) Sirve pr drle ingreso lo que escribimos dentro de l celd, es similr presionr l tecl Enter. (d) El botón de funciones nos yud modificr un función y insert. Este botón sólo es posible encontrrlo en Excel. Los dtos que pueden contener ls celds se clsificn en numéricos y lfnuméricos. Los dtos numéricos pueden ser constntes numérics, fechs u hors. Mientrs que un dto lfnumérico es culquier secuenci de letrs, números, signos y símbolos. Ingreso de texto: Cundo ingresmos letrs en un celd, l plnill de cálculo utomáticmente interpret que se trt de un dto de tipo texto. Si queremos ingresr un número como texto, por ejemplo un código postl, debemos preceder ese número por un póstrofe ('). ' 5800, indic que hemos ingresdo el ntiguo código postl de Río Curto en formto texto. El póstrofe no prece ni form prte del texto. Ingreso de números: Los números ingresdos pueden incluir coms, puntos decimles, signos pesos, signos de porcentje y préntesis: 7; -2; $ 1,50; 75%; -(3); 2,5; $ 3,50. En cso de ingresr un número y que en l celd prezcn símbolos numerles (# # #) signific que l celd es demsido pequeñ pr lojr ese número y por lo tnto debemos grndrl. El procedimiento más sencillo que se puede utilizr pr vrir el tmño de un column o fil (y por lo tnto el de un celd), es el de colocr el puntero del mouse entre dos encbezdos y un vez que el puntero hy vrido su form l de dos flechs, rrstrr el mismo hci l izquierd o derech según se quier grndr o chicr el tmño. Ingreso de fechs y hors: Existen diversos formtos, tnto pr fechs como pr hors. L figur 2.10 muestr lgunos de los formtos existentes y ejemplos. Pr escribir un fech o un hor debemos ingresrl en el formto desedo pr que l plnill de cálculo le de es celd el formto que nosotros queremos. Por ejemplo, si en un celd ingresmos 27/05/73, entonces el formto de l celd será un fech con dos lugres pr el dí, dos lugres pr el mes y dos lugres pr el ño (DD/MM/AA). c d Edición de dtos Formto Ejemplo DD de MM de AAAA 22 de julio de 2004 DD/MM/AA 22/07/04 DD/MM/AAAA 22/07/2004 HH:MM 10:59 HH:MM:SS 10:11:23 HH:MM:SS PM(AM) 10:11:23 AM Figur 2.10 Después de hber ingresdo dtos en un celd, es posible cmbirlos medinte l edición. Pr reemplzr totlmente los dtos de un celd, simplemente debemos seleccionrl y escribir el nuevo dto. Si queremos editr (modificr) un prte de los dtos que se encuentrn en un celd, debemos hcer doble clic sobre l mism, o seleccionrl y hcer un clic dentro de l brr de fórmuls. Esto provoc l prición del cursor dentro de l celd. Con ls tecls de movimiento ó podemos mover de posición Universidd Ncionl de Río Curto Págin 13 e

17 el cursor, con l tecl (retroceso ó Bckspce) se puede borrr hci l izquierd, con l tecl Supr o Del (Suprimir o Delete) se pueden borrr crcteres hci l derech. Si escribimos culquier crcter dicionl, este se insert en el lugr donde se encuentre el cursor. Pr confirmr l edición presionmos el botón de l brr de fórmul o pulsmos l tecl Enter. Pr cncelr l modificción (volver l dto nterior), debemos presionr el botón o pulsr l tecl Esc (Escpe). Rngos de celds Un rngo es un grupo rectngulr de celds. Ls celds de un rngo pueden estr tods en l mism fil, tods en l mism column o culquier combinción de fils y columns que formen un rectángulo. Los rngos son referidos por l esquin superior izquierd y l inferior derech. Por ejemplo, B1:C2 determin un rngo formdo por ls celds B1, B2, C1 y C2, A4:C4 determin un rectángulo formdo por ls celds A4, B4 y C4, tl como se observ en l Figur Rngo B1:C2 Rngo A4:C4 Pr seleccionr un rngo hy dos forms: Figur 2.11 Selección de rngos Selección de un rngo Posicionr el mouse en l esquin superior izquierd del rngo seleccionr y rrstrr el mismo hst l esquin inferior derech, trs lo cul quedrá selecciondo el rngo (() de l figur 2.11). Posicionrse en l esquin superior izquierd del rngo seleccionr. Presionr l tecl (SHIFT), y sin soltrl, desplzr el cursor hst l esquin inferior derech del rngo con ls tecls de movimiento. Seleccionr rngos es útil pr operciones sobre lgún grupo de dtos, como veremos de cá en delnte. Universidd Ncionl de Río Curto Págin 14

