Una primera aproximación para comenzar a organizar Eventos sostenibles

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1 Una primera aproximación para comenzar a organizar Eventos sostenibles

2 Gracias a ti, los eventos sostenibles serán lo más natural

3 Indice Una primera aproximación para empezar a organizar eventos sostenibles Impacto económico de los eventos Impacto social de los eventos Impacto ambiental de los eventos Es beneficioso para mi empresa organizar eventos sostenibles? Ejemplo de buenas prácticas Directrices para la selección de la sede, fecha y horario de celebración Directrices para la organización del programa, logística y gestiones administrativas Directrices para la selección de alojamientos Directrices sobre documentación y cartelería Directrices sobre actividades de comunicación Directrices de evaluación final

4 Una primera aproximación para comenzar a organizar Eventos sostenibles Somos empresas responsables? Somos personas responsables? Nuestros eventos son responsables? Los participantes en una conferencia generan por término medio 30 kg de residuos en tres días de reunión, lo que supone multiplicar por cinco los residuos que ellos mismos producirían en su actividad cotidiana. Cada participante ocasiona además 640 kg de gas efecto invernadero lo que equivale a la emisión de un vehículo medio durante todo un mes. Estas cifras han sido aportadas por la Agencia Americana de Protección del Medio Ambiente para el mercado americano, pero a buen seguro que no se diferencian mucho de las que podríamos manejar en nuestro país. Impacto económico de los eventos Acostumbramos a medir los eventos desde el punto de vista económico. Estamos habituados a encontrarnos en los informes anuales de los Conventions Bureaux con las cifras de la repercusión económica que la celebración de congresos, convenciones e incentivos genera en los destinos. Por otro lado, cada día más empresas y más organizadores de eventos realizan mediciones del impacto de los eventos desde el punto de vista económico, es lo que denominamos ROI o Retorno de la inversión

5 Impacto social de los eventos Se hace necesario visionar los eventos corporativos y medirlos desde otras dimensiones, al margen de las puramente económicas. Cuando celebramos un evento en un destino, se nos ofrecen múltiples contactos con proveedores locales. Ejerciendo su responsabilidad social, las organizaciones pueden establecer actuaciones que primen la colaboración con empresas locales socialmente responsables, empresas comprometidas con prácticas de comercio justo, que desarrollen labores de inserción de ciertos colectivos o sectores, que primen el producto local o a productores del entorno etc. Incluso a la hora de elegir las actividades complementarias al evento, podemos decantarnos por acciones que fomenten la proximidad con la comunidad local y un conocimiento del destino que no lo banalice, al contrario, que ponga en valor sus elementos diferenciadores y característicos. Un problema con el que nos encontramos es que apenas existen procedimientos estandarizados de medición del impacto social. Sin embargo podemos valorar estos requisitos, contemplándolos en nuestras prioridades de trabajo.

6 Impacto ambiental de los eventos Mucho más fáciles de medir son los impactos ambientales que nuestros eventos ocasionan. La medición de estos impactos tendremos que activarla no sólo en el momento de realizar el evento. Hay una fase previa a la celebración del acto, que incluye tanto la planificación inicial como la organización; y una fase posterior, de medición y evaluación, en que se hace necesario verificar resultados. Existen numerosos indicadores y elementos de medición que pueden ayudarnos en la puesta en marcha de un proyecto de eventos sostenibles. En todo caso, nuestros primeros pasos quizás puedan ir encaminados a añadir sostenibilidad a lo que hacemos, más que certificar procedimientos. Se trata básicamente de un problema de actitudes. Dando visibilidad a nuestro compromiso y responsabilidad conseguiremos que la sostenibilidad sea vista como algo natural en el sector de organización de reuniones, congresos, incentivos etc. Dado este paso, podremos ponernos como meta la consecución de eventos totalmente sostenibles. Empezamos a caminar?

7 Empezar a medir el Impacto ambiental de los eventos Puede encontrar en las páginas de numerosos Conventions bureaux, asociaciones, instituciones públicas etc. listas y material de trabajo sobre indicadores para la medición de sostenibilidad en sus eventos. A modo de ejemplo le indicamos algunos: Ayuntamiento de Vitoria OPC Andalucía y Junta de Andalucía Directrices para celebración de eventos sostenibles en Madrid ICLEI Europe

8 Es beneficiosa para mi empresa organizar eventos sostenibles? La organización de eventos sostenibles supone importantes beneficios para las empresas y las organizaciones. Entre otros: Ahorro de costes, al controlar más intensamente el consumo de recursos y ganar eficiencia en los diferentes procesos productivos. Acceso privilegiado a nuevos mercados y nuevos clientes muy sensibilizados con temas medioambientales, de RSC, etc. Supone un elemento diferenciador y de posicionamiento y aumenta los valores de competitividad de nuestra compañía. Actúa positivamente en la gestión de nuestra reputación corporativa y nuestra imagen pues pone en valor los compromisos de las organizaciones con la sociedad, la sostenibilidad etc. Nuestras aportaciones en este sentido suponen una contribución real a nuevos modelos productivos y de gestión, de base ética y comprometidos en legar a las futuras generaciones un presente que no hipoteca su futuro. Supone un posicionamiento de la empresa a favor de las personas y muy especialmente de aquéllas que precisan mayor protección.

