INFORMÁTICA BÁSICA OPENOFFICE HOJA DE CÁLCULO (1 SESIÓN DE LABORATORIO)

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1 INFORMÁTICA BÁSICA OPENOFFICE HOJA DE CÁLCULO (1 SESIÓN DE LABORATORIO)

2 1. INTRODUCCIÓN La hoja de cálculo de OpenOffice es una herramienta para crear hojas de cálculo. Puede integrar fácilmente fórmulas, imágenes y gráficas. Tiene la funcionalidad de generar gráficas en 2D y 3D. Tiene la facilidad de abrir y guardar documentos elaborados con Microsoft Excel. 2. ENTORNO BARRAS DE MENÚ La pantalla está compuesta por: Barra de menús: Se encontrarán las opciones de abrir la hoja de cálculo, guardar, vista preliminar, impresión, cortar, copiar, pegar, escala, dar formato a celdas, filas y columnas, revisión de ortografía, etc. Barra de funciones: Se podrá acceder rápidamente a las funciones más frecuentes como, copiar, pegar, imprimir, guardar un documento, insertar imágenes, etc. Barra de hiperenlaces: Se usa para editar e insertar URL s. Barra de formato: Aquí se encuentran botones relacionados con funciones tales como alineación de texto, tipo, tamaño y estilos de letra, color, etc. Barra de fórmulas: Aquí se introducen las fórmulas. Barra de herramientas: Aquí se encuentran funciones tales como insertar celdas, filas y columnas, insertar gráficas, funciones de dibujo, revisión ortográfica, ordenar celdas, etc. Al mantener presionado el botón izquierdo del ratón sobre un botón de la barra de herramientas, despliega más funciones. Barra de estado: Muestra información sobre el documento actual. 3. PERSONALIZACIÓN DE BARRAS El usuario puede visualizar o no las barras de elementos que desee. Esto se consigue seleccionando, del menú Herramientas la opción Configurar, pestaña Barra de símbolo y seleccionando/deseleccionando la aparición de alguna de las barras, ver siguiente figura. 2

3 Para añadir a alguna de las barras un nuevo elemento, seleccionar Personalizar. Aparecerá la siguiente ventana. En primer lugar, seleccionar la barra a la que se desea añadir un nuevo botón (Barras de símbolos), seleccionar el botón a añadir (Botones disponibles), seleccionar Añadir. 4. MANEJO DE DOCUMENTOS ABRIR DOCUMENTOS Seleccionar del menú Archivo, la opción Abrir o botón Abrir,, de la barra de funciones. 3

4 GUARDAR DOCUMENTOS NUEVOS O YA EXISTENTES Seleccionar del menú Archivo, la opción Guardar o botón Guardar,, de la barra de funciones. Si desea que cuando se abra un documento, se solicite una contraseña, se deberá activar la casilla Guardar con contraseña. Con esta opción no se protege el documento contra escritura. Guardar Automáticamente un Documento Para guardar automáticamente un documento, seleccionar del menú Herramientas, Opciones, Cargar/Guardar, pestaña General y seleccionar Guardar automáticamente, indicando cada cuantos minutos. Seleccionar Con consulta si se desea que se solicite confirmación antes de guardarlo. En campo Tipo de documento seleccionar el tipo de documento (documento de texto, hoja de cálculo, presentación, etc.) que se grabará automáticamente PROTEGER DOCUMENTOS Accesos Ir al menú Archivo, Guardar como..., seleccionar Guardar con contraseña, presionar el el botón Guardar. Se desplegará una ventana en donde se tiene que teclear la contraseña y confirmarla. Presionar el botón Aceptar. 4