18 Comndos Cortr, Copir y Pegr En ls plnills de cálculo nlizds en este mteril, es posible introducir dtos y luego hcer modificciones sobre un grupo de los dtos introducidos. Supongmos que hemos gregdo un rngo de dtos y desemos cmbir el orden de los dtos de ese rngo (moverlos) o repetirlos en otr prte del libro o l hoj. Pr efectur este tipo de cmbios se utilizn ls opciones de Cortr, Copir y Pegr. El cceso ls opciones de cortr, copir y pegr, se puede relizr trvés del menú Editr (Clc) o Edición (Excel), o bien, trvés de l brr de funciones (Clc) o l brr de herrmients Estándr (Excel) (Figurs 2.12 y 2.13). Otr posibilidd es ctivr el menú contextul (Figurs 2.14 y 2.15), relizndo un clic con el botón derecho sobre el rngo que se quier trbjr. b b d c c. Figur 2.12: Brr de funciones. Comndos cortr, copir y pegr Figur 2.13: Brr de herrmients Estándr. Comndos cortr, copir, pegr y copir formto Figur 2.14: Menú contextul en Clc Figur 2.15: Menú contextul en Excel En ls figurs 2.12 y 2.13 respectivmente, se pueden precir los comndos menciondos nteriormente, donde: () Cortr: Enví lo selecciondo l portppeles de Windows, quitándolo de su ubicción originl. (b) Copir: Enví un copi de lo selecciondo l portppeles de Windows, sin lterrlo. (c) Pegr: Insert el contenido del portppeles prtir de l primer celd ctiv. (d) Copir Formto: Aplic el formto de l celd previmente selecciond l celd o rngo que se seleccion continución. Aclrción: este comndo sólo lo encontrremos en Excel. Como puede precirse, no prece menciondo en ningún momento un comndo específico pr relizr l operción mover, y que l mism es el resultdo de plicr primero l opción cortr y luego l opción pegr. Los psos pr copir o mover un celd o un rngo de celds son: 1. Primero se debe seleccionr l celd o rngo que contiene los dtos los cules desemos plicrles lgun de ls opciones ntes mencionds. 2. Si se dese mover lo selecciondo, se elige l opción cortr (y se trvés del menú o de l brr de herrmients). Si se dese duplicr lo selecciondo, se elige l opción copir. 3. Se ctiv l primer celd prtir de l cul queremos colocr lo selecciondo. 4. Se elige l opción pegr. Tmbién se puede mover lgo selecciondo, rrstrándolo con el mouse desde el interior de l selección, en el cso de Clc o desde el borde de l selección, en el cso de Excel. Universidd Ncionl de Río Curto Págin 15

19 Opciones de Deshcer y Repetir comndos Ls plnills de cálculo nlizds permiten nulr ls últims operciones de edición y/o formto que se hyn relizdo; con ello es posible corregir utomáticmente los últimos errores cometidos o cmbios no desedos, que pueden ser desde elementos borrdos, cmbios de formto, etc. Pr deshcer l últim cción podemos ejecutr lguns de ls siguientes opciones: Presionr el botón Deshcer (() de l figur 2.16 y 2.17) de l brr de funciones (Clc) o de herrmients estándr (Excel). Si se hce clic en l flech que prece demrcd en l figur nterior con líne de puntos, prece un list de ls últims cciones relizds, con lo que se puede seleccionr un conjunto de ells y nulrls, o Ir l menú Editr (Clc) o Edición (Excel) y seleccionr Deshcer. El botón Resturr (Rehcer) ((b) de l figur 2.16 y 2.17) permite repetir l últim cción cnceld. Nuevmente, l flech que prece demrcd con líne de puntos, muestr l list de ls últims cciones cncelds, donde se elige quell o quells que se quieren rehcer. Ls opciones Deshcer y Rehcer funcionn de form similr en mbos softwre y se complementn pr fcilitr l corrección de errores. Es conveniente tenerls siempre en cuent. Pr insertr un fil, primero debemos seleccionr l celd sobre l cul desemos insertr l nuev fil. Por ejemplo: Si queremos insertr un fil entre el título y el cudro de temperturs (figur 2.18), debemos ubicrnos en culquier celd de l fil 2 y elegir del menú Insertr de l brr de menú, l opción Fils. Inserción y eliminción de fils y columns Pr insertr un column, debemos Figur 2.18 posicionrnos en un de ls celds de l column que desemos que quede l derech de l nuev column insertr y elegir del menú Insertr l opción Columns. Pr eliminr un fil o un column debemos hcer clic sobre el número de l fil o l letr de l column y luego seleccionr l opción Borrr celds... que se encuentr en el menú Editr (Clc) o Eliminr que se encuentr en el menú Edición (Excel).. b Figur 2.16 Figur 2.17 b Universidd Ncionl de Río Curto Págin 16

