Caso de Exito: PMO en VW Argentina

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1 Georgina Abdala Caso de Exito PMO en VW Argentina Octubre 2010 Caso de Exito: PMO en VW Argentina

2 IBM Presentation Template Full Version Contenido Principales necesidades del negocio Estructura de la solución Resultados obtenidos Source: If applicable, describe source origin 2

3 Principales necesidades el negocio ü Asegurar la producción de una producción de una nueva camioneta desde Argentina para el mundo. ü Implementación de más de 120 nuevos sistemas on time y on budget. ügestión de multiples actores involucrados (IT, áreas de negocio, proveedores de sistemas, etc.). ü Homogeneizar la formación en gestión de proyectos de los integrantes de IT. ü Posicionamiento del área de IT dentro de las otras áreas de la compañia ü Definición estratégica del área de IT 3

4 IBM Presentation Template Full Version Contenido Principales necesidades del negocio Estructura de la solución Resultados obtenidos Source: If applicable, describe source origin 4

5 Objetivos del proyecto üasegurar la producción de una producción de una nueva camioneta desde Argentina para el mundo. ü Definir e implementar una gesitión de los proyectos liderados por el área de TI. ü Definir la estrategia del área de IT. ü Utilizar metodologías probadas y aprobadas para el manejo de proyectos y gestión de TI. ü Gestionar interdependencias, riesgos y problemas mediante una visión enfocada e interdisciplinaria. ü Coordinar y comunicar entre los distintos grupos de trabajo y las unidades funcionales facilitando la correcta disponibilidad de información para la toma de decisiones. 5

6 Solución presentada Implementación de una PMO para la gestión de proyectos del área de IT Definición y gestión de las iniciativas de las estrategias de IT Change e approach. 6

7 Definición de Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) Una Oficina de Proyecto es un grupo centralizado integrado por una o más personas dentro de una organización, creado para desempeñar funciones de gestión para un portfolio de proyectos, que hacen que la organización y sus proyectos sean más eficientes. Administración de recursos Integración de planes de trabajo Administración de proyectos Administración de documentos Control de Avance PMO Implantación de sistemas! Administración de tiempos y presupuestos Administración de riesgos, problemas y cambios Administración de acuerdos y compromisos Fuente: IBM Project Center of Excellence Estándares Entregables Satisfacción del cliente Minimiza riesgos 7

8 Creación de un equipo de trabajo mixto Program Office Leader Change Process Manager Program Administrators Program Support Program Controller Project A Business Leader Supplier Delivery Mgr Project B Business Leader Supplier Delivery Mgr Project C Business Leader Supplier Delivery Mgr VWA ITP Project D Business Leader Supplier Delivery Mgr PMO Supplier VWA Business Unit Project E Business Leader Supplier Delivery Mgr System Delivery Supplier Project F Business Leader Supplier Delivery Mgr 8

9 Utilización de las 12 dimensiones del PMI para gestión y reporting de la PMO Visión general Program Office Planning & Monitoring Comm. & Reporting Issues Change Control Contract & Fin. Mgmt. Resource Document Infrastructure Quality Risk Benefits Knowledge Out of the PMO Scope Under control Warning Need urgent action 9

10 Utilización de las 12 dimensiones del PMI para gestión y reporting de la PMO Visión general Program Office Planning & Monitoring Comm. & Reporting Issues Change Control Contract & Fin. Mgmt. Resource Document Infrastructure Quality Risk Benefits Knowledge Out of the PMO Scope Under control Warning Need urgent action 10

