INSTRUCTIVO PARA REGISTRO ELECTRÓNICO DE DEJA SIN EFECTO PERMISOS Y FERIADOS. Enero

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1 INSTRUCTIVO PARA REGISTRO ELECTRÓNICO DE DEJA SIN EFECTO PERMISOS Y FERIADOS Enero 2013

2 Santiago, 14 de diciembre de 2012 Estimados/as Usuarios/as: Se les informa que a contar de hoy, se encuentra disponible una nueva materia en SIAPER Registro Electrónico denominada Deja sin Efecto que permitirá registrar aquellos actos administrativos que, a su vez, Dejen sin Efecto a otros actos administrativos. La materia a la cual es posible de aplicar el Deja sin Efecto, es la siguiente: 1. Permisos y Feriados Para ello, el (la) Usuario(a) deberá seguir los pasos que a continuación se detallan: ETAPA 1: CREAR UN DOCUMENTO DEJA SIN EFECTO EN REGISTRO ELECTRÓNICO Para crear un documento en Siaper, el Usuario deberá realizar los siguientes pasos: Ilustración 1 2

3 Paso 1 El primer paso es seleccionar la pestaña Servicio. Se desplegarán tres menús: Adm.Funcionario, Carga Masiva y. Paso 2 Posteriormente, debe hacer clic sobre el Menú. Se desplegarán cuatro submenús: Crear Documentos, Bandeja de Documentos, Bandeja de Certificados de Registro y Administrar Licencias Médicas. Paso 3 Luego, dentro del Menú, debe hacer clic sobre el submenú Crear Documento, se desplegará la pantalla Borrador del Documento (ver Ilustración 2). d Ilustración 2 a Datos del Encabezado: Esta sección contiene los datos que identifican el documento que el Servicio desea enviar a Registro. Al seleccionar el menú desplegable del campo Tipo Documento, permitirá ver el listado de alternativas para actos administrativos a registrar, según indique el acto administrativo que se tenga a la vista para registrar (ver Ilustración 3). Paso 5 Ilustración 3 3

4 Paso 5 Seleccionar una de las opciones que despliega el campo Tipo de Documento, según el documento que el Usuario tiene a la vista (ver Ilustración 3). Los tipos de documentos posibles de registrar electrónicamente son: Decreto Exento Información de Personal (aplica sólo para ingresar Calificaciones ) Resolución Exenta Sin embargo, la materia Deja sin Efecto sólo está disponible para Decretos Exentos o Resoluciones Exentas. Al seleccionar una de las opciones que despliega el campo Tipo de Documento (que para efectos de este ejemplo se seleccionó Resolución Exenta ), se activarán adicionalmente los siguientes campos: Ilustración 4 El Usuario deberá completar los siguientes campos: * Número Documento: Campo obligatorio. Se debe ingresar el número del acto administrativo que se desea enviar a Registro. Corresponde al número que su Servicio le ha otorgado al acto administrativo. * Fecha de Documento: Campo obligatorio. Se debe ingresar la fecha del documento (dd/mm/aaaa) o seleccionar la misma desde calendario adjunto. Corresponde a la fecha que, junto con el número, su Servicio le ha otorgado al acto administrativo. * Servicio Documento: Este campo será llenado automáticamente por el sistema con el nombre del Servicio al cual pertenece el Usuario que ha ingresado al portal. 4

5 * Dependencia: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado el nombre de la Dependencia que ha realizado el acto administrativo. Según la información contenida en el campo Servicio Documento, el usuario podrá seleccionar una de las dependencias que ofrece el listado; también podrá ingresar la opción Sin dependencia cuando corresponda. Se entiende por dependencia cada unidad que genera actos administrativos con numeración propia. * Región: Campo obligatorio. Se debe seleccionar del listado la Región a la que corresponde la Dependencia. Comuna: Campo opcional. Se debe seleccionar la Comuna, del listado a la cual se encuentra vinculada la Región ingresada anteriormente. ETAPA 2: SECCIÓN MATERIAS ASOCIADAS Una vez completada la sección Datos del Encabezado, el Usuario estará en condiciones de agregar las materias al acto administrativo sometido a Registro, pudiendo ingresar más de una materia por cada acto administrativo. Para ello deberá seguir los siguientes pasos: Ilustración 5 Al seleccionar el menú desplegable del campo Materia de Ingreso, permitirá ver el listado de alternativas para actos administrativos a registrar, según indique el documento que se tenga a la vista para registrar (ver Ilustración 5). Recuerde que para documentos Deja sin Efecto debe haber seleccionado Decreto Exento o Resolución Exenta. 5

