TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN

Transcripción

1 DISEÑO DE LA PLANEACIÓN INTEGRAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE JUSTICIA PENAL DEL ESTADO TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL NUEVO SISTEMA DE JUSTICIA PENAL ACUSATORIO Modelo metodológico referencial para la formulación de planes

2 Contenido Introducción... 3 Resumen General de la Metodología... 4 Objetivos Generales y Referencias... 4 Etapas y Fases de la Metodología... 5 Recomendaciones para la implementación... 8 Fase 1: Prepararse para planear... 8 Fase 2: Definir la estrategia Fase 3: Definir la demanda de servicios Fase 4: Definir los aspectos tecnológicos Plan de trabajo recomendado Indicadores de gestión Eficiencia de implementación Eficiencia operacional de las áreas de TI Calidad de servicio y satisfacción del cliente Satisfacción de los empleados y de la gerencia

3 Introducción La implementación del nuevo Sistema de Justicia Penal Acusatorio (SJPA) en México es, a la vez, un imperativo para dotar al país de un sistema de justicia moderno que garantice los derechos civiles de sus habitantes y reduzca la impunidad prevaleciente en este ámbito, y un desafío sin precedentes en términos de los cambios legales, institucionales y culturales que presupone. El logro de sus objetivos requiere de un proceso de implementación completo, profundo y que tome las particularidades del particular entorno social, cultural e institucional de cada entidad federativa. Las reformas al marco legal pueden ser atinadas, bien fundadas y necesarias, pero si el proceso de implementación de los aspectos financieros, de recursos humanos, de infraestructura y de tecnologías de información no traduce este deber ser en un sistema de justicia penal operante, eficiente y eficaz, de poco habrá servido la reforma. Por lo tanto el tema de la implementación toma una importancia particular en la tarea de reformar el sistema de justicia penal en México. En enero de 2010 se entregó un documento por encargo de la Comisión Nacional de Tribunales Superiores de Justicia (Conatrib) y del Fondo Jurica que plasmó una propuesta de metodología para llevar a cabo, en etapas y con una disciplina de planeación derivada de las mejores prácticas internacionales en la materia, los aspectos relacionados con la provisión de servicios informáticos para la reforma penal. En su momento el documento en comento estuvo enfocado en las necesidades del poder judicial, aunque se tomaban en cuenta, en varias de sus secciones, los puntos de contacto con otras instituciones y se recomendaba realizar un trabajo coordinado dentro de la entidad entre todas las instituciones que participan en el sistema de justicia penal. Este documento constituye un resumen y un aterrizaje de esa metodología al contexto de la implementación integral de la reforma en las entidades federativas. 3

4 Se trata de un resumen, porque el documento original es mucho más extenso y detalla con mucho mayor precisión los pasos que consideramos se deben dar en el proceso de implementación e incluye herramientas de planeación y analíticas específicas que no es posible reproducir aquí. Se trata de un aterrizaje porque este documento está informado por la experiencia adquirida en la implementación del proceso de planeación en varias entidades federativas a partir de junio del Resumen General de la Metodología Objetivos Generales y Referencias La tarea principal para una implementación de servicios de tecnologías de información para la reforma penal, es llevar a cabo la correcta identificación de los aspectos de la reforma penal que requieren servicios específicos de tecnologías de información, y convertir esa identificación en un plan de acción que sea técnica, financiera y organizacionalmente realizable. Para ello, esta metodología considera cuatro componentes fundamentales para cualquier marco de planeación de tecnologías de información, a saber: Estrategia, Procesos, Tecnología y Gente. Las acciones de implementación versan sobre aspectos que atañen a uno o más de estos componentes fundamentales. Esta metodología está basada en principios generales de estrategia de tecnologías de información, desarrollo y gestión institucional, así como de planeación y gestión de proyectos. Su orientación general se basa en una concepción de las tecnologías de información y de procesos que las acompañan, que los considera como servicios ofrecidos por la organización responsable a una variedad de clientes institucionales o individuales, que los demandan con ciertas características de acceso, rendimiento, capacidad, disponibilidad y costo. 4

5 Un servicio es un mecanismo para proveer valor a los clientes, que coadyuva al logro de resultados que los clientes desean, sin tener la propiedad sobre los costos y riesgos específicos asociados 1. La concepción de servicios es ampliamente reconocida hoy en día, y está documentada en el marco metodológico de mayor aceptación actual para ámbitos gubernamentales, a saber, la Biblioteca de infraestructura de tecnologías de información ( Information Technology Infrastructure Library ) conocido como ITIL por sus siglas en inglés. La metodología es una adaptación y contextualización de dicho enfoque y de metodologías derivadas y complementarias del mismo, al ámbito mexicano y a la reforma penal en particular. Etapas y Fases de la Metodología Fase 1: Prepararse para planear. Fase 2: Definir la estrategia. Fase 3. Identificar la demanda de servicios. Fase 4: Definir los aspectos tecnológicos. Fase 5: Entregar los servicios. Fase 6: Operar, mantener y mejorar los servicios de tecnologías de información. La Figura 1 incluye un mapa de procesos con todas las fases de esta metodología. 1 Office of Government Commerce. The Official Introduction to the ITIL Service Lifecycle, London, UK, The Stationary Office, 2007, p. 5 (Traducción de los autores) 5

6 Figura 1: Mapa de procesos de la guía de planeación de servicios de tecnologías de información Las fases de la implementación se pueden agrupar en etapas de aproximadamente seis meses cada una. Las primeras dos etapas son netamente etapas de planeación, mientras que las etapas 3, 4 y 5 son etapas que corresponden a la entrega y operación escalonadas de servicios. Cabe destacar que la fase 5 puede durar varios años dependiendo del portafolio de proyectos a 6