11 Reporte específico de cada una de las dimensiones EJEMPLO Planning & Monitoring Planning & Monitoring Contract & Fin. Mgmt. Quality Comm. & Reporting Resource Risk Issues Document Benefits Change Control Infrastructure Knowledge Planning and Monitoring: Monitoring planned program tasks and milestones to determine whether plans are being adhered to, including dependencies between program projects. Current Assessment Ad Hoc = Red Scope A baseline scope framework (with 9 major tasks: Process, Hardware etc and 27 sub tasks) is done. Progress / completion for each sub task for each project is measured. Schedule A baseline schedule has been developed by the PMO in MSProject but is not yet a working tool with the PIOs. The program has a delay in the FIS project related with the CSI purchasing. Budget A baseline budget is 75% complete but some projects are being completed by K-SI without budget yet approved and without signed DLVs. Tasks Required To achieve Defined, Managed & Measurable = green Scope 1. A basic WBS format for each project to be developed at the program level to be developed then used to monitor 3 basic deliverable completion conditions; Schedule Completed (Blue); Not Completed (White) Not Required (Grey) 2. All PIOs and Project Administrators to use and update the MS Project Schedule and % Complete tracking status reviewed in a weekly meeting and updated weekly. Budget 3. The baseline Budget is 100% complete with input of PIO and no work begins on any project until budget is approved by VWA Controlling. 11

12 Para la estrategia de IT se utilizó el mapa de componentes para el negocio útil como modelo para identificar nivel de madurez de la situación actual y oportunidades de mejora / transformación de IT. Planear Planear y y Controlar Controlar Desarrollar Desarrollar Operar Operar Relacionamiento con los Clientes de TI Estrategia de Negocio de TI Administración del Negocio de TI Robustez / Elasticidad Información Desarrollo de Servicios y Implementación de Servicios y Operación y Soporte de Servicios Operación Operación Táctico Táctico Estrategia Estrategia Dirección Control Ejecución Inteligencia de Clientes Identificación de Necesidades Planeación de Mercado y Comunicaciones Asesoramiento Consultivo Planeación de Demanda y Desempeño de Servicios Venta de Servicios y Análisis del Desempeño de Servicios Estrategia de TI y Modelo de Gobierno Estrategia del Portfolio de TI Arquitectura Corporativa Estrategia de Gestión de Servicios Sistema de Control de la Gestión de TI Gestión del Valor del Portfolio de TI Innovación Tecnológica Gestión de Proyectos de TI Gestión del Conocimiento de TI Modelo de Negocios de TI Control Financiero y Contabilidad Administración de sites & facilities Gestión de RH Selección y relacionamiento con Proveedores Compras y Contratos Coordinación de Servicios de Proveedores Contratos y Precios con Clientes Estrategia de Gestión de Riesgos y Cumplimiento Estrategia de Robustez / Elasticidad Control de Riesgos y Cumplimientos Planeación de la Operación continua del negocio Seguridad, Privacidad y Protección de Datos Análisis de Cumplimientos del negocio Operación de la Robustez / Elasticidad Procesamiento de Identidad de Usuarios y Accesos Estrategia de Información Arquitectura de Información Planificación y control del ciclo de vida de la información Contenidos de Información Estrategia de Desarrollo Planeación del Ciclo de Vida de los Servicios y Arquitectura de Servicios y Construcción y Prueba de Servicios y Mantenimiento y Prueba de Servicios y Estrategia de Implementación Planeación de la Implementación de Servicios y Control de Cambios Implementación de Tecnología Roll-out de Servicios y Estrategia para la Operación de Servicios Estrategia para Soporte a los Servicios de TI Control de la Operación de Servicios Planeación de Recursos de Infraestructura Planeación de los Servicios de Soporte Operación de Servicios Administración de Recursos de Infraestructura Operación del Soporte 12

13 Change El track de Change incluyo las actividades de: Gestión de capacitación Definicion de los nuevos roles de IT Gestión de comunicación Gestión de stakeholders 13

14 IBM Presentation Template Full Version Contenido Principales necesidades del negocio Estructura de la solución Resultados obtenidos Source: If applicable, describe source origin 14

15 Resultados obtenidos La implementación de los 120 sistemas se realizó on time y on budget. Se contribuyó a mejorar la madurez y desarrollo de la organización de IT, y al logro de los objetivos y beneficios del área y del negocio. Se mejoró la confianza del Grupo en la gestión de proyectos local. Se mejoró el nivel de la organización y se estructuró la organización de IT hacia las nuevas necesidades del negocio. Se dejó establecida la metodología de project management. Se homogeneizaron conocimientos dentro de la nueva organización de IT. 15

16 MUCHAS GRACIAS!!!!!

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