20 Formtos de celd Los dtos contenidos en un celd, dependiendo del tipo que sen, dquieren tributos de formto predetermindos. No obstnte, el cmbio del specto de l hoj de cálculo puede resultr beneficioso, como por ejemplo, pr fcilitr l lectur y mejorr l comprensión de l informción mnipuld. A lo lrgo de este prtdo veremos un serie de modificciones de formto que se pueden plicr lguno de los elementos de l plnill. Es recomendble investigr en detlle ls funcionliddes que quí se nlizn, identificndo los resultdos que se generen l plicrls. Formto de fuente y párrfo Pr cmbir el color, el tmño o el tipo de fuente de los dtos contenidos en un tbl, debemos seleccionr ls celds ls cules queremos plicrle el cmbio de formto y con el botón secundrio del mouse hcer un clic sobre l selección. Al desplegrse el menú contextul, elegimos l opción Formtedo de celds (Clc) o Formto de celds (Excel). Otr posibilidd es seleccionr l opción Celd... (Clc) o Celds (Excel) del menú Formto. En el cudro de diálogo Formtedo de celds de Clc (Formto de celds en Excel), hcemos un clic con el botón principl del mouse sobre l solp Fuente y llí especificmos el tipo de fuente, el tmño y el estilo de l mism. Pr poder trbjr detlles como subrydos, colores de fuente y otros efectos visules, debemos ctivr l solp Efectos de fuente en Clc. Cbe clrr que Excel incluye tods ls funcionliddes comentds nteriormente en l sección Fuente.. Figur 3.1: Cudro de diálogo Formtedo de celds de Clc Figur 3.2: Cudro de diálogo Formto de celds de Excel Not: Tmbién podemos cmbir el tmño, color y tipo de fuente seleccionándolos de ls lists desplegbles que se encuentrn en l brr de objetos (Clc) o brr de herrmients de formto (Excel). Otr posibilidd de formteo del texto de ls celds, es el que se denomin comúnmente lineción. Se recomiend probr ls funcionliddes l respecto; en l pestñ Alineción vmos encontrr todo lo necesrio. Figur 3.3: Brr de objetos Celds combinds Se pueden unir o combinr vris celds pr generr un bloque que será trtdo como un celd individul, los fines de cmbios en el formto del contenido de l mism. Esto puede ser interesnte, por ejemplo, pr crer títulos que brquen vris columns. Universidd Ncionl de Río Curto Págin 17

