La magia de las fórmulas

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1 La magia de las fórmulas Por Leticia Pureco Reyes Hoy en día existen muchas personas que utilizan la hoja de cálculo para realizar una gran diversidad de operaciones (aritméticas, estadísticas, trigonométricas, financieras), entre ellas están los contadores, economistas, matemáticos, ingenieros, etc. Una de las principales funciones de la hoja de cálculo es la manipulación de números para realizar operaciones como sumas, restas, multiplicaciones y divisiones, las cuales te permiten manejar de manera rápida y sencilla información numérica. Recuerda que una hoja de Excel se encuentra formada por renglones, columnas y celdas, siendo la intersección de los renglones y las columnas lo que da lugar a las celdas. Tal como se muestra en la figura 1. Figura 1. Elementos de una hoja de cálculo (Microsoft, 2010). Como habrás podido notar, las columnas se encuentran marcadas mediante las letras del abecedario, mientras que los renglones se identifican a través de números. Por lo tanto, para poder nombrar a una celda deberás precisar la columna y el renglón que la componen tal como se observa en la figura 2. 1

2 Figura 2. Nombre de las celdas (Microsoft, 2010). Una vez que ya cuentas con la información capturada y deseas aplicar las fórmulas, es necesario anteponer el signo = y posteriormente escribir la operación precisando las celdas. Observa en la figura 3 el ejemplo de una suma. Figura 3. Elaboración de sumas en la hoja de cálculo (Microsoft, 2010). Luego de que hayas escrito los datos que deseas utilizar en la operación, necesitas presionar la tecla Enter para que puedas observar el resultado. Figura 4. Resultado de una suma en la hoja de cálculo (Microsoft, 2010). 2

3 Así como se llevó a cabo la suma se pueden realizar las demás operaciones, lo único que necesitas hacer es sustituir el signo + por el símbolo de la operación que se desees efectuar, tal como se muestra en la figura 5. Figura 5. Operaciones básicas (Microsoft,2010). En la tabla 1 se muestran los signos que corresponden a las operaciones más comunes. Operación Signo Descripción Suma + Realiza una suma entre dos o más números. Resta - Realiza una resta entre dos o más números. Multiplicación * Realiza una multiplicación entre dos números. División / Realiza una división entre dos números. Exponente ^ Eleva un número a un exponente. Tabla 1. Signos de las operaciones básicas. Funciones Además de los operadores, con el uso de funciones también es posible manipular datos dentro de una hoja de cálculo. Una función es una acción que ya se encuentra definida y puede ser utilizada. En el caso de las versiones más recientes de Microsoft Excel, las funciones las puedes encontrar dentro del menú Fórmulas, mientras que en el caso del Open Office, las puedes hallar en el menú Insertar. En ambos programas es fácil de identificar este comando ya que se muestra mediante el siguiente ícono: 3

4 Algunas de las funciones más utilizadas se describen en la tabla 2. Función Descripción Sintaxis Suma La suma como su nombre lo indica te permite sumar un conjunto de números. Promedio Obtiene el promedio de un conjunto de números. Máximo Permite obtener el número máximo de un conjunto de números seleccionados. Mínimo Permite obtener el número mínimo de un conjunto de números seleccionados. Tabla 2. Funciones principales de la hoja de cálculo (Microsoft, 2010). Además del manejo de información existen algunos otros comandos que te permiten como usuario mejorar la presentación de tu documento o bien proteger tus datos. A continuación se explican algunos de los más utilizados. 4

5 Formato condicional El formato condicional consiste en colocar colores a los datos, a fin de resaltar más la información. Es importante precisar que este formato se aplica a los datos numéricos. Por ejemplo: Si tienes tus datos tal como se muestran en la figura 6 y deseas mejorar su presentación para que se observen como se ve en la figura 7, deberás utilizar el formato condicional. Figura 6. Calificaciones (Microsoft, 2010). Figura 7. Calificaciones en las que se aplicó el formato condicional (Microsoft, 2010). Como puedes observar en la figura 7, los datos se encuentran resaltados con un color azul y de acuerdo al valor es el porcentaje que se observa coloreado. En las versiones más recientes de Excel, el formato condicional lo puedes encontrar en el menú Archivo o bien en Inicio con el ícono: En Open Office el comando se localiza en el menú Formato: Figura 8. Icono de formato condicional (Microsoft, 2010). Figura 9. Formato condicional en Open Office (Apache, 2012) 5

6 Antes de utilizar esta herramienta, deberás seleccionar los datos a los que aplicarás el formato, posteriormente identificarás el comando en el menú que corresponda y elegirás las condiciones a cumplir. Creación de un gráfico Consiste en elaborar una gráfica para representar datos. Por ejemplo, cuando se desea mostrar mediante una imagen el porcentaje de alumnos aprobados de varios grupos es necesario utilizar esta herramienta. Para elaborar un gráfico realiza pasos que se muestran en la tabla 3: 1. Es necesario que selecciones la información que deseas representar. Figura 10. Calificación alumnos. 2. En el menú insertar elige el tipo de gráfico que deseas (barras, línea, circular, barra, etc.). Figura 11. Elección del gráfico a realizar (Microsoft, 2010) 3. Una vez que hayas seleccionado el tipo de gráfico, aparecerá en la pantalla la imagen que muestra los datos, tal como se observa en la figura 8. Figura 12. Creación de una gráfica (Microsoft, 2010). Tabla 3. Pasos a seguir para realizar un gráfico en Excel. 6

7 En el caso de Excel, si deseas mejorar la presentación de tu gráfica, puedes hacerlo al seleccionar el gráfico e ingresando al menú Diseño, para aplicar un estilo diferente. También puedes hacerlo en el menú Formato, donde te da la posibilidad de modificar el tipo de letra, color de fondo, entre otros. Después de haber aplicado un estilo y algunos comandos de formato tu gráfica se podrá observar como se muestra en la figura 13. Figura 13. Gráfica con estilo y formato aplicado (Microsoft, 2010). Proteger un documento Dado que la seguridad de tus datos es muy importante, las hojas de cálculo cuentan con un comando denominado Proteger, el cual en el caso de Excel lo puedes localizar dentro del menú Revisar, mientras que en Open Office está en Herramientas (ver figura 14). Figura 14. Comando Proteger en Open Office (Apache, 2012). Y como existen diferentes necesidades de protección, es posible que ésta sólo se aplique a la hoja en la que estés trabajando o bien a todas las hojas que contenga tu documento. Para ello deberás seleccionar la opción que se adapte a tus necesidades. 7

8 También es posible proteger únicamente algunas celdas y permitir que los demás usuarios puedan modificar un conjunto de celdas que no hayan sido protegidas. Para ello tendrías que utilizar el comando Permitir que se encuentra en el menú Revisar de Excel, a fin de permitir que los usuarios modifiquen rangos (ver figura 15). Figura 15. Comando Permitir de Excel (Microsoft, 2010). Otra opción será asignar una contraseña a la protección para que puedas realizar modificaciones en caso que lo desees. Referencias Apache. (2012). Apache Open Office 3. E.E.U.U.: Autor. Microsoft. (2010). Microsoft Word E.E.U.U.: Autor. 8

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