FE 20-FEB-09 FA 07-JUN-11 V 02 IDO de 14 CONSIGNA DE ENTRADA DOCUMENTO SÓLO PARA CONSULTA. Realizó: ACB Revisó: AMRD Aprobó: GSS

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1 FE 20-FEB-09 FA 07-JUN-11 V 02 IDO de 14 CONSIGNA DE ENTRADA Instructivo S DE PERSONA Realizó: ACB Revisó: AMRD Aprobó: GSS Supervisor de Gerente de Endoprótesis y Osteosíntesis Director de Operaciones

2 FE 20-FEB-09 FA 07-JUN-11 V 02 IDO de 14 OBJETIVO Documentar como se lleva el control de los implantes del servicio tercerizado que no se encuentran contemplados dentro del inventario del almacén. ALCANCE Este procedimiento abarca actividades desde la recepción de la programación quirúrgica, hasta la captura en sistema de los datos de la factura emitida por el proveedor, y es aplicable para proveedores como Smith & Nephew, J&J u otros. DEFINICIONES Consigna: Foráneo: Local: BOM Servicio Tercerizado Traspaso de la posesión de mercancías de su dueño a otra persona, que se convierte en un agente para los fines de vender las mercancías, es decir la entrega en depósito del producto. Dícese de la persona que procede de otro lugar, o que nos es propio de un lugar. Relativo a un territorio, municipio o región. Lista de Materiales (Bill Of Materials). stema a través del cual dicha actividad o servicio pasa a ser provisto de manera regular por un "tercero"; es decir, por una empresa proveedora externa. RESPONSABILIDADES Es responsabilidad del Gerente de, Gerente de Endoprótesis y Osteosíntesis, Supervisor de logística, Programador y Personal del Almacén de Ortopedia garantizar el cumplimiento del presente documento.

3 FE 20-FEB-09 FA 07-JUN-11 V 02 IDO de 14 DESARROLLO. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO 1 Programador 2 Supervisor de / Programador 3 Supervisor de Recibe programación. Recibe programación y se ejecutan los puntos 1 al 4 del procedimiento de Programación Quirúrgica (PDO-04), posteriormente se remite al punto 28. Determina tipo de cirugía. Con base a la programación determina si es cirugía de columna o el proveedor es externo al almacén. El servicio es cirugía de Columna o el proveedor es externo al almacén? la cirugía es de columna se da aviso al Programador, de lo contrario pasa Supervisor de. Revisa la programación, envía un correo al proveedor correspondiente (ver figura 1. Tabla Material/ Proveedor) colocando: Pre-folio. Fecha de la cirugía. Tipo de cirugía. Hospital destino. Material (Cx de) Instrumental En hospital Implantes en Hospital Proveedor Es proporcionad o por MEDICUS? Endoprótesis Rodilla J&J (Base), S&N (Eventual) Cadera (sólo MTY y López Mateos) J&J (Base), S&N (Eventual)

4 FE 20-FEB-09 FA 07-JUN-11 V 02 IDO de 14 Material (Cx de) Instrumental En hospital Implantes en Hospital Proveedor Es proporcionado por MEDICUS? Osteosíntesis Fémur Anterógrado (sólo Culiacán) (sólo Culiacán) Otros. Fémur Retrógrado Otros. Fémur de Reconstrucción Otros. Tibia (sólo Culiacán) (sólo Culiacán) Otros. Radio y Cubito S&N (Base) Húmero Otros. Mini Fragmentos S&N (Base) Pequeños Fragmentos Otros. Grandes Fragmentos Otros. stema Richard (cadera y fémur) S&N (Base) Canulados 4.0 S&N (Base) Canulados 6.5 S&N (Base) Placas Pélvicas S&N (Base) Clavillos (Kirschner, Steyman, Shans) N/A Otros Tabla 1. Tabla Material / Proveedor. 4 Supervisor de Contacta a proveedor y verifica disponibilidad de material. Llama al proveedor para verificar la disponibilidad del material con base a la programación quirúrgica.