7 desarrollar, y que la fase 6 es continua e inicia desde que se despliega el primer servicio como parte de las actividades de la fase 5. Figura 2: Secuencia y duración esperada de etapas Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5 Fase 1: Prepararse para planear Fase 3: Definir la demanda de servicios Fase 5: Entregar los servicios Continúa fase 5 Continúa fase 5 Fase 2: Definir la estrategia Fase 4: Definir los aspectos tecnológicos Fase 5 puede extenderse Fase 6: Operar En este documento nos concentramos sobre las actividades de las etapas 1 y 2, fases 1 a 4 que constituyen la parte más estrictamente de planeación del proceso de implementación. 7

8 Recomendaciones para la implementación Esta sección contiene recomendaciones puntuales para cada fase de la metodología. Fase 1: Prepararse para planear Seleccionar y estructurar al equipo de trabajo. Este equipo debe estar compuesto de personas de distintos perfiles, que estén alineados con los roles que deben desempeñar y deben operar bajo la modalidad de una fuerza de tarea, es decir con gran flexibilidad, incorporándose el personal necesario en distintas fases del proyecto. Tabla 1: Conformación mínima del equipo de planeación Nombre del rol Descripción del rol Perfil ideal Líder del proyecto de planeación Gerente de proyecto Es la persona responsable de marcar la dirección y orientación del proceso en su conjunto y de tomar las decisiones estratégicas para el buen desarrollo del proyecto. Es el responsable último del éxito o fracaso del proyecto. Sólo puede haber un líder del proceso. Es la persona responsable de llevar el control del plan de trabajo, mantener actualizado el plan de trabajo, identificar riesgos y desviaciones de tiempos y alertar al líder del proyecto al respecto. Gerente público con amplia experiencia en el sector judicial. Gozar de la confianza de los actores decisores del proceso, en particular del Tribunal de Justicia del Estado y del Procurador de Justicia del Estado. Experiencia en la implementación de proyectos de gran envergadura. (optativo) Experiencia en proyectos de tecnologías de información. Gerente de proyectos con experiencia en proyectos de tecnología. (optativo) Certificación en gerencia de proyectos, por ejemplo PMI. 8

9 Nombre del rol Descripción del rol Perfil ideal Asesor en materia de reforma penal Encargado de aspectos de procesos Encargado de aspectos de hardware Encargado de aspectos de software y aplicaciones Es la persona encargada de asesorar al equipo en todos los aspectos sustantivos de la reforma penal. Sirve como un guía para los miembros en la identificación de los procesos y servicios requeridos para la reforma penal. Es la persona responsable de elaborar los aspectos de planeación relacionados con los procesos, tanto sustantivos como de TI. Es la persona encargada de desarrollar todos los aspectos de planeación relacionados a la definición de la arquitectura física necesaria, a las especificaciones técnicas del equipo y a la evaluación de los productos a adquirirse. Es la persona encargada de desarrollar todos los aspectos de planeación relacionados a la definición Especialista en materia de reforma penal. Contar con experiencia en el sector judicial. Contar con una visión de política pública. De preferencia ser abogado con entrenamiento en los nuevos procesos de la reforma penal. Contar con capacidad para traducir conceptos jurídicos en términos de procesos y servicios de tecnología. Capacidad de interlocución tanto con funcionarios del sector judicial, cómo con técnicos. Especialista en materia de levantamiento y documentación de procesos. Experiencia previa como consultor de procesos. Especialista en hardware. Experiencia en la definición de arquitecturas tecnológicas y en levantamiento de requerimientos técnicos. Experiencia laboral en una organización grande con responsabilidades sobre programas de adquisición de hardware. Especialista en software y aplicaciones. Amplio conocimiento del mercado de aplicaciones de 9

10 Nombre del rol Descripción del rol Perfil ideal de los servicios que se ofrecerán, de sus especificaciones funcionales y técnicas y de los procedimientos para su desarrollo o adquisición. software. Experiencia como líder de implementación de aplicaciones empresariales ya sea de desarrollo interno o vía adquisición. Experiencia a nivel gerencial en una organización de TI en un entorno empresarial mediano a grande. Tener a líderes de tiempo completo. Los roles de Líder del Proyecto y de Gerente del Proyecto deben ser posiciones de tiempo completo dedicados exclusivamente a estas labores. Considerar subcontratar algunas tareas de planeación. Empleando a una firma con especialidad en la materia para auxiliar al equipo central posible suprimir algunos roles, pero el rol de líder de proyecto y de gerente de proyecto se debe conservar, y aumentarse un rol de enlace para el grupo de consultores contratado. Realizar un diagnóstico de la situación actual. El documento Guía para la constatación de la situación actual de tecnologías de información para la reforma penal, que forma parte de los materiales de la metodología completa, proporciona una serie de herramientas para realizar dicha constatación. En la Tabla 2 presentamos, a manera de resumen, algunos de los materiales que es útil obtener o producir como parte de esta primera fase. Tabla 2: Componentes del marco de planeación e información relevante Componentes Clave del Marco de Planeación ESTRATEGIA: PROCESOS: TECNOLOGIA: PERSONAS: a obtener o desarrollar a obtener o desarrollar a obtener o desarrollar a obtener o desarrollar Misión de la organización de TI Volumen de casos Gestión de Infraestructura física Portafolio de Plan de comunicación con 10

11 Matriz de clientes con necesidades Métricas y metas de desempeño capacidad Requerimientos de personal, productividad y desempeño Monitoreo de calidad Políticas de TI aplicaciones Presencia en Web Administración de correo electrónico Administración de recursos humanos Monitoreo de calidad Minería de datos Herramientas de reporteo clientes e interesados Diseño organizacional Mecanismo de gobierno Plan de reclutamiento y gestión de desempeño Plan de capacitación Fase 2: Definir la estrategia Establecer un mecanismo de gobierno. Este debe permitir coordinar las actividades de las distintas instituciones, distinguir claramente los ámbitos de competencia de todos los actores involucrados, definir los mecanismos para la toma de decisiones estratégicas y establecer la estructura de la cadena de mando. Establecer un Sub Comité Estatal de Implementación de los Aspectos de de la Reforma Penal en el que participen representantes de los sectores e instituciones involucrados. Este Sub Comité, dependerá de un Comité Estatal de Implementación de la Reforma Penal. El Sub Comité debe fijar la estrategia general, revisar los avances del proceso de planeación, tomar las decisiones de política pública y, al final del proceso aprobar el plan de implementación de servicios de tecnologías de información para la reforma penal. Este subcomité, debe ser creado desde el inicio de la reforma penal en el Estado y debe iniciar sus trabajos contemporáneamente con los otros subcomités, a fin de que los aspectos tecnológicos se tomen en cuenta desde el inicio del proceso de planeación. 11

