GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION CARACTERIZACION PROCESO GESTION DE RECURSOS FISICOS, INFRAESTRUCTURA Y METROLOGÍA

Transcripción

1 Pág. 1 de 9 OBJETIVO Gestionar la administración eficiente de los bienes (muebles e ) y suministros que requiere la entidad, así como las actividades que comprenden la gestión metrológica, cumpliendo con la normatividad legal vigente y bajo parámetros de efectividad, calidad y transparencia. FACILITADOR DEL RESPONSABLE Almacenista General Secretaría Administrativa Almacén General ALCANCE Comprende desde la planeación de actividades, el registro e ingreso y la gestión de bienes muebles e, hasta el seguimiento y medición del proceso. DEPENDENCIAS PARTICIPANTES Todas las dependencias de la Gobernación del Tolima Procesos Estratégicos Direccionamiento estratégico Listado de bienes muebles e de propiedad de la entidad Listado de equipos del Laboratorio de Salud Pública del Tolima. Bienes muebles e PLANEACION DE ACTIVIDADES REGISTRAR INGRESO DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES Cronograma de actividades Plan de Mantenimiento de Equipos e Infraestructura Programa de Calibración de Equipos del Laboratorio de Salud Pública del Tolima Evaluación del estado de los recursos físicos Actas de recibo de Bienes muebles e Proceso Gestión Contractual Proceso Gestión Financiera

2 Pág. 2 de 9 Proceso Gestión Contractual Contrato Cronograma de trabajo Listado de bienes a avaluar ACTUALIZACION DE LOS BIENES INMUEBLES Avalúos Informe de actividades recibido a satisfacción por el supervisor Reporte de información para la actualización de los activos Estudios previos para la venta de los bienes improductivos Proceso de Gestión Financiera Actas de recibo de Bienes muebles e. Visitas de verificación de bienes muebles e GESTIONAR INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES Inventario actualizado de bienes muebles e. Pólizas de seguros Actas de asignación de bienes por dependencias Actas de donación, de baja de bienes. Infraestructura locativa y recursos físicos muebles e adecuados, protegidos y conservados

3 Pág. 3 de 9 Contrato de suministro de combustibles y lubricantes Formato de Programación semanal de vehículos por dependencia. Tabla de control para la entrega de combustible Solicitudes de las dependencias Plan de compras Contrato de suministro Sugerido Programación de entregas Proyección de suministros a entregar por dependencia Resolución de constitución de la caja menor Requerimientos de las dependencias con el Vo.Bo. de la Secretaría Administrativa o quien haga sus veces. Necesidades urgentes ADMINISTRACION DEL PARQUE AUTOMOTOR ADMINISTRACION DE LOS SUMINISTROS PARA OFICINAS ADMINISTRACION DE LA CAJA MENOR Vale para el suministro de combustible Peajes prepagados. Acta de entrega Formato de legalización de peajes Suministro de oficina Entrada y salida de almacén de los suministros Firma en la planilla de entrega de suministros Ejecución de la caja menor, de acuerdo a las normas contables y presupuestales vigentes. Cuadros resumen de los gastos con sus anexos (Facturas, recibos, impuestos) Entrada y salida de almacén para los elementos que superen o iguale el valor de 1SMMLV.

4 Pág. 4 de 9 Necesidades de mantenimiento de la infraestructura propiedad de la entidad. Plan de Mantenimiento MANTENIMIENTO DE LA INFRAESTRUCTURA Actividades de mantenimiento de la infraestructura y los equipos, que garanticen su buen funcionamiento para la prestación del servicio. Infraestructura con las condiciones necesarias para la prestación del servicio. Registros fotográficos Necesidades de mantenimiento de los equipos de propiedad de la entidad. Plan de Mantenimiento Plan de Calibración de los equipos del Laboratorio de Salud Pública del Tolima Recomendaciones del fabricante en cuanto a periodicidad en las verificaciones y calibraciones MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS (Equipos de cómputo, Equipo automotor, Equipos especiales como ascensores, motobombas, maquinaria amarilla, subestación, etc.) GESTION METROLOGICA Actividades de mantenimiento de los equipos, que garanticen su buen funcionamiento para la prestación del servicio. Fichas técnicas de los equipos del Laboratorio de Salud Pública del Tolima actualizadas. Equipos con las condiciones necesarias para la prestación del servicio. Fichas técnicas de los equipos del Laboratorio de Salud Pública del Tolima actualizadas. Equipos con las condiciones necesarias para la prestación del servicio Certificados de Procesos Misionales (Laboratorio de Salud Pública del Tolima)

