DIRECTIVA Nº INDECI (10.0)

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1 AÑO DEL ESTADO DE DERECHO Y DE LA GOBERNABILIDAD DEMOCRATICA Instituto Nacional de Defensa Civil DIRECCIÓN NACIONAL DE PREVENCIÓN I N D E C I D I N A P R E MAYO 2004 DIRECTIVA Nº INDECI (10.0) PROCEDIMIENTO PARA LA SUSCRIPCIÓN DE CONVENIOS CON LOS GOBIERNOS REGIONALES Y/O GOBIERNOS LOCALES, PARA LA ENTREGA DE COMBUSTIBLE PARA LA EJECUCIÓN DE TRABAJOS Y ATENCIÓN DE EMERGENCIA ANTE PELIGRO INMINENTE I. ASPECTOS GENERALES La presente Directiva establece el procedimiento para la suscripción de s entre el INDECI y los Gobiernos es y/o Gobiernos Locales, para la entrega de combustible para la ejecución de trabajos y atención de emergencia ante peligro inminente. II. BASE LEGAL a) Ley de Creación del Sistema Nacional de Defensa Civil, Decreto Ley Nº (1972) y sus normas Modificatorias y Ampliatorias: Decretos Legislativos 442 (1987) y 735 (1991), Ley (1992) y Decreto Legislativo 905 (1998). b) Reglamento de la Ley del SINADECI, aprobado mediante Decreto Supremo Nº SGMD (1988). c) Reglamento de Organización y Funciones del INDECI, aprobado por D.S. Nº PCM (22.MAY.2001), modificado por Decreto Supremo N INDECI (07.ENE.2003). d) Ley Orgánica de los Gobiernos es - Ley Nº e) Ley Orgánica de Municipalidades - Ley Nº f) R.J. Nº INDECI de 22AGO03, g) R.J. Nº INDECI de 28ENE04. III. OBJETIVOS La presente Directiva tiene por objeto establecer el procedimiento para la asignación de combustible bajo acciones de reciprocidad y cooperación Interinstitucional entre las Direcciones es del lndeci y los Gobiernos es y/o Gobiernos Locales, a fin de desarrollar acciones orientadas a efectuar trabajos de emergencia ante peligro inminente.

2 IV. ALCANCE Las disposiciones de la presente Directiva son de cumplimiento obligatorio por los órganos de la Sede Central de INDECI, así como sus órganos desconcentrados (Direcciones es de Defensa Civil). V. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 5.1 Direcciones es de Defensa Civil a) Coordinar con los Gobiernos es es las necesidades de efectuar trabajos para la atención de emergencias ante peligro inminente. b) Distribuir a los Gobiernos es es el Modelo de Convenio, Ficha Técnica e Instructivo, cuyo uso sólo se efectivizará para la ejecución de trabajos y atención de emergencia ante peligro inminente. c) Verificar que los datos consignados en la Ficha Técnica se encuentren correctamente llenados así como la disponibilidad y características de la maquinaria a usar y sus requerimientos correspondan a las características de atención de la emergencia. d) Evaluar los requerimientos de asignación de combustible que soliciten los Gobiernos es es, a través de un informe que elevarán a la Dirección Nacional de Prevención, señalando la fecha de inicio y término del Convenio. e) Efectuar las coordinaciones del caso con la Dirección Nacional de Prevención, respecto a la conformidad, para la suscripción del Convenio. f) Efectuar la supervisión de la ejecución de los trabajos materia de los Convenios. g) Verificar que el y/o Gobierno Local cumpla con efectuar la liquidación del Convenio dentro del plazo establecido, bajo responsabilidad. 5.2 Dirección Nacional de Prevención a) Verificar a través del módulo de Monitoreo y Análisis del COEN, en el programa del SINPAD los registros de peligros o emergencias que informan los diferentes Comités de Defensa Civil en el cual se requiera de combustible para trabajos de emergencia ante peligro inminente. 2