5 Al abrir el documento aparecerá una ventana solicitando la contraseña. Si se introduce una contraseña equivocada se muestra un mensaje indicando el error. Si se quiere eliminar la contraseña se tiene que guardar el documento en Guardar como... sin activar la opción de contraseña. Protección de Hoja de Cálculo Esta opción protege el contenido de la hoja en la cual se selecciona esta opción, por tanto la Protección no abarca todo el documento. Para ello seleccionar del menú Herramientas, Proteger documento, hoja de cálculo... Teclear una contraseña y confirmarla. Nota: Cuando se desee modificar el contenido de una hoja protegida, aparecerá un mensaje. Proteger Documento Esta protección es para no insertar hojas nuevas y cambiar de nombre o de lugar las hojas. Para ello seleccionar del menú Herramientas, Proteger Documento, Documento. Teclear la contraseña y confirmarla. Quitar Protección de la Hoja y/o del Documento Seleccionar del menú Herramientas, Proteger documento, Hoja de cálculo y/o Documento. Teclear la contraseña de protección. PLANTILLAS Una plantilla es un archivo que contiene los elementos de diseño de un documento y que incluye los estilos de formato, fondos, marcos, gráficos, campos, diseño de página y texto. Crear una Plantilla Seleccionar en una hoja de cálculo los datos necesarios para la plantilla. Una vez que ya se tengan todos los datos que van a formar parte de la plantilla, ir al menú Archivo, Plantillas y seleccionar Guardar. En el campo Nueva Plantilla se escribe el nombre de la plantilla. Presionar Aceptar. Si necesita insertar texto de ayuda para la plantilla, y no desea que se imprima: Marcar las celdas que no se desean imprimir. Seleccionar del menú Formato, Celda, Pestaña protección de celdas, activar la opción Ocultar para la impresión. Abrir Plantilla Para utilizar la plantilla, seleccionar menú Archivo, Nuevo, Plantillas y documentos. Seleccionar Plantillas y hacer doble clic al nombre de la plantilla a abrir. 5

6 Modificar plantilla Abrir Plantilla. Hacer las modificaciones necesarias. Guardar plantilla con el mismo nombre. 5. DAR FORMATO A LA HOJA DE CÁLCULO FORMATO CELDAS Seleccionar del menú Formato, Celda. Como se observa en la figura anterior, esta ventana contiene las pestañas: Números: Se define la categoría, formato, idioma, decimales, ceros a la izquierda. Fuente: Fuente, estilo, tamaño, color e idioma. Efectos de fuente: Subrayado, color, relieve. Alineación: Horizontal, vertical, dirección de la escritura. Borde: Disposición de líneas, ancho de línea, color de línea, sombra, color de sombra. Fondo: Definir color de fondo. Protección de celda: Protección e impresión. Unir Celdas (Combinar Celdas) Para unir celdas, primero seleccionar las celdas a unir. Seleccionar del menú Formato, Unir celdas, Definir. La unión se elimina en el mismo menú, seleccionando Borrar en lugar de Definir. 6

7 Insertar Celdas Para insertar celdas, seleccionar del menú Insertar, Celdas... o clic en el botón derecho del ratón, opción Insertar celda... En ambos casos se desplegará la ventana Insertar celdas, seleccionar en ella: -Hacia donde se van a desplazar las demás celdas cuando se inserte la nueva celda -Insertar filas o columnas completas. Presionar Aceptar. Eliminar Celdas Seleccionar del menú Editar, Eliminar celdas o clic en el botón derecho del ratón, opción Eliminar celdas. En ambos casos se desplegará la ventana Borrar celdas, seleccionar una de las cuatro opciones para indicar: - Hacia dónde se van a desplazar las demás celdas - Eliminar filas o celdas completas Presionar Aceptar FORMATO FILAS Y COLUMNAS Filas Para modificar el formato de las filas seleccionar del menú Formato, Fila. Consta de las opciones Altura: Modificar la altura de la fila en centímetros. Ocultar: Oculta la fila o filas seleccionadas. Altura óptima: Definir altura óptima de las filas seleccionadas (se obtiene en base al tamaño de la fuente del mayor carácter que haya en la fila.) Mostrar: Mostrar la fila o filas ocultas (previamente hay que seleccionar un rango de filas que contenga las filas ocultas que queremos mostrar.) Columnas Para modificar el formato de las columnas seleccionar del menú Formato, Columna. Consta de las opciones Ancho: Modificar el ancho de la columna en centímetros Ancho óptimo: Definir el ancho óptimo de la columna. 7