12 Nombrar al Líder del Proyecto como Director Ejecutivo del Sub Comité, para que este informe y le reporte al subcomité e implemente sus decisiones. El director ejecutivo, debe asumir un rol ejecutivo y no sólo operativo, es decir, debe de analizar opciones, preparar opiniones y recomendar soluciones al Sub Comité. No debe ser un mero actor pasivo que recibe instrucciones del Sub Comité, sino un participante activo en el proceso de planeación estratégica. Nombrar un Asesor Técnico independiente que no tenga responsabilidades directas en el proyecto, que le permita a los miembros no técnicos del comité contar con una opinión imparcial sobre temas técnicos. Esta persona debe ser alguien de reconocida pericia técnica y con experiencia en la implementación de proyectos de tecnologías de información de alcance institucional. Definir la Estrategia a Seguir y aprobarla en el Sub Comité. Contar con una estrategia definida y aprobada permite que cada institución realice las actividades que le competen con plena independencia, pero manteniendo la alineación con los objetivos generales. La Tabla 3contiene algunas preguntas clave que se deben plantear al considerar los elementos de la estrategia. Tabla 3: Componentes Críticos de la Estrategia Componente Descripción Contenido a desarrollar OBJETIVOS ESTATÉGICOS Qué estamos tratando de lograr con este plan de TI? Cuál es nuestro objetivo último para la reforma penal y en qué medida el plan de TI ayudará a lograrlo? Cuáles son las necesidades y problemáticas de nuestros clientes e interesados? Quiénes son nuestros clientes clave (jueces, fiscales, abogados, MP, imputados, ciudadanos, etc.)? Qué necesitamos hacer para cumplir con las necesidades de nuestros clientes? Cuál es nuestra situación actual en términos de cumplir Referirse y alinearse con la Visión/Metas/Misión de la reforma penal Áreas clave de eficiencia y de procesos. (Ver secciones sobre procesos) Matriz o mapa de clientes, características, demandas y problemáticas basada en entrevistas. Constatación del estado existente en términos de los servicios de TI disponibles Visión del estado futuro Análisis de brecha 12

13 Componente Descripción Contenido a desarrollar con estas necesidades y cuál es la brecha? PROCESOS TECNOLOGÍA PERSONAS Cómo cerraremos la brecha entre las demandas de nuestros clientes y los servicios actuales? Cómo estableceremos las operaciones y transacciones de día a día relativas a tecnología? Cuáles son los procesos actuales que requieren soporte tecnológico? Cuáles son las arquitecturas que necesitamos para implementar los nuevos procesos? Qué tipo de portafolio de servicios y aplicaciones de tecnología debemos desarrollar? Cuáles son las áreas claves de este portafolio de servicios y aplicaciones? Qué recursos humanos se van a desplegar para implementar los nuevos procesos y servicios? Cómo va la institución a administrar los distintos aspectos de la tecnología: despliegue, procesos, mecanismos de gobierno? Cómo se manejarán las comunicaciones de cambios y requerimientos de Identificar los procesos y flujos de trabajo de cómo se opera actualmente con o sin tecnología. Identificar problemáticas o brechas en los procesos existentes o áreas disfuncionales. Desarrollar el mapa de clientes y servicios de TI. Desarrollar y documentar los procesos futuros del área de TI. Desarrollar y documentar los procesos futuros sustantivos que requieren de apoyo tecnológico a través de nuevos servicios. Desarrollar criterios arquitectónicos. Desarrollar diagramas y otra documentación arquitectónica Identificar y documentar las capacidades clave que se deben desarrollar para la reforma penal: audio-video grabación, sistema de gestión de casos, sistema de expediente digital, etc. Marco organizacional y de diseño con puestos, descripción de roles y responsabilidades. Mapas del esquema de gobierno que identifiquen la cadena de mando y de responsabilidades. Políticas de recursos humanos y planes de carrera. Identificación de proveedores actuales y potenciales que se 13

14 Componente Descripción Contenido a desarrollar tecnología? Cómo se manejarán las incidencias de soporte? Qué otros socios (proveedores, sociosestratégicos) nos van a apoyar en la provisión de los servicios de TI? utilizarán para soportar la provisión de los servicios de TI. Fase 3: Definir la demanda de servicios Identificar los clientes de los servicios de tecnologías de información. Este ejercicio se realiza mediante la aplicación de tres baterías de preguntas. Tabla 4: Primera batería de preguntas sobre clientes Primer conjunto de preguntas: Reconocimiento básico de clientes Preguntas Posibles respuestas/temas a considerar Quiénes son nuestros clientes? Víctimas y familias de las victimas A quiénes debemos dar servicio? Los imputados Los abogados litigantes Los jueces y magistrados La procuraduría de justicia El ministerio público Los medios de telecomunicación El público en general Las instituciones académicas Las organizaciones no gubernamentales Etc. Qué relación tienen con nosotros y con nuestros servicios? Cuáles son sus transacciones típicas? Nota: los clientes tienen distintas necesidades y perspectivas, y por lo tanto pueden requerir distintos servicios tecnológicos. Este ejercicio debe permitir la identificación de los diversos actores y hacer un primer listado de sus necesidades respectivas. Acuden a audiencias Realizan promociones Revisan el estatus de un caso o expediente Consultan un expediente electrónico Revisan el estatus de diligencias, promociones y acuerdos Agendan salas Asignan jueces a audiencias 14

