Organización de Empresas. Tema 2. Elementos de Diseño en una Organización Parámetros de Diseño en las Organizaciones PARTE A

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1 Organización de Empresas Tema 2. Elementos de Diseño en una Organización José Luis Acuña Tallón Departamento de Dirección de Empresas PARTE A Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 1

2 Cuestiones objeto de diseño TEMA 2. Elementos de Diseño de una Organización S. Decisor Superestructura Vínculos laterales Puestos Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 2

3 Parámetros de diseño Centralización Descentralización Agrupación de U.U. U Tamaño de la Unidad Planificación de Acciones Control del Rendimiento Dispositivos de enlace Especialización Formalización Preparación Adoctrinamiento Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 3

4 PARÁMETROS EN EL DISEÑO DE PUESTOS Conjunto de tareas y responsabilidades d encomendadas formalmente a un individuo dentro de una organización Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 4

5 Tarea Operación o conjunto de operaciones cuya ejecución requiere del trabajador la realización de esfuerzos físicos y/o mentales con la intención de alcanzar una finalidad específica en el trabajo Operación Prevención Diagnóstico Prescripción Secuencia de movimientos elementales realizados por el operario con la finalidad de ir dando cumplimiento parcial al objetivo que define cada tarea Movimiento Elemento mínimo en el que puede ser dividido cualquiera de las operaciones realizadas por un operario Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 5

6 Proceso de atención en consulta Despedida Consulta Cobro de honorarios Cita Recepción Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 6

7 PARÁMETROS EN EL DISEÑO DE PUESTOS 1. Especialización: Horizontal y Vertical Ampliación del puesto Matriz de especialización horizontal y vertical 2. Formalización 3. Preparación 4. Adoctrinamiento Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 7

8 Especialización Horizontal Especialización Vertical Grado de autocontrol o autonomía de que dispone el Número y variedad de las tareas encomendadas al ocupante de un puesto propio trabajo operario para gestionar su propio trabajo Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 8

9 Máxima (ninguna autonomía) Máxima (una tarea) Espec. Horizontal Espec. Vertical Espec. Espec. Horizontal Mínima (muchas tareas) AMPLIACIÓN HORIZONTAL Vertic al Mínima (total autonomía) AMPLIACIÓN VERTICAL Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 9

10 MATRIZ DE ESPECIALIZACIÓNHORIZONTAL Y VERTICAL ESPEC CIALIZA ACIÓN VERTIC CAL ALTA ALTA ESPECIALIZACIÓN HORIZONTAL Ocupo un puesto de base no cualificado. A veces estoy en el núcleo y a veces en el staff Soy un profesional especializado.. A veces estoy en el núcleo y a veces en el staff Soy un supervisor de primera línea Ocupo un puesto directivo de nivel superior en la organización. BAJA Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 10

11 Formalización del Comportamiento En los puestos con altos niveles de formalización los comportamientos y actuaciones esperados de sus ocupantes están expresamente establecidos o formalizados (estandarizados) Sobre el contenido del puesto Sobre el flujo en el que interviene Con normas de carácter general Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 11

12 Efectos disfuncionales de la No Formalización en las estructuras burocráticas Destrucción de la relación entre jefe y subordinado Priorización de medios sobre fines Eliminación de la iniciativa y Centralización Decisiones lentas ante situaciones no previstas Poder de influencia en las zonas de incertidumbre Cohesión interna como mecanismo de autodefensa Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 12

13 Habilidades Experiencia Normas Valores Conocimientos Políticas PREPARACIÓN ADOCTRINAMIENTO Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 13

14 PARÁMETROS DE DISEÑO DE LA SUPERESTRUCTURA 1. Agrupación de unidades. I. Agrupación y coordinación II. Las interdependencias d i como criterio i de agrupación: III. IV. a) Flujo de trabajo b) Proceso de trabajo Las bases de agrupación. a) Procesos, Habilidades, Conocimientos b) Zonas geográficas, Productos/Servicios, Clientes La agrupación funcional versus mercados 2. El tamaño de la unidad. Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 14

