PLAN DE GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

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1 2013 AUTORIDAD NACIONAL DE ACUICULTURA Y PESCA - AUNAP PLAN DE GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN IMPLEMENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA Oficina de Generación del Conocimiento y la Información Dirección General - Planeación

2 Contenido Presentación... 2 I. Marco General del Nuevo Modelo de Gobierno en Línea... 3 II. Planeación para la implementación de le estrategia GEL en la AUNAP... 8 III. Desarrollo de los componentes de GEL en la AUNAP Elementos transversales Información en línea Interacción en Línea Transacción en Línea Transformación Democracia en Línea... 17

3 Presentación El Estado desarrolla nuevas formas de usar las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones para producir cambios que generen nuevo y mayor valor en la forma de operar, así como en la prestación de trámites y servicios. Para ello las entidades públicas deberán tener en cuenta temas que el Gobierno Nacional ha declarado como prioritarios para la masificación de la política de Gobierno en Línea, como: Provisión de trámites y servicios por múltiples canales y uso de tecnologías de información y comunicaciones en los procedimientos administrativos; Interoperabilidad, cadenas de trámites y ventanillas únicas virtuales; Tecnología y ambiente; y Datos y gobierno abierto. Para llevar a cabo estas acciones, a partir de la entrada en vigencia del Decreto 2693 de 2012 las entidades deberán iniciar el proceso de disposición de datos a la ciudadanía en general de forma gratuita, de acuerdo con los plazos y lineamientos para la implementación de Datos Abiertos en Colombia, definidos por el Programa GEL. En este sentido la AUNAP avanzará progresivamente en la implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea-GEL teniendo en cuenta las condiciones técnicas, administrativas, legales y financieras de la entidad y de acuerdo con los diferentes niveles de madurez y los porcentajes y plazos establecidos, señalados en el decreto antes mencionado. Como el modelo GEL está constituido por componentes y por niveles de madurez, la AUNAP ha programado en su Plan de Gestión de Tecnologías de le Información el proceso de implementación del programa, detallando en el contenido del Plan el avance en los siguientes pasos: a) Información en línea b) Interacción en línea c) Transacción en línea d) Transformación e) Democracia en línea f) Elementos transversales Los niveles de madurez de cada componente de GEL mostrarán el avance de la AUNAP en la implementación del programa, estos nivel son: Inicial, básico, avanzado, y mejoramiento permanente. Como la AUNAP es una entidad creada recientemente y se encuentra en proceso de conformación y estructuración, el avance para el 2013 podrá no estar acorde con respecto al cronograma propuesto en el Decreto 2693 de El Director General de la entidad, como responsable de coordinar la implementación y desarrollo de la Estrategia de Gobierno en Línea, junto con la Oficina de Generación del Conocimiento y la

4 Información, se encargarán de liderar la estrategia GEL y Antitrámites, y de realizar el seguimiento y verificación del cumplimiento de lo establecido en el Decreto antes mencionado. Bajo el esquema propuesto anteriormente, el Plan de Gestión de Tecnologías de la Información se presenta como el conjunto de objetivos, metas, actividades, recursos, responsables y plazos definidos, tendientes a garantizar la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea en la entidad. De esta manera la AUNAP apoyará la estrategia del Gobierno Nacional para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, con el fin de contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo y que preste mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad. I. Marco General del Nuevo Modelo de Gobierno en Línea De conformidad con los nuevos retos que se deben abordar, la AUNAP ha tomado el Manual de Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones-MinTIC para establecer los cronogramas de trabajo que nos lleven a la implementación de la Estrategia GEL en la entidad. El manual proyecta la siguiente visión a 2015 para las entidades públicas a del nivel nacional: En el año 2015 la ciudadanía en general tendrá acceso de forma oportuna a más y mejor información bajo un esquema de comunicación en doble vía y de rendición de cuentas permanente y en tiempo real, lo cual permitirá una mejor participación en el proceso de toma de decisiones y un mejor ejercicio del control social. De igual forma, la ciudadanía no tendrá la necesidad de hacer filas ni asistir personalmente a las entidades para llevar a cabo sus trámites y recibir los servicios del Estado, generando una relación más fácil, con menores costos y que genere mayor confianza y satisfacción. Lo anterior será logrado gracias a que las entidades se habrán transformado en entidades digitales abiertas, pues habrán incorporado las TIC de forma transversal en su operación tradicional, transformando su funcionamiento interno y la relación con sus usuarios. Para esto las entidades contarán con sedes electrónicas, en donde se dispondrá de acceso multicanal a toda la información, así como a la gestión en línea de trámites y servicios, observando permanentemente las condiciones de accesibilidad, usabilidad, calidad, seguridad, reserva y privacidad. Igualmente, se habrá creado una cultura de colaboración y participación, en donde se intercambiará activamente información por medios electrónicos entre entidades, se construirán políticas y estrategias con la participación electrónica de actores clave, y existirán las condiciones para que terceros creen nuevos servicios que generan valor a la ciudadanía.