5 FE 20-FEB-09 FA 07-JUN-11 V 02 IDO de 14 5 Supervisor de 5.1 Supervisor de 6 Programador 6.1 Programador 7 Programador Hay disponibilidad del material? hay disponibilidad del material pasa al punto 8, de lo contrario a 5.1. Solicita fecha aproximada de disponibilidad. Le pide al Coordinador de programación quirúrgica que se comunique con el cliente para proporcionarle la fecha. El Cliente acepta la fecha proporcionada? el cliente acepta la fecha proporcionada pasa al punto 7 de lo contario a Termina proceso.. Una vez aceptada la fecha le comunica de manera escrita en la programación, con la finalidad de programar el envío del material Supervisor de Chofer El material lo entrega el proveedor al Hospital? el material es entregado por el proveedor pasa a 12 de lo contrario a Va a instalaciones del proveedor compara material contra la nota de remisión que le proporciona el proveedor y verifica:. de parte Cantidad Lote (según lo requiera) Buen Estado (n golpes, humedad, hongos, grasa, empaque sellado, etc.). Acusa de Recibido y posteriormente regresa al almacén. 9 Chofer Realiza Packing colocando 2 copias de la remisión dentro del paquete así como identificar el destino. 10 Chofer 10.1 Chofer El envío es por paquetería? el envió es por paquetería pasa al punto 11 de lo contrario al Se traslada al hospital y entrega el material en las manos del Técnico

6 FE 20-FEB-09 FA 07-JUN-11 V 02 IDO de 14 esperando la firma de acuse de recibido sobre la copia de la remisión, pasar al procedimiento EJECUCIÓN DE LA INSTRUMENTACIÓN (PDO-06), posteriormente pasa al punto Chofer. Se traslada a las oficinas correspondientes de paquetería (ver tabla Tipo de paquetería), documenta el paquete, proporciona el número de guía al Enfermero por teléfono y/o por mensaje. Tipo de Paquetería DHL ETN Aeromexpress Destinos Envíos a Oaxaca, Mérida en donde no allá entregas por otras empresas. ta: cuando la entrega no es urgente se utiliza este servicio. Entregas al rte del país y destinos de menos de 24 hrs de traslado. Destinos con 24 hrs de traslado por carretera. Otros Cuando no hay disponibilidad de destinos y horas de las empresas anteriores. Tabla 2. Tipo de Paquetería 12 Enfermero. Recibe material, verifica los datos y firma de recibido. Recibe material y verifica. de partes, cantidad, lote, y buen estado, firma de recibido, ejecuta el procedimiento de EJECUCIÓN DE LA INSTRUMENTACIÓN (PDO-06) punto 1, posteriormente de la utilización del material avisa al Jefe de Almacén o al personal de almacén la devolución. Cuando se tenga una cirugía del mismo tipo en un lapso no mayor a 3 días se mantiene el material en el hospital hasta que se concluya su utilización. ta: Tiene 48 horas para reportar cualquier anomalía en la recepción.

7 FE 20-FEB-09 FA 07-JUN-11 V 02 IDO de Enfermero 14 Analista de Almacén Endoprótesis y Osteosíntesis 15 Supervisor de 16 Enfermero 16.1 Enfermero 17 Enfermero 18 Enfermero 18.1 Supervisor de 19 Supervisor de 20 Chofer 21 Chofer Realiza cirugía, abre folio y reporta los consumos. Realiza cirugía, abre Folio y reporta por medio del formato de CONSIGNA (RDO-05-03) los consumos utilizados vía Fax al Analista de Almacén Endoprótesis y Osteosíntesis. Revisa y valida información de formato. Revisa la información enviada en el formato de CONSIGNA (RDO-05-03) por el Hospital, lo firma de visto bueno y la entrega al Jefe de Almacén. Recibe formato y revisa la información. Recibe formato de CONSIGNA (RDO-05-03), revisa la información y lo entrega al Controlador de Inventarios. Envía material por paquetería? envía material pasa a 17, de lo contrario pasa al punto Se comunica con el personal de almacén para la devolución del material.. Envía el material por paquetería, asignada por el Jefe de Almacén al destino especificado, e informa vía telefónica al personal de almacén lo que está devolviendo y el número de guía. Dentro del paquete coloca la remisión donde especifica el material a regresar. El material fue entregado directamente por el proveedor al Hospital? el material fue proporcionado por el proveedor pasa al punto 19 de lo contrario al punto Solicita al chofer que se traslade a las oficinas de paquetería u hospital según sea el caso a recoger el material. Pasar al punto 20.. Avisa al proveedor para que recoja el material quien recibe y entrega al almacén una copia de remisión firmada por el Enfermero. Pasar al punto 22. Recoge material en oficinas de paquetería. Se traslada a las oficinas correspondientes de paquetería a recoger el material y lo lleva al almacén de Ortopedia. Compara material físico contra documentación. Compara el material que llegó contra el documento enviado por el Técnico y la remisión original, le proporciona la información al Controlador de Inventarios. Consigna (RDO-05-03) Consigna (RDO-05-03) Consigna (RDO-05-03)