5 Pág. 5 de 9 Cronograma de actividades Evaluación del estado de los recursos físicos Actas de recibo de Bienes muebles e Inventario actualizado de bienes muebles e. Pólizas de seguros Actas de asignación de bienes por dependencias Registro de mantenimiento de bienes. Actas de donación, de baja de bienes. SEGUIMIENTO Y EVALUACION DEL calibración Registros de verificación metrológica Informe de gestión y resultados Reporte de acciones de mejora. Mapa de riesgos actualizado Procesos Estratégicos Proceso Evaluación Independiente Control disciplinario REQUISITOS MECI 1000:2014 Módulo de Planeación y Gestión REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS Ver Normograma del proceso NOR-MC-001. REQUISITOS NTCGP 1000: , 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 5.5.1, 6.1, 6.3, 7.5.5, 8.1, 8.2.3, 8.4, 8.5

6 Pág. 6 de 9 DOCUMENTOS MAN-MC-001 Manual del Sistema Integrado de Gestión MAN-MC-002 Manual de Indicadores de Gestión MAN-MC-003 Manual de Administración del riesgo MAN-MC-004 Manual de Operación del Equipo MECI-CALIDAD MAN-MC-005 Contexto Estratégico MAN-MC-006 Manual de Procedimientos MAN-TH-001 Manual de Funciones MAN-TH-002 Manual de inducción y reinducción MAN-CB-001 Manual de Contratación MAN-GD-001 Manual de Gestión Documental Documentos del Sistema de Gestión de Calidad del Laboratorio de Salud Pública COD-MC-003 Código de buen gobierno. COD-MC-001 Código de ética. PLA-DE-001 Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano PLA-GC-001 Plan de Comunicaciones POR-AC-001 Portafolio de Servicios MAP-MC-001 Mapa de procesos MAP-MC-002 Mapa de riesgos por procesos MAP-MC-002 Mapa de riesgos Institucional MAP-MC-004 Mapa de riesgos de corrupción MAT-MC-001 Matriz de Indicadores NOR-MC-001 Normograma Carta por un Trato Digno al Ciudadano Plan de Mantenimiento de la Equipos Plan de Calibración REGISTROS FOR-MC-011 Informe de gestión y resultados FOR-MC-007 Reporte de acciones de mejora Escritos de contestación, alegatos de conclusión, recursos, demandas - Respuesta del derecho de petición - Conceptos jurídicos Acuerdos - Contestación a la Tutela - Actas de evaluación jurídica - Actos administrativos revisados Registros del Macroproceso I. GESTION ADMINISTRATIVA DE BIENES Y SERVICIOS Secretaría de Educación y Cultura Registros del Sistema de Gestión de Calidad del Laboratorio de Salud Pública Cronograma de actividades Evaluación del estado de los recursos físicos Actas de recibo de Bienes muebles e Inventario actualizado de bienes muebles e. Pólizas de seguros Actas de asignación de bienes por dependencias Actas de donación, de baja de bienes. RECURSOS GENERALES: Hardware Software Infraestructura Recursos Físicos Recursos Financieros Talento Humano CONTROLES Actas de recibo de bienes muebles e Actas de donación y de baja. Inventario de bienes muebles e actualizado Pólizas de seguros para los bienes muebles e de propiedad de la Gobernación del Tolima Seguimiento al Plan de Mantenimiento de Equipos Seguimiento al Plan de Calibración (Laboratorio de Salud Pública del Tolima) RIESGOS ASOCIADOS AL Ver Mapa de Riesgos MAP-MC-002 POLITICAS DE OPERACION Respetar los lineamientos normativos e institucionales frente al manejo adecuado de los recursos físicos de la Gobernación del Tolima.

