PMO (PROJECT MANAGEMENT OFFICE) ALEXANDER BONILLA GERMAN GÓMEZ

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1 PMO (PROJECT MANAGEMENT OFFICE) ALEXANDER BONILLA GERMAN GÓMEZ

2 INTRODUCCIÓN AL PMO Dirección y Gestión de proyectos Administración Individual Planificación Programación Ejecución Factor de Éxito Focos Procesos Internos Planificación Dirección de personas Ejecución Control de cambios, etc. Interfases Externas Métodos y Técnicas Procesos de Gestión De Proyectos Plazo Coste Calidad Diferentes nombres Satisfacción del cliente Comunicación con los Stakeholders, etc. Oficina de Proyectos Oficina de Soporte a Proyectos Centros de Excelencia

3 PMO DEFINICIÓN Oficina de Gerencia de Proyectos Una estructura organizacional que asiste a la gerencia de proyectos y la empresa en el logro de los objetivos de negocio, tecnológicos y financieros proporcionando soporte en la iniciación, planeación, ejecución, control y cierre de los proyectos. Funciones Administra los recursos del proyecto y mantiene metodologías, estándares y procedimientos dentro del mismo. Desarrolla, selecciona y mantiene herramientas de gerencia de proyectos, plantillas y métricas. Provee entrenamiento en gerencia de proyectos Es la casa de los gerentes de proyectos, donde encuentran el respaldo necesario para administrar sus proyectos dentro del plazo, costo y calidad requeridos, por medio de la utilización de métodos y procesos de planeamiento, acompañamiento y control

4 PMO DEFINICIÓN Servicios que puede proveer la PMO Inspección del proceso del proyecto y su metodología Soporte administrativo Programación de proyectos Manejo de los recursos Visibilidad de proyectos Coordinación de los proyectos Documentación de proyectos Evaluación asistida del retorno de la inversión Coaching, guía y entrenamiento. Ayuda en la creación de una visión efectiva de los informes Asistencia en la creación de un plan de proyectos Ayuda a la coordinación de los recursos para múltiples proyectos Ayuda con un listado para la adquisición de recursos Control sobre algunos costes de proyectos

5 PMO REPORTES Semanal Quincenal Reporte de status Reporte de valor ganado Gráficos de tendencias del proyecto Análisis de riesgos Asignación de reportes Análisis de ruta crítica Reunión de dirección de proyectos Mensual Reporte mensual al comité de operaciones Trimestral Reporte del PMO al comité de Gerencia

6 PMO CONECTOR ORGANIZACIONAL TI ESTRATEGIA DE NEGOCIO El valor que dan los proyectos de TI como apalancador de la estrategia se logra Se tiene un portafolio de proyectos y un plan de tecnología claro y proyectado a varios años Objetivos de la PMO ligados a los objetivos estratégicos de la organización PMO actúa como un punto focal de los proyectos y programas PMO crea una consistencia de la practica de la gerencia de proyectos PMO trata de asegurarse de la entrega de los resultados prometidos a tiempo y dentro del presupuesto

7 PMO METODOLOGÍA

8 PM Vs PMO - RESPONSABILIDADES Project Manager PMO / Concejo de Admon Entender la Estrategia Entregar Resultados/producto Preparar el proyecto Preparar carta Alinear la Estrategia Definir Resultados/Cumplir lo pactado Aprobar el proyecto Aprobar carta Administrar objetivos, tiempo y Recursos Aprobar cambios de los objetivos, tiempo y recursos

9 PM Vs PMO - RESPONSABILIDADES Project Manager PMO / Concejo de Admon Reportar progresos Monitorear progresos Seleccionar equipo Seleccionar el Project Management Identificar y administrar riesgos Aprobar plan de riesgos Celebrar el exito Celebrar el exito Aplicar lo aprendido, Mejores practicas Evaluar Proyectos, Definir mejores practicas

10 TIPOS DE PMO BASADO EN COMPETENCIA OFICINA DE PROYECTOS Entrega de Proyectos PMO BÁSICO Establece la metodología repetible PM PMO ESTÁNDAR Establece la capacidad y la infraestructura de apoyo. PMO AVANZADO PM se aplica a la capacidad de lograr los Objetivos de la empresa. CENTRO DE EXCELENCIA Gestiona la mejora continua para alcanzar Objetivos empresariales estratégicos.

11 TIPOS DE PMO BASADO EN ENFOQUE TÁCTICA Planificación Programación Seguimiento Eficiencia Múltiples Proyectos CRUZ FUNCIONAL Coordinación Reducción Riesgos ESTRATÉGICA Alineación del negocio. Estrategia EMPRESA Grandes proyectos Retorno de la Inversión

12 TIPOS DE PMO BASADO EN AUTORIDAD CONSULTORÍA Recursos a los directores de proyectos Ninguna autoridad sobre MPs o proyectos CENTRALIZADA PM proporciona servicios a otros grupos Informes al PMO PM Organización matriz

13 PROCESO PROYECTO COMPARATIVO PROCESO PROYECTO Alta repeticion de trabajo Trabajo unico Costo permanente Costo unico Recursos orientados a la produccion Recursos como una necesidad para el proyecto Usualmente minimiza tiempo de procesos Registro y costo optimizado

14 PROCESO PROYECTO COMPARATIVO PROCESO PROYECTO Inventario producido Unico producto Sirve a muchos clientes Sirve a un unico cliente Utilidades centralizadas o costos Costos centralizados unicamente Administracion por eficiencia corriendo En estado estable Administra objetivos, tiempos y recursos Creacion de cambios

15 TIPOS DE PMO BASADO EN CONTROL DE OBJETIVOS FUNCIONES Dirección de procesos Control de procesos Control de recursos Control del proyecto No control Control formal de procesos Control de proceso mas grupo Control de proceso formal mas grupo Experticia Matriz de proyectos Entrada en estrategia Seleccionar y monitorear proyectos Algunas entradas a proyectos Formar la estrategia Financiación proyecto Recursos Mejores practicas

16 TIPOS DE PMO BASADO EN CONTROL DE OBJETIVOS ENTREGA Dirección de procesos Control de procesos Control de recursos Control del proyecto Consultoria y facilidad de evaluacion Evaluacion de conducta Conducta del proyecto Evaluacion del producto Mejora continua Entrega de soluciones Herramientas y ambientes flexible Herramientas y ambientes standard Entrenamiento

17 TRÍANGULO DEL PMO PM Tiempo Calidad PMO Alcance Recursos ($, personal) Estrategia Tiempo Calidad Recursos ($, personal)

18 BENEFICIOS DEL PMO Valor para el negocio alcanzado NO ESTRUCTURADO Cultura (40%) Objetivos del proyecto logrados Cultura Procesos (40%) Tecnología (20%) Éxito de proyectos frecuente Estándares implementados Portafolio de proyectos administrado Procesos Tecnología Velocidad y calidad de resultados Progreso predecible Riesgos administrado

19 BENEFICIOS DEL PMO NO ESTRUCTURADO Cultura Procesos (40%) Cultura (40%) Tecnología (20%) Ayuda a lograr el cambio de la compañía La organización muestra compromiso Alinea todas las actividades con la estrategia Construye relaciones fuertes y duraderas Procesos Tecnología El personal logra desarrollo Disminuye costos al eliminar procesos redundantes

20 GRACIAS POR SU ATENCIÓN

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