Tecnologías de la Información (TI) como soporte a una empresa de producción en Perú

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1 Tecnologías de la Información (TI) como soporte a una empresa de producción en Perú Mercedes S. Bustos Díaz BIOGRAFÍA Estudios universitarios en la Universidad Nacional Mayor de San Marcos de Lima-Perú, título profesional y grado académico de Magister en Investigación Operativa y Sistemas. 25 años de ejercicio profesional en Sistemas y Tecnología de la Información en empresas privadas, gubernamentales, de producción y servicios, 10 años como docente universitaria. RESUMEN Se resume las solución a la problemática de definir un Plan de Mejoras de TI en una empresa minera y su implementación con optimización de recursos (tiempo/costos). Usando el enfoque sistémico, se muestra la aplicación de metodologías, estrategias y el plan de TI, a mediano plazo, su ejecución y resultados. Contenido: Diagnóstico de la situación en relación a las TI Estrategias para la elaboración y formulación del plan/presupuesto. Control y ejecución del plan y sus logros. Metodologías: FODA, BPMN, Cobit y Mejora Continua. Conclusión: Con el uso de metodologías adecuadas y la aplicación de estrategias de TI alineadas al negocio, se da valor agregado a las empresas mineras en países en desarrollo. Contribución: Mostrar la viabilidad de dar soluciones de TI con recursos adecuados/optimizados. Servir de guía para casuísticas similares, con el objetivo de realizar mejoras sustanciales del nivel de uso de las TI que soporten procesos del negocio. Palabras claves Tecnologías de la Información (TI), Seguridad Informática, FODA (Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), Cobit (Control Objective for Information Technology), Mejora Continua y BPMN (Business Process Management). INTRODUCCIÓN Generalmente se tiene paradigmas de que el uso de las soluciones de Tecnología de Información se realiza con altos recursos de tiempo, costo e inversión. Más aun siendo que estos recursos son escasos en países en vías de desarrollo, por ello es vital el uso óptimo y la mejor asignación de los mismos. Las soluciones de TI dadas en estos casi dos años de gestión para el caso presentado, fueron estructuradas, elaboradas y ejecutadas para dar soporte a las estrategias de la compañía y atender sus necesidades de información y servicios de TI. Se da un alineamiento de las estrategias de TI con las del negocio. La empresa referida es una empresa minera que realiza sus operaciones a tajo abierto en el norte del país. Actas de la VI Conferencia ACORN-REDECOM, Valparaíso (Chile), de Mayo de

2 DIAGNOSTICO SITUACIONAL DEL NIVEL DE TI EN LA EMPRESA. Realizamos el diagnóstico usando la matriz FODA, la cual se muestra en el cuadro siguiente: FORTALEZAS Personal suficiente en el Área para generar su desarrollo. Apoyo de la Gerencia para las mejoras Uso de software libre Servicios varios implementados OPORTUNIDADES Constante avance y desarrollo de la tecnología con soluciones de sistemas empresariales y otros en minería Tendencia de las empresas del sector a dar más apoyo al área de SI/TI y a confiar más en sus soluciones Existencia de normas y estándares internacionales para la gestión de TI Tendencia al uso de tecnología verde Crecimiento de los requerimientos de los usuarios para nuevos servicios (Intranet, ERP, etc.) DEBILIDADES Incidentes contingencias y eventuales fallas de los servicios Sistemas de información y aplicaciones no integradas, inexistencia de un ERP Falta de un modelo de gestión de TI Falta de desegregación de funciones Falta de un plan del área de SI/TI No se tiene una cartera de proyectos de TI en el corto plazo No se evidencia una mejora continua sustancial de los servicios de TI AMENAZAS Fluctuación del precio de venta del oro que podría afectar el presupuesto de inversiones de TI Posibles incidentes contingencias y eventuales fallas de los servicios suministrados por terceros Cambiante regulación gubernamental genera mayor uso de recursos de TI Tabla 1, Matriz Foda 2010 Luego del análisis inicial, usamos la metodología Cobit que nos da un marco de gobierno y controles de TI globalmente aceptadas, la cual se usó para focalizar como la administración de TI impacta y afecta a la organización. Posteriormente se realizó una auditoría interna con un mapeo de 38 servicios informáticos que tiene la empresa, con lo cual se estableció el nivel de cada uno de ellos. ESTRATEGIA PARA LA ELABORACION Y FORMULACION DEL PLAN DE TI Partiendo de la visión y misión de la empresa, se relevo con la Gerencia y la Alta Dirección, las necesidades de servicios informáticos requeridos, luego de lo cual se formuló el plan. Se usaron herramientas para obtener información relevante como Lluvia de ideas o brainmstorming, Entrevista con los accionistas y stalkholders, investigación de las soluciones de las empresas y las tendencias del mercado en TI, en el sector Energía y Minas. Las siguientes son las cuestiones claves que se consideraron: Sustituir los aplicaciones legacy (obsolescencia) e Integrar las con aplicaciones modernas Reducir los costos de gestión de sistemas Evaluar a los proveedores de TI Automatizar los procesos manuales base Actas de la VI Conferencia ACORN-REDECOM, Valparaíso (Chile), de Mayo de