6 Ilustración 6 Seleccionar la opción Deja sin Efecto, dentro de las alternativas que despliega el campo Materias de Ingreso. Una vez seleccionada la materia en el listado, se debe presionar el botón De esta manera, la materia de ingreso seleccionada ha quedado incorporada en la columna materia (ver Ilustración 7). Ilustración 7 Una vez agregada la materia al documento, el Usuario no podrá modificar el campo Tipo de Documento. 6

7 b Paso 10 c Ilustración 8 Paso 10 Una vez agregada la materia, se recomienda presionar el botón, ya que le dará vida electrónica al Acto Administrativo, permitiendo que posteriormente pueda ser visualizado en la Bandeja de Documentos. b En caso de que el Usuario requiera eliminar una materia ya asociada al documento, deberá seleccionarla en el botón izquierdo: (ver Ilustración 8), en la materia que corresponda, y luego presionar el botón. Cabe señalar que una materia podrá eliminarse sólo cuando no contenga casos agregados. Para ello, el Usuario deberá primero borrar los casos ingresados y luego eliminar la materia correspondiente. c En caso de que el Usuario requiera eliminar todo el documento, incluso de la Bandeja de Documentos, deberá presionar el botón. 7

8 ETAPA 4: SECCIÓN AGREGAR CASOS Una vez ingresados los Datos del Encabezado y agregada una Materia de Ingreso al documento, el Usuario deberá ingresar los casos (Número del Documento que desea Dejar sin Efecto) de los interesados que dispone el acto administrativo (Deja sin Efecto) a registrar para cada materia ya asociada. Para ello debe seguir los siguientes pasos: Paso 11 Paso 12 Ilustración 9 Paso 11 Seleccionar la materia que corresponda en el botón izquierdo Asociadas (ver Ilustración 9). de la lista Materias Paso 12 Para ingresar el caso, el Usuario debe hacer clic en el botón. Al ejecutar el paso 12, se activará una nueva pantalla llamada Lista de Casos (ver Ilustración 10), con los campos que a continuación se explican. d Paso 13 Ilustración 10 Paso 13 Para ingresar el caso, el Usuario debe hacer clic en el botón. d Materia: El sistema informará en la parte superior de esta página cuál es la materia que actualmente se encuentra ingresando. 8

9 Al ejecutar el paso 13, se desplegará una nueva sección en la parte inferior de la pantalla, llamada Identificar Funcionario (ver Ilustración 11). Paso 14 Paso 15 Ilustración 11 Paso 14 Se debe digitar el NÚMERO DE DOCUMENTO, que desea Dejar sin Efecto (recuerde que sólo se puede dejar sin efecto un acto administrativo cuya materia de ingreso corresponda a un Permiso o Feriado). Paso 15 Presionar el botón. Al aceptar el NÚMERO DE DOCUMENTO, será derivado al formulario de ingreso de la materia Deja sin Efecto. 9

10 ETAPA 5: FORMULARIO DE INGRESO DEJA SIN EFECTO Completados los 15 pasos anteriores, el Usuario tendrá activada la pantalla de Deja sin Efecto (ver Ilustración 12), en la que deberá completar los pasos que a continuación se detallan: Paso 16 Paso 17 Ilustración 12 Paso 16 El Usuario deberá completar los siguientes campos: * Tipo Documento: Campo obligatorio. Al seleccionar el menú desplegable del campo Tipo Documento, permitirá ver el listado de alternativas (Resolución Exenta, Decreto Exento, Resolución Exenta de Personal o Decreto Exento de Personal). Se debe ingresar el tipo de documento del acto administrativo que desea dejar sin efecto. *Número Documento: Campo obligatorio. Este campo será llenado automáticamente por el sistema con el número del documento que desea Dejar sin Efecto, completado en la página anterior (ver ilustración 11). *Año: Campo obligatorio, corresponde al año del documento que desea Dejar sin Efecto. *Servicio: Este campo será llenado automáticamente por el sistema con el nombre del Servicio al cual pertenece el Usuario que ha ingresado al portal. *Materia del Documento: Campo obligatorio. Al seleccionar el menú desplegable, se desplegará por defecto la materia de Permisos y Feriados. 10