15 PARÁMETROS DE DISEÑO DE LA SUPERESTRUCTURA AGRUPACIÓN DE UNIDADES: Parámetro de diseño de la estructura mediante el cual se integran unidades de orden inferior en otras de orden superior. Parámetro mediante el cual se genera la jerarquía organizativa, permitiendo repartir recursos, instalaciones, conocimientos. Es el parámetro de diseño más poderoso para la coordinación dentro de la unidad. Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 15

16 Bases de Agrupación Por proceso ó función Por conocimientos y habilidades Funció ón Por output o producto Por cliente Por zona geográfica Merca ado Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 16

17 Agrupación según la función 1. Los procesos de trabajo son muy relevantes a la hora de agrupar. 2. Especialización. Burocracia. Ventajas: especialistas entre iguales. 3. Debilidades: Falta de preocupación por output global Coordinación: difícil adaptación mutua y supervisión directa. Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 17

18 Agrupación según el mercado 1. Los procesos no son tan importantes. 2. Más adaptación mutua y supervisión directa. Menos normalización. Menos burocracia. Más flexibilidad. d 3. Debilidades: Tareas repetitivas: menos éxito Gasta más recursos (duplicar personal) Frustración de especialistas (juzgados por directivo no especialista). Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 18

19 FLUJO DE TRABAJO A: PRODUCTO TIPO A FLUJO DE TRABAJO B: PRODUCTO TIPO B FLUJO DE TRABAJO C: PRODUCTO TIPO C Las interdependencias como criterio de agrupación PROCESO DE TRABAJO 1: SERRADO PROCESO DE TRABAJO 2: CLAVETEADO PROCESO DE TRABAJO 3: PINTADO Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 19

20 Tarea psicológicamente completa Sentido de integridad territorial Marcar fácilmente un resultado Problemas fácilmente solucionables por A.M., S.D., Se busca principalmente la eficiencia PRIORIDAD A LAS INTERDEPENDENCIAS DE LOS FLUJO DE TRABAJO PRODUCTO A PRODUCTO B PRODUCTO C Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 20

21 Relacionada con la especialización: Aumenta el nivel de excelencia técnica (calidad) Favorece las interdependencias sociales (por afinidad) Favorece las interdependencias de escala ( Al aumentar la producción los costes fijos se reparten entre más unidades disminuyendo el coste medio unitario) PRIORIDAD A LAS INTERDEPENDENCIAS DE PROCESOS SERRADO CLAVETEADO PINTADO Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 21

22 Qué conclusión puede inferirse de esta historia, cuál es el verdadero d origen del problema y laraíz de esta debilidad? d?... una empresa de fabricación de material electrónico provista de una organización funcional, disponía de ingenieros sumamente competentes, pero les interesaba más la elegancia del diseño que la rentable comerciabilidad de sus productos. El departamento de fabricación quería diseños de productos que pudieran fabricarse fácilmente en serie, y los ingenieros tardaban muchísimo en entregarles los diseños, retrasándose varios meses mientras desarrollaban refinados pormenores en los planos. El vicepresidente de fabricación sequejó amargamente al vicepresidente ejecutivo al respecto, diciendo que los ingenieros de diseño se distraían con minucias mientras la empresa se veía perjudicada perdiendo pedidos y reemplazando urgentemente costosas instalaciones. Finalmente, tuvo que intervenir el vicepresidente ejecutivo para resolver el conflicto (Khandawalla, 1977, pp ). Mintzberg página 158. Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 22

23 Agrupación Funcional Dirección de Marketing Dirección de Producción Dirección General Dirección de Dirección de Finanzas Administración Dirección de RR.HH Gerente de la División de Empresas Dirección General Gerente de la División de Particulares Agrupación Por Mercados Gerente de la División de Organs.Públicos Dirección General Dirección de Compras Dirección de Turismos Dirección de Camiones Dirección de Furgonetas Agrupación Agrupación Funcional Por Mercados Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 23

24 Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 24

25 ESTRUCTURA MATRICIAL DIRECTOR GENERAL Dirección Dirección Dirección Dirección Función 1 Función 2 Función 3 Función 4 Dirección Negocio/Proyecto 1 Dirección Negocio/Proyecto 2 Dirección Negocio/Proyecto 3 Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 25