8 Ocultar: Ocultar la columna o columnas seleccionadas. Mostrar: Mostrar la columna o columnas ocultas. Insertar Filas y Columnas Para insertar filas o columnas seleccionar del menú Insertar, Filas o Columnas. Nota: Las filas se insertan arriba de la posición de la celda activa y las columnas se insertan a la izquierda de la celda activa. Eliminar Filas y Columnas Para eliminar filas o columnas seleccionar toda la fila o columna, (clic en el número de la fila o en la letra de la columna), seleccionar del menú Editar, Eliminar Celdas. DAR FORMATO A LA PÁGINA Para dar formato a la página seleccionar del menú Formato, Página. Consta de las opciones: Administrar: Definir nombre del estilo y estilo siguiente. Por defecto asigna el estilo Predeterminado Página: Formato de papel, márgenes, orientación de la hoja. Borde: Definir borde, distancia al texto, sombra. Fondo: Color de fondo. Pie de página: Activar pie de página, márgenes, altura. Hoja: Orden de páginas, imprimir (títulos de filas y columnas, cuadrícula, notas, imágenes, etcétera), escala. Modificación del Nombre de la Hoja Con el botón derecho sobre el nombre de la hoja seleccionar Cambiar Nombre o del menú Formato, Hoja de cálculo, Cambiar Nombre. Insertar Hoja Para insertar una hoja seleccionar del menú Insertar, Hoja de cálculo. Seleccionar Posición, Número de hojas a insertar, Nombre. A partir de un archivo (insertar una hoja ya existente en un archivo). Presionar Aceptar. 8

9 Eliminar Hoja Para eliminar una hoja seleccionar del menú Editar, Hoja de cálculo, Borrar, se despliega una ventana para confirmar que se desea eliminar la hoja u hojas seleccionadas. Nota: Para seleccionar más de una hoja presionar el botón Control y dar un clic en el nombre de la hoja. Para seleccionar todas las hojas, hacer un clic en el botón derecho sobre el nombre de la hoja, opción seleccionar todas. ENCABEZADOS, PIE DE PÁGINA Para insertar o modificar los encabezados y pie de página seleccionar del menú Editar, pestaña Encabezamientos y Pies de página. Ambos constan de Área Izquierda, central y derecha. En esta parte se introduce el texto para el encabezado o pie de página. Ambos constan de botones para seleccionar la fuente o insertar comandos. 9

10 COPIAR, PEGAR, CORTAR Y MODIFICAR UN TEXTO Copiar Seleccionar las celdas. Se puede copiar con alguna de las siguientes formas: - Presionar el botón copiar, - Sobre el área seleccionada presionar botón derecho del ratón y en el menú contextual seleccionar Copiar - Seleccionar del menú Editar, Copiar. Después, hacer un clic en donde se desea pegar la copia y pegar lo seleccionado (seguir los pasos de Pegar). Pegar Para pegar las celdas seleccionadas, colocar el cursor donde se desean pegar las celdas. Pegar con alguna de las siguientes formas: - Presionar el botón Pegar, - Presionar botón derecho del ratón y seleccionar Pegar - Seleccionar del menú Editar, la opción Pegar Cortar Seleccionar las celdas. Cortar con alguna de las siguientes formas: - Presionar el botón Cortar, 10

11 - Presionar botón derecho del ratón y seleccionar Cortar - Seleccionar del menú Editar, la opción Cortar. Hacer un clic en donde se desea pegar y Pegar, siguiendo los pasos para Pegar. Mover Para mover celdas, en primer lugar seleccionar las celdas a mover. Mover las celdas con alguna de las siguientes formas: - Utilizar Cortar y Pegar - Colocar el puntero del ratón en el borde que aparece en la última celda seleccionada y arrastrar el bloque de celdas al lugar deseado. HIPERENLACES Para insertar un hiperenlace, seleccionar del menú Insertar, la opción Hiperenlace o el botón. Si se seleccionó una palabra para ser el enlace con el hiperenlace, aparecerá en el campo Texto, de lo contrario, se puede teclear en este campo la palabra deseada. En el campo Destino se teclea o busca la ruta y el nombre del archivo. Cuando se hayan seleccionado todas las características, presionar Aplicar. Para editar un hiperenlace seleccionar la palabra que es el enlace, presionar el botón Hiperenlace o desde el menú Insertar. En este caso se desplegará la ventana anterior con los datos de ese hiperenlace. 6. IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS CONFIGURACIÓN GENERAL DE IMPRESIÓN Para configurar las características generales de impresión, seleccionar del menú Herramientas, Opciones, Hoja de cálculo, Imprimir. Se recomienda seleccionar No imprimir páginas vacías e Imprimir sólo hojas seleccionadas. Si no se seleccionan estas opciones, por defecto se imprimirán todas las hojas. 11