5 Asimismo, la entidad habrá reducido al menos el 30% de su consumo de papel a la vez que aumentará su eficiencia debido a la optimización y uso de medios electrónicos en sus procesos y procedimientos. Lo anterior estará sustentado en el conocimiento de las necesidades de los usuarios, la adopción de nuevas tendencias tecnológicas y la implementación de buenas prácticas, generando así un esquema de innovación y mejoramiento permanente. Bajo esta visión, se enmarcan una serie de acciones prioritarias a realizar que permitirán la masificación del Gobierno en Línea y que orientan el accionar de la entidad para implementar la estrategia. Los temas prioritarios que se definen en el Decreto 2693 de 2012, son:

6 Para el cumplimiento de estos temas prioritarios el Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones- MinTIC ha definido el método a seguir por parte de las entidades, el cual está compuesto por los siguientes componentes: 1) Información en línea: Disponer para los diferentes tipos de usuarios un acceso electrónico a toda la información relativa a su misión, planeación estratégica, trámites y servicios, espacios de interacción, ejecución presupuestal, funcionamiento, inversión, estructura organizacional, datos de contacto, normatividad relacionada, novedades y contratación observando las reservas constitucionales y legales, cumpliendo todos los requisitos de calidad, disponibilidad, accesibilidad, estándares de seguridad y dispuesta de forma tal que sea fácil de ubicar, utilizar y reutilizar. 2) Interacción en línea: Habilitar herramientas de comunicación de doble vía entre los servidores públicos, organizaciones, ciudadanos y empresas. Igualmente. habilitan servicios de consulta en línea y ofrecen mecanismos en línea que acercan a los usuarios a la

7 administración, le posibilitan contactarla y hacer uso de la información que proveen las entidades públicas por medios electrónicos. 3) Transacción en línea: Disponer sus trámites y servicios para los diferentes tipos de usuarios, los cuales podrán gestionarlos por diversos canales electrónicos, a través de ventanillas únicas, permitiéndoles realizar desde la solicitud hasta la obtención de la decisión o del servicio, sin la necesidad de aportar documentos que reposen en cualquier otra entidad pública o privada que cumpla funciones públicas. Lo anterior haciendo uso de autenticación electrónica, firmas electrónicas y digitales, estampado cronológico, notificación electrónica, pago por medios electrónicos, expedientes electrónicos, actos administrativos electrónicos y archivos electrónicos. 4) Transformación: Realizar cambios en la manera de operar para eliminar límites entre sus dependencias y con otras entidades públicas, intercambiando información por medios electrónicos haciendo uso del lenguaje común de intercambio de información, lideran o participan en cadenas de trámites en línea. Así mismo, la entidad automatiza sus procesos y procedimientos internos e incorpora la política de cero papel. 5) Democracia en línea: Crear un ambiente para empoderar a los ciudadanos e involucrarlos en el proceso de toma de decisiones. El ciudadano participa activa y colectivamente en la toma de decisiones de un Estado totalmente integrado en línea. Igualmente, las entidades públicas incentivan a la ciudadanía a contribuir en la construcción y seguimiento de políticas, planes, programas, proyectos, la toma de decisiones, el control social y la solución de problemas que involucren a la sociedad en un diálogo abierto de doble vía. 6) Elementos transversales: Conocer sus diferentes grupos de usuarios, han identificado sus necesidades e investigan permanentemente sobre los cambios en las tendencias de comportamiento, para aplicar este conocimiento a sus diferentes momentos de interacción. De igual forma, las entidades tienen identificada la cadena de valor de sus procesos, cuentan con una caracterización actualizada de la infraestructura tecnológica y han establecido un plan de ajuste permanente. Así mismo, cuentan con una política de seguridad que es aplicada de forma transversal y mejorada constantemente. Finalmente, han incorporado el Gobierno en línea como parte de la cultura organizacional y elemento de soporte en sus actividades misionales. El Decreto 2693 de 2012 establece los siguientes plazos para que las entidades públicas del orden nacional implementen los seis componentes la Estrategia GEL:

