Referencias sobre el comité especial de contrataciones públicas

Transcripción

1 Referencias sobre el comité especial de contrataciones públicas Por Victor Hugo Quijada Tacuri 1 La normativa que rige las contrataciones del Estado establece que el comité especial es el órgano facultado para elaborar las bases administrativas y conducir el proceso de selección, desde su convocatoria hasta su culminación con el consentimiento de la buena pro o su cancelación. Está integrado por tres miembros y su designación está a cargo del titular de la entidad o de otro funcionario a quien el primero le haya delegado esa función. Sus integrantes deberán estar identificados con nombre propio y con indicación expresa de la persona que lo presidirá. Igualmente, deberá nominarse tantos suplentes como titulares se haya designado. El comité especial puede ser designado para un proceso en particular (ad hoc) o para más de uno (permanente). Esta última designación sólo es posible en adjudicaciones directas y de menor cuantía. Acerca de sus funciones, el comité especial deberá actuar en concordancia a lo normado a través del artículo 27 2 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado - Decreto Supremo No EF, que señala que se entregará al presidente del comité el expediente de contratación aprobado y toda la información técnica y económica necesaria que pudiera servir para cumplir el encargo. 1 Abogado por la universidad de San Martín de Porres (U.S.M.P.). Estudiante de la maestría en contrataciones del Estado en la U.S.M.P. Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado. 2 Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado - Artículo 27.- Designación. El Titular de la Entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado esta atribución, designará por escrito a los integrantes titulares y suplentes del Comité Especial, indicando los nombres completos y quién actuará como presidente y cuidando que exista correspondencia entre cada miembro titular y su suplente. La decisión será notificada a cada uno de los miembros. Conjuntamente con la notificación de designación, se entregará al presidente del Comité Especial el Expediente de Contratación aprobado y toda la información técnica y económica necesaria que pudiera servir para cumplir el encargo. Una vez recibida la documentación señalada en el párrafo anterior, el presidente del Comité Especial, a más tardar al día siguiente hábil de recibida, deberá convocar a los demás miembros para la instalación respectiva, dejando constancia en actas. El Comité Especial elaborará las Bases y las elevará para la aprobación de la autoridad competente. Luego de aprobadas, el Comité Especial dispondrá la convocatoria del proceso. Durante el desempeño de su encargo, el Comité Especial está facultado para solicitar el apoyo que requiera de las dependencias o áreas pertinentes de la Entidad, las que estarán obligadas a brindarlo bajo responsabilidad. Los acuerdos que adopte el Comité Especial deberán constar en actas, cuyas copias deberán incorporarse al Expediente de Contratación. Para tal efecto, toda Entidad contará con un libro de actas de Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas, o con un libro de actas por cada tipo de proceso de selección, debidamente foliado y legalizado, el mismo que podrá ser llevado en hojas mecanizadas. Facultativamente, también podrá incluir las actas de las Adjudicaciones de Menor Cuantía o contar con un libro de actas para este tipo de procesos de selección. El órgano encargado de las contrataciones será el responsable de la custodia de los indicados libros. 1

2 También, de acuerdo al artículo 27 citado, una vez recibida la documentación señalada en el párrafo anterior, el presidente del comité especial, a más tardar al día siguiente hábil de recibida, deberá convocar a los demás miembros para la instalación respectiva, dejando constancia en actas. El comité especial elaborará las bases y las elevará para la aprobación de la autoridad competente. Luego de aprobadas, el comité especial dispondrá la convocatoria del proceso. Durante el desempeño de su encargo, el comité especial está facultado para solicitar el apoyo que requiera de las dependencias o áreas pertinentes de la entidad, las que estarán obligadas a brindarlo bajo responsabilidad. Los acuerdos que adopte el comité especial deberán constar en actas, cuyas copias deberán incorporarse al expediente de contratación. Para tal efecto, la entidad contará con un libro de actas para todos los procesos de selección, o con un libro de actas por cada tipo de proceso de selección, debidamente foliado y legalizado, el mismo que podrá ser llevado en hojas mecanizadas. El órgano encargado de las contrataciones será el responsable de la custodia de los indicados libros. En ese orden de ideas, de acuerdo al artículo 31 3 del Decreto Supremo No EF, el comité especial conducirá el proceso encargándose de su organización, conducción y ejecución, desde la preparación de las bases hasta la culminación del proceso. El comité especial es competente para: 3 Artículo 31.- Competencias. El Comité Especial conducirá el proceso encargándose de su organización, conducción y ejecución, desde la preparación de las Bases hasta la culminación del proceso. El Comité Especial es competente para: 1. Consultar los alcances de la información proporcionada en el Expediente de Contratación y sugerir, de ser el caso, las modificaciones que considere pertinentes. Cualquier modificación requerirá contar previamente con la conformidad del área usuaria y/o del órgano encargado de las contrataciones, según corresponda. La modificación requerirá una nueva aprobación del Expediente de Contratación. 2. Elaborar las Bases. 3. Convocar el proceso. 4. Absolver las consultas y observaciones. 5. Integrar las Bases. 6. Evaluar las propuestas. 7. Adjudicar la Buena Pro. 8. Declarar desierto. 9. Todo acto necesario para el desarrollo del proceso de selección hasta el consentimiento de la Buena Pro. El Comité Especial no podrá de oficio modificar las Bases aprobadas. 2

