COOPERATIVA DE PROFESORES DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

Transcripción

1 UNIVERSIDAD NACIONAL EL RETIRO DE ASOCIADOS OA P 0 VERSION 5 ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR UBICACION ELECTRONICA Delegado/Mis COORDINADOR DE LA CALIDAD DIRECTOR DE AREA GERENTE documentos/sgc/ Procedimientos/ OA DE DICIEMBRE DE NUMERO DE PAGINAS

2 OA P - 0 VERSION 5 PAGINA DE C O N T E N I D O. OBJETIVO. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. DISPOSICIONES GENERALES 5. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD. DOCUMENTOS RELACIONADOS 7. REGISTROS 8. ANEXOS. REVISION

3 OA P - 0 VERSION 5 PAGINA 3 DE OBJETIVO. Establecer los criterios y lineamientos para la vinculación de nuevos asociados, indicando los pasos a seguir y los requisitos necesarios para pertenecer a la Cooperativa; también, lo relacionado para proceder en caso de retiro de asociados. ALCANCE. Este procedimiento se aplicará a todas las actividades relacionadas con las vinculaciones y retiros de asociados a la Cooperativa. 3 DEFINICIONES 3. APORTE SOCIAL. Valor entregado por el nuevo asociado a la Cooperativa como requisito para su vinculación. Dicho valor es de propiedad de la persona, pero hace parte del patrimonio de la Cooperativa y solo es reembolsable en caso de retiro. 3. ASOCIADO POTENCIAL. Persona que sea o haya sido docente de la Universidad Nacional de Colombia en cualquiera de sus clasificaciones; egresado de pregrado o postgrado de la misma institución y que tenga o haya tenido relación de trabajo con esta academia y, personal administrativo del Alma Mater que cumple las calidades exigidas para los asociados, establecidas en los Estatutos de la Cooperativa. 3.3 CURSILLO DE INDUCCION. Curso de cooperativismo y de uso de los servicios ofrecidos, requisito necesario para ser asociado. 3.4 MANUAL DE SERVICIOS. Librillo enviado a los nuevos asociados el cual contiene información completa acerca de todos los servicios ofrecidos por la Cooperativa de Profesores de la Universidad Nacional de Colombia. 3.5 REFERIDOS. Personas que cumplen los requisitos para ser asociados y son referenciados a la Cooperativa por sus familiares o amigos, a fin de que ésta última le suministre información con miras a su posterior afiliación. 3. SEGUIMIENTO A PROSPECTOS DE ASOCIADOS. Base de datos electrónica que contiene información de asociados potenciales y referidos, a través de la cual se les hace seguimiento con el fin de organizar los datos y establecer en cada caso el nivel de avance en cuanto a su afiliación a la Cooperativa. 4. DISPOSICIONES GENERALES. Para generar dinámica en el proceso de vinculación de nuevos asociados se utilizarán diferentes medios de comunicación, tales como, correos electrónicos, cartas, llamadas y visitas a las instalaciones de la Universidad. La base de datos de potenciales asociados se alimentará también con las personas que visiten las instalaciones de la Cooperativa en busca de información sobre la forma de vinculación y cumplan con los requisitos. Se procederá de la misma forma en caso de contacto telefónico o por correo electrónico.

4 OA P - 0 VERSION 5 PAGINA 4 DE 5 DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 5.. DIAGRAMA DE PROCESO 5.. VINCULACION DE ASOCIADOS Responsabilidades. Gerencia. Director Oficina de Asociados 3. Director de Ahorro y Crédito 4. Oficial de cumplimiento 5. Contabilidad. Potencial asociado Inicio Posible asociado establece contacto con la Cooperativa Base de datos Seleccionar el segmento que será contactado Referencias sobre posibles asociados Establecer contacto Suministrar la información básica Actualizar el seguimiento a prospectos de asociados La persona muestra interés? Si aplica, se concreta cita para ampliar la información La persona desea vincularse? Diligenciar los documentos exigidos Anexar los documentos requeridos Tomar los correctivos del caso Documentos y requisitos completos y en orden? y Diligenciar la información que corresponde a la Cooperativa y 4 Registro en el sistema de información Pre-aprobación de ingreso

