La integración del Manejo del Cambio Organizacional y de la Administración de Proyectos

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1 Transformando tus proyectos en Resultados La integración del Manejo del Cambio Organizacional y de la Administración de Proyectos Jorge Victoria Director de Consultoría 28 de Mayo de 2014

2 Quiénes Somos? Alpha Consultoría es una empresa especializada en Consultoría y Capacitación en Administración de Proyectos con más de 17 años de experiencia. Contamos con metodologías y servicios desarrollados por expertos que se enfocan a incrementar radicalmente el desempeño y el resultado de sus Proyectos. Somos la única empresa latinoamericana que ha sido premiada por el PMI en dos ocasiones como reconocimiento a la calidad de sus programas de capacitación de clase mundial. Pertenecemos al programa Consultant Registry del PMI, que reúne a firmas líderes de consultoría en Administración de Proyectos, Programas y Portafolios. 2

3 Jorge Victoria, PMP, CSM 25+ años de experiencia como Director de Oficina de Proyectos, Project Portfolio Manager, Project Manager Master y Consultor. Conferencista en diversos foros del PMI y Universidades del país, así como profesor de diferentes Diplomados en el ITAM y la Universidad Iberoamericana. Miembro del equipo de traducción del PMBoK v4 al español. Ingeniero Industrial egresado del IPN. PMP desde 1999, Certified Scrum Master, ITIL fundamentals y Six Sigma Green Belt. Director en Alpha Consultoría, empresa líder en servicios de administración de proyectos. 3

4 Estándares fundamentales Biblioteca de Estándares del PMI PMBOK Guide 5ª Ed Estándar para Gestión de Programas 3ª Ed Estándar para la Gestión del Portafolio 3ª Ed Modelo de Madurez Organizacional de Gestión de Proyectos (OPM3) 2ª Ed

5 Biblioteca de Estándares del PMI Estándares de Prácticas Gestión de Riesgos Gestión del Valor Ganado 2ª Ed. Gestión de Configuraciones EDT 2ª ed. Programación del Tiempo 2ª Ed Estimación de proyectos Marco de desarrollo de Competencias del PM 2ª Ed

6 Estándares de Extensiones Biblioteca de Estándares del PMI Extensión para la Construcción 3ª Ed. Extensión para Sector Público 3ª Ed. Extensión para Industria de Software 5ª Ed.

7 Biblioteca de Estándares del PMI Guías Prácticas para implementar la Gestión de Proyectos Organizacional (OPM) para navegar en la Complejidad Para manejar el Cambio en las Organizaciones

8 Si son miembros del PMI pueden bajar una copia personalizada de todos estos estándares en

9 Objetivo del Webinar Reconociendo la importancia que tiene el Manejo del Cambio Organizacional en los proyectos, el PMI ha desarrollado una Guía donde propone como se integra esta práctica con las mejores prácticas para la Dirección de Proyectos. El objetivo de esta conferencia es presentar de una forma sencilla y clara en que consiste esta Guía y como se relaciona con los diferentes estándares del PMI. 9

10 Estructura del Documento Introducción y Propósito de la Guía Que es el Manejo del Cambio (MoC)? Manejo del Cambio en un contexto de OPM Manejo del Cambio a nivel Portafolio Manejo del Cambio a nivel Programa Manejo del Cambio a nivel Proyecto 10

11 Introducción y Propósito de la Guía LO QUE NO ES No trata del proceso de gestión de cambios al alcance del proyecto No habla de consejos de como manejar las órdenes de cambio de un proyecto Tampoco habla del proceso de gestión de cambios de ITIL en los proyectos LO QUE ES Habla del Cambio Organizacional (El cambio en la gente) Es una guía sobre como mejorar la práctica de Manejo del cambio dentro del contexto de proyectos, programas y el portfolios Es solo una guía, no habla de: Como desarrollar una estrategia La psicología del cambio (organizacional o individual) Recomendaciones sobre reingeniería de procesos 11