15 Emiten sentencias y acuerdos Se quejan Etc. Qué historial tienen con nosotros? Cliente satisfecho Descontento acumulado Conflicto Dificultad para coordinarse Resistencia al cambio Etc. Esta primera batería de preguntas permite identifica a los clientes de los servicios de informática y situarlos con respecto a sus necesidades. La segunda batería de preguntas indaga un poco más sobre la composición de nuestros clientes y sus características demográficas. Estas preguntas son sumamente importantes ya que las características demográficas tienen un alto impacto en la disposición a utilizar los servicios de tecnología, las expectativas que tienen al respecto, el nivel de resistencia a modificar patrones de trabajo y uso preexistentes y las preferencias por distintos canales de comunicación. Estas preguntas deben plantearse y contestarse para cada grupo de clientes identificado en la tabla anterior. Tabla 5: Segunda batería de preguntas sobre clientes Segundo conjunto de preguntas: Demografía básica Cuál es el perfil de edad del cliente? La edad predice fuertemente la intensidad en el consumo de servicios de tecnología. Cuál es la composición de género de Las mujeres y los varones tienen patrones de uso nuestro cliente? tecnológico distintos. Con qué tipo de acceso a Internet cuenta el cliente? En qué lengua se comunica el cliente? Cuál es la ubicación geográfica del cliente? Cuál es el perfil educativo del cliente? El acceso a internet y su calidad son dos aspectos fundamentales para cualquier proyecto tecnológico. Por ejemplo, para estados con comunidades indígenas este es un tema relevante. El perfil educativo está, al igual que la edad, estrechamente vinculado con los patrones de uso de los servicios tecnológicos. 15

16 Cuál es el perfil profesional del cliente? Por ejemplo, varias categorías de clientes de los sistemas que implementan la reforma penal son abogados sin conocimientos técnicos de informática. La tercera batería de preguntas tiene que ver con los patrones de uso de los sistemas de tecnología. Para cada cliente es preciso responder a las preguntas de la Tabla 6 y hacerlo para cada servicio utilizado. Tabla 6: Tercera batería de preguntas sobre clientes Tercer conjunto de preguntas: Interacción con los sistemas y con los servicios de TI. Cuáles son las razones por las que requiere el Para verificar estados de expedientes y casos cliente acceso a los sistemas de la reforma Para conocer la asignación de salas para una penal? audiencia Para actualizar el contenido de los expedientes Para planear el calendario de audiencias Para controlar la cadena de custodia, Etc. Cuál es el comportamiento típico de uso de cada servicio? Tiempo promedio de uso de cada servicio? Qué tipo de pregunta/sugerencia/queja realiza el cliente? Uso directo en su computadora cliente en su oficina Uso directo en su computadora cliente en su casa o fuera de oficina Uso mediante un asistente o secretaria Por teléfono Minutos al día, de manera esporádica Conexiones largas durante todo el día laboral Conexiones a horas específicas Frecuencia y Tipo de asunto Identificar la demanda de servicios de tecnologías de información mediante un ejercicio detallado de entrevistas con cada tipo de cliente. Para su realización es necesario un esfuerzo de preparación previo que consiste en la realización de las siguientes actividades: 16

17 1. Revisar los procesos institucionales relevantes, en este caso contar con un buen conocimiento del nuevo proceso penal acusatorio. 2. Preparar materiales, de preferencia diagramáticos que reflejen estos procesos y que permitan aterrizar la conversación con el cliente. 3. Revisar el historial de uso de servicios de tecnología del cliente con el que se realizará la entrevista. 4. Preparar una lista de preguntas clave para el cliente surgidas de la revisión de procesos y del historial del mismo. Por ejemplo, de la revisión del nuevo proceso penal acusatorio, queda claro que es obligatoria la video - grabación de las audiencias, por lo tanto al entrevistar a un responsable de sala de audiencias, o a un administrador de juzgado, lo conducente sería preguntarle sobre las características de la audiencia y de sus necesidades percibidas, en términos de los servicios de video grabación. Algunas preguntas relevantes podrían ser: Puede continuar una audiencia si no está operando el equipo de grabación y no se podrá asegurar que quede video grabada la audiencia completa? Cuánto tiempo es el máximo que se puede suspender una audiencia si deja de funcionar el equipo de grabación? Qué resolución se necesita para las videograbaciones? Qué se va a hacer con las grabaciones? Por ejemplo, guardarlas en el tribunal, concentrarlas en un archivo central, ponerlas en un servidor de medios, etc. Quiénes y cómo van a tener acceso para ver las videograbaciones? Los resultados se pueden plasmar en una matriz de servicios y clientes como ilustrada en la Tabla 7. 17

18 Tabla 7: Matriz de servicios y clientes por proceso Clientes Etapa del Proceso Servicio Tribunal Superior o Consejo Juez/Magistrado MP Defensa Imputado Víctima Solicitud de cita Solicitud electrónica de audiencias Agenda electrónica de salas Asignación automática-aleatoria de jueces Audiencias Videograbación de audiencia Audiencia de control de detención Acceso al expediente electrónico de la investigación Audiencia de formulación de imputación Acceso al expediente electrónico del caso Audiencia de vinculación a proceso Citatorios electrónicos Audiencia de cierre de investigación Desplazamiento de pruebas físicas (cadena de custodia) Audiencia de juicio oral Registro de la sentencia Sanciones Asignación al sistema penal Chequeo de estatus del caso Chequeo de sala asignada Añadir otros procesos Responsable de sala Administrador de juzgado Añadir otros clientes identificados Leyenda Utilizado por el cliente Desarrollar un mapa de servicios compuesto de tres grandes rubros: Servicios ya existentes que se proporcionan a los clientes y que se considera deberán seguirse proporcionando. Servicios ya existentes que se proporcionan a los clientes y que se considera deberán ser retirados en un plazo determinado. Servicios futuros a desarrollarse. Se trata de un documento vivo que se debe mantener actualizado. La Figura 3muestra un mapa de servicios ejemplificativo. El primer nivel agrupa los servicios por grandes categorías, y debajo de cada categoría se enlistan los distintos servicios, diferenciando entre los que ya existen (en gris) y los que se deberán desarrollar (en azul). También se podrían distinguir con un tercer color los servicios que se espera retirar. Los servicios están identificados por el servicio que le prestan al cliente, no por el aplicativo o nombre del software. Por ejemplo, no decimos Word, sino procesamiento de textos. 18