21 Pr combinr celds en Excel se debe: ) Seleccionr ls celds que se desen combinr. b) Seleccionr l opción Celds del menú Formto y llí l solp Alineción. c) Activr l csill de verificción Combinr celds. Pr dividir un celd combind: ) Seleccionr l celd combind. b) Seleccionr l opción Celds del menú Formto y llí l solp Alineción. c) Desctivr l csill de verificción Combinr celds. Figur 3.4 Se puede horrr tiempo y combinr ls celds de un fil y centrr el contenido de ls misms, hciendo clic en el botón Combinr y centrr de l brr de herrmients formto. En Clc est funcionlidd l encontrmos en el menú formto, dentro del submenú Unir celds. Ls posibiliddes son: definir l unión (combinción) o borrr l mism. Bordes y rellenos de celds Cundo se trbj con un plnill, tenemos un grill que permite identificr cd celd. Cundo imprimimos lgun hoj de es plnill, ls línes de l grill no precen impress. Pr que en l impresión de l plnill ests línes prezcn y que lo hgn con un estilo decudo, se puede ñdir bordes ls celds o rngos selecciondos. Esto se logr relizndo un clic sobre el botón Bordes de l brr de objetos (Clc) o brr de herrmients de formto (Excel). Tmbién es posible relizrlo desde l opción Celd... (Clc) o Celds (Excel) del menú Formto y luego l pestñ Bordes. Así precerán los distintos tipos de bordes y bstrá con hcer un clic sobre lgunos de ellos. L siguiente figur muestr lguns posibiliddes: Nombre Jun José Apellido Otero Otero Nombre Jun José Apellido Otero Otero Nombre Jun José Apellido Otero Otero Nombre Jun José Apellido Otero Otero Figur 3.5: Ejemplos de bordes Además podemos cmbir el color de los bordes de un tbl. Accediendo nuevmente l pestñ Bordes, se seleccion el color desplegndo l list cuyo nombre es propimente, Color ((d) de ls figurs 2.24 y 2.25). Los cmbios que queremos efectur deben ser confirmdos relizndo un clic sobre Aceptr, en cso contrrio sobre Cncelr. Vle clrr que podemos optr por estilos de bordes preestblecidos (() de ls figurs 3.6 y 3.7) o podemos definir nuestr configurción, disponiendo el contorno con un estilo de líne y color y el interior con otro diferente. Tmbién podemos combinr estilos de línes diferentes en el contorno y en el interior. Esto se logr seleccionndo el color y tipo de líne ((c) de ls figurs 3.6 y 3.7), e introduciéndol en el áre de configurción ((b) de ls figurs 3.6 y 3.7) hciendo un clic en el borde o interior que corresponde dicho estilo. Universidd Ncionl de Río Curto Págin 18

22 b c d b c d e. Figur 3.6: Cudro de diálogo Formtedo de celds de Clc Configurción de Bordes Figur 3.7: Cudro de diálogo Formto de celds de Excel Configurción de Bordes Clc incorpor otr funcionlidd en comprción Excel; l mism permite configurr un sombr l contorno de un tbl ((e) de ls figurs 2.24). Tmbién podemos plicrles ls tbls colores de relleno, pr lo cul y como en el cso nterior, debemos seleccionr ls celds rellenr. En el cudro de diálogo Formtedo de celds debemos ctivr l solp Fondo y elegir el color de sombredo o fondo que desemos. En Excel, l solp se denomin Trms.. Figur 3.8: Cudro de diálogo Formtedo de celds de Clc Configurción del Fondo Figur 3.9: Cudro de diálogo Formto de celds de Excel Configurción de Trms Ajuste de formtos numéricos Los vlores numéricos pueden representr un vlor monetrio, un fech, un porcentje, etc. Pr indicr qué tipo de vlor represent l celd, se le debe dr el formto decudo. Pr drle formto numérico un celd o vris, debemos seleccionrls. Un vez hecho esto debemos brir el cudro de diálogo Formtedo de celds (Clc) o Formto de celds (Excel). En él elegimos l fich Números (Clc) o Número (Excel). Dentro de ell encontrmos un list de ctegorís y un list de formtos. Seleccionmos l ctegorí correspondiente (número, fech, etc.) y luego el formto que desemos. Finlmente concluimos hciendo clic en el botón Aceptr, con lo cul l celd tom el formto elegido. Universidd Ncionl de Río Curto Págin 19

23 . b b Figur 3.10: Cudro de diálogo Formtedo de celds de Clc Configurción de Formto numérico Figur 3.11: Cudro de diálogo Formto de celds de Excel Configurción de Formto numérico Algunos de los formtos numéricos disponibles precen en l brr de objetos o l brr de herrmients de formto. Se destcn los siguientes: Estilo moned: $ Estilo porcentul: % Incrementos decimles. Decrementos decimles.. Figur 3.12: Botones de Figur 3.13: Botones de formto formto numérico de Clc numérico de Excel Universidd Ncionl de Río Curto Págin 20