12 DEFINIR ÁREA DE IMPRESIÓN Para definir un área de impresión, seleccionar las celdas a imprimir, y del menú Formato, seleccionar Áreas de impresión. Consta de cuatro opciones: Definir: Definir área de impresión Añadir: Añade celdas al área ya definida, la parte que se añada se imprimirá en una nueva hoja Borrar: Elimina el área de impresión Editar: Despliega el rango de celdas del área de impresión definida VISTA PRELIMINAR Para visualizar una vista preliminar de las celdas a imprimir seleccionar del menú Archivo, Vista preliminar. IMPRESIÓN Para imprimir seleccionar del menú Archivo, Imprimir o botón área de impresión y número de copias..seleccionar impresora, 7. FUNCIONES INSERTAR FUNCIONES Para insertar una función seleccionar del menú Insertar, Función, o botón. Se despliega la ventana de Piloto automático de funciones, que consta de dos pestañas: Funciones: Aquí se busca la categoría y la función que se desea insertar, en el área Fórmula= se inserta la fórmula y se especifican las celdas. Estructura: Permite ver la estructura de la función 12

13 Para, por ejemplo, calcular el sumatorio de los valores que aparecen en las celdas de la A1 a la A4, y poner el resultado en A5, haz clic sobre dicha celda y luego abre el menú de inserción de funciones. Una vez allí selecciona SUMA haciendo doble clic, y luego indica el rango de celdas sobre las que quieres aplicar la función. Para ello presiona el primer botón. Selecciona las celdas de la A1 a la A4 y después pulsa return. Por último presiona el botón Aceptar. Haz clic sobre A5 para ver la fórmula asociada a la celda (las fórmulas se muestran únicamente con el signo = ). Ahora prueba a introducir distintos valores en las celdas A1 a A4 y observa como la suma es calculada automáticamente. Un ejemplo de la hoja de cálculo resultante sería el siguiente: 13

14 Para sumar los valores de 2 celdas, seguir los siguientes pasos: - Situar el cursor en la celda a introducir la suma - Teclear = en la caja de texto en la que en la ventana anterior aparece =SUMA(A1:A4) - Seleccionar con el ratón la primera de las celdas - Volver a la caja de texto con el puntero del ratón y teclear + - Con el puntero del ratón seleccionar la segunda de las celdas - Pulsar return y el resultado de la operación aparecerá en la celda en la que está la fórmula 8. CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA CONFIGURACIÓN DE DICCIONARIO EN ESPAÑOL Para configurar el diccionario Español seleccionar del menú Herramientas, Opciones, Configuración del Idioma. Idiomas. En la parte de la derecha se debe seleccionar: - Idioma para: Entorno local, seleccionar Español (España) - Idioma para: Moneda predeterminada: EUR Español (España) - Idioma predeterminado para los documentos, Occidental: Español (España) REVISIÓN AUTOMÁTICA Para realizar una revisión automática seleccionar del menú Herramientas, Revisión ortográfíca, Revisión automática o el botón. REVISIÓN MANUAL Para realizar una revisión manual seleccionar del menú Herramientas, Revisión ortográfíca, Revisar o el botón. 14

15 9. IMÁGENES INSERTAR IMÁGENES Para insertar imágenes colocar el cursor en la posición en donde se desea insertar la imagen. Seleccionar del menú Insertar, Imagen o el botón. En la ventana de Insertar imagen, seleccionar la ruta y el archivo. Si en esta ventana se activa Vincular se almacenará la ruta del archivo. Si se elimina el archivo de la imagen, ya no la desplegará. En la misma ventana también se puede activar Previsualización si se desea ver la imagen en la ventana Insertar imagen. FORMATO DE IMÁGENES Haciendo clic encima de la imagen se visualiza la barra de objetos. Las acciones a realizar por los botones que en ella aparecen se muestran en la siguiente figura. 10. DIAGRAMAS Vamos a ver de qué forma tan sencilla podemos introducir un diagrama usando Calc. Para ello, crea una nueva hoja de cálculo en la que introduzcas los siguientes datos: 15