19 Figura 3: Mapa ejemplificativo de servicios Aplicaciones Institucionales Aplicaciones de clientes Comunicaciones Etc. Librería de videograbaciones Procesamiento de textos Correo electrónico Seguimiento de Casos Hojas de cálculo Aplicaciones móviles Expediente electrónico Presentaciones Etc. Gestión de salas Etc. Etc. El mapa de servicios permite identificar, a un nivel general, los servicios que se deberán desarrollar para apoyar la implementación de la reforma penal. La siguiente lista representa un catálogo de servicios que se han identificado como esenciales para darle soporte al nuevo sistema de justicia penal acusatorio: Relación de servicios de TIC necesarios para el SJPA Expediente de atención temprana Registro de denuncia o querella Generación de hoja de pertenencias del detenido Hoja de ingreso del detenido Administración de traslados del imputado Expediente de justicia alternativa Registro de entrevistas de justicia alternativa 19

20 Generación de documentos de justicia alternativa Canalización de expedientes Registro de informe policial homologado Seguimiento de medidas cautelares Recepción de informe policial Expediente de investigación Solicitud de defensor Designación del defensor Descubrimiento del expediente al defensor Solicitud de videos de audiencia Solicitud de investigación ministerial Solicitud de investigación pericial Solicitud de audiencias Evaluaciones de MP Visitadurías Expediente judicial Expediente electrónico con sólo metadatos del expediente Expediente electrónico con metadatos así como documentos digitales y los videos y audio grabaciones Firma electrónica de expedientes y actuaciones Generación de audio y video de audiencias Asignación de audio y video al expediente Seguimiento de casos y expedientes. Administración de la agenda judicial de audiencias Asignación de jueces a casos y audiencias Calendario de audiencias (para usuarios internos) Calendario público de audiencias Control de la cadena de custodia Expediente de ejecución de sentencia Administración de la ejecución de sentencia Solicitudes y promociones relativos a ejecución de sentencia Administración de beneficios para reducción de pena Generación de oficios, acuerdos y otros documentos judiciales Generación de órdenes judiciales Administración de notificaciones Almacén de datos judiciales. Inteligencia institucional (BI - Business Intelligence) 20

21 Comunicación con el público para la consulta de estatus de expedientes Seguimiento de incidencias técnicas y soporte Grabación en vivo de audio-video de audiencias Intercambio de información de casos inter-institucional Intercambio de información de casos con Plataforma México Sitio Web Institucional Sitio Web Estatal Ley de Transparencia de la información Fase 4: Definir los aspectos tecnológicos Realizar un análisis de brechas para contrastar y evaluar la distancia entre el estado actual y el estado deseado. Los resultados se pueden visualizar mediante una gráfica radial como en la Figura 4. Esta gráfica (con datos ficticios) muestra que el estado actual (en rojo) dista mucho del estado deseado (en azul). El único criterio contra el cual el estado actual evalúa bien con respecto al estado deseado, es en el del tiempo que transcurre entre la presentación de la solicitud y la asignación del juez. 21

22 Figura 4: Ejemplo de gráfica radial que muestra resultado de análisis de brecha para el servicio de asignación de jueces a audiencias. Asignación es automática Juez no conoce a mismo imputado Asignación es aleatoria Juez conoce sólo una etapa Se realiza en menos de 24 horas Estado deseado Estado Actual Desarrollar un portafolio de proyectos. El portafolio de proyectos resulta del análisis de brechas cuyos resultados permiten identificar todos los servicios en los que es necesario realizar alguna actividad para lograr el estado deseado. Para cada uno de los servicios se genera una entrada en el portafolio de proyectos que debe contener los datos básicos del proyecto, la descripción del proyecto, el mecanismo con el que se va a operar (desarrollo interno, compra, subcontratación), los tiempos y los costos estimados, entre otros datos relevantes (ver Tabla 8). 22

23 Figura 5: Insumos para el portafolio de proyectos Evaluación de la Situación Actual Mapa de Servicios Deseados Análisis de brecha Portafolio de Proyectos El portafolio de proyectos debe incluir una ficha completa para cada uno de los proyectos propuestos (ver Tabla 8 y Tabla 9). La ficha tiene dos etapas. En una primera etapa, la de planeación del proyecto, se especifican los elementos de información básicos de la Tabla 8. Una vez concluida la etapa de planeación, se le agregan los elementos de información más detallados de la Tabla 9. El contenido de la ficha ampliada de proyectos (Tabla 9) es muy parecido al de la ficha del catálogo de servicios que recomienda ITIL. Tabla 8: Contenido de la ficha de proyecto. Nombre del elemento 1. Nombre del proyecto Descripción El nombre corto del proyecto que permita identificarlo. 2. Clave del proyecto Una clave única para el proyecto. Esta se podrá utilizar en toda la documentación y puede incluso usarse en los reportes financieros. 3. Ciclo del proyecto La temporalidad del proyecto, por ejemplo, si es algo que debe darse permanentemente, si se debe realizar una sola vez, o desplegarse gradualmente. 4. Estatus actual En planeación, En proceso, Concluido así como las fechas de inicio y conclusión. 5. Alineación El o los objetivos estratégicos del plan de TIC con los que está 23

