MANUAL DE ADMINISTRACION PROVISIONAL

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2 MANUAL DE ADMINISTRACION PROVISIONAL Manual de Administración Provisional AMARILO - Página Una vez realizada la primera asamblea de propietarios, le corresponde a ésta revisar el presupuesto inicial, para hacer los ajustes necesarios y ajustarlo Otros gastos que debe cobijar el presupuesto provisional son el seguro de zonas comunes, papelería, mantenimiento de jardines y mantenimiento de zonas comunes entre otros. 6. Compañías de Aseo - Vigilancia La administración provisional se encargará de velar por el buen funcionamiento del día a día del conjunto. Como ejes centrales de esta actividad se encuentra la contratación e instalación de los puestos de vigilancia y aseo que en adelante estarán atentos de la seguridad de las zonas comunes y la limpieza de éstas. Después que el personal de obra puesto por la constructora ha cesado sus labores, es la administración provisional, a través de estas empresas, quien se encarga del registro de visitantes, propietarios y contratistas a través de planillas de control y fichas de visitantes entre otros, para garantizar la seguridad dentro del conjunto. Este punto es quizá uno de los más difíciles de realizar dentro de la administración provisional, pues es un momento de transición donde confluyen propietarios y vecinos que aún no se conocen, empleados, vendedores, personal de obra y contratistas particulares. Por esta razón la administración provisional escoge la empresa de vigilancia que mejor se adapte a las necesidades del conjunto. Por otra parte la colaboración de los propietarios es fundamental para una mejor vigilancia y seguridad en este periodo de transición. 7. Entrega de Planos y Zonas Comunes El recibo de zonas comunes y planos record corresponde a la administración provisional en forma coordinada con la constructora. 8. Personería Jurídica Será obligación del administrador provisional gestionar la personería jurídica del conjunto residencial ante las entidades correspondientes.

3 9. Período de Labores El período de labores de la administración provisional será hasta la realización de la primera asamblea de propietarios, en la cual se elija e instale la nueva Junta Directiva. 10. Instalación de la Junta Directiva La JUNTA DIRECTIVA provisional ha sido constituida por ley según lo indicado en el reglamento de copropiedad y laborará hasta cumplido el período señalado en el numeral anterior. La JUNTA DIRECTIVA definitiva será nombrada en la primera asamblea de copropietarios y estará constituida por todos los propietarios de las unidades inmobiliarias o departamentales que conforman EL CONJUNTO RESIDENCIAL. 11. Entrega de Administración y Entrega de Contabilidad Una vez realizada la primera asamblea ordinaria de copropietarios y haya sido elegida la Junta Directiva, ésta nombrará el administrador definitivo. Una vez nombrado el administrador mediante acta de Junta Directiva, se establecerá día para la entrega de la administración provisional a la definitiva. Dentro de esta entrega se debe incluir libros de actas emitidas hasta la fecha, correspondencia enviada y recibida, manejo de novedades, planos record del proyecto y todo lo relacionado con la entrega operativa del conjunto. Por otro lado se hace entrega del conjunto de la contabilidad debidamente auditada, que debe contener relación del presupuesto provisional, cuentas de cobro entregadas, cartera pendiente por cobrar (que en adelante será responsabilidad del administrador definitivo), relación de pagos hechos con sus respectivos soportes, relación de cuentas pendientes por cancelar, cierre de la cuenta bancaria abierta de manera provisional para cada conjunto. Esta prohibida la reproducción total o parcial de este documento

4 Manual de Administración Provisional AMARILO - Página INTRODUCCION INTRODUCCION Indice 1. QUE ES LA ADMINISTRACION PROVISIONAL 2. CUALES SON SUS FUNCIONES 3. REGLAMENTO DE COPROPIEDAD 4. COEFICIENTE O CUOTA DE PARTICIPACION 5. PRESUPUESTO PROVISIONAL - PRESUPUESTO DEFINITIVO: GASTOS COMUNES 6. COMPAÑÍAS DE ASEO Y VIGILANCIA 7. ENTREGA DE PLANOS Y ZONAS COMUNES 8. PERSONERIA JURIDICA 9. PERIODO DE LABORES 10. INSTALACION DE LA JUNTA DIRECTIVA 11. ENTREGA DE ADMINISTRACION Y ENTREGA DE CONTA- BILIDAD Este manual se ha elaborado como un aporte a los propietarios de los conjuntos residenciales entregados por AMARILO S.A., con el fin de tener un mejor conocimiento y entendimiento sobre la administración provisional, esperamos sea una herramienta útil para todos. Tiene como base jurídica la Ley N 31 del 18 de junio de 2010, o las normas que la sustituyan. 1. Que es la Administración Provisional. La administración provisional es la persona natural o jurídica encargada del manejo del conjunto residencial como administrador inicial, es decir, quién tiene bajo su responsabilidad el buen manejo y funcionamiento del conjunto mientras se nombra la administración definitiva. La administración provisional la ejerce el promotor inmobiliario o un tercero asignado por él (persona natural o jurídica). 2. Cúales son sus funciones. Dentro de las principales funciones del administrador provisional se encuentran: Elaborar y poner en marcha un presupuesto provisional que contemple las necesidades básicas del conjunto. Conservar una sana convivencia en el conjunto residencial mediante métodos educativos y de sensibilización, que permita un mejor entendimiento y aplicación del reglamento de propiedad horizontal elaborado por el promotor. Contratar servicios de: vigilancia, aseo, oficios varios, jardinero y demás servicios que se requieran. Cobrar y recaudar las cuotas de mantenimiento. Realizar el pago oportuno de servicios públicos de zonas comunes. Velar por el cumplimiento del Reglamento Interno o Reglamento de Usos. Llevar adecuadamente la contabilidad del conjunto. Convocar a la primera asamblea general de copropietarios.

5 Elaborar las actas que se presenten bajo su gestión (asamblea y junta directiva) Ser el interlocutor entre la comunidad y Amarilo. Presentar informe de gestión cuando su labor haya culminado. 3. Reglamento de Copropiedad Son los estatutos o normas que regulan los derechos y obligaciones específicas de los propietarios de un edificio o conjunto residencial construido. (Ley 31 de 18 de junio de 2010). 4. Coeficiente o cuota de participación. El coeficiente o cuota de participación que tiene todo propietario de unidad inmobiliaria o departamental sobre los bienes comunes y que genera derechos y obligaciones. Las cuotas comunes ordinarias se fijan en el reglamento de copropiedad horizontal de edificios en atención al metraje total de las unidades y constituyen el índice de participación de cada uno de propietarios de bienes privados en las expensas comunes del edificio o conjunto residencial. 5.Presupuesto Provisional Presupuesto Definitivo- Gastos Comunes. Para garantizar el buen funcionamiento de la copropiedad, la administración provisional analiza las necesidades básicas del conjunto y establece un presupuesto general, reflejado en la cuota de administración, la cual se establece de acuerdo al coeficiente que le corresponde a cada inmueble según el Reglamento de Copropiedad. Con este presupuesto se cubren los gastos tales como: aseo, implementos de aseo, vigilancia, firma administradora, contabilidad, servicios públicos de zonas comunes, luminarias, mantenimiento de equipos, entre otros de acuerdo a cada propiedad.