16 INSERTAR DIAGRAMA Para insertar gráficas seleccionar del menú Insertar, Diagrama o botón. Para crear el diagrama se seleccionan las celdas (puede ser antes o después de la acción de insertar diagrama). Selecciona las celdas de la A1 a la E6, la apariencia de la ventana será: Activar primera fila y columna como etiquetas del diagrama, de esta forma la primera fila y columna serán los elementos que aparecen en las X y en las Y. Seleccionar Siguiente >>. Aparecerá una ventana en la que mostrarán los posibles tipos de gráficas a crear. Seleccionar el tipo de gráfica. Si se activa Mostrar los objetos del texto en la previsualización, se van observando las opciones que se van eligiendo al elaborar la gráfica. Presionar el botón Avanzar >>. Aparecerá la siguiente ventana. 16

17 Seleccionar en ella el tipo variante y la aparición de la cuadrícula en eje X y/o Y. Presionar el botón Avanzar >>. Aparecerá la siguiente ventana. Introducir el título de la gráfica, si se desea desplegar la leyenda y los títulos para los ejes X e Y. Presionar el botón Crear. La gráfica se insertará en el documento activo, véase la siguiente figura. 17

18 FORMATO DE GRÁFICA Cambiar Posición, Anclaje y Alineación. Para cambiar la posición, anclaje o alineación de la gráfica, hacer clic sobre la gráfica. Aparecerán unos pequeños cuadros en las esquinas de la gráfica. Encima de la gráfica presionar el botón derecho del ratón. Aparecerá el menú contextual con estas tres opciones, entre otras. Estas opciones también aparecen en el menú Formato Nota: La posición se puede cambiar arrastrando, con el ratón, la gráfica a otra posición. El tamaño se cambia colocando el cursor en uno de los cuadros que aparecen en las esquinas y arrastrar el ratón. EDITAR LA GRÁFICA Para cambiar las características de la gráfica, hacer clic sobre ella, presionar el botón derecho del ratón y seleccionar Editar o hacer doble clic encima de la gráfica. Aparecerá un borde en la gráfica y la siguiente barra. Los botones y su significado se muestran en la figura siguiente. 18

19 11. ABRIENDO DOCUMENTOS CREADOS EN MICROSOFT EXCEL Para abrir documentos creados con Microsoft Excel seleccionar del menú Archivo, Abrir o botón: En el campo Tipo de Archivos seleccionar Microsoft Excel 97/2000/XP. Abrir el archivo con doble clic o presionar botón Abrir. 12. EJERCICIOS 1. Ventas de carburantes El alumno debe crear una hoja de cálculo para conocer la venta de carburantes de una gasolinera. Introduce los datos que tienes a continuación e introduce las fórmulas adecuadas para conocer la venta por meses y por tipo de carburante (Gasolina sin plomo 95, 97, 98 y Gasóleo A). La tabla en este primer ejercicio debe quedar del mismo modo que aparece en la siguiente tabla. Utiliza la función SUMA para sumar. Sin Plomo 95 Sin Plomo 97 Sin Plomo 98 Gasóleo A Total enero febrero marzo abril mayo junio julio agosto septiembre octubre noviembre diciembre Total

20 Abre la tabla anterior y modifícala para que la apariencia sea la siguiente: Con los datos de la tabla anterior, crea la siguiente gráfica. Intenta con lo que ya sabes, crear un diagrama de sectores circulares como el que se muestra a continuación. 20

21 Crea ahora un diagrama de sectores para la venta de carburantes por meses. 2. Notas alumnos Crea una hoja de cálculo para calcular notas de alumnos en una asignatura. En la siguiente figura se muestra algunos de los alumnos que puedes introducir. La fórmula para calcular la nota de los alumnos es la siguiente: Sumar la nota de las preguntas 1-7 (columna B), de la 8-13 (columna C) y sumando la nota de las columnas D y E tras multiplicarla por

22 Modifica la tabla anterior para que diga si el alumno está aprobado o suspendido. Utiliza la función SI. 3. Almacén Al precio de un producto del almacén se le aplica el 5 % de descuento. Debes crear una tabla como la de la siguiente figura donde se calcule el importe de todas las unidades, el descuento unitario y el total. Abre la tabla anterior y modifícala para que la apariencia sea la siguiente. La celda F8 se calcula utilizando la función PROMEDIO. 22