5 OA P - 0 VERSION 5 PAGINA 5 DE Diligenciar los documentos que garantizan el pago del aporte El aporte se cancelará de contado? Pago del aporte social y saldo mínimo de la cuenta de ahorros y Apertura de la cuenta de ahorros 3 Ratificación de ingreso por el Consejo de Administración y asignación de credencial Contabilización y aplicación de bonificación si corresponde 5 Asistir al cursillo de inducción Entrega de la carta de aprobación de ingreso y del manual de servicios Actualizar el seguimiento a prospectos de asociados Fin

6 OA P - 0 VERSION 5 PAGINA DE 5.. RETIRO DE ASOCIADOS 5... VOLUNTARIO Responsabilidades. Consejo de Administración. Gerencia 3. Dirección de Oficina de Asociados 4. Asistente de Gerencia 5. Contador. Secretaría General 7. Dirección de Ahorro y Crédito 8. Auxiliar de archivo y correspondencia. Asociado Inicio Asociado solicita retiro voluntario Verificar si procede el retiro 4 Procede? Si aplica, establecer contacto y desarrollar entrevista de cierre Asociado se mantiene en la posición de retiro? Emitir concepto a la Gerencia Llevar el caso al Consejo de Administración Se comunica que no es viable el retiro 3 3 Se aprueba retiro? Cancelar cuenta de ahorros 7 Verificar el estado de cuenta y elaborar liquidación Retirar el asociado del sistema de información Elaborar carta en la que se informa que se autoriza el retiro Entregar carta al asociado 4, 5 y Retirar cheque de liquidación, si aplica Reubicar las carpetas del asociado en el archivo de retirados 8 Fin

7 5... FORZOSO OA P - 0 VERSION 5 PAGINA 7 DE Responsabilidades. Consejo de Administración. Gerencia 3. Dirección de Oficina de Asociados 4. Dirección de Ahorro y Crédito 5. Asistente de Gerencia. Contador 7. Secretaría General 8. Auxiliar de Archivo y Correspondencia. Asociado 0. Beneficiarios Inicio Incumplimiento de alguno de los requisitos exigidos para ser asociado Asociado fallecido Verificar el estado de cuenta Verificar el estado de cuenta y desarrollar transacciones internas 5 y Llevar el caso al Consejo de Administración Llevar el caso al Consejo de Administración Se aprueba el retiro? Se aprueba el retiro Desarrollar transacciones internas Retirar el asociado del sistema de información 3, 4 y Retirar el asociado del sistema de información Procedimiento de seguridad social cooperativa 3 y 7 Informar al asociado su retiro de la Cooperativa Retirar cheque de liquidación, si aplica 7, y/o 0 Reubicar las carpetas del asociado en el archivo de retirados 8 Fin

8 5...3 EXCLUSION OA P - 0 VERSION 5 PAGINA 8 DE Responsabilidades. Consejo de administración. Gerencia 3. Director de la Oficina de Asociados 4. Dirección de Ahorro y Crédito 5. Asistente de Gerencia. Contador 7. Secretaría General 8. Auxiliar de archivo y correspondencia. Asociado Inicio Se presenta grave comportamiento o conducta indebida de un asociado El Gerente informa al Consejo y se ordena la apertura de un informativo Procedimiento de régimen disciplinario y y Se aprueba la exclusión? Verificar el estado de cuenta y desarrollar transacciones internas Retirar el asociado del sistema de información Informar al asociado su retiro de la Cooperativa Retirar cheque de liquidación, si aplica Reubicar las carpetas del asociado en el archivo de retirados 4, 5 y Fin