24 Fórmuls y funciones Antes de introducirnos en el tem de ls fórmuls y funciones, herrmients fundmentles pr ls operciones y el provechmiento de los dtos de un plnill, deberemos conocer en detlle de qué mner hcer lusión ls celds, que son los objetos que permiten lmcenr dtos, como y vimos. Pr ello vmos introducir el concepto de referenci celds. Referenci celds Un referenci identific o se corresponde con un celd o un rngo de celds (conjunto de ells) en un hoj de cálculo. Indic en qué celds se deben buscr vlores o dtos que se deseen utilizr en un cálculo. En ls referencis se pueden utilizr dtos de distints prtes de un hoj de cálculo en un fórmul, o bien, utilizr el vlor de un celd en vris fórmuls. Tmbién puede hcerse referenci ls celds de otrs hojs en el mismo rchivo, otros rchivos de plnill de cálculo y los dtos de otros progrms, como vmos ver más delnte. Ls plnills de cálculo nlizds en este mteril utilizn el estilo de referenci A1, que rotul ls columns con letrs (desde A hst IV, en un totl de 256 columns) y ls fils con números (del 1 l en el cso de Excel y del 1 l en el cso de Clc). Pr hcer referenci un celd, se debe introducir l letr (que indic l column) seguid del número (que indic l fil). Por ejemplo, pr hcer referenci l celd que se encuentr colored en l figur 4.1, en l intersección de l column B y l fil 3, se debe escribir B3. Rngo: pr hcer referenci un rngo de celds, se debe introducir l referenci de l celd en l esquin superior izquierd, luego dos puntos (:) y, continución, l referenci de l celd en l esquin inferior derech del rngo. Figur 4.1: Celd B3 Por ejemplo, pr hcer referenci l conjunto de celds que se encuentrn coloreds en l figur 4.2, que brcn desde l celd B2 l celd C5, se debe escribir B2:C5. Figur 4.2: Rngo B2:C5 Tnto pr l construcción de fórmuls como pr l plicción de funciones, necesitmos hcer referenci un celd (por ejemplo: A23, BH45, etc.) o un rngo de celds (por ejemplo: B12:F15, G4:G10, etc.). Ests celds pueden pertenecer l mism hoj de cálculo donde se v colocr l fórmul, o otr hoj del mismo rchivo en cuyo cso debemos indicr el nombre de dich hoj, o un hoj de cálculo de otro rchivo debiendo especificr en este cso, demás de l hoj, el nombre del rchivo que l contiene. A este último tipo de referencis se ls conoce como referencis externs. Es importnte hcer referencis celds pr que cundo vriemos los dtos de ls misms involucrds en un fórmul, el resultdo de ést se ctulice utomáticmente. Universidd Ncionl de Río Curto Págin 21

25 Fórmuls Un fórmul es un ecución que nliz los dtos en un hoj de cálculo. Ésts relizn operciones con los vlores de l hoj, como sum, multiplicción, comprción, etc. Ls fórmuls pueden hcer referenci celds en l mism hoj de cálculo, celds en otrs hojs del mismo rchivo o celds en hojs de otros rchivos; como veremos más delnte. El uténtico potencil de un plnill de cálculo rdic en el uso de Fórmuls y Funciones. Pr insertr un fórmul se deben seguir uns regls básics de sintxis. Ésts especificn que se debe escribir un fórmul de l siguiente mner: Signo igul (=) seguido de los elementos que vn clculrse (los rgumentos) y los operdores de cálculo. Cd operndo puede ser un vlor constnte, un referenci un celd, o un función de l plnill de cálculo. Ls plnills de cálculo que se nlizn en este documento clculn ls fórmuls de izquierd derech, comenzndo por el signo igul. Tmbién relizn un seprción en términos, teniendo en cuent ls regls de prioridd mtemátic de los operdores. Por ejemplo, si l fórmul que se está evlundo es =5+2*5 d como resultdo 15; primero clcul l multiplicción (2*5) y continución sum cinco. Por otr prte, si se utilizn préntesis pr cmbir l sintxis, =(5+2)*5, se sumn primero 5 y 2 y continución se multiplic el resultdo por 5, siendo el resultdo 35. Operdores de cálculo Los operdores especificn el tipo de cálculo que se dese relizr con los elementos de un fórmul. Se distinguen cutro tipos diferentes de operdores: ritméticos, de comprción, de texto y de referenci. Los operdores ritméticos ejecutn ls operciones mtemátics básics, generndo resultdos numéricos. Por ende, los rgumentos de dichos operdores deben ser numéricos. + Sum - Rest o negción * Multiplicción / División % Porcentje o porciento ^ Exponente o potenci Los operdores de comprción ejecutn un comprción entre dos vlores, devolviendo como resultdo un vlor lógico: VERDADERO o FALSO. El uso de este tipo de operdor se ejemplificrá en el prtdo de funciones. = Igul < Menor que > Myor que <= Menor o igul que >= Myor o igul que <> Distinto o No es igul El operdor de texto & combin uno o más vlores pr generr un únic cden de texto. Los operdores de referenci se utilizn pr combinr rngos de celds en ls fórmuls. : Referenci pr el bloque de celds entre ls dos direcciones, incluids ésts., Operdor de unión: combin vris referencis individules (sólo en Excel).! Intersección de referencis en un rngo de celds (sólo en Clc). Universidd Ncionl de Río Curto Págin 22

