Fórmulas y Funciones

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1 Fórmulas y Funciones Una Fórmula no es lo mismo que una Función, la diferencia entre un término y el otro se explica a continuación: Una fórmula es aquella en la que el usuario involucra determinadas celdas para hacer diferentes operaciones con ellas utilizando los signos matemáticos para representar la operación a realizar, por ejemplo: suma (=C3+D3+E3), resta (=F50-G50), multiplicación (=H23*B2), división (=F17/A1), etc. También puede tener una combinación de operaciones, por ejemplo: =B39*C40+(F10*D3). Para poder obtener los resultados deseados, es importante saber que Excel respeta la jerarquía de las operaciones, siempre de izquierda a derecha; el orden es el siguiente: Paréntesis ( ) Potenciación y Radicación ^ y Multiplicación y División * y / Suma y resta + y - La función es un término de Excel para calcular una o un grupo de operaciones, en ellas se incluye una palabra y se deben definir los argumentos o datos que estarán involucrados en ella, por ejemplo: suma (=sum(a8:b9)), multiplicación (=producto(b5:b10)), desviación estándar (=desvest(c8:c50)), etc. Una fórmula puede contener funciones y viceversa, por ejemplo: =sum(a8:a15)*3. También es importante señalar que, para que Excel reconozca que es una fórmula o función, siempre se debe colocar el signo igual (=) o el de suma (+) al principio. También es importante señalar que lo ideal en cualquiera de los dos casos, es que se utilice los nombres de las celdas y no los datos en sí. Insertar funciones: La mayoría de las veces se conoce el nombre de la función a insertar, en el caso que no se sepa, se puede buscar de la siguiente manera: 1. Seleccionar la celda en la que se mostrará el resultado de la función. De la pestaña Fórmulas, seleccionar la opción Insertar función que se encuentra en la categoría Biblioteca de funciones. Licda. María Cristina Pérez de Morales 1

2 2. Si no se conoce el nombre de la función, se puede escribir un texto relacionado con ella y presionar Ir para buscarla entre las que se muestren en la parte inferior. Al seleccionar cualquiera de ellas, en la parte inferior del cuadro de diálogo se muestra la estructura y qué hace la función seleccionada. Cuando se encuentre la correcta según los resultados que se quieran, hacer clic en Aceptar. 3. En el siguiente cuadro de diálogo se mostrarán uno o varios campos para los argumentos, esto varía según la función seleccionada. Al seleccionar uno de ellos se muestra una explicación de qué datos o rango de celdas deben ser ingresados, una vista previa de los argumentos al lado derecho y el resultado con los argumentos que se han ingresado hasta el momento. Hacer clic en Aceptar para ver los resultados en la celda. En el caso que se quiera editar la función agregada se puede hacer doble clic sobre la celda, presionar la tecla F2, hacer clic en la barra de fórmulas o presionando el botón f x de la barra de fórmulas. Barra de fórmulas Licda. María Cristina Pérez de Morales 2

3 Referencias absolutas y relativas: Referencias relativas: Una fórmula o una función puede ser copiada o rellenada a la izquierda o derecha para seguir calculando el resto de datos. Al hacer esto, los números de fila (en el caso de estar rellenando hacia arriba o abajo) y las letras de las columnas (en el caso de estar rellenando hacia la derecha o izquierda) irán aumentando o disminuyendo, según sea necesario; a esto es a lo que se le llama referencia relativa. Se muestra así: 1. Ingresar la fórmula o función de la primera celda en la que se empezarán a hacer los cálculos. Luego presionar la tecla Enter para ver los resultados. 2. Copiar esta fórmula a las de abajo, puede ser con los comandos Copiar y Pegar o rellenando hacia abajo, haciendo clic sostenido en la esquina inferior derecha de la celda y arrastrando hasta la última celda en la que se quiere la fórmula. Licda. María Cristina Pérez de Morales 3

4 3. Para verificar que los datos de cada celda sean los correspondientes, seleccionar una celda al azar y verificar que el número de fila haya aumentado y que los datos sí corresponden. Referencias absolutas: éstas son utilizadas cuando se necesita hacer una operación en la que una o varias de las celdas involucradas será utilizadas en todas las celdas que tendrán la fórmula o función, es decir, que aunque se rellene hacia los lados o hacia abajo, esa celda específica siempre tendrá la misma fila y columna. Esto se consigue colocando un signo de dólar ($) antes de la fila o la columna de la celda, según lo que se quiera fijar. Para ilustrarlo se tomará en cuenta el mismo ejemplo, pero esta vez los totales por producto se convertirán a dólares: 1. Ingresar la fórmula o función de la primera celda en la que se empezarán a hacer los cálculos. Antes de presionar la tecla Enter para ver los resultados, fijar la celda en la que se tiene la tasa de cambio. Para esto hacer clic dentro del nombre de la celda a fijar y presionar la tecla F4. Licda. María Cristina Pérez de Morales 4

5 2. Copiar esta fórmula a las de abajo, puede ser con los comandos Copiar y Pegar o rellenando hacia abajo, haciendo clic sostenido en la esquina inferior derecha de la celda y arrastrando hasta la última celda en la que se quiere la fórmula. 3. Para verificar que los datos de cada celda sean los correspondientes, seleccionar una celda al azar y verificar que la celda del total en quetzales de cada producto sí haya aumentado pero que siempre está siendo multiplicada por la tasa de cambio. Licda. María Cristina Pérez de Morales 5

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