8 Para el monitoreo y evaluación del avance a la implementación de la Estrategia las entidades públicas deben adelantar las acciones pertinentes, realizar mediciones de impacto del uso y beneficio del Gobierno en Línea en sus usuarios y/o ciudadanos, de acuerdo con las metodologías y lineamientos respectivos definidos por el Ministerio TIC. Este resultado de avance será publicado por MInTIC como el índice de GEL. Adicional a este Índice, el Ministerio TIC y las entidades podrán identificar el grado de madurez en la implementación de lo establecido en los Manuales de Gobierno en línea, los cuales están determinados por el cumplimiento de la implementación de la Estrategia, así como por la obtención de resultados, y la generación de impacto y beneficios para los ciudadanos y usuarios. Los niveles de madurez indican el estado de evolución de la implementación de la Estrategia y sirven como referente para establecer el avance en términos generales en cada uno de los componentes: Inicial: nivel en el cual se cuenta con las condiciones institucionales, en términos tecnológicos, humanos, normativos, presupuestales y de planeación para habilitar cada uno de los componentes. Básico: nivel en el cual hay evidencia de prestación de trámites y servicios en línea. Existe entendimiento dentro de la entidad pública sobre los objetivos y beneficios del uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en la apertura de información, en los procedimientos administrativos y en la interacción y prestación de servicios eficientes a los usuarios y ciudadanos que han sido caracterizados. Avanzado: nivel en el cual se masifica la prestación de trámites y servicios en línea de acuerdo con las necesidades identificadas de los ciudadanos y usuarios. El Gobierno en Línea está institucionalizado, es parte de la rutina diaria y la cultura del sujeto obligado y los procesos de rendición de cuentas y participación ciudadana en línea para la toma de decisiones que se realizan con frecuencia. Mejoramiento permanente: nivel en el cual hay interiorización, innovación y réplica de experiencias exitosas en cuanto al Gobierno en línea. La entidad cuenta con datos abiertos a partir de los cuales se han generado servicios de valor agregado para los ciudadanos; implementa permanentemente acciones de mejora para garantizar la satisfacción de las

9 necesidades de sus usuarios y de la ciudadanía en general, tanto en la prestación de servicios como en la discusión de políticas y promoción del control social. II. Planeación para la implementación de le estrategia GEL en la AUNAP Teniendo en cuenta que la Estrategia de Gobierno en línea se constituye en un elemento transversal para el cumplimiento de los objetivos de las políticas de Desarrollo Administrativo, los requerimientos asociados a la Estrategia, están incluidos en los criterios que hacen referencia al uso de medios electrónicos descritos en cada una de las políticas que componen el Plan de Acción 2013 de la AUNAP en donde se incorpora el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. En este sentido, en todos los escenarios o criterios donde se hace referencia al uso de las TIC, ya sea para visibilizar información, interactuar con la ciudadanía, mejorar procesos de gestión, racionalizar trámites o mejorar los procesos de rendición de cuentas, se incorporan los lineamientos definidos por el Gobierno en Línea. Paralelo a la ejecución del Plan de Acción 2013 se trabajará en el Plan de Gestión de Tecnologías de la Información de la AUNAP que se desarrolla en este documento. III. Desarrollo de los componentes de GEL en la AUNAP 3.1. Elementos transversales El objetivo de este componente es incorporar el Gobierno en Línea como parte de la cultura y de la estrategia de innovación organizacional. Actividades y criterios para implementar este componente Actividad 1: Institucionalizar la Estrategia de Gobierno en Línea (30%). - Comité o instancia de implementación del GEL (7,5%): Dado el alcance de la Estrategia GEL se debe crear un Comité o una instancia responsable de la implementación de la estrategia. El Decreto 2482 de 2012 orienta sobre la creación de un solo Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, instancia que asumirá está tarea. - Planeación del GEL (7,5%): Se trata de incorporar la Estrategia GEL a la planeación estratégica sectorial del GEL con un peso de 2.5% y la planeación institucional del GEL a través del Plan de Acción con un peso del 5%. - Estrategia de apropiación (7,5%) : esta estrategia se compone de 3 elementos a) Capacitación en GEL (4%), para institucionalizar el conocimiento del GEL incluyendo el tema en el plan de capacitación para los servidores públicos, la cual puede ser acorada con MinTIC (Ver Manual para la Implementación de GEL, pág 36); b) Realizar acciones de promoción y divulgación en los diferentes temas de GEL (2,5%), c) Mejoramiento (1%), con