24 Nombre del elemento Descripción estratégica 6. Instituciones involucradas relacionado el proyecto. Las instituciones de la entidad que tienen alguna participación en el proyecto en términos de ser usuarios o participar en las definiciones del mismo. 7. Responsables El o los responsables de la ejecución y aprobación del proyecto. Esta responsabilidad debe identificarse a nivel de personas. 8. Objetivos del proyecto El o los objetivos específicos del proyecto a un nivel de detalle suficiente para que un lector no técnico los entienda. 9. Metas operativas Las metas operativas para la realización del proyecto: qué se debe lograr, paso por paso, para el desarrollo del proyecto. 10. Indicadores Las métricas de desempeño del proyecto que nos indican el grado de avance y el logro de las metas definidas. 11. Duración estimada La duración estimada para la realización del proyecto. Se pueden especificar condiciones específicas, por ejemplo, si la implementación es por etapas. 12. Recursos Los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para la realización del proyecto. 13. Antecedentes Condiciones previas, notas o comentarios relevantes para la comprensión del proyecto. Tabla 9: Ficha ampliada de Proyecto (etapa de implementación) Nombre del elemento Descripción 14. Servicios correspondientes El o los servicios que se busca implementar total o parcialmente con este proyecto. 15. Tipo de servicio Interno o externo. Interno significa que es manejado por la organización, mientras que externo significa que lo provee un proveedor externo. 16. Clientes del servicio Enumera los clientes que utilizan o utilizarán el servicio. 17. Contactos clave El gerente del proyecto, o para proyectos ya desarrollados el gerente de nivel de servicio. 18. Descripción La descripción debe incluir: La justificación del proyecto o servicio desde el punto de vista del valor que crea. 24

25 Los procesos institucionales a los que les da soporte. Los resultados esperados en términos de utilidad, por ejemplo: Todas las audiencias quedarán grabadas en video de resolución 1080 Los resultados deseados en términos de garantía, por ejemplo: Las grabaciones se realizan para todas las audiencias de manera segura y confiable 19. Oferta diferenciada Se estipulan las variantes del servicio cuando aplican. Por ejemplo, video grabación en 1080 en capital del estado, videograbación en 640 en otras localidades. 20. Costos y precio El precio de provisión del servicio (sobre todo cuando es un proveedor externo) o el costo de desarrollo y mantenimiento. 21. Dependencias Dependencias de otros servicios y configuraciones. Por ejemplo, Depende del servicio de conexión VPN o Requiere configuración especial de VPN. 22. Planes de modificaciones al servicio 23. Referencias a documentos complementarios. Referencias a planes específicos incluyendo planes de mejora de servicio, análisis costo beneficio y prioridad. Riesgos asociados. Línea de tiempo. Análisis de requerimientos, diagramas de flujo de procesos, casos de uso, especificaciones técnicas, plan detallado de trabajo. 24. Glosario Revisar el portafolio de proyectos en el sub comité. Cómo mínimo, recomendamos que todo proyecto sea revisado y aprobado por el director de TI, por el líder del proyecto de implementación de los aspectos de TI de la reforma penal, y por el sub comité. Esta aprobación debe ser, tanto de los términos de referencia, cómo de los aspectos financieros específicos de cada proyecto. Desarrollar un presupuesto global de implementación. A partir del portafolio de proyectos aprobado se puede estructurar un presupuesto de alto nivel para las fases de implementación reflejadas en el portafolio de proyectos. Este presupuesto se irá revisando conforme se avance en la implementación y seguramente tendrá modificaciones importantes con respecto a la primera versión. 25

26 Plan de trabajo recomendado El siguiente modelo es un resumen de alto nivel de las actividades del de plan de trabajo que permite llegar del inicio del proceso de planeación, hasta el momento en el que se cuenta con un portafolio de proyectos bien definidos susceptible de presupuestación. Es importante destacar que este modelo debe aplicarse a cada una de las instituciones que deberán implementar aspectos de la reforma penal. El plan de trabajo es mucho más efectivo, sin embargo, si se realiza y coordina de manera conjunta para todas las instituciones participantes. Nombre de la tarea Duración Proyecto: Realizar diagnóstico de la situación actual de las tecnologías de información 60días Preparar metodología Preparar entrevistas Recopilar y analizar información Realizar entrevistas con funcionarios Redactar informe de diagnóstico 10días 10días 15 días 10días 15días Informe de diagnóstico entregado Proyecto: Desarrollar el mapa de servicios deseados. Desarrollar primera versión del mapa de servicios Realizar sesiones participativas con funcionarios Desarrollar versión final del mapa de servicios 50días 20días 10días 20días Mapa de servicios entregado Proyecto: Desarrollar el análisis de brecha. Desarrollar primera versión del análisis de brecha Realizar sesiones participativas con funcionarios Desarrollar versión final del análisis de brecha 40días 20días 10días 10días 26

27 Nombre de la tarea Duración Análisis de brecha entregado Proyecto: Desarrollar el portafolio de proyectos. Desarrollar primera versión del portafolio Realizar sesiones participativas con funcionarios Desarrollar versión final del portafolio de proyectos 70 días 20 días 10 días 40días Portafolio de proyectos entregado Proyecto: Desarrollar el presupuesto global de implementación Desarrollar primera versión del presupuesto Realizar sesiones participativas con funcionarios Desarrollar versión final del presupuesto de implementación 60días 20días 10días 50días Presupuesto de implementación entregado 27

28 Indicadores de gestión La única forma de evaluar si el plan que se está desarrollando, y más adelante si las operaciones de tecnologías de información están funcionando adecuadamente es mediante el establecimiento, desde el principio, de criterios de desempeño claros y de métricas para su medición. La medición es crítica porque permite realizar cuatro tareas que son esenciales para cualquier organización que busca el mejoramiento continuo: Validar: se monitorea y se mide para validar las decisiones previamente tomadas. Dirigir: se monitorea y se mide para establecer una dirección para las actividades con el fin de cumplir con las metas establecidas. Esta es la razón principal para medir y monitorear. Justificar: se monitorea y se mide para justificar, con evidencia empírica y pruebas, que un curso de acción es requerido. Intervenir: se monitorea y se mide para identificar puntos de intervención, incluyendo cambios subsecuentes y acciones correctivas. Las principales aéreas en las cuales es necesario desarrollar métricas de desempeño son: 1. Eficiencia de implementación. Porcentaje de los servicios identificados en el mapa de servicios con proyectos aprobados en el portafolio de proyectos. (Por cada servicio, se identifica si hay un proyecto que lo implementa que esté aprobado y se le da el valor 1 si existe y 0 si no existe, se suman y se divide entre el número de servicios y se multiplica por 100) Porcentaje del portafolio de proyectos que ha sido fondeado medido en valor. (Valor de inversión en proyectos aprobados y fondeados al corte / Valor de inversión estimada en el portafolio de proyectos al corte X 100) 28