9 OA P - 0 VERSION 5 PAGINA DE 5.. ESPECIFICACIONES 5... ALIMENTACION DE LA BASE DE DATOS. Las bases de datos con la información de docentes no asociados y personal administrativo de la Universidad Nacional de Colombia, debe solicitarse a las personas que tengan la posibilidad de suministrar dichos datos para actualizarlos; de no ser así, se implementarán otras formas de obtener la información requerida para tener más opciones de incrementar las vías de vinculación a la Cooperativa SEGUIMIENTO AL PROCESO DE VINCULACION DE ASOCIADOS. A través de la actualización del archivo seguimiento a prospectos de asociados se tendrá control sobre los resultados obtenidos con el segmento que se está trabajando en el período, de esta manera se busca continuidad en el proceso de vinculación. Este libro estará a cargo de la Oficina de Asociados y se actualizará cuando se presenten novedades. Una de las finalidades de este mecanismo de seguimiento será identificar el prospecto del potencial asociado a través de las entrevistas, cuyo objetivo será encaminar la decisión de vinculación como una forma de acceder a nuestra plataforma de servicios y poder satisfacer sus necesidades. De este análisis se podría determinar la viabilidad de vinculación de la persona. Una vez la persona manifieste su interés por vincularse a la Cooperativa y suministre los documentos respectivos, la Oficina de Asociados procederá a verificar la información contenida en los mismos, así como, los registros del potencial asociado en las listas vinculantes. La verificación de la información del formulario de afiliación será efectuada por el Oficial de Cumplimiento. Los documentos que deben suministrarse para gestionar la afiliación a la Cooperativa y que permanecerán en la carpeta general del asociado son: Para profesores de la Universidad Nacional de Colombia - Formulario de afiliación debidamente diligenciado - Fotocopia de la cédula - Fotocopia del acta de posesión o certificación laboral expedida por la Universidad - Fotocopia del más reciente certificado de ingresos y retenciones o declaración de renta - Fotografía para carnetización Para egresados de la Universidad Nacional que estén o hayan estado vinculados a ella - Formulario de afiliación debidamente diligenciado - Fotocopia de la cédula - Fotocopia del documento que acredita vinculación de trabajo con la Universidad - Certificación laboral vigente - Fotocopia del más reciente certificado de ingresos y retenciones o declaración de renta - Fotocopia del acta de grado o diploma expedido por la Universidad Nacional - Hoja de vida en cualquier formato - Fotografía para carnetización

10 OA P - 0 VERSION 5 PAGINA 0 DE Culminado el proceso de vinculación, la Oficina de Asociados prestará acompañamiento al nuevo asociado durante las primeras operaciones desarrolladas a fin de orientarle en el mejor uso de las mismas CURSILLO DE INDUCCION. Cuando las circunstancias los requieran, la Cooperativa podrá autorizar a la persona que se encuentra en proceso de vinculación, para que asista al cursillo de inducción en fecha posterior a la celebración del Consejo de Administración que lo admita como asociado. Constancia de esto quedará en la carta de aceptación de ingreso RETIRO DE ASOCIADOS. Cuando un asociado desee de manera voluntaria retirarse de la Cooperativa, deberá presentar solicitud escrita dirigida al Consejo de Administración requiriéndolo. Se procederá a verificar las obligaciones pendientes con la Cooperativa y los saldos a favor, con el fin de establecer el valor a ser reintegrado al solicitante. Finalmente, será el Consejo quien apruebe o no el retiro. Eventualmente, se pueden presentar otro tipo de retiros que serán aprobados únicamente por el Consejo de Administración. En todos los casos, una vez finalice el proceso de retiro del asociado, la Gerencia remitirá comunicación interna al archivo general para efectuar el traslado de las carpetas del asociado del archivo general de activos al archivo de retirados.. DOCUMENTOS RELACIONADOS. ESTATUTOS DE LA COOPERATIVA. PROCEDIMIENTO DE RELACIONES CON LOS ASOCIADOS.3 PROCEDIMIENTO DE GENERACION DE NORMAS.4 PROCEDIMIENTO DE GENERACION DE RECURSOS EXTERNOS.5 PROCEDIMIENTO DE REGIMEN DISCIPLINARIO 7. REGISTROS 7. FORMULARIO DE AFILIACION A LA COOPERATIVA 7. SEGUIMIENTO A PROSPECTOS DE ASOCIADOS 7.3 CARTA DE ACEPTACION DE INGRESO 7.4 LISTADO DE ASISTENCIA AL CURSILLO DE INDUCCION 7.5 CARPETA GENERAL DEL ASOCIADO 7. CARTA DE ACEPTACION DE RETIRO 7.7 RUTA DE PROCESO PARA LA VINCULACION DE ASOCIADOS

11 8. ANEXOS hay. OA P - 0 VERSION 5 PAGINA DE. REVISION A la versión cuatro de este procedimiento se efectuaron las siguientes modificaciones, así: - Numeral 5... Forzoso. Se ajustaron algunas responsabilidades. - Numeral 5..4 Retiro de asociados. Se modifica el último párrafo en donde se indica que la comunicación para el traslado de las carpetas le efectúa la Gerencia.