10 base en los resultados de la implementación del esquema de monitoreo y evaluación la entidad realiza acciones de mejoramiento. - Monitoreo y evaluación (7,5%): La entidad implementa un esquema de monitoreo y evaluación (5,5%), para ello se definirá la metodología, indicadores, herramientas, periodicidad, levantamiento de línea base que permita medir el ahorro en tiempos y costos a la entidad y usuarios (ver pág. 37 del Manual de GEL, también Gobierno como plataforma y Colaboración en la web Adicionalmente la entidad debe reportar los avances en el instrumento de Monitoreo y Evaluación de MinTIC (2%). Actividad 2: Centrar la atención en el usuario (30%). - Caracterización de los usuarios (15%): Se realizará un estudio que permita conocer las sus características y necesidades de interacción (Ver guía para la caracterización de usuarios en - Estrategia de promoción (5%): Se realizarán actividades de promoción (web, redes, mercadeo) dirigidas a los usuarios, sobre los servicios implementados, los espacios de participación, la oferta de información en web y los datos abiertos disponibles. - Accesibilidad (5%): La entidad revisará los establecido en la Norma NTC 5854 para programar su ejecución y cumplimiento el nivel de conformidad A, AA o AAA en todos sus desarrollos web, para hacerlos exigibles en los contratos con terceros (tener en cuenta el sitio web Accesibility Initiative También revisará el documento de trabajo Guía de lenguaje ciudadano para la administración pública colombiana, del DAFP con el fin de implementar un lenguaje claro al ciudadano. - Usabilidad (5%): Se realizará una estandarización en la prestación de los servicios por los diferentes canales, así como una integración de los espacios de interacción. Se seguirán la directrices básicas y complementarias del sitio web de la entidad, para ello se revisará el documento Lineamientos y metodologías en usabilidad para el GEL. Adicionalmente se revisarán los estándares del sitio web (ver pág. 41 del Manual de GEL). Actividad 3: Implementar un sistema de gestión de tecnología (15%) - Planeación del ajuste tecnológico (10%): Se realizará un análisis y caracterización de la infraestructura (4%) con el fin de determinar las condiciones tecnológicas de la entidad y definir los ajustes a que haya lugar (Ver anexo 2 del documento Lineamientos para la implementación de modelo de seguridad de la información 2.0 en Con base en este análisis de infraestructura se diseñará una estrategia para mejorarla (4%). Finalmente la entidad implementará un programa de correcta disposición de residuos tecnológico (2%), (ver Resoluciones 1511 y 1297 de 2010 de Minambiente). - Protocolo de Internet IPv6 (5%): La entidad definirá su plan de transición a IPv6, lo implementa y lo monitorea (Ver http//:mintic.gov.co).

11 Actividad 4: Implementar un Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (25%) - Sistema de Gestión de Seguridad de la Información: La entidad establecerá un sistema de gestión de seguridad de la información. Para ello realizará el ciclo de planear, hacer, verificar y actuar (ver pág. 43 y 44 del Manual GEL). El cronograma para la implementación de componente según el Manual de Implementación de la Estrategia GEL, comienza desde el 2012 con un avance del 50%, para el 2013 con avance del 75%, el 2014 un 90% y el 2015 un 100%. En este sentido la AUNAP se encuentra rezagada con respecto al avance del 2013, porque en el 2012 el avance fue mínimo; por lo tanto se propone avanzar en el 2013 en un 60% de acuerdo a la capacidad de la entidad, las herramientas y presupuesto con las que cuenta. Con el fin de avanzar en el 2013 sobre este componente se presenta el siguiente cronograma de actividades: Actividad Criterio Avance según Decreto 2693 de 2012 % avance Avance propuesto por la AUNAP Fecha de cumplimi ento Responsable 1 2 Institucionalizar la estrategia de Gobierno en Línea Centrar la atención en el usuario Comité o Instancia responsable de GEL Planeación del Gobierno en Línea Estrategia de apropiación Monitoreo y evaluación Caracterización de los usuarios Estrategia de promoción 7,5% 7,5% jul-13 7,5% 7,5% jul-13 30,0% 30,0% 7,5% 7,5% dic-13 7,5% 7,5% dic-13 15,0% 15,0% dic-13 75,0% 5,0% 5,0% dic-13 30,0% 20,0% Accesibilidad 5,0% 0,0% Dirección General - Planeación Dirección General - Planeación OGCI- Talento Humano OGCI - Planeación OGCI - Comunicaciones OGCI - Comunicaciones Usabilidad 5,0% 0,0% 3 Implementar un sistema de gestión de T.I. Planear el ajuste 10,0% 10,0% tecnológico 15,0% Protocolo IPv6 5,0% 0,0% 10,0% dic-13 OGCI 4 Implementar un sistema de gestión de seguridad de la información (SGI) Sistema de gestión de seguridad de la información 25,0% 25,0% 0,0% 0,0% Total avance componente 1 - GEL 100,0% 100,0% 75,0% 60,0% 60,0%

