DIRECTIVA Nº INAP/DNR NORMAS PARA LA ORIENTACION, FORMULACION, APLICACIÓN, EVALUACION Y ACTUALIZACION DEL PLAN DE TRABAJO INSTITUCIONAL

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1 DIRECTIVA Nº INAP/DNR NORMAS PARA LA ORIENTACION, FORMULACION, APLICACIÓN, EVALUACION Y ACTUALIZACION DEL PLAN DE TRABAJO INSTITUCIONAL 1 OBJETIVO Armonizar y concertar las actividades de las diferentes órganos de cada Entidad a fin de asegurar la racionalidad de la gestión gubernamental y la optimización en la utilización de los recursos disponibles, haciendo así factible con la mayor eficiencia posible el logro de los objetivos y funciones que la constitución, Dispositivos Legales y Normas correspondientes asignan a cada Entidad de la Administración Pública 2 FINALIDAD 22 Asegurar que las entidades de los organismo de la Administración Pública tenga un instrumento de gestión Institucional que les permita ejercer su función directiva y toma de decisiones en forma racional, coherente, oportuna con eficiencia y eficacia en base a las funciones previamente definidos y contenidas en el Plan de Trabajo Institucional 23 Lograr que la Gestión Administrativa se efectúe, respetando el Plan de Trabajo Institucional a fin de alcanzar los objetivos y metas previstas 24 Asegurar que la asignación de recursos humanos, financieros, materiales y físicos previstos para el ejercicio anual correspondiente guarden relación con las actividades y metas consignadas en el Plan de Trabajo Institucional 3 ALCANCE La presente norma será de cumplimiento para todas las Entidades de la Administración Pública de nivel Central Regional y Local, incluyendo las Instituciones Públicas descentralizadas y Organismos Autónomos 4 ORIENTACIONES GENERALES 41 El Plan de Trabajo Institucional (PIT) debe entenderse como el proceso que permita articular y coordinar adecuadamente las tareas de cada órgano dentro de las entidades de la administración Pública, para el logro de los objetivos propuestos con resultados concretos 42 La Formulación del Plan de Trabajo Institucional, es un documento de gestión, mediante el cual se define con claridad los objetivos que persigue en relación a las funciones previstas en su ley de creación que sirven como guía técnica y política con la finalidad de orientar a sus funcionarios y servidores hacia el logro de las metas institucionales

2 43 El Plan de Trabajo Institucional deberá tener las siguientes características: a Globalidad è Integridad; deberá comprender a todos los órganos de la Institución respectiva b Flexibilidad; Susceptibilidad de admitir cambios justificados en las diferentes etapas de ejecución por efecto de situaciones imprevistas debidamente justificadas c Coordinación; deberá ser formulada en estrecha relación con los órganos de la Institución respectivas: d Racionalidad; orientada hacia una adecuación al proceso de cambios que se viene experimentando en la Administración Pública a fin de lograr las metas al menor costo posible, con oportunidad máxima eficiencia 5 ETAPAS El proceso de Elaboración del Plan Trabajo Institucional (PTI), comprenderá las siguientes etapas: 51 Formulación 52 Aplicación 53 Evaluación 54 Actualización 51 FORMULACION 511 La Alta Dirección con apoyo de las Oficinas de Planificación, Racionalización y Defensa Nacional definirán las Políticas de la Institución y las actividades que deberán ser desarrolladas por las Entidades respectivas durante el ejercicio anual Dichas actividades deben guardar estricta coherencia con las funciones de la Entidad respectiva 512 Durante el último trimestre del año anterior deberá formularse el Plan de Trabajo Institucional para ser aplicada a partir del primero de Enero del siguiente año 513 Las Políticas y actividades deberán ser formuladas considerando viabilidad en relación con las posibilidades y limitaciones De la organización y susceptibilidad de verificación posterior Para ello utilizarán el esquema del anexo Una vez definido las Políticas Institucionales y las actividades a ser desarrolladas, cada órgano enviará a la Oficina de Racionalización la que haga sus veces, el Plan de Trabajo Institucional para su revisión, articulación y consolidación correspondiente 515 La Oficina de Racionalización o la que haga sus veces, revisará y emitirá opinión sobre las contradicciones, superposiciones duplicidad en la formulación de las actividades que efectúe cada órgano Institucional