3 - Consultar los alcances de la información proporcionada en el expediente de contratación y sugerir, de ser el caso, las modificaciones que considere pertinentes. Cualquier modificación requerirá contar previamente con la conformidad del área usuaria y/o del órgano encargado de las contrataciones, según corresponda. La modificación requerirá una nueva aprobación del expediente de contratación. - Elaborar las bases. - Convocar el proceso. - Absolver las consultas y observaciones. - Integrar las bases. - Evaluar las propuestas. - Adjudicar la buena pro. - Declarar desierto. - Todo acto necesario para el desarrollo del proceso de selección hasta el consentimiento de la buena pro. OJO: El comité especial no podrá de oficio modificar las bases aprobadas. Al respecto del quórum y acuerdos del comité especial, el artículo 32 4 del Decreto Supremo No EF establece que para sesionar y adoptar acuerdos válidos, el comité se sujetará a las siguientes reglas: - El quórum para el funcionamiento del comité especial se da con la presencia del número total de miembros titulares. - Los acuerdos se adoptan por unanimidad o por mayoría. No cabe la abstención por parte de ninguno de los miembros. - Los actos del comité especial constan en actas que, debidamente suscritas, quedan en poder de la entidad. La fundamentación de los acuerdos y de los votos discrepantes se hará constar en el acta. También, se debe tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 34 5 del Decreto Supremo No EF que señala que, el comité especial actúa en forma colegiada y es autónomo en sus 4 Artículo 32.- Quórum y acuerdos. Para sesionar y adoptar acuerdos válidos, el Comité Especial se sujetará a las siguientes reglas: 1. El quórum para el funcionamiento del Comité Especial se da con la presencia del número total de miembros titulares. En caso de ausencia de alguno de éstos, se procederá conforme a lo dispuesto en los artículos 33 y Los acuerdos se adoptan por unanimidad o por mayoría. No cabe la abstención por parte de ninguno de los miembros. Los actos del Comité Especial constan en actas que, debidamente suscritas, quedan en poder de la Entidad. La fundamentación de los acuerdos y de los votos discrepantes se hará constar en el acta. 5 Artículo 34.- Responsabilidad, remoción e irrenunciabilidad. El Comité Especial actúa en forma colegiada y es autónomo en sus decisiones, las cuales no requieren ratificación alguna por parte de la Entidad. Todos los miembros del Comité Especial gozan de las mismas facultades, no existiendo 3