8 FE 20-FEB-09 FA 07-JUN-11 V 02 IDO de Controlador de Inventarios 23 Controlador de Inventarios 24 Chofer 25 Supervisor de 25.1 Supervisor de 26 Supervisor de ta: En caso existir diferencias, el Controlador de Inventarios aclara con el Analista de Almacén Endoprótesis y Osteosíntesis el consumo real contra el formato de CONSIGNA (RDO-05-03), de tal forma que deberán tomar juntos una de dos acciones: A. Adecuar la información reportada en el formato de CONSIGNA (RDO-05-03). B. Devolver del hospital algún implante que pudiese haber faltado en la devolución del BOM. Solicita Orden de Compra. Solicita a compras una Orden de Compra por los implantes que se utilizaron, que es enviada vía correo electrónico, especificando; cantidad, código, unidad, descripción y número de folio, con copia al Analista de Almacén Endoprótesis y Osteosíntesis, Gerente de y proveedor, para que posteriormente el área de Compras proporciona la Orden en un lapso no mayor a un día hábil. Recibe Orden de Compra. Recibe la Orden de Compra y se la proporciona al chofer. Entrega material al proveedor. Entrega material al proveedor en sus instalaciones junto con la Orden de Compra y recibe una copia de la remisión firmada. El proveedor es Smith & Nephew? el proveedor es Smith & Nephew pasa al punto 26 de lo contrario al punto Cuando el proveedor es otros, recibe factura con las siguientes características: Copia de Factura remisión Orden de compra. Cuando el proveedor es Smith & Nephew, recibe factura con las siguientes características: a. Factura copia. b. Remisión firmada por el Chofer. c. Orden de Compra. d. Solicitud por correo (con número de pre-folio) por el Controlador de Inventarios. Entrega documentación al Controlador de Inventarios. Orden de Compra Orden de compra

9 FE 20-FEB-09 FA 07-JUN-11 V 02 IDO de Controlador de Inventarios Firma documentos de recibido. Firma de recibido 4 copias de las cuales se queda con una y las demás las entrega al proveedor para meter a revisión (1 original y 2 copias). Factura Analista de Almacén Endoprótesis y Osteosíntesis 29 Controlador de Inventarios 30 Controlador de Inventarios 31 Controlador de Inventarios ta 1: Para la entrega de factura el proveedor se presenta todos los jueves antes de las 2:00 pm previamente sellada y firmada por almacén en recepción. Posteriormente se ingresan los productos de Smith & Nephew en SAP. La cirugía reportada fue de columna? la cirugía fue de columna, pasa al punto 29, de lo contrario, pasa al 28.1 Ingresa a SAP y realiza traspaso de todas las cirugías de columna, especificando su contenido. Ingresa a SAP con la Orden de Compra y realiza el traspaso al Hospital para que el Enfermero cierre el Folio.. Ingresa a SAP y realiza traspaso. Ingresa a SAP con la Orden de Compra y realiza el traspaso al Hospital para que el Enfermero cierre el Folio. ta: El traspaso se realiza con el formato de CONSIGNA (RDO-05-03) firmado por el Gerente de Endoprótesis y Osteosíntesis (como excepción en los días de cierre), el Supervisor de informa diferencias en caso de que las haya para aclarar conforme al punto 21. Se entrega BOM al proveedor. Recibe factura y archiva registros. Recibe Factura del proveedor, anota el número de la misma en sistema SAP de acuerdo al Folio correspondiente y archiva junto con los otros registros (formato de Consigna, Remisión y Orden de Compra). ta: en los casos excepcionales de cierre tendrá que actualizar la entrada realizada con el formato de CONSIGNA (RDO-05-03), por el número real de la factura cuando la reciba Orden de Compra Orden de compra Consigna (RDO-05-03) Factura Consigna (RDO-05-03)

