IMCINE INFORME DE ACTIVIDADES DEL PRIMER SEMESTRE DEL EJERCICIO 2016 COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

Transcripción

1 1 INFORME DE ACTIVIDADES DEL PRIMER SEMESTRE DEL EJERCICIO 2016 COORDINACIÓN DE ARCHIVOS IMCINE

2 2 COORDINACIÓN DE ARCHIVOS Con el fin de lograr la óptima organización de los archivos, que permita asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad, conservación y el adecuado manejo de los documentos que genera y recibe el IMCINE, para fundamentar acciones, la toma de decisiones, establecer derechos, responsabilidades, comunicar información; así como cumplir con lo dispuesto en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información; Ley Federal de Archivos y su reglamento; y en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos del Poder Ejecutivo Federal, se informan las acciones o gestiones realizadas por la para cumplir con las disposiciones en la materia. Seguimiento de actividades para la organización y clasificación de los Archivos de Trámite del IMCINE. Las Unidades Administrativas continúan con la clasificación archivística de conformidad en lo establecido en los Criterios Específicos para la Organización y conservación de los Archivos del Instituto Mexicano de Cinematografía. Las Unidades Administrativas reciben asesoría constante respecto a la elaboración de inventarios de transferencia primaria y baja documental, portadas y etiquetas de expedientes generados cosido de los mismos para las transferencias primarias. Se realizó el cambio de sede del Archivo de Concentración del Instituto. Se inicio con el reacomodo del Archivo de Concentración del Instituto.

3 3 Instrumentos de Control y de Consulta En cumplimiento a las obligaciones en materia de archivo, dispuestas en los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos del Poder Ejecutivo Federal. Numerales Tercero, Cuarto, Quinto, Décimo primero, Décimo; así como en lo dispuesto en el Numeral 19, Fracción III del Acuerdo por el que se emite el Manual Administrativo de Aplicación General en las Materias de Transparencia y de Archivo, y en la Ley Federal de Archivos y su reglamento, se realizaron las siguientes actividades: Se está trabajando conjuntamente con el Archivo General de la Nación (AGN) y el Sector Educación y Cultura en el Proyecto de Fortalecimiento de los sistemas Institucionales de Archivo del Sector Educación y Cultura en la actualización del Catálogo de Disposición Documental en el plan (2016), revisando los siguientes puntos: Nombres y códigos de las series existentes y de nueva creación, así como eliminando las series innecesarias. Los valores y vigencias de cada serie, con el objetivo de fijar los plazos de prescripción de los valores administrativo (2 a 5 años), legal (6 a 12), fiscal o contable (5 a 12 años), con expresión de sus plazos de permanencia en los archivos de trámite o de concentración, plazos de transferencia, conservación o eliminación y plazos de acceso; en base en los parámetros de utilidad de la documentación, las necesidades institucionales y normatividad aplicable. Las Unidades Administrativas actualizaron las fichas técnicas de valoración para la actualización de las series documentales

4 4 Transferencias Primarias En cumplimiento al numeral Octavo Fracción IV y el Noveno Fracción I, de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos del Poder Ejecutivo Federal, se recibió en el Archivo de Concentración para su resguardo precaucional un total de 753 expedientes contenidos en 42 cajas, durante el primer semestre del ejercicio fiscal 2016.

5 5 Bajas Documentales o Dictamen de Destino Final En cumplimiento al numeral Noveno inciso II de los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos del Poder Federal y al Decreto por el cual las dependencias y entidades de la Administración Pública federal, la Procuraduría General de la República, las unidades administrativas de la Presidencia de la República y los órganos desconcentrados donarán a título gratuito a la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos (CONALITEG), el desecho de papel y cartón a du servicio cuando ya no les sean útiles. Al archivo de concentración se han entregado por parte de las áreas administrativas 870 kilogramos de documentación de apoyo, mismos que fueron donados en el primer semestre del actual ejercicio fiscal ante la CONALITEG.