12 3.2. Información en línea El objetivo de este componente es garantizar, a través de la sede electrónica, el acceso de la ciudadanía a toda la información relativa a temas institucionales, misionales, de planeación, espacios de interacción, datos abiertos y gestión en general observando las reservas constitucionales y de ley, cumpliendo todos los requisitos de calidad, disponibilidad, accesibilidad y estándares de seguridad. La información mencionada estará dispuesta de forma tal que sea fácil de ubicar y utilizar. Actividades y criterios para implementar este componente Actividad 1: Publicación de información (57%) - Implementación de la Política editorial y de actualización (8%): La entidad definirá una política para la provisión de información a través de medios electrónicos, para ello se realizará una política editorial y de actualización sobre los contenidos de sus sitios web, la periodicidad y responsables. - Publicación de información (40%): Se publicará información básica (2%), información en audio y video (2%), información principal en otro idioma (4%), información adicional en otro idioma (3%) y se realizarán acciones de mejoramiento (4%) en el proceso de publicación de la información (ver pág. 45 y 46 de Manual de GEL). - Acceso multicanal (9%): Se dispondrá de un sitio para acceso vía móvil o una aplicación para dispositivos móviles con la información de la entidad. También se proveerá información a través de Televisión Digital Terrestre (1%). Actividad 2: Publicación de datos abiertos (43%) - Inventarios de información (12%): Se realizará un inventario (7,2%) de la información que posea la entidad para determinar los que se van a publicar como datos abiertos (datos primarios (sin procesar) puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones), para ello se tomarán como guía los Lineamientos para la implementación de Datos Abiertos en Colombia la Guía para apertura de Datos Abiertos de MinTIC en Luego se publicará el inventario en el sitio web de la entidad (4,8%). - Apertura de datos (31%): Se realizará un ejercicio de priorización con el inventario de información, para determinar un plan de apertura, luego se documentarán los datos (5%) a través de una ficha con la descripción de los metadatos y finalmente se preparará el archivo con el conjunto de datos a cargar en un formato estructurado (5%) y la publicación de los conjuntos de datos (15%) en la plataforma dispuesta por MinTIC en El mejoramiento (3%) se realizará al proceso de publicación de conjunto de datos abiertos.

13 El cronograma para la implementación del componente 2 según el Manual de Implementación de la Estrategia GEL, comienza desde el 2012 con un avance del 50%, para el 2013 con avance del 80%, el 2014 un 95% y el 2015 un 100%. Al igual que el componente 1 la AUNAP se encuentra rezagada con respecto al avance del 2013, porque en el 2012 no se avanzó en el tema; por lo tanto se propone avanzar en el 2013 en un 20% de acuerdo a la capacidad de la entidad, las herramientas y presupuesto con las que cuenta. Con el fin de avanzar en el 2013 sobre este componente se presenta el siguiente cronograma de actividades: Actividad Acciones Avance según Decreto 2693 de 2012 % avance Avance propuesto por la AUNAP Fecha de cumplimiento Responsable Política editorial 8% 0% 1 Publicación de información Publicación de la información 40% 57% 20% dic-13 Acceso multicanal 9% 80% 0% 20% OGCI - Comunicaciones 2 Publicación de datos abiertos Inventario de información Apertura de datos 12% 43% 0% 31% 0% Total avance componente 2 - GEL 100% 100% 80% 20% 20% 3.3. Interacción en Línea El objetivo de este componente es habilitar, implementar e integrar diferentes espacios de interacción con los usuarios a través de la sede electrónica y disponer de opciones de consulta interactiva de información y de soporte en línea. Actividades y criterios para implementar este componente Actividad 1: Habilitar espacios de interacción (50%) - Consulta interactiva de información (20%): Se habilitarán servicios de consulta en línea a bases de datos (13%) que contengan información relevante para el ciudadano y se implementarán aplicativos interactivos (7%) para la consulta de información (Ver Lineamientos de la infraestructura colombiana de datos espaciales y la norma NTC 5854).