26 Estos últimos son comúnmente utilizdos l momento de trbjr con funciones y gráficos. Entonces, pr introducir un fórmul debemos seleccionr l celd en l que desemos que prezc el resultdo de l mism, luego escribir el signo igul (=) y por último los elementos que vn clculrse. Vemos ejemplos del uso de lguno de los operdores menciondos. En l Hoj1 tenemos los siguientes dtos: Figur 4.3: Ejemplo lumnos por temátic Si queremos clculr el totl de lumnos pr l temátic Procesdores de texto, se deben seguir los siguientes psos: ) Posicionrse en l celd en l que desemos que prezc el resultdo; (pr el ejemplo l celd D4). b) Ingresr el signo =. c) Ingresr l celd que contiene el primer operndo (B4) o seleccionrl con el mouse. d) Ingresr el símbolo +. e) Ingresr l celd que contiene el segundo operndo (C4) o seleccionrl con el mouse. f) Presionr enter. El resultdo que se obtiene es 485 y l fórmul construid es: =B4+C4. Vle clrr que se podrí hber utilizdo l brr de fórmuls pr yudrnos en el proceso. Figur 4.4: Sum de dos vlores prtir de sus referencis Si se quisier clculr el promedio de lumnos en los dos ños pr l temátic Hojs de cálculo, se construye l siguiente fórmul en l celd D5, teniendo en cuent l prioridd de los operdores: =(B5+C5)/2. Si se quisier clculr l diferenci de lumnos respecto de l dos temátics pr el ño 2003 se construirá l siguiente fórmul en l celd B6: =C5-C4. Algo tener en cuent es que si el vlor del primer operndo es menor que el del segundo (como en este cso) el resultdo será negtivo. Esto se corrige cmbindo el signo del resultdo; rescribiendo l fórmul de l siguiente mner: =-(C5-C4). O podemos hcerlo de form más utomátic, utilizndo un función de l plnill de cálculo pr tl fin. Por último vmos poner un título l tbl con yud del operdor de conctención. El mismo mostrrá Temátics dictds: Procesdores de texto y Hojs de cálculo ; pr tl fin se utilizrá ls celds que contienen los rótulos Procesdores de texto y Hojs de cálculo. En l celd A1, construimos l siguiente fórmul: = Temátics dictds: & A4 & y & A5. Ls cdens de texto que se conctenn ls celds A4 y A5 son: Temátics dictds e y ; y pr que l hoj de cálculo ls reconozc como texto debemos editrls encerrds por comills dobles. Universidd Ncionl de Río Curto Págin 23

27 Cálculos complejos medinte funciones Ls funciones son fórmuls predefinids que ejecutn cálculos utilizndo vlores específicos, denomindos rgumentos, en un orden determindo. Los rgumentos pueden ser números, texto, vlores lógicos (VERDADERO o FALSO), vlores de error o referencis celds. Tmbién pueden ser fórmuls u otrs funciones. L sintxis de un función comienz por el nombre de l mism, seguido de un préntesis de pertur, los rgumentos válidos pr dich función seprdos por puntos y coms y un préntesis de cierre. Si l función inici un fórmul, delnte del nombre de l mism se ingres el signo =. Vemos un ejemplo de uso de funciones. Supongmos que queremos sumr ls cntiddes de lumnos que sistieron en el 2002 y 2003 los cursos de Procesdores de texto y de Hojs de cálculo del ejemplo nterior (figur 4.3). Un posibilidd serí posicionrse en l celd en l que desemos que prezc el resultdo (pr el ejemplo l celd D7) y escribir l siguiente fórmul: =B4+C4+B5+C5. En lugr de esto vmos usr l función SUMA y el operdor de referenci (:) pr indicr el rgumento de l función, de l siguiente mner: =SUMA(B4:C5). Figur 4.5: Función SUMA en un hoj de cálculo de Clc Figur 4.6: Función SUMA en un hoj de cálculo de Excel Ambos métodos devuelven el mismo resultdo, pero es evidente l simplificción que comprende el uso de funciones. Ls funciones se pueden ingresr mno o utilizndo ls herrmients de sistenci que ofrecen l myorí de ls plnills de cálculo. Piloto utomático de funciones y Asistente de funciones Podemos ingresr un función utilizndo l herrmient que utomtiz el proceso; pr ello debemos seleccionr l celd en donde queremos insertrl y luego brir el menú Insertr y elegir l opción Función... En un primer momento precerá el siguiente cudro de diálogo, según el softwre con el que trbjmos: b b Figur 4.7: Piloto utomático de funciones en Clc Figur 4.8: Asistente de funciones en Excel En mbos cudros de diálogo se destcn dos lists de opciones. L list que se encuentr primer vist (() de ls figurs nteriores) permite seleccionr l ctegorí de l función (finncier, mtemátic, estdístic, tods ls ctegorís, etc.). Mientrs que l Universidd Ncionl de Río Curto Págin 24