3 b) Coordinar con la Jefatura de INDECI, la autorización para la firma del Convenio y comunicar la decisión a la Dirección correspondiente. c) Proporcionar a las Direcciones es de Defensa Civil los modelos de Convenio, Ficha Técnica e Instructivo. d) Evaluar, analizar y dar conformidad a las Fichas Técnicas a fin de recomendar la firma del Convenio. e) Solicitar a la Oficina de Planificación y Presupuesto, el Informe de disponibilidad presupuestaria como requisito para la firma del Convenio. f) Informar a la Oficina de Administración y a la Oficina de Planificación y Presupuesto la factibilidad y aprobación de las Fichas Técnicas y Convenios para la asignación de los recursos necesarios. g) Mantener permanente coordinación con las Direcciones es de Defensa Civil, a fin de supervisar, verificar y controlar la buena ejecución de los Convenios suscritos. h) Llevar un registro de los Convenios firmados así como del gasto efectuado, para su seguimiento y control respectivo. 5.4 Dirección Nacional de Operaciones a) Coordinar con la Dirección Nacional de Prevención, los requerimientos de apoyo con combustible que pudieran resultar de las emergencias que se presenten a nivel nacional. b) Verificar que los datos proporcionados por el solicitante se encuentren debidamente registrados en el Sistema Nacional de Información para la Prevención y Atención de Desastres - SINPAD. c) Entregar a solicitud de la Dirección Nacional de Prevención un informe preliminar de Evaluación de Daños realizado por el Comité de Defensa Civil respectivo. 5.5 Dirección Nacional de Logística a) Coordinar con las Direcciones es de Defensa Civil a fin que se alcance tres (03) cotizaciones de las Estaciones de Servicio o Grifos, por parte del, que son parte del Convenio. b) Evaluar las propuestas y adjudicar el servicio de conformidad con la legislación de la materia. 3

4 5.6 Oficina de Administración a) Atender el requerimiento del Convenio suscrito, a fin que se ejecuten los trabajos y la atención de emergencia ante peligro inminente con el apoyo oportuno de recursos financieros. b) Asignar a la Dirección de Defensa Civil correspondiente, los recursos financieros que demande la ejecución del Convenio, en el plazo máximo de tres (03) días calendario. c) Remitir copia informativa del Convenio a la Oficina de Planificación y Presupuesto, para conocimiento de la ejecución del gasto. 5.7 Oficina de Planificación y Presupuesto a) Coordinar con la Dirección Nacional de Logística la Programación Trimestral del gasto para la adquisición de combustible a utilizar para la ejecución de trabajos y atención de emergencia ante peligro inminente. b) Coordinar con la Dirección Nacional de Prevención a fin de mantener informado de los requerimientos efectuados por los diferentes Gobiernos es y/o Gobiernos Locales. c) Coordinar con la Dirección Nacional de Operaciones a fin de mantenerse informados de las emergencias que ocurren en el ámbito nacional. d) En coordinación con la Oficina de Administración tomará conocimiento del Convenio suscrito a fin de prever los recursos presupuestarios del caso, pata tales efectos solicitará una copia del Convenio suscrito. 6. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Las Fichas Técnicas y Convenios se coordinan con la Unidad de Evaluación y Ejecución de Proyectos (UEEP) de la Dirección Nacional de Prevención, vía (mguevara@indeci.gob.pe o rladines@indeci.gob.pe) 7. VIGENCIA La presente Directiva entra en vigencia a partir de la fecha de su aprobación, mediante Resolución Jefatural. 8. ANEXOS Forman parte de la presente Directiva los siguientes documentos: 4

5 Anexo 1 - Flujograma de Procesos Anexo 2 - Procedimiento para solicitar la entrega de combustible Anexo 3 - Modelo de Convenio con Gobiernos es Anexo 4 - Modelo de Convenio con Gobiernos Locales Anexo 5 - Modelo de Convenio Municipalidad de Lima Metropolitana Anexo 6 - Ficha Técnica Anexo 7 - Instructivo 5

6 SOLICITUD DE COMBUSTIBLE INDECI y/o Local Dirección DIrección Nacional de Prevención (DNP) Unidad de Evaluación y Ejecución de Proyectos (UEEP) Dirección Nacional de Operaciones (DNO) Evaluador COEN Jefatura Oficina de Adminsitración DINALOG Inicio 1 Elabora evaluación daños preliminar ocurrida una emergencia 2 Asesora 3 Solicita suscripcion de para entrega de combustible 4 Recibe solicitud en SINPAD 5 Procedimiento Recopilación,Busqueda y verificación de información Cuenta con FT, modelo... NO 6 Solicita reporte a evaluador COEN SI 8 Solicita FT, modelo de a UEEP 8 Envia FT,modelo de via mail 7 Recibe Reporte 7 Imprime reporte del SINPAD y le entrega a UEEP 9 Llena y Envia FT a DD.RR (mail) A FT Reporte 10 Verificacion FT B No FT Conforme A C 11 Realiza correcciones, envia (via mail)... Si 12 Remite FT calificadas 13 Evaluación de fichas técnicas B conforme SI 14 Opinión de Jefatura fichas NO 16 Firma 16 Firma 15 Oficio de autorización de firma de C SI de acuerdo NO 17 Recepción de FIN 22 Ejecución de trabajos 21 Entrega vales de consumo de combustible 23 Seguimiento 18 Entrega memo favorable en base a, fichas y cotizaciones a Oficina de Adminsitarción 19 Asignación de fondos 20 Selección de estaciones de servicio 24 Fin de trabajos, presentación de informe de liquidación a DNP FIN 6