10 FE 20-FEB-09 FA 07-JUN-11 V 02 IDO de 14 DIAGRAMA DE FLUJO (Diagrama 1 de 3) Programador Supervisor de Chofer Enfermero Quirurgico 1 Inicio 2 Recibe programación Determina tipo de cirugía PDO-04 3 El servicio es de columna o el proveedor es externo al almacén? Fin Da aviso al Programador Quirurgico. 3.1 Revisa programación, envía correo electrónico con información 4 Contacta al proveedor y verifica disponibilidad 6.1 Fin A 5 Hay disponibilidad del material? 5.1 Solicita fecha aproximada de disponibilidad 6 El cliente acepta la fecha proporcionada? A El material lo Va a las Solicita fecha entrega el instalaciones del aproximada de proveedor al proveedor y disponibilidad hospital? recoge material B 9 Realiza Packing coloca dos copias de remisión e identifica destino 10.1 Se traslada al hospital y entrega material al Enfermero quirúrgico PDO El envió es por paquetería? Se traslada a oficinas de Recibe material, paquetería, verifica datos y proporciona datos firma de recibido al Enfermero quirúrgico PDO-06 B IDO

11 FE 20-FEB-09 FA 07-JUN-11 V 02 IDO de 14 (Diagrama 2 de 3) Controlador de Inventarios Analista de Almacén Supervisor de logística Chofer Endoprótesis y Enfermero Osteosíntesis C Recibe formato y revisa la información. Revisa y valida la información en Formato Realiza cirugía, abre folio y reporta los consumos. RDO E 19 Avisa al proveedor para que recoja el material C 22 D Solicita al chofer se traslade a oficinas de paquetería u hospital a recoger material. Recoge material en paquetería y lo lleva a almacén de ortopedia Envía material por paquetería? 16.1 Se comunica con el personal de almacén para su devolución Solicita orden de compra Compara material físico contra documentación Recibe orden de compra 24 Entrega material al proveedor Envía material, informa el envío proporciona no. de guía El material fue proporcionado por el proveedor? IDO E D

12 FE 20-FEB-09 FA 07-JUN-11 V 02 IDO de 14 (Diagrama 3 de 3) Supervisor de Controlador de Inventarios 2 25 El proveedor es Smith & Nephew? 25.1 Recibe Copia de factura y Orden de compra Recibe documentación Firma de Documentación de recibido 28 La cirugía reportada fue de columna? Ingresa a SAP y realiza traspaso de cirugías de columna Orden de compra 29 Ingresa a SAP y realiza traspaso 30 Entrega BOM al proveedor 31 Recibe factura y archiva registros Factura Fin IDO-05-01

13 FE 20-FEB-09 FA 07-JUN-11 V 02 IDO de 14 DOCUMENTOS REQUERIDOS. Documento Código 1 Programación Quirúrgica PDO-04 2 Preparación y distribución de instrumental e implantes para cirugía PDO-05 3 Ejecución de la instrumentación PDO-06 4 Compras PDO-03 FORMATOS REQUERIDOS. Documento Código 1 Formato general de almacén de ortopedia RDO Consigna RDO Orden de Compra N/A 4 Factura N/A CONTROL DE CAMBIOS Punto o sección del documento (párrafo, nota) Texto modificado 3 Se cambia de pasa al punto 1 por se da aviso al Programador. 8 Cambia redacción de pregunta. Cambia actividad de referencia del punto 9 al Cambia redacción de la ta en esta actividad. 13, 14 y 15 Se agregan estas actividades al desarrollo.

14 FE 20-FEB-09 FA 07-JUN-11 V 02 IDO de Cambia la redacción de la pregunta. 21 Se agrega nota al contenido Se eliminan actividades del desarrollo. 27 Se sustituye remisión por revisión Cambian documentos solicitados Se agregan estas actividades al desarrollo. Todo Diagrama de flujo Se adecuan los títulos de los responsables de acuerdo a la nueva estructura organizacional. Se adecua de acuerdo a las actividades descritas en el presente documento.