12 Introducción y Propósito de la Guía La guía cubre en cada sección dos temas: Explica la forma en que el Cambio impacta la gestión y resultados a nivel OPM, Portafolio, Programas y Proyectos. Ayuda a definir, planear y monitorear actividades críticas de Manejo del Cambio como parte de los planes de cada uno de estos niveles de gestión. Por ser una Guía, explica el QUÉ más que el CÓMO. 12

13 Estructura del Documento Introducción y Propósito de la Guía Que es el Manejo del Cambio (MoC)? Manejo del Cambio en un contexto de OPM Manejo del Cambio a nivel Portafolio Manejo del Cambio a nivel Programa Manejo del Cambio a nivel Proyecto 13

14 Agilidad Estratégica Es la capacidad de una Empresa para aprovechar proactivamente y tomar ventaja de los cambios en su entorno del negocio, al tiempo que demuestra la capacidad de recuperación por cambios imprevistos 14

15 Agilidad Estratégica DESARROLLO DE UNA CULTURA ÁGIL Riguroso Manejo del Cambio para adaptarse mejor a los frecuentes cambios en el Mercado Gestión de Riesgos mas robusta y colaborativa Mayor uso de prácticas estandarizadas de portafolios, programas y proyectos 15

16 Que es el Manejo del Cambio (MoC)? Es un enfoque integral, cíclico y estructurado para la transición de individuos, grupos y organizaciones de un estado actual a un estado futuro con el propósito de obtener beneficios de negocios. Estado Actual transición Estado Futuro Beneficio del Negocio El Manejo del Cambio ayuda a las organizaciones a integrar y alinear personas, procesos, estructuras, cultura y estrategias con el cambio. 16

17 Categorías de Modelos de Manejo del Cambio El Cambio como una Transición Psicológica Enfocado en el individuo El Cambio como un Proceso Modelo de John Kotter Enfoque Top-Down en la Organización 17

18 Categorías de Modelos de Manejo del Cambio El Cambio como un Sistema Enfoque sistémico. 3 categorías del Cambio Modelos de Cambio a la Medida Metodología Personalizada 18

19 GESTIÓN DE PROYECTOS ORGANIZACIONAL (OPM) PORTAFOLIO PROGRAMAS PROYECTOS Ciclo de Vida del Cambio Formular el Cambio Identificar y aclarar la necesidad del cambio Evaluar la disposición para el cambio Delinear el alcance del cambio Planear el Cambio Definir el enfoque del cambio Planear la gestión de Interesados Planear la transición e integración Implementar el Cambio Preparar a la organización para el cambio Movilización de los Interesados Entrega de resultados del proyecto Manejar la Transición del Cambio Transición a la operación del negocio Medir la tasa de adopción y los resultados/beneficios Ajustar el plan para alinear discrepancias Sostener el Cambio Comunicación continua, consulta y representación de los interesados Realizar actividades que tengan sentido Medir la realización de beneficios 19

20 Ciclo de Vida del Cambio 20

21 Estructura del Documento Introducción y Propósito de la Guía Que es el Manejo del Cambio (MoC)? Manejo del Cambio en un contexto de OPM Manejo del Cambio a nivel Portafolio Manejo del Cambio a nivel Programa Manejo del Cambio a nivel Proyecto 21

22 Manejo del Cambio en un contexto de OPM Gestión de Proyectos Organizacional (OPM) Marco de ejecución de la estrategia que utiliza la gestión de portafolios, programas y proyectos, así como las prácticas organizacionales para ejecutar de manera constante y predecible la estrategia organizacional para obtener un mejor rendimiento, mejores resultados, y una ventaja competitiva sostenible Modelo de gobierno que permite alinear la gestión de portafolios, programas y proyectos con los objetivos estratégicos de la Organización Change 22

23 Ciclo de Vida del Cambio a diferentes niveles 23

24 Manejo del Cambio en un contexto de OPM Evaluación de la Disposición para el Cambio (Change Readiness) Evaluación en dos áreas: Sistemas y estructuras organizacionales que necesitan ser mejorados o que soportarán el cambio Gente y cultura que es capaz de soportar o puede resistir el cambio Algunos elementos a considerar: Cultura y experiencia histórica de la Organización para tratar con el cambio Políticas, procesos, roles y normas de toma de decisiones relacionadas con el cambio Capacidad de Liderazgo en la organización para apoyar y patrocinar el cambio Recursos aplicados al manejo del cambio y grado de especialización y experiencia Y otros 24