3 516 La Oficina de Racionalización o la que haga sus veces, elevará a la Alta Dirección del Órgano No Público el Proyecto de Resolución y el Plan de Trabajo Institucional (PTI) para su aprobación respectiva 517 Las actividades no programadas, no deberán alterar el desarrollo de las acciones programadas, salvo que sea de importancia para la Institución, la cuál obligará a modificar en vía de regularización el Plan de Trabajo Institucional, previo informe justificatorio del Órgano responsable y de la Oficina de Racionalización la que haga sus veces 52 APLICACIÓN 521 El Plan de Trabajo Institucional (PTI), una vez aprobada por la máxima autoridad deberá estricto cumplimiento bajo responsabilidad por todo el personal del Organismo Público 522 En caso de producirse problemas en la aplicación e interpretación del Plan de Trabajo Institucional, deberá solicitarse a la Oficina de Racionalización o la que haga sus veces, que efectué la revisión y el análisis correspondiente a efecto de proponer las medidas correctivas 53 EVALUACION 531 La Oficina de Racionalización o la que haga sus veces, es la responsable de efectuar el seguimiento y evaluación permanente de las acciones programadas con la finalidad de establecer los grados de avance tanto global como específicos para introducir los ajustes necesarios y/o modificaciones correspondientes 532 El avance en el cumplimiento de las actividades, deberán informarse trimestralmente por los responsables de cada órgano, a la Oficina de Racionalización de su Entidad correspondiente y una vez revisado y consolidado, cada oficina elevará un informe a la Alta Dirección y el Órgano de Control Interno Los informes deberán contener entre otros aspectos los siguientes: a La información relativa a los resultados más significativos alcanzados b Problemas de mayor trascendencia para el cumplimiento normal de las acciones y posibles modificaciones c Medidas correctivas a introducirse para facilitar el cumplimiento de las acciones programadas 533 Las entidades de la Administración Pública, remitirán su Plan de Trabajo Institucional cuando así lo solicite el INAP 534 El Instituto Nacional de Administración Pública, a través de la Dirección Nacional de Racionalización, ente Rector del Sistema, efectuará la Auditoria Administrativa al documento de gestión correspondiente en cualquier momento del año en curso, o cuando el caso así lo requiera, sin previo aviso, para asegura el cumplimiento de la norma El informe de la Auditoria efectuada, de

4 ser negativo se elevará a la Contraloría General de la República para las acciones legales correspondientes 54 ACTUALIZACION 541 Los Organismos de la Administración Pública, que por efecto de los procesos de cambio que se vine produciendo y otras disposiciones legales, sufran cambios sustanciales en su campo funcional y/o en sus fines y objetivos, podrán introducir las modificaciones correspondientes y actualizar las acciones programadas contenidas en el Plan de Trabajo Institucional (PTI) 542 La Oficina de Racionalización o la que haga sus veces es la responsable de coordinar los procesos de revisión y actualización del Plan de Trabajo Institucional (PTI) siempre que se demuestre que las condiciones que dieron lugar a su formulación hayan variado, dicha labor será realizada con la participación de los responsable de las áreas involucrada Corresponde al titular del Organismo Público, autorizar la actualización respectiva 6 DISPOSICIONES TRANSITORIAS 61 Los Organismo Públicos que en el presente año hayan formulado o aprobado su Programa de Actividades para el año 1994, mantendrá su vigencia haría que se adecuen a la nueva normatividad, no debiendo pasar del primer trimestre del presente año Las que se encuentren en pleno proceso de formulación, se adecuarán a las disposiciones de la presente Directiva 62 Las Oficinas de Racionalización o las que haces sus veces, en un plazo que no excederá de 30 días, contados a partir de la publicación de la presente directiva, deberá proponer a su máxima autoridad las normas especificas que regularán el proceso de formulación, aplicación, evaluación y actualización del Plan de Trabajo Institucional 63 La Alta Dirección podrá constituir una comisión encargada de definir la política institucional y las actividades globales materia de la norma, la misma que debe estar constituida por sus Asesores y/o Funcionarios vinculados con el tema, así como los Directores de las Oficinas de Planificación, Defensa Nacional y Racionalización, con el objeto de la fijación de políticas

5 ANEXO Nº 1 1 Presentación 2 Políticas Institucional 3 Funciones 4 Actividades Globales A) B) C) N) 5 Programa de Actividades de acuerdo al Formato Nº 1 ACTIVIDADES TAREAS METAS UNIDAD DE MEDIDA PLAZOS MESES (AÑO 1994) E F M A M J J A S O N D ORGANOS RESPONSABLES OBSERVACIONES A n Documento Convenio Resolución B n Informe Consulta Etc C N

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