28 segund list ((b) de ls figurs nteriores) muestr el nombre de tods ls funciones que pertenecen l ctegorí selecciond. Un vez selecciond l ctegorí y l función que desemos, hcemos clic en el botón Aceptr o Siguiente, pr psr l cudro de diálogo del pso siguiente. En él se encuentrn l descripción, l sintxis y el resultdo de l función; demás debemos ingresr los vlores o rngos de celds que serán los rgumentos de l función. Pr indicr un celd determind, podemos escribirl mnulmente dentro del cudro de texto correspondiente, o seleccionrl con el mouse. Figur 4.9: Selección de un rngo en Clc Figur 4.10: Selección de un rngo en Excel Pr indicr un rngo, podemos escribirlo mnulmente o seleccionr el conjunto de celds deseds. En los csos que se utiliz el mouse pr indicr ls celds que son rgumentos de l función, en el cudro de texto prece utomáticmente l o ls celds indicds con el mouse. Finlmente hcemos clic en el botón Aceptr, con lo cul insertmos l función en l celd previmente elegid. Vemos un serie de demostrciones del uso de funciones, pero hor utilizndo ls herrmients que sisten en l construcción. Recordemos el ejemplo: Si se quisier clculr l diferenci de lumnos respecto de l dos temátics pr el ño 2003 se construirá l siguiente fórmul en l celd B6: =C5-C4. Algo tener en cuent es que si el vlor del primer operndo es menor que el del segundo (como en este cso) el resultdo será negtivo. Vmos completr este ejemplo por medio de l función ABS. Est función, ddo un número devuelve el vlor bsoluto de dicho número, es decir, el número sin signo. Pr ello seguimos los siguientes psos: ) Posicionrse en l celd en l que desemos que prezc el resultdo; (pr el ejemplo l celd B6). b) Abrir el menú Insertr y elegir l opción Función. c) En el cudro de diálogo que prece, en l list de ctegorí, seleccionr Mtemático (Clc) o Mtemátics y trigonométrics (Excel). d) En l list de funciones, seleccionr ABS, l primer función que prece en el listdo. Luego hcemos clic en el botón Aceptr o Siguiente. e) En el cudro de diálogo siguiente (figurs 4.11 y 4.12), pr indicr el rgumento de l función, escribimos l operción que podrí devolver un número negtivo, es decir, l rest: C5-C4. Universidd Ncionl de Río Curto Págin 25

