GRUPO DE PROCESOS DE: INICIACIÓN. 1

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1 GRUPO DE PROCESOS DE: INICIACIÓN 1

2 GRUPO DE PROCESOS Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos Cuarta Edición - PMBOK

3 Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos Cuarta Edición - PMBOK

4 Origen de los Proyectos. Criterios de Selección de Proyecto. Recolectar información histórica. Determinar los Objetivos del Proyecto. Iniciación Determinación preliminar de los entregables del proyecto. Determinación preliminar de las limitaciones y suposiciones del proyecto. Determinar las necesidades del negocio. Desarrollo de la descripción del producto, servicio o resultado deseado. Definir las responsabilidades del Gerente del Proyecto. Determinación preliminar de los recursos que se necesitan en el proyecto. Completar el Acta de Constitución del Proyecto. Identificación de los Interesados.

5 ORIGEN DE UN PROYECTO: GRUPO DE PROCESOS DE INICIACIÓN Los proyectos tienen su origen en alguna de las siguientes fuentes: Planeación Estratégica Ideas (Otras fuentes) Demanda del mercado Necesidades del negocio Requerimientos de clientes Avance tecnológico Necesidad legal, social Conflictos, Iniciativas Individuales y Colectivas El proyecto es una respuesta a una necesidad! 5

6 Grupo de Procesos de: Iniciación Criterios para Seleccionar Proyectos: Estándares y métricas para seleccionar y priorizar proyectos Cualitativos: Alineamiento estratégico Cuantitativos: Periodo de Recuperación Flujo de Caja Descontado Valor Presenta Neto Tasa Interna de Retorno Técnicas de Evaluación: Es un enfoque sistémico usado para analizar el valor de un proyecto propuesto OBJETIVO: Responder a las preguntas 1. Podemos hacer el proyecto? 2. Tiene sentido el proyecto para nosotros? 6

7 Proceso: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto 7

8 Proceso: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto El Acta de Constitución del Proyecto es un: Documento emitido por el iniciador o patrocinador del proyecto que autoriza formalmente la existencia de un proyecto, y le confiere al director de proyectos la autoridad para aplicar los recursos de la organización a las actividades del proyecto (Guía del PMBOK ) 8

9 Proceso: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Este documento incluye como mínimo: 1. Propósito del Proyecto 2. Descripción del Proyecto 3. Alcance 4. Objetivos 5. Requerimientos del Proyecto 6. Entregables 7. Costos 8. Recursos Esta acta de Constitución vincula el proyecto al trabajo continuo de la organización y autoriza el proyecto.

10 Proceso: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Conceptos Activos de los Procesos de la Organización: Normas, Políticas y Procedimientos para realizar el trabajo Guías, instrucciones de trabajo, criterios de evaluación de propuestas y criterios de medición del rendimiento. Plantillas: Riesgo, Estructura de Desglose del Trabajo, Cronograma, etc. Bases de datos de conocimientos, Archivos de proyectos Factores Ambientales de la Empresa: Normas gubernamentales o industriales Infraestructura de la organización Condiciones del mercado

11 Proceso: Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto Conceptos Entregables ("deliverables"). Son los productos intermedios que generan las fases o hitos del proyecto. Pueden ser bienes materiales (componentes, equipos, herramientas, etc.) o inmateriales (documentos, software, conceptos, servicios, etc.). Los entregables permiten evaluar la marcha del proyecto mediante comprobaciones de su adecuación o no a los requisitos funcionales y de condiciones de realización previamente establecidos. La característica más importante de un entregable en un proyecto es su singularidad, es único e irrepetible.

12 Proceso: Identificar Interesados (Stakeholders) 12

13 Proceso: Identificar Interesados (Stakeholders) Patrocinador (Sponsor) Clientes - Usuarios (Customer) Gerente de Proyectos (PM Project Manager) Oficina de Proyectos (PMO: Project Management Office) Comite de Control de Cambios (CCB Change Control Board) Gerentes Funcionales (Functional Manager) Miembros de Equipo (Team Members) Otros: Analistas del negocio, Gobierno, Vendedores, Público en general, Personas y organizaciones involucrados activamente con el proyecto, cuyos intereses pueden verse afectados de manera positiva o negativa. 13

14 Proceso: Identificar Interesados (Stakeholders) Se refiere a la identificación apropiada de los interesados, la determinación de sus requisitos y expectativas y la gestión efectiva de sus influencias para la exitosa consecución del proyecto. Proceso de Gestión de los Interesados 1. Identificación de los interesados. 2. Evaluación de sus conocimientos y habilidades. 3. Analizar el proyecto para determinar qué sus expectativas estén cubiertas. 4. Mantenerlos informados e involucrados en el proyecto. 5. Envolverlos en la aprobación de entregables, así como en la aprobación del cierre del proyecto.

15 Proceso: Identificar Interesados (Stakeholders) Puntos Importantes 1. La Gestión de los Interesados es una tarea pro-activa. 2. Es necesario un análisis detallado de las necesidades y expectativas de estos. 3. Usted debe determinar el nivel de su influencia (alto, medio o bajo). 4. Utilice efectivamente su influencia para resolver conflictos o tomar decisiones referente a cambios qué impacten negativamente al proyecto.

16 Proceso: Identificar Interesados (Stakeholders) La influencia de los interesados es mayor al comienzo de los proyectos y luego decae a medida que el proyecto avanza. El costo de los cambios al finalizar del proyecto es sumamente alto.

17 Ejemplo: Identificación y Clasificación de Interesados Usted ha sido asignado como Gerente de Proyectos para el Proyecto de Cambios Institucionales. Este proyecto es especialmente difícil porque hay muchos gerentes que serán impactados y por lo tanto no apoyan el proyecto. Haga un análisis de los siguientes interesados: 1. Juan Pérez, Gerente de Recursos Humanos, posee un bajo interés en el proyecto; sin embargo, es pieza clave en la determinación de los requisitos del proyecto; tiene una altísima influencia; se rumora que es muy difícil de trabajar con él. 2. Ángela Carrasco, Gerente de Finanzas, posee un alto interés en el proyecto, tiene muchísima influencia; sin embargo ha dicho públicamente que no apoya el proyecto. 3. Pedro Hernández, Gerente de Logística, posee un interés moderado en el proyecto; alta influencia porque ya ha identificado una serie de riesgos potenciales; apoya el proyecto. 4. Sonia Barrera, Gerente de Ingeniería, posee un interés moderado en el proyecto; esta muy preocupada de cuáles son sus tareas y como completarlas sin que sus otros compañeros se sientan amenazados por los cambios. 5. Fernando Suarez, Asistente del Gerente de Recursos Humanos, posee un interés moderado en el proyecto, muchísima influencia; es responsable de muchas tareas de suma importancia para la exitosa consecución del proyecto.

18 Ejemplo: Identificación y Clasificación de Interesados 18

19 Ejemplo: Identificación y Clasificación de Interesados 19

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