26 CRITERIOS DIFERENCIADORES BASES DE AGRUPACIÓN INTERDEPENDENCIAS ESPECIALIZACIÓNS C C BUROCRATIZACIÓN M. COORDINACIÓN CONSUMO RECURSOS DISTANCIA SOLUCIÓN PROBLEMAS AGRUPACIÓN POR MERCADOS (Fines) Clientes Productos Zonas geográficas Del flujo de trabajo Menor especialización y Menor excelencia técnica Menos burocráticas (más flexibles) Normalización Resultados Más desperdicios de Recursos (más duplicidades) Cercanas al origen AGRUPACIÓN POR FUNCIÓN (Medios) Conocimientos y Habilidades. Función Proceso de trabajo De procesos, escala, sociales Mayor especialización y Mayor excelencia técnica Más Burocráticas Normalización de procesos De trabajo y N. Habilidades Menos desperdicios de Recursos (Menos duplicidades) Alejadas del origen Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 26

27 - Impo ortancia de proce esos + Función Mercado - Más flexibilidad y menos burocracia + Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 27

28 CICLOPLAST, S.A. Nació con el objetivo de promover y asumir todas las acciones que hasta ahora se estaban llevando a cabo de forma individual y dispersa para recuperar los residuos plásticos, para reutilizarlos o para usarlos como combustible alternativo, creándose una planta de reciclados que comprendía los procesos de compra, producción y venta, al frente de la misma había un director de reciclados de quien dependían tres jefes uno para cada proceso reseñado Además, en la actualidad desarrolla una actividad consultora a través de la cual ofrece asesoramiento a los Ayuntamientos sobre cuáles son los mejores sistemas para la recogida selectiva de basura, informa a las plantas de trituración sobre las normas técnicas y de calidad que deben cumplir los materiales para que les sirvan a los recicladores y ayuda a las empresas de reciclados para que reciban el material en las mejores condiciones posibles a la vez que ofrece apoyo y asesoramiento a su propia p planta de reciclados con el fin de que conozcan y cumplan la nueva Ley de envases y residuos de envases. Cada una de las tres actividades tienen un jefe. Tanto la actividad consultora como la de reciclados están lideradas por dos directivos que dependen del Director General. Se pide: a) Hacer el organigrama correspondiente a la empresa. b) Identificar las bases de agrupación de las distintas unidades. c) Indique que unidades son de línea y cuales de staff. Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 28

29 ÁMBITOS DE CONTROL EN UNA JERARQUÍA Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 29

30 El tamaño de la unidad puede ser MAYOR cuando: SE USA LA NORMALIZACIÓN COMO MECANISMO DE COORDINACIÓN LAS TAREAS SON SIMILARES DENTRO DE LA UNIDAD SE NECESITA REDUCIR AL MÍNIMO LAS DISTORSIONES EN LA COMUNICACIÓN Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 30

31 El tamaño de la unidad debe ser MENOR cuando: SE NECESITA UNA ESTRICTA SUPERVISIÓN DIRECTA LA COORDINACIÓN SE BASA EN LA ADAPTACIÓN MUTUA LOS MIEMBROS DE LA UNIDAD NECESITAN FACILIDAD PARA ACCEDER AL SUPERIOR JERARQUICO Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 31

32 Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 32

33 Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 33

34 Criterios/principios básicos orientativos: Complejidad de las tareas que se realizan en la unidad. Interdependencia de las tareas que se realizan en la unidad. Tiempo disponible del directivo responsable de la unidad para los subordinados. Criterio práctico: según el mecanismo de coordinación. MECANISMO DE COORDINACIÓN TAMAÑO RELATIVO MÁXIMO APROXIMADO Adaptación Mutua Pequeño 10 Supervisión Directa Pequeño 10 Norm. Procesos Grande 200 Norm. Resultados Medio-Grande 100 Norm. Habilidades Medio-Grande 60 (hasta 200) Consecuencias del tamaño de las unidades. Flujos regulados verticales. Niveles jerárquicos (ver ejemplos). Velocidad de respuesta. Grado Oficial en Marketing Organización de Empresas 2º Curso Número 34

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