PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE DE LICENCIAS ORDINARIAS Y PERMISOS
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- María del Carmen Redondo Rodríguez
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1 Revisó: Jefe División Recursos Humanos Profesional Profesional Planeación PROCEDIMIENTO PARA TRÁMITE DE LICENCIAS ORDINARIAS Y PERMISOS Aprobó: Rector Página 1 de 6 Fecha de aprobación: Enero 24 de 2008 Resolución N 032 OBJETIVO ALCANCE Tramitar licencias ordinarias y registrar los permisos correspondientes a los docentes de planta de la Universidad. Aplica para el personal docente vinculado de planta a la Universidad. NORMATIVIDAD Acuerdo Consejo Superior 063 de 1994 Reglamento del Profesor (norma de aplicación directa al personal de planta) DEICIONES Licencia ordinaria: Un profesor se encuentra en licencia cuando transitoriamente, por solicitud propia, y por un término definido (mayor a tres días hábiles y menor de 90 días), se separa del ejercicio de su cargo sin obtener remuneración alguna. Permiso: Cuando medie justa causa, el profesor puede solicitar por escrito permiso remunerado hasta por tres días hábiles.
2 Página 2 de 6 CONSIDERACIONES Los permisos de un día son autorizados por el jefe inmediato. Los permisos de dos a tres días son autorizados por el superior del jefe inmediato, previo visto bueno del jefe inmediato. Las licencias ordinarias son autorizadas por el Rector, previo visto bueno del jefe inmediato. Los profesores tienen derecho a licencia ordinaria por expresa solicitud, sin remuneración, hasta por sesenta días al año, continuos o discontinuos, y prorrogables hasta por treinta (30) días más, para un máximo posible de (90) días. La licencia ordinaria no puede ser revocada, aunque puede en todo caso ser renunciada por el beneficiario. Las licencias por enfermedad o por maternidad no corresponden al tipo de licencia ordinaria de que trata este procedimiento.
3 Página 3 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO Solicitud escrita 1. Si es un permiso, diligencia el formato correspondiente (FTH.39). Si es una licencia ordinaria, realiza solicitud escrita en comunicación dirigida al Rector. FTH.39 Solicitud de Permiso Es permiso? No 1 Pág 4 Si Es de un día? No 2 Pág 4 Si Visto bueno jefe inmediato 2. Entrega al jefe inmediato el permiso para ser visado. Envía a la División de Recursos Humanos 3. Envía a la División de Recursos Humanos el permiso visado por el jefe inmediato. Registra datos 4. Registra información sobre el permiso en el Sistema de Información de Recursos Humanos. Auxiliar Administrativo
4 Página 4 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 Da visto bueno 5. Recibe solicitud de permiso del docente y da visto bueno, y lo envía al Decano Director de Escuela o Departamento Da visto bueno 6. Recibe solicitud de permiso remitida por el Director de Escuela o Departamento y da visto bueno. Decano Envía solicitud tramitada 7. Envía a la División de Recursos Humanos la solicitud tramitada para su registro. Registra datos 8. Recibe la solicitud de permiso enviada por el y la registra en el Sistema de Información. Auxiliar Administrativo 1 Da visto bueno a comunicación escrita 9. En caso de licencias, da visto bueno a la comunicación escrita relacionada con la licencia. Director de Escuela o Departamento Da visto bueno 10. Da visto bueno a la comunicación escrita relacionada con la licencia previo visto bueno del jefe inmediato y la envía a la División de Recursos Humanos. Rector Revisa cumplimiento de requisitos 11. Revisa cumplimiento de requisitos para el otorgamiento de la licencia, tales como el número de días que le quedan de licencias en el año y la duración máxima de 60 días de licencias prorrogables. Profesional y Auxiliar Administrativo 2
5 Página 5 de 6 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.I. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA 2 No Cumple requisitos? Si Comunica al 12. Comunica al sobre la negación de la licencia y se da por finalizado el procedimiento. Rector Elabora proyecto de resolución Envía a Secretaría General documentación 13. Elabora proyecto de resolución y lo envía a Asesoría Jurídica para su revisión. 14. Envía a la Secretaría General la documentación para la expedición de la resolución. Profesional y Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo - Expide Resolución 15. Expide la resolución, la cual debe ser firmada por el Rector. Secretaría General y Rector Resolución de licencia Archiva copia de la Resolución Registra datos Recibe notificación 16. Recibe Resolución de Secretaria General y archiva en la hoja de vida 17. Recibe Resolución de Secretaría General y registra información sobre la licencia como una novedad en el sistema de información para incluirle en el proceso de liquidación de nómina. Auxiliar Administrativo - Profesional de Nómina 18. Recibe notificación del docente comunicando su reintegro. Profesional de Nómina
6 TALENTO HUMANO / ASUNTOS PERSONAL DOCENTE Página 6 de 6 DEICIONES CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Enero 24 de 2008 Creación del Documento 02 Abril 14 de 2008 Aclaración y ampliación de consideraciones, adición de actividades (revisión de cumplimiento de requisitos, comunicación sobre la negación de licencia y expedición de resolución de licencia) e inclusión de registros (formato FTH.39 y resolución de licencia)
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