3 Contar con una infraestructura ampliable y con estandarización de una plataforma tecnológica Añadir servicios web (Intranet, etc.) Gestionar las necesidades globales de TI. Ejecutar proyectos de innovación y cambio. Es así que las prioridades para el Plan de TI a mediano plazo fueron: 1. Dar apoyo en TI según el crecimiento del negocio. 2. Implementar y actualizar las aplicaciones del negocio. 3. Mejorar y modernizar la infraestructura tecnológica. Para lo cual la estrategia del Área de TI es: 1. Consolidar las operaciones y servicios de TI 2. Generar proyectos TI (10 proyectos por año). 3. Desarrollar y manejar de forma flexible una infraestructura que soporte el crecimiento de la empresa. El soporte y manejo del cambio de Modelo de TI se baso en lo siguiente: CONTROL, EJECUCION DEL PLAN Y SUS LOGROS Partiendo del plan formulado y aprobado, se realizaron 10 Proyectos de TI el 2011, como se indica: DESCRIPCIÓN 1.UPS REDUNDANTE (RESPALDO) 2.MOD.FACTURACIÓN CONTRATAS 3.UTM/VPN 4.UNIFICACION REDES LIMA/MINA Actas de la VI Conferencia ACORN-REDECOM, Valparaíso (Chile), de Mayo de

4 5.REPORTES DE LOGÍSTICA 6.MEJORA SISTEMA DE LOGÍSTICA 7.VIDEOCONFERENCIA 8.REPORTES DE COSTOS (BI) 9.VIRTUALIZACIÓN 10.REDISEÑO PAGINA WEB Tabla 2, Proyectos ejecutado el 2011 Para el 2012, se tiene una cartera de 10 proyectos de gran envergadura, los cuales están programados y en ejecución, el cronograma se muestra a continuación: Grafico 1, Programación de Proyectos del 2012 El siguiente cuadro muestra el mapeo de servicios implementados y semaforiza de acuerdo al nivel logrado, mostrando la estabilidad actual de los servicios de TI luego de ejecutarse el plan: Actas de la VI Conferencia ACORN-REDECOM, Valparaíso (Chile), de Mayo de

5 Grafico 2, Resultados obtenidos con los Proyectos ejecutados el 2011 CONCLUSIONES Con el enfoque sistémico y el uso adecuado de metodologías (FODA, BPMN, Mejora Continua, Cobit), se mostró como la toma de decisiones ejecutada mejoró y desarrolló una arquitectura adecuada de TI en la empresa minera. Los 10 proyectos de TI del 2011, son soluciones que dan un soporte tecnológico para una compañía en crecimiento. Están en ejecución 10 proyectos de TI más ambiciosos y de mayor envergadura para el Se tiene ahora servicios más seguros, estables y robustos, que agregan valor para que la empresa cumpla sus objetivos estratégicos. La empresa deberá seguir centrándose al largo plazo y contar con un Plan Estratégico de TI, que atienda las situaciones a futuro que se deben afrontar. La contribución con este estudio del caso es: Consolidar la viabilidad de dar soluciones de TI con recursos adecuados y optimizados. Servir de base y guía para casuísticas similares, con el objetivo de realizar una mejora sustancial del nivel de uso de las TI que soporten los procesos de negocio de una empresa de producción. Compartir la experiencia exitosa con Investigadores, Profesionales y Estudiantes de Tecnologías de la Información en el Congreso Internacional ACORN REDECOM 2012 realizado en Valparaíso - Chile.. Actas de la VI Conferencia ACORN-REDECOM, Valparaíso (Chile), de Mayo de

6 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1. Davenport, Thomas H. (1993) Process Innovation: Reengineering work trough Information Technology, Harvard Business School Press. 2. Senge, Peter (2006) The Fifth Discipline: The Art and Practice of the Learning Organization, Doubleday Publishing, March Sitio web OMG BPMN. 4. Sitio web COBIT - IT Governance Framework - Information Assurance Control. Actas de la VI Conferencia ACORN-REDECOM, Valparaíso (Chile), de Mayo de

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