4 decisiones, las cuales no requieren ratificación alguna por parte de la entidad. Todos los miembros del comité gozan de las mismas facultades, no existiendo jerarquía entre ellos. Sus integrantes son solidariamente responsables por su actuación, salvo el caso de aquellos que hayan señalado en el acta correspondiente su voto discrepante. Los integrantes del comité especial sólo podrán ser removidos por caso fortuito o fuerza mayor, o por cese en el servicio, mediante documento debidamente motivado. En el mismo documento podrá designarse al nuevo integrante. OJO: Los integrantes del comité especial no podrán renunciar al cargo encomendado. Finalmente, luego de elaboradas las bases por parte del comité especial, éste deberá elevar los actuados al titular de la entidad o quien haga de sus veces, para que apruebe las bases y se proceda a la convocatoria del proceso y su publicación en el sistema electrónico de contrataciones del Estado - SEACE, de acuerdo al artículo 35 6 del Decreto Supremo No EF, debiéndose también tener en cuenta a su vez lo dispuesto en los párrafos precedentes. Requisitos legales para conformar el comité especial: Entre los requisitos para conformar el comité especial, se encuentran los siguientes: La designación debe realizarse mediante documento escrito firmado por el titular de la entidad o por el funcionario a quien se hubiese delegado tal facultad. Puede ser para más de un proceso de selección. Debe designarse tres personas, nominadas con nombre propio y la indicación expresa de quien ejercerá como presidente. En el mismo documento deberá precisarse el nombre de los suplentes y su respectiva correspondencia con los titulares para el caso de reemplazo. Uno de los miembros debe pertenecer al área usuaria, otro a logística y cualquiera de los miembros debe tener conocimiento técnico sobre el objeto de la convocatoria. jerarquía entre ellos. Sus integrantes son solidariamente responsables por su actuación, salvo el caso de aquellos que hayan señalado en el acta correspondiente su voto discrepante. Los integrantes del Comité Especial sólo podrán ser removidos por caso fortuito o fuerza mayor, o por cese en el servicio, mediante documento debidamente motivado. En el mismo documento podrá designarse al nuevo integrante. Los integrantes del Comité Especial no podrán renunciar al cargo encomendado. 6 Artículo 35.- Aprobación. Las Bases de los procesos de selección serán aprobadas por el Titular de la Entidad, el mismo que podrá delegar expresamente y por escrito dicha función. La aprobación de las Bases debe ser por escrito, ya sea mediante resolución, acuerdo o algún otro documento en el que exprese de manera indubitable la voluntad de aprobación. En ningún caso esta aprobación podrá ser realizada por el Comité Especial o el órgano a cargo del proceso de selección. Para la aprobación, los originales de las Bases deberán estar visados en todas sus páginas por los miembros del Comité Especial o el órgano a cargo del proceso de selección, según corresponda. Las Entidades utilizarán obligatoriamente las Bases estandarizadas que aprobará el OSCE y divulgará a través del SEACE. 4

5 Si en la entidad no existe un entendido en el objeto de la convocatoria, se deberá contratarlo en calidad de experto independiente. Asimismo, mediante convenio, éste puede provenir de otra entidad pública, en cuyo caso se requiere autorización del titular de esta última. No pueden ser miembros del comité especial: el titular de la entidad; los funcionarios que ejerzan funciones de control o fiscalización, excepto personal del órgano de control interno cuando éste sea el área usuaria; los funcionarios que hayan aprobado el expediente de contratación o las bases, o que tengan que resolver el recurso de apelación del proceso en curso; y los funcionarios que en su calidad de miembros de un comité especial hubieren sido sancionados por resolución debidamente fundamentada. Dejará de ser miembro del comité especial quien sea sancionado con posterioridad a su designación. Tipos de comité especial. Permanente. Es nominado para que lleven a cabo las adjudicaciones directas y las de menor cuantía que se vayan a convocar en el curso del año. Ad Hoc (para un proceso específico). Se lo nombra para que lleven a cabo una licitación pública o un concurso público. En adjudicaciones directas y de menor cuantía puede designarse uno cuando sea necesario. El área usuaria y su vinculación con el comité especial 7. Es importante resaltar que, el comité especial también requiere la participación del área usuaria en el desarrollo del proceso de selección. En efecto, durante la etapa de presentación de consultas y observaciones los participantes pueden referirse a aspectos que han sido contemplados en las especificaciones técnicas, términos de referencia o en el expediente técnico los cuales bajo ninguna circunstancia pueden ser respondidos por el comité especial sin la opinión previa del área usuaria. Si bien es cierto, uno de los miembros del comité especial pertenece al área usuaria, no debe perderse de vista que dicho miembro no cuenta con la facultad legal suficiente para reemplazar al área usuaria en las respuestas relacionadas con los requisitos técnicos mínimos, que han sido elaborados por esta. Inclusive, antes de la convocatoria al proceso de selección, el comité especial está facultado para hacer las consultas que estime pertinentes al área usuaria, siempre que éstas se refieran al requerimiento o a las características técnicas. Al respecto, el artículo 31 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado citado, al precisar las competencias del comité especial, señala que puede consultar los alcances de la información proporcionada en el expediente de contratación y sugerir, de ser el caso, las modificaciones que considere pertinentes. Cabe precisar que cualquier modificación requerirá 7 Consultado en: Lima, el 26 de agosto del

6 contar previamente con la conformidad del área usuaria y/o del órgano encargado de las contrataciones, según corresponda. Igualmente, al momento de la calificación de propuestas, el comité especial también podrá requerir el apoyo del área usuaria a efectos de verificar si las propuestas cumplen con lo establecido en los requisitos técnicos mínimos. Si el motivo de declaratoria de desierto esté referido a las características del objeto contractual, el Comité Especial solicitará información al área usuaria, quien además se encuentra obligada a darle el apoyo correspondiente. A continuación se muestran algunos cuadros referentes al comité especial, espero puedan ilustrarlos mejor en algunos temas particulares: 6

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