14 - Servicios de interacción (30%): Se habilitarán chats (6%) como mecanismos de atención al usuario en línea, se ofrecerá la posibilidad de suscribirse a servicios de información en el sitio web (4%), se creará un registro unificado de usuarios (3%), se ofrecerá posibilidades de suscripción para recibir información a través de telefonía móvil (5%), se dispondrá de encuetas de opinión (3%), de aviso de confirmación (3%) cuando el usuario interactúe con la entidad y se realizarán acciones de mejoramiento en la prestación de servicios de interacción (ver pág. 50, 51 y 52 del Manual de GEL). Actividad 2: Habilitar espacios para interponer peticiones (50%) - Sistema de Contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias (28%): En la sección de Atención al Ciudadano se ofrecerá un enlace de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias mediante un formulario que permitirá identificar el tipo de solicitud. Finalmente se realizarán acciones de mejoramiento (2%) en el sistema de contacto y PQRD (Ver pág.53 del manual de GEL). - Sistema móvil de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias (11%): El sistema de contacto, peticiones, quejas, reclamos y denuncias podrá ser utilizado a través de dispositivos móviles. - Sistema integrado de peticiones, quejas, reclamos y denuncias (11%): Se centralizarán todas las solicitudes y se integrarán a una plataforma unificada. El cronograma para la implementación del componente 3 según el Manual de Implementación de la Estrategia GEL, comienza desde el 2012 con un avance del 60%, para el 2013 con avance del 80%, el 2014 un 95% y el 2015 un 100%. Al igual que los otros componentes la AUNAP se encuentra rezagada con respecto al avance del 2013, porque en el 2012 no se avanzó en el tema; por lo tanto se propone avanzar en el 2013 en un 33% de acuerdo a la capacidad de la entidad, las herramientas y presupuesto con las que cuenta. Con el fin de avanzar en el 2013 sobre este componente se presenta el siguiente cronograma de actividades: Actividad Acciones Avance según Decreto 2693 de 2012 % avance Avance propuesto por la AUNAP Fecha de cumplimi ento Responsa ble 1 2 Habilitar espacio de interacción Habilitar espacios electrónicos Consulta interactiva de información Servicios de interacción Sistema de contacto y PQRD Sistema móvil de contacto y PQRD 20% 50% 30% 0% dic-13 80% 33% 0% 28% 28% 50% 11% 0% OGCI - Comunica ciones

15 Actividad para interponer peticiones Acciones Sistema integrado de PQRD Avance según Decreto 2693 de 2012 % avance Avance propuesto por la AUNAP % 5% Total avance componente 3 - GEL 100% 100% 80% 33% 33% Fecha de cumplimi ento Responsa ble 3.4. Transacción en Línea El objetivo de este componte es ofrecer a través de la sede electrónica todos los trámites y servicios que por su relación costo beneficio puedan ser automatizados y organizar los servicios a través de ventanillas únicas, permitiendo a los usuarios realizar desde la solicitud hasta la obtención del producto de forma totalmente virtual. Actividades y criterios para implementar este componente Actividad 1: Disponer de trámites y servicios en línea 100% - Formularios para descarga (5%): La entidad, en concordancia con el artículo 26 del Decreto Ley 019 de 2012, pone a disposición gratuita de los particulares, a través del Portal del Estado Colombiano PEC (haciendo uso del SUIT), todos los formularios cuya diligencia se exija para la realización de los trámites y servicios de acuerdo con las disposiciones legales. - Certificaciones y constancias en línea (15%): La entidad habilita mecanismos electrónicos que permitan obtener totalmente en línea, las certificaciones y constancias que se expidan y que no constituyan un trámite de acuerdo con el Sistema Único de Trámites del Departamento Administrativo de la Función Pública - SUIT. - Trámites y servicios en línea (65%): La entidad automatizará y prestará en línea todos sus trámites (ver Guía nacional para la simplificación, mejoramiento y racionalización de procesos en Se realizará la caracterización de los trámites y servicios de la entidad (7,5%), la automatización (35%), la implementación de canales alternativos para la prestación de trámites y servicios (13,5%) y acciones de mejoramiento en prestación de trámites y servicios (5%) (Ver pág del manual de GEL). - Ventanillas únicas (15%): La entidad organizará la totalidad de trámites y servicios en línea en ventanillas únicas para lo cual realizará la priorización y planeación (5%) de los trámites y servicios, e implementará soluciones para ventanillas únicas (10%), igualmente se tendrá en cuenta el desarrollo que soporte la implementación de lo establecido en el Artículo 9 del Decreto 019 de El cronograma para la implementación del componente 4 según el Manual de Implementación de la Estrategia GEL, comienza desde el 2012 con un avance del 40%, para el 2013 con avance del 70%, el 2014 un 95% y el 2015 un 100%.