29 Figur 4.11: Piloto utomático de funciones y l función ABS en Clc Figur 4.12: Asistente de funciones y l función ABS en Excel f) Por último hcemos clic en Aceptr. Anlicemos hor este otro ejemplo, en donde se destc el uso de funciones mtemáticoestdístics. Supongmos los dtos que muestr l tbl de l figur 4.13: Rngo A4:A18 Rngo B4:B18 Estos corresponden l grupo Scout Ry Mojd y muestrn quienes del grupo pgron y quienes no, el costo del próximo cmpmento. Se necesit conocer l cntidd de cmpmentists, cuántos de ellos pgron el vi je y en bse este último dto cuánto se recudó. Pr ello se vn usr ls funciones CONTARA y CONTAR.SI. L primer cuent l cntidd de celds no vcís en el rngo psdo como rgumento y l segund cuent ls celds, en el rngo psdo como rgumento, que cumplen con l condición dd. Seguimos los siguientes psos: ) Posicionrse en l celd B20. b) Abrir el menú Insertr y elegir l opción Función. c) En el cudro de diálogo que prece, en l list de ctegorí, seleccionr Estdístic (Clc) o Estdístics (Excel). d) En l list de funciones, seleccionr CONTARA y presionr el botón Siguiente o Aceptr. e) Pr indicr el rgumento de l función, seleccionr o escribir el rngo de celds que brc todos los lumnos. f) Por último hcer clic en Aceptr.. Figur 4.13: Tbl de cmpmentists L fórmul construid es: =CONTARA(A4:A18) y el resultdo que devuelve l mism es 15. Pr clculr cuntos pgron usmos l función CONTAR.SI, teniendo como rgumento el rngo B4:B18 y l condición =Si. Vle clrr que est función, en Clc diferenci de Excel, se encuentr dentro de l ctegorí Mtemático. Universidd Ncionl de Río Curto Págin 26

30 Figur 4.14: Piloto utomático de funciones y l función CONTAR.SI en Clc Figur 4.15: Asistente de funciones y l función CONTAR.SI en Excel L función cuent ls celds, dentro del rngo B4:B18, que son igules Sí. L fórmul construid es: =CONTAR.SI(B4:B18;"=Sí") y el resultdo que devuelve l mism es 9. Por último, clculmos lo recuddo pr cubrir los gstos del vije (suponemos de $ 15, el costo por cmpmentist). L fórmul que se construye será: =B21*4, donde l celd B21 tiene el número de cmpmentists que pgron el vije. En el siguiente ejemplo vmos ver, especilmente, el uso de un función lógic: l función SI. Función SI L función SI devuelve uno u otro resultdo, dependiendo de un condición dd. L sintxis de l mism es l siguiente: SI(Prueb;Vlor_si_verddero;Vlor_si_flso) Prueb (Prueb_lógic): es culquier vlor o expresión que pued evlurse como VERDADERO o FALSO. Este rgumento puede utilizr culquier operdor de comprción. Vlor_si_verddero: es el vlor que se devolverá si Prueb es VERDADERO. Si Prueb es VERDADERO y se omite el rgumento Vlor_si_verddero, l función devuelve VERDADERO. Vlor_si_verddero puede ser otr fórmul. Vlor_si_flso: es el vlor que se devolverá si Prueb es FALSO. Si Prueb es FALSO y se omite el rgumento Vlor_si_flso, l función devuelve FALSO. Vlor_si_flso puede ser otr fórmul. Aclrción: En Excel es posible nidr hst siete funciones SI como rgumentos Vlor_si_verddero y Vlor_si_flso pr construir pruebs más elbords. A su vez, Clc posee myor nivel de nidmiento. Universidd Ncionl de Río Curto Págin 27

31 Dd l tbl que muestr l figur 4.16: Figur 4.16: Tbl de clificciones Donde tenemos que completr l column Estdo, con el texto Aprobdo, si el promedio del lumno es myor o igul 6 y Desprobdo, si el promedio del lumno es menor de 6. Los psos seguir, considerndo el nálisis nterior son: ) Posicionrse en l celd F4. b) Abrir el menú Insertr y elegir l opción Función. g) En el cudro de diálogo, en l list de Ctegorí, seleccionr Lógico (Clc) o Lógics (Excel). c) En l list de funciones seleccionr l función SI. d) En el cudro de diálogo que prece, lo primero que debemos completr es l Prueb (Prueb_lógic). Est depende del promedio del lumno. Por esto y un vez posiciondos en el cmpo Prueb, vmos confeccionr l fórmul del promedio. Un posibilidd serí sumr tods ls nots y dividirls por l cntidd. En vez de esto vmos utilizr l función PROMEDIO, l cul clcul el promedio de los vlores especificdos. En este cso los vlores vn quedr determindos por el rngo C4:E4. Utilizndo el operdor de comprción myor o igul que (>=) podemos construir est condición, de l siguiente mner: b b. Figur 4.17: Piloto utomático de funciones y l construcción de l Prueb prtir de l función Promedio en Clc Figur 4.18: Asistente de funciones y l construcción de l Prueb prtir de l función Promedio en Excel Universidd Ncionl de Río Curto Págin 28