9 Ejemplos de buenas prácticas Le presentamos a continuación algunos ejemplos de buenos prácticas en la organización de eventos sostenibles para el sector MICE. Sólo pretenden ser un resumen de indicadores que deben ser completados y adaptados a cada organización. 1 Algunas directrices para la selección de la sede, fecha y horario de celebración Privilegiar la elección de sedes que faciliten el acceso en transporte público y si no fuera posible, prever transporte colectivo. Si hubiera que realizar cambios entre sedes, salones, hoteles etc. facilitar que puedan realizarse a pie. Sedes que faciliten modos alternativos de transporte: puntos de recarga para coches eléctricos, aparcamiento de bicicletas. Sedes que faciliten íntegramente la accesibilidad a personas con discapacidades. >>>>>>>>>>>>

10 <<<<<<< Sedes con certificaciones ambientales u otros estándares de gestión ambiental o sostenibilidad. Con programas de gestión de residuos. Primar sedes que ofrezcan nuevas tecnologías tanto para las comunicaciones entre asistentes y participantes on line como a nivel de climatización, sistemas automáticos de iluminación etc. (Por ejemplo, detectores de presencia en zonas de bajo tránsito o reguladores de intensidad en función de la luz exterior) Edificios alimentados con energías renovables para la producción de agua caliente sanitaria o energía eléctrica. Climatización de la sede. Determinar la temperatura de la sede y el uso de calefacción y aire acondicionado. Uso eficiente del agua en cisternas, grifos, cocinas etc. (1) (1) Check-list elaborado tomando como referencia diferentes informaciones, especialmente los puntos recogidos en la publicación Directrices para la celebración de eventos sostenibles en Madrid

11 2 Algunas directrices para la organización del programa, logística y gestiones administrativas Ofrecer a los asistentes información sobre los medios de transporte de la ciudad y su uso para los traslados del evento. Facilitar en eventos el traslado en vehículos ecológicos. Promocionar eventos sin papel, desde las informaciones e inscripciones por correo electrónico, hasta la elección de proveedores que faciliten factura electrónica, la posibilidad de asistir al evento en formatos on line o los cuestionarios de satisfacción a través del teléfono, mecanismos de votación electrónica etc. Primar empresas que apliquen criterios de sostenibilidad en la selección de proveedores y servicios. Para la contratación de personal de apoyo en la organización del evento valorar empresas que empleen a colectivos con riesgos de exclusión social, centros especiales de empleo etc.

12 3 Algunas directrices para la selección de alojamientos Seleccionar hoteles accesibles por transporte público o con buena comunicación con otros medios de transporte. Valorar que ofrezcan facilidades para transportes alternativos (puntos de recarga para vehículos eléctricos y aparcamiento bicicletas ) y su cercanía con otros centros donde tendrá lugar el evento. Alojamientos con criterios de accesibilidad para personas con discapacidades. Con certificaciones de gestión ambiental y /o sostenibilidad, que apliquen políticas de gestión de residuos y de uso eficiente del agua y energía. Valorar que dispongan de salas con luz natural para minimizar impactos en este sentido.

13 4 Algunas directrices para la organización de catering y servicios de restauración Primar empresas de restauración que trabajen con producto propio o seleccionen productos de la región, km cero, minimizando transportes. Seleccionar para la restauración productos de temporada. Dar pie a la introducción de productos de agricultura ecológica, bio o responsable. Primar selección de productos procedentes de comercio justo. Ajustar el consumo de agua como bebida. Valorar el uso de agua del grifo y evitar el uso de envases de plástico, dando paso a distribuidores, jarras u otros contenedores de amplio uso. Valorar para la decoración en los eventos el uso de elementos reutilizables. Seleccionar empresas que tengan una política de separación selectiva de residuos durante el evento. Todos los elementos del servicio serán lavables y en su defecto degradables.

14 5 Algunas directrices sobre documentación y cartelería Primar documentación en formatos y soportes electrónicos. Minimizar la cartelería tradicional y sustituirla por proyecciones. Siempre que no sea posible usar formatos digitales, hacer uso de de papel reciclado o en su defecto certificado. Debe usarse por ambas caras, evitando textos en negativo. Los regalos a participantes servirán para fomentar las mismas prácticas de sostenibilidad que promueve el evento. Tarjetas de identificación, cartelería estándar etc. deben crearse como elementos de uso reiterado para diferentes eventos. Evitar elementos tintados o impresos como camisetas con logos o similares y trataremos de buscar en caso de soportes textiles, materiales naturales.

15 6 Algunas directrices sobre actividades de comunicación Con el objetivo de normalizar en nuestro sector y nuestra sociedad la sostenibilidad, debemos trabajar con efectos mostrativos. Es conveniente contar con una política muy clara en este sentido que cubra a todos los participantes en el evento, considerando también proveedores, invitados, comunidad local y la sociedad en general, informada a través de prensa y otros medios. Informar a los participantes en el acto, incluyendo consejos y mensajes destinados a promover buenas prácticas durante el evento. Siempre que sea posible compensar emisiones mediante la compra de certificados. Informar a todos los participantes, ponentes, proveedores en el evento de los resultados obtenidos. Trasladar a la prensa los resultados de las iniciativas de sostenibilidad en eventos.

16 7 Algunas directrices de evaluación final Una vez finalizado el evento hay que prestar una atención muy especial a la fase de desmontaje pues pueden producirse relajaciones en lo referente a la gestión de residuos especialmente. Tras el desmontaje llegará el momento del análisis y evaluación. Una pequeña memoria final puede servirnos como instrumento de trabajo y mejora en futuras ediciones. Cálculo de emisiones reales del evento. Reutilización de materiales. Gestión de residuos del desmontaje. Seguimiento de los medios de transporte utilizados. Publicación de las presentaciones y ponencias por medios electrónicos. Informe de autoevaluación de las medidas de sostenibilidad puestas en valor. Un futuro apasionante. Alicia Estrada GEBTA España

17

18 Blog: Twitter: Tel:

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