7 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: UNIDAD ORGANICA Dirección Dirección Nacional de Operaciones (DNO) Dirección Nacional de Prevención (DNP) RESPONSABLE Director de Dirección Jefe DNO-Evaluador COEN Unidad de Evaluación y Ejecución de Proyectos DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 1. El elabora una Evaluación de Riesgos ante el peligro inminente y elabora Evaluación de Daños preliminar una vez ocurrida la emergencia. 2. Asesora al en la elaboración de evaluación de riesgos y de daños preliminares, y en el registro de la emergencia en el SINPAD. 3. La Dirección registra la emergencia o el peligro inminente en el Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres (SINPAD). 4. El Presidente del solicita a la Dirección la suscripción del para la entrega de combustible, para la ejecución de obras de emergencia o peligro inminente. Dicha solicitud será registrada también en el SINPAD. 5. Se lleva a cabo el Procedimiento de Recopilación, Búsqueda y verificación de información efectuado por los evaluadores del Centro de Operaciones de Emergencias Nacionales (COEN) y se comunica a la Dirección Nacional de Prevención sobre la emergencia. 6. Acude al COEN y solicita un reporte de la emergencia. Dirección Nacional de Operaciones (DNO) Evaluador COEN 7. Imprime reporte de la emergencia y le entrega al Liquidador de la Unidad de Evaluación y Ejecución de Proyectos (UEEP), que espera hasta la llegada de fichas técnicas. Dirección Dirección Dirección Nacional de Prevención (DNP) Jefatura Dirección Director de Dirección Director de Dirección Unidad de Evaluación y Ejecución de Proyectos (UEEP) Jefe INDECI Director de la Dirección Presidente del Gobierno Si el no cuenta con los modelos de, ficha técnica. 8. Solicita modelos de, ficha técnica vía mail al Jefe de la UEEP. Si el cuenta con los modelos de, ficha técnica. 9. Llena y envía fichas técnicas a la Dirección de Defensa Civil correspondiente. 10. La Dirección correspondiente revisa y evalúa las fichas enviadas por el. Si la Ficha técnica no es conforme Envía fichas técnicas a vía mail para su corrección, que son corregidas y enviadas del mismo modo. Ir al paso Realiza la corrección de las fichas técnicas y los reenvía vía mail a la Dirección correspondiente. Si la ficha Técnica no es conforme Solicita hacer las correcciones de fichas al. Ir al paso 11. Si la Ficha Técnica es conforme 12. La Dirección envía la ficha técnica a INDECI, para que sea derivada a la UEEP. 13. Realiza la evaluación de las fichas remitidas por los Gobiernos regionales es, en base a la necesidad o no de maquinaria pesada. Si fichas técnicas son conformes 14. Entrega informe a Jefe INDECI, que autorizará o no la firma del entre el y la Dirección correspondiente. Si está de acuerdo con la autorización de la firma del 15. La Unidad de Evaluación y Ejecución de Proyectos redactará oficio de autorización para la firma del, que será entregado a la Dirección correspondiente. 16. Firma con el solicitante. 17. Envía copia del a Dirección Nacional de Prevención UEEP. 7

8 Dirección Nacional de Prevención (DNP) Oficina de Administración Dirección Nacional de Logística (DINALOG) Dirección Dirección Nacional de Prevención (DNP) Unidad de Evaluación y Ejecución de Proyectos (UEEP) Jefe de Administración Director DINALOG Director de Dirección Unidad de Evaluación y Ejecución de Proyectos 18. Con el, las fichas que fueron enviadas y las cotizaciones que presentan los Gobiernos es es, entrega memorandos favorables a la Oficina de Administración y a la Dirección Nacional de Logística. 19. Realiza la asignación de fondos destinados a cancelar a la estación de servicios que será seleccionada. 20. Selección de estaciones de servicio, luego que el y/o Local presente 3 estaciones de servicio. 21. Recibe nombre de estación de servicio seleccionada, entrega vales de consumo de combustible al. 22. Recibe vales de consumo de combustible y empieza la ejecución de trabajos con maquinaria pesada. 23. Realiza seguimiento al desarrollo de los trabajos con maquinaria pesada. 24. Termina los trabajos con maquinaria pesada. Liquida la obra. Entrega informe de liquidación a la Dirección Nacional de Prevención. 8