16 Al igual que los otros componentes la AUNAP se encuentra rezagada con respecto al avance del 2013, porque en el 2012 no se avanzó en el tema; por lo tanto se propone avanzar en el 2013 en un 8% de acuerdo a la capacidad de la entidad, las herramientas y presupuesto con las que cuenta. Con el fin de avanzar en el 2013 sobre este componente se presenta el siguiente cronograma de actividades: Actividad Acciones Avance según Decreto 2693 de 2012 % avance Avance propuesto por la AUNAP Fecha de cumplimi ento Responsabl e 1 Disponer trámites y servicios en línea Formularios para descarga Certificaciones y constancias 5% 1% 15% 0% 100% 70% 8% dic-13 Trámites y servicios 65% 5% dic-13 Ventanillas únicas 15% 2% dic-13 Total avance componente 4 - GEL 100% 100% 70% 1% 8% OGCI - Comunicacio nes - Planeación 3.5. Transformación El objetivo de este componente es incrementar la eficiencia en la ejecución de todos los procesos internos críticos de la entidad a través del uso de medios electrónicos y reducir por lo menos en un 30% (a 2015) el consumo de papel gracias a la implementación de la política de Cero Papel, así como implementar el intercambio de toda la información relacionada con cadenas de trámites y los requerimientos de otras entidades para el desarrollo de sus funciones. Actividades y criterios para implementar este componente Actividad 1: Hacer uso de los medios electrónicos en procesos y procedimientos internos y estrategia de Cero Papel (45%) - Buenas prácticas (9%): Se implementarán buenas prácticas para reducir el consumo de papel, para esto se tendrá en cuenta el documento de Buenas Prácticas de MinTIC en www. Programa.gobiernoenlinea.gov.co. - Documentos electrónicos (13%): Se incorporarán esquemas de gestión de documentos electrónicos, con base en el análisis de los procesos de la entidad (ver NTC/ISO y la Ley 1437 de 2011). - Procesos y procedimientos internos electrónicos (23%): La entidad realizará la caracterización de los procesos y procedimientos (4%) y se incorporará la política de cero papel y la automatización de procesos. Luego se realizará un análisis, priorización y

17 racionalización de procesos (4%) para automatizar, se automatizan (12%) y se realizan acciones de mejoramiento en la automatización de los procesos. - Cadenas de trámites (27,5%): Para que la experiencia de los usuarios sea completamente en línea, es necesario que cuando un trámite automatizado requiere del producto de otra entidad, este último se pueda gestionar en línea también de forma sincronizada. Para lograr lo anterior la entidad desarrollará un lenguaje común de intercambio (5%); la identificación, análisis, priorización y optimización de cadenas de trámites (5%), la automatización (12,5%), la publicación de los servicios en un catálogo de servicios de intercambio (5%), (ver pág. 65 del Manual de GEL). - Servicios de intercambio de información (27,5%): Se trata de hablar un lenguaje común entre las entidades y para ello se realizarán actividades tendientes a la identificación (3%) de escenarios de interoperabilidad, conceptualizar los elementos de datos (4%), automatizar los servicios (12%), publicar los servicios en el catálogo (4%), hacer uso del RAVEC (2%) y realizar acciones de mejoramiento en el intercambio de información con otras entidades. El cronograma para la implementación del componente 5 según el Manual de Implementación de la Estrategia GEL, comienza desde el 2012 con un avance del 25%, para el 2013 con avance del 70%, el 2014 un 95% y el 2015 un 100%. Al igual que los otros componentes la AUNAP se encuentra rezagada con respecto al avance del 2013, porque en el 2012 no se avanzó en el tema; por lo tanto se propone avanzar en el 2013 en un 22% de acuerdo a la capacidad de la entidad, las herramientas y presupuesto con las que cuenta. Con el fin de avanzar en el 2013 sobre este componente se presenta el siguiente cronograma de actividades: Actividad Acciones Avance según Decreto 2693 de 2012 % avance Avance propuesto por la AUNAP Fecha de cumplim iento Responsabl e 1 2 Hacer uso de medio electrónicos en procesos y procedimientos internos Intercambiar información entre entidades Buenas prácticas 9% Sistema de gestión de documentos Automatización de procesos Cadenas de trámites 27,5% Servicios de intercambio de información 13% 45% 5% 20% dic-13 70% 5% dic-13 23% 10% dic-13 55% 0% 2% dic-13 27,5% 2% dic-13 OGCI - Planeación - Calidad, Secretaría General - Gestión documental Total avance componente 5 - GEL 100% 100% 70% 22% 22%