11 Paso 17 Una vez ingresado el campo de búsqueda, deberá presionar el botón. El sistema mostrará los documentos relativos al campo de búsqueda ingresado del documento que desea dejar sin efecto que hayan sido registrados Electrónicamente. Respuestas del sistema: Existen coincidencias en la Bandeja de Documentos, En el caso que el sistema contenga actos administrativos que cumplan las condiciones señaladas, estos se desplegarán en La Lista de Documentos, el Usuario deberá escoger sólo uno. No existen coincidencias en la Bandeja de Documentos Si en la Bandeja de Documentos del Servico no contiene actos administrativos que cumplan las condiciones señaladas por el Usuario (Tipo, Número y Año de Documento), debidamente Registrados, el listado aparecerá en blanco y se desplegará el siguiente aviso. No se han encontrado resultados para la búsqueda Si el documento que desea Dejar sin Efecto no aparece, puede deberse a que aún no ha sido registrado, por lo que todavía no es parte del sistema Siaper RE. Cabe recordar que ante cualquier consulta, el Usuario tendrá siempre disponible la opción de presentar un requerimiento a la Mesa de Ayuda SIAPER, a través del botón de ayuda dispuesto en el sistema. Paso 18 f e Paso 19 Ilustración 13 11

12 Paso 18 Una vez realizada la búsqueda del documento, aparecerá en la parte inferior de la pantalla en la sección llamada Lista de Documentos. El Usuario deberá seleccionar el documento que desea Dejar sin Efecto, haciendo clic en el botón izquierdo, correspondiente al acto administrativo. e Si el Usuario desea ver el despliegue del documento que desea dejar sin efecto, deberá posesionarse sobre el número de documento y hacer clic. Paso 19 Presionar el botón. f Si el Usuario desea cancelar el documento que desea dejar sin efecto, debe hacer clic en el botón. Completados los 19 pasos anteriores, al Usuario se le desplegará nuevamente la pantalla llamada Lista de Casos, en la cual aparecerá el documento que Deja sin Efecto (ver Ilustración 14). P a s o 20 g h i Ilustración 14 g Si el Usuario requiere ingresar más de un caso (Número de Documento que desea Dejar sin Efecto) de acuerdo al acto administrativo que tiene a la vista, entonces debe hacer clic en el botón, y luego repetir desde el Paso 14 de la Etapa 4, en adelante. 12

13 h Para modificar un caso ya ingresado, el Usuario debe seleccionar el caso con el botón izquierdo de la Lista de Casos, y luego hacer clic en el botón, repitiendo desde el Paso 16 de la Etapa 5, en adelante. i Para el eliminar un caso ya agregado, el Usuario debe seleccionar el caso con el botón izquierdo de la Lista de Casos, y luego hacer clic en el botón. Paso 20 Una vez ingresados todos los casos requeridos, el Usuario debe volver a la pantalla del Borrador de Documento. Para ello debe presionar el botón. Completados los 20 pasos anteriores, al Usuario se le desplegará nuevamente la pantalla Borrador de Documento, en ella podrá ver la cantidad de casos ingresados. j Paso 21 Paso 22 Ilustración 15 13

14 j Nro. Casos : Indica la cantidad de casos ingresados. Paso 21 Al presionar el botón, se muestra la visualización del documento con todos los campos ingresados por el Usuario. Se recomienda al Usuario ver la vista previa, para validar la información ingresada en el sistema antes de enviarla a registro. Paso 22 Al presionar el botón el documento., permitirá al Usuario guardar y enviar a Completados los 22 pasos de este instructivo, al Usuario se le desplegará el Certificado de Registro, el cual se recomienda imprimir y adjuntar al acto administrativo original, y proceder a su archivo. 14

15 15

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