25 Estructura del Documento Introducción y Propósito de la Guía Que es el Manejo del Cambio (MoC)? Manejo del Cambio en un contexto de OPM Manejo del Cambio a nivel Portafolio Manejo del Cambio a nivel Programa Manejo del Cambio a nivel Proyecto 25

26 Manejo del Cambio a nivel Portafolio La gestión del Portafolio de Proyectos es un proceso continuo de optimización y supervisión de una cierta cantidad de iniciativas organizacionales concurrentes. Facilita la evaluación dinámica de estas iniciativas y el ajuste o realineación del portafolio donde es necesario, incluyendo su integración en el negocio para conocer sus beneficios 26

27 Gestión del Portfolio en el contexto Organizacional 27

28 Impacto del Cambio Estratégico en el Portafolio 28

29 Consideraciones de Cambio en el Portfolio Evaluación del Impacto del Cambio (Change Impact Assessment)) La evaluación tiene dos componentes: Análisis de brechas de impacto del cambio Evaluación de la disposición al cambio (readiness assessment) 29

30 Estructura del Documento Introducción y Propósito de la Guía Que es el Manejo del Cambio (MoC)? Manejo del Cambio en un contexto de OPM Manejo del Cambio a nivel Portafolio Manejo del Cambio a nivel Programa Manejo del Cambio a nivel Proyecto 30

31 Manejo del Cambio a nivel Programa La gestión de Programas se refiere a la coordinación de una cantidad de proyectos relacionados con un resultado o beneficio común. La gestión de Programas involucra interdependencia entre sus componentes y gestionar actividades para incrementar la sinergia, coordinación y alineación estratégica. El ciclo de vida del Cambio tiene una estructura similar a la del ciclo de vida de un programa, ya que es un proceso cíclico que requiere reevaluación continua y normalmente el logro de objetivos es una combinación de acciones deliberadas (planeadas) y emergentes (no planeadas). 31

32 Procesos de Programas, Proyectos y Cambio 32

33 Medición de los Beneficios del Cambio Uno de los elementos del cambio a los que más se le da relevancia a nivel Programa es a la obtención de beneficios (esto implica que todo el esfuerzo de cambio que se realizará pueda lograr los beneficios esperados). 33

34 Medición de los Beneficios del Cambio Por lo mismo esta Guía indica la forma en la que se debe medir los beneficios de un programa Ejemplo de Registro de Beneficios Métodos para medir los Beneficios 34

35 Estructura del Documento Introducción y Propósito de la Guía Que es el Manejo del Cambio (MoC)? Manejo del Cambio en un contexto de OPM Manejo del Cambio a nivel Portafolio Manejo del Cambio a nivel Programa Manejo del Cambio a nivel Proyecto 35

36 Manejo del Cambio a nivel Proyecto Este capítulo revisa los factores que considera más importantes en el Manejo del Cambio a nivel de proyecto: Cambios que deben ser sostenidos por un periodo de tiempo largo. Planificación para abordar los riesgos en un ambiente fluido de cambios y las limitaciones en el control de los riesgos. Capacidad del equipo del proyecto para realizar e integrar todas las actividades de apoyo que impactan la entrega de beneficios del proyecto. Importancia y retos de la Comunicación, Gestión de interesados y monitoreo/respuesta a resistencia potencial. Monitoreo proactivo, ajustes y retrabajo de los planes del proyecto para optimizar los resultados esperados. Coordinación efectiva con las actividades de gestión de programas, reconociendo que las actividades de Manejo del Cambio normalmente se extienden mas allá de un simple proyecto. 36

37 Manejo del Cambio en los 5 Grupos de Proceso 37

38 Ejemplos de Herramientas de Manejo del Cambio Actividades de Mitigación de Riesgo Ejemplo de Modelo de Comunicación 38

39 PREGUNTAS? Jorge Victoria, PMP Redes Sociales: Amigos de Alpha /Alpha Consultoría AlphaConsultoriaREP (55)

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