18 3.6. Democracia en Línea El objetivo de este componente es incrementar la legitimidad, focalización y respuesta a las necesidades de la ciudadanía a través de la conformación de espacios virtuales de participación en la construcción de políticas, planes, programas, proyectos, en la toma de decisiones y en la solución de problemáticas particulares, en un marco de innovación permanente y colaborativa. Actividades y criterios para implementar este componente Actividad 1: Definir la estrategia de participación (15%) - Estrategia de participación por medios electrónicos: La entidad identificará las iniciativas o temáticas para impulsar la participación ciudadana (2%) con el apoyo de medios electrónicos (cronograma, responsables, recursos, actividades, canales electrónicos a utilizar); se establecerá una base de datos para establecer contacto con organizaciones sociales y grupos de interés relacionados con la misión de la AUNAP (1%) para la participación; se realizará la convocatoria (2%); se realizarán acciones de mejoramiento (3%) en los procesos y espacios de participación; se publicará el documento final de la estrategia de participación ciudadana (2%). Actividad 2: Construir de forma participativa las políticas y planeación estratégica 40% - Uso de medios electrónicos en el proceso de construcción de normatividad (20%): La entidad publicará todos aquellos proyectos de normatividad que se estén tramitando, y convocará a la comunidad a participar en el proceso de consulta (5%); se habilitarán mecanismos electrónicos para consultar a los usuarios sobre la normatividad publicada (5%); se realizará retroalimentación (5%) publicando los resultados de la consulta anterior (5%); se publicará el resultado (5%)en un documento final que incorpore las observaciones y recomendaciones recibidas. (Ver documento guía: Desarrollo de ejercicios de participación). - Uso de medios electrónicos en el proceso de planeación de la entidad (20%): Se realizará el mismo proceso anterior (Convocatoria, consulta, retroalimentación y resultados), pero referido a la publicación de los temas de planeación de los planes, programas y proyectos que afecten a la comunidad. Actividad 3: Abrir espacios para el control social (20%) - Uso de medios electrónicos en los espacios y procesos de rendición de cuentas: Se realizará el proceso de convocatoria, consulta, retroalimentación, discusión y resultado,

19 referido a la participación de los ciudadanos en la rendición de cuentas. (Ver Manual único de Rendición de Cuentas del DAFP y DNP). Actividad 4: Abrir espacios de innovación abierta (25%) - Promoción del uso de datos abiertos (8%): Se habilitarán espacios tanto físicos como electrónicos para presentar los datos abiertos que posee la entidad. - Consulta para la solución de problemas (17%): Con base en la estrategia de participación la entidad publicará los temas a los cuales quiere buscar solución a través de espacios de innovación abierta (5%), se habilitarán espacios para la propuesta de soluciones (6%) y se publicarán los resultados obtenidos del proceso (6%). El cronograma para la implementación del componente 6 según el Manual de Implementación de la Estrategia GEL, comienza desde el 2012 con un avance del 55%, para el 2013 con avance del 80%, el 2014 un 95% y el 2015 un 100%. Al igual que los otros componentes la AUNAP se encuentra rezagada con respecto al avance del 2013, porque en el 2012 no se avanzó en el tema; y para el 2013 hasta que no se tengan las herramientas necesarias para implementar este componente no se podría avanzar. Por lo tanto el cronograma para este componente en el 2013 no prioriza actividades, se programarán avances a partir del Actividad Acciones Avance según Decreto 2693 de 2012 % avance Avance propuesto por la AUNAP Fecha de cumpli miento Responsa ble 1 Definir la estrategia de participación Estrategia de participación por medios electrónicos 15% 15% 0% 2 Construir de forma participativa las políticas y planeación estratégica Normatividad 20,0% 0% 40% Planeación 20,0% 0% estratégica 3 Abrir espacios para el control social Rendición de cuentas 80% 20,0% 20% 0% 0% OGCI - Comunicaci ones 4 Abrir espacios de innovación abierta Promoción del uso de datos abiertos Consulta para la solución de problemas 8,0% 0% 25% 17,0% 0% Total avance componente 6- GEL 100% 100% 80% 0% 0%

20 Aprobación Plan de Gestión de Tecnologías de la Información Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea: Revisó: Aprobó: Vladimir Puentes Granada Director OGCI- AUNAP Julián Botero Arango Director General AUNAP

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