29 Porcentaje de la inversión total en proyectos de TI que se ejerce a tiempo. (Inversión total de proyectos que tienen retrasos de menos de 30 días al corte / Inversión total en proyectos iniciados al corte X 100) Porcentaje de la inversión total en proyectos entregada. (Inversión total en proyectos entregados al corte/ Inversión total al corte X 100) 2. Eficiencia operacional de las áreas de TI. La velocidad para responder a una consulta y la reducción en el tiempo, de este lapso.(sumatoria de duraciones en responder a consultas / Número de consultas por periodo) Número de correos electrónicos, llamadas o consultas que pasan por el sistema de TI de manera regular, y los cambios observados en este volumen.(conteo de correos electrónicos, llamadas y consultas por periodo)una variante es dividir por el número de horas de personal efectivas en el mismo periodo para obtener la productividad. 3. Calidad de servicio y satisfacción del cliente Llamadas y correos resueltos y mejoramiento en el tiempo. (Número de incidencias resueltas a satisfacción del cliente dentro del estándar de servicio en el periodo / número de incidencias X 100) Quejas de clientes del sistema penal como porcentaje del total de transacciones que podrían haber generado una queja. (Número de quejas en el periodo/ Número de transacciones en los sistemas en el periodo) Calidad de audio y video de audiencias y la capacidad para tomar decisiones con base en las grabaciones. Por ejemplo, la claridad y la focalización de imágenes, la capacidad para identificar caras dentro de las imágenes, la calidad del audio y la capacidad de entender la comunicación al reproducirse en un futuro. Esto se tiene que medir mediante muestras representativas y valoración humana. 29

30 4. Satisfacción de los empleados y de la gerencia Tasa de rotación de los empleados Quejas o incidencias de los clientes internos y los empleados con respecto a proveedores. (Número de quejas en el periodo / Número de transacciones manejadas por el proveedor en el periodo X 100) Productividad del área de tecnología o de proveedores, que es una medida acumulada de muchas de las métricas anteriores. En especial, el desempeño en las métricas anteriores debe ser superior al promedio para que se justifique el mantenimiento de la relación con un proveedor específico. 30

31 PLANEACIÓN TACTICA FICHA DE PROYECTO 1. NOMBRE DEL PROYECTO Planeación. de Servicios de Tecnologías de. 2. CICLO DEL PROYECTO Permanente. 3. EJE TEMATICO 4. ESTATUS ACTUAL la información y comunicación. 5. ALINEACION ESTRATEGICA FECHA DE INICIO EN PLANEACION EN PROCESO CONCLUIDO FECHA DE CONCLUSION Disponer de una plataforma tecnológica de cómputo y comunicación eficiente y moderna que sustente la operación de los procesos del nuevo SJPA. Contar con un mecanismo de gobernanza para las TIC que asegure la intercomunicación, integralidad y compatibilidad entre operadores. Contar con personal capaz en la administración y uso de la TIC disponibles y sus procesos. Contar con los procesos de TIC necesarios para asegurar, continuidad, disponibilidad, las soluciones de incidencias, la solución de problemas, realización de cambios, gestión de versiones, niveles de servicio, seguridad, capacidad y gestión financiera. Contar con los servicios de TIC necesarios para dar soporte al SJPA Contar con el equipamiento tecnológico requerido para la realización de los procesos del SJPA. Generar información confiable para la toma de decisiones en materia del sistema de justicia. 6. INSTITUCIONES INVOLUCRADAS 7. RESPONSABLES Órgano Implementador, Operadoras del Sistema de Justicia, Áreas de Planeación del Estado, Entidad encargada de las TIC en el Estado. Órgano Implementador, Operadoras del Sistema de Justicia. 8. OBJETIVOS DEL PROYECTO Definir y entender los objetivos, etapas y alcances del Planeación de Servicios de y Comunicación. Crear un plan de acción que sea técnica, financiera y organizacionalmente realizable. 9. METAS OPERATIVAS 10. INDICADORES 1. Preparación. 2. Definición de la estrategia. Equipo de trabajo responsable de la planeación y seguimiento a nivel estatal. Documento con los componentes del marco de planeación. Mecanismo de gobierno de TIC s establecido. Sub comité estatal de implementación de TIC s.

32 Documento de componentes de la estrategia. 3. Identificación de la demanda de servicios. 4. Definición de los aspectos tecnológicos. Documento con el mapa de servicios. Documento de análisis de brechas. Documento con el portafolio de proyectos. Documento del Presupuesto de Implementación por Operadora. 11. DURACION ESTIMADA 12. RECURSOS 36 meses, por etapas y para el conjunto del Estado. Apoyo de expertos para orientar al equipo de trabajo sobre el proceso a seguir en la implementación de las TIC. Presupuesto para conformar equipo de planeación. 13. ANTECEDENTES Diagnóstico Integral de Planeación. Diagnóstico Organizacional del Modelo de Gestión. Documento de Planeación Estratégica. Simulación y Proyección de Necesidades. NOTA IMPORTANTE: Esta ficha precede a las fichas de los proyectos de TI siguientes: Implantación de procesos de TI en áreas de informática de acuerdo a un modelo ITIL simplificado. Capacitación del personal de TI. Equipamiento de las instituciones. Disponibilidad, continuidad y desempeño de los sistemas de TIC. Sistema Integral de Gestión. Grabación de Audiencias. Interconectividad de Datos. Sistema de Inteligencia Institucional (BI).

33 PLANEACIÓN TACTICA 1. NOMBRE DEL PROYECTO FICHA DE PROYECTO Implantación de procesos de TI en. áreas de informática de acuerdo a un modelo ITIL simplificado. 3. EJE TEMATICO 4. ESTATUS ACTUAL la información y comunicación. 5. ALINEACION ESTRATEGICA FECHA DE INICIO Contar con los procesos de TIC necesarios para asegurar continuidad, disponibilidad, la solución de incidencias, la solución de problemas, realización de cambios, gestión de versiones, niveles de servicio, seguridad, capacidad y gestión financiera. 6. INSTITUCIONES INVOLUCRADAS 7. RESPONSABLES 2. CICLO DEL PROYECTO Por institución de acuerdo a la gradualidad. EN PLANEACION EN PROCESO CONCLUIDO FECHA DE CONCLUSION Órgano Implementador, Sub comité de TIC Estatal, Operadoras del Sistema de Justicia, Áreas de TI del Estado. Órgano Implementador, Sub comité de TIC Estatal, Equipo de Trabajo, Dirección TIC de cada institución. 8. OBJETIVOS DEL PROYECTO Implementar una versión simplificada de los principales procesos de ITIL en cada una de las áreas de TIC de las instituciones. 9. METAS OPERATIVAS 10. INDICADORES 1. Definición de las características principales de los procesos a implementar y su secuencia. 2. Documentación de los términos de referencia para la implementación del proyecto de procesos. 3. Toma de decisión sobre estrategia de implementación: totalmente interna, con apoyo externo híbrida. 4. Preparación y realización de licitación (en su caso). 5. Ejecución del proyecto (por cada proceso). Requerimientos detallados elaborados. Términos de referencia elaborados. Reporte con información estratégica. Concurso asignado. Contratos ejecutados. Grado de avance en ejecución de proyecto medido cada mes. Porcentaje de procesos operando.

34 11. DURACION ESTIMADA 12. RECURSOS Doce a dieciocho meses. Presupuesto asignado por cada operadora de justicia. Acompañamiento de consultores externos. 13. ANTECEDENTES Planeación de Servicios de. Los procesos mínimos a implementar son: gestión de incidencias, gestión de problemas, gestión de cambios, gestión de versiones, gestión de configuración, gestión de nivel de servicio, gestión de la disponibilidad, gestión de continuidad, gestión de la capacidad, gestión financiera, gestión de la seguridad.

35 PLANEACIÓN TACTICA FICHA DE PROYECTO 1. NOMBRE DEL PROYECTO Capacitación. del personal de TI. 2. CICLO DEL PROYECTO Permanente. 3. EJE TEMATICO 4. ESTATUS ACTUAL la información y comunicación. 5. ALINEACION ESTRATEGICA FECHA DE INICIO EN PLANEACION EN PROCESO CONCLUIDO FECHA DE CONCLUSION Contar con personal capaz en la administración y uso de la TIC disponibles y sus procesos. 6. INSTITUCIONES INVOLUCRADAS 7. RESPONSABLES Órgano Implementador, Sub comité de TIC Estatal, Operadoras del Sistema de Justicia, Áreas de TI del Estado, Áreas de profesionalización del Estado. Órgano Implementador, Sub comité de TIC Estatal, Equipo de Trabajo, Dirección TIC de cada institución. 8. OBJETIVOS DEL PROYECTO Contar con personal capacitado en técnicas modernas de TIC. 9. METAS OPERATIVAS 10. INDICADORES 1. Definición de los ejes del plan de capacitación, del personal a ser capacitado por eje y de la secuencia de los cursos de capacitación. 2. Documentación de los proveedores y cursos identificados, condiciones, calidad y precio. 3. Preparación y realización de licitación (en su caso) o contratación directa de cursos. 4. Realizar capacitaciones anuales de acuerdo al plan de capacitación institucional. Plan de capacitación institucional de TIC. Proveedores identificados. Concurso asignado. Contratos ejecutados. Porcentaje de personal capacitado por eje de capacitación. Porcentaje del personal capacitado aprueba la evaluación final de los cursos realizados. (Meta 95%). 11. DURACION ESTIMADA 12. RECURSOS Doce a dieciocho meses. Anual recurrente. Presupuesto asignado por cada operadora de justicia. Metodología DNC.

36 13. ANTECEDENTES Diagnóstico Integral de Planeación. Diagnóstico Organizacional del Modelo de Gestión. Planeación de Servicios de. Áreas de conocimiento: UML, Administración Profesional de Proyectos de Software (CMMI, Scrum con extreme Programming), Inteligencia Institucional (Business Intelligence) y Programación Orientada a Objetos.

37 PLANEACIÓN TACTICA FICHA DE PROYECTO 1. NOMBRE DEL PROYECTO Equipamiento. de las instituciones. 2. CICLO DEL PROYECTO Permanente. 3. EJE TEMATICO 4. ESTATUS ACTUAL la información y comunicación. 5. ALINEACION ESTRATEGICA FECHA DE INICIO EN PLANEACION EN PROCESO CONCLUIDO FECHA DE CONCLUSION Contar con el equipamiento tecnológico requerido para la realización de los procesos del SJPA. 6. INSTITUCIONES INVOLUCRADAS 7. RESPONSABLES Órgano Implementador, Sub comité de TIC Estatal, Operadoras del Sistema de Justicia, Áreas de TI del Estado. Órgano Implementador, Sub comité de TIC Estatal, Equipo de Trabajo, Dirección TIC de cada institución. 8. OBJETIVOS DEL PROYECTO Contar con el equipo necesario para soportar la operación del nuevo SJPA y el desarrollo paulatino de nuevos servicios informáticos con estándares altos de calidad, desempeño y velocidad de comunicaciones. 9. METAS OPERATIVAS 10. INDICADORES 1. Levantamiento de la línea base de equipamiento de cada institución. 2. Realización de análisis de brecha de equipamiento. 3. Elaboración del plan de equipamiento institucional. 4. Preparación y realización de licitaciones (en su caso), incluyendo acuerdos de soporte y garantías. 5. Ejecución del proyecto. Línea base de equipamiento definida. Reporte de análisis de brecha. Plan de equipamiento. Términos de referencia elaborados. Concurso(s) asignado. Contratos ejecutados. Grado de avance en ejecución de proyecto medido cada mes. Porcentaje de equipo instalado y en operación (por valor y por unidad) según plan. Porcentaje de personal necesario capacitado. 6. Realización de la capacitación en los equipos.