7 Pág. 7 de 9 RECURSOS CONTROLES RIESGOS ASOCIADOS AL El mantenimiento de la infraestructura física y de equipos a la que se refiere el proceso, incluye el edificio de la Gobernación del Tolima y las demás instalaciones físicas que forman parte de la actividad funcional de la Entidad, pero que se encuentran fuera del edificio principal (Talleres, bodegas, Laboratorio de Salud Pública del Tolima, Teatro Tolima, etc.) Optimizar los recursos físicos, velando por el adecuado funcionamiento de la entidad. El parque automotor de la Gobernación del Tolima, se encuentra asignado a cada una de las dependencias y la responsabilidad de su programación está a cargo del Secretario de Despacho / Director Departamento Administrativo / Director Técnico. Cuando se realicen las actividades de planeación de control del parque automotor, se debe tener en cuenta los vehículos que prestan apoyo al cumplimiento de la misión de la entidad y el Plan de Desarrollo (Entidades públicas y privadas que coadyuvan al cumplimiento de los fines del estado) Para garantizar la optimización de los suministros de oficina (papelería, útiles de oficina, material de archivo, etc.) deben articularse las actividades de planeación en el Plan de Compras, con estadísticas del consumo y necesidades en la prestación del servicio. El Plan de mantenimiento de infraestructura y equipos, así como el Plan de Calibración del Laboratorio de Salud Pública del Tolima, debe realizarse de acuerdo con los lineamientos de la Norma ISO La calibración de los equipos del Laboratorio de Salud Pública del Tolima, debe realizarse con entidades debidamente acreditadas ante la ONAC Organismo Nacional de Acreditación. El mantenimiento de los equipos del Laboratorio de Salud Pública del Tolima, debe realizarse con entidades o profesionales que cuenten con la competencia necesaria y con los certificados para el manejo de equipos biomédicos del INVIMA. Con el objeto de garantizar la transparencia y el manejo eficiente de los activos improductivos por parte de Gobernación del Tolima, se definen dos líneas institucionales a través de las cuales se garantiza la eficiencia en la estructura de costos, la calidad del servicio en la administración de activos y se evita el riesgo estratégico al que está expuesta la administración Departamental: o Estructura de costos. De acuerdo a su depreciación los serán entregados a los municipios, comunidades, juntas de acción comunal, universidades y comunidad en general, con el fin de fortalecer los programas de vivienda prioridad o vivienda de interés social, de acuerdo con las políticas emanadas por el Gobierno Nacional o Administración de Activos. La gestión Administrativa, el saneamiento, el mantenimiento y la recuperación de los activos que por sus características o por la naturaleza de los, no puedan ser vendidos, se harán en contraprestación en cesión, comodato de acuerdo con lo estipulado en la Normatividad, para el cumplimiento del objeto misional de las entidades municipales, descentralizadas, corporaciones universitarias, establecimientos públicos, empresas industriales y comerciales del estado e instituciones sin ánimo de lucro y empresas de servicios públicos. o Indicadores de Eficiencia. Con el objeto de garantizar la eficiencia y eficacia de la Administración, ésta deberá suscribir con los entes territoriales

8 Pág. 8 de 9 RECURSOS CONTROLES RIESGOS ASOCIADOS AL comodatos o realizar el proceso de cesión, el cual deberá incorporar, como mínimo, un sistema de evaluación permanente, guiado por el concepto de eficiencia, entendido como la cantidad de entregados a los beneficiarios para la gestión de la legalizada de los, con el fin de desarrollar objeto misionales, de acuerdo con el plan de desarrollo de cada beneficiario, así la administración Departamental realiza el saneamiento de los activos. PARÁMETROS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (Ver Matriz de indicadores MAT-MC-001) CODIGO NOMBRE TIPO IND-RF-001 CONTROL DE COSTOS SERVICIOS GENERALES EFICIENCIA IND-RF-002 MANTENIMIENTO DE BIENES E INFRAESTRUCTURA EFICACIA IND-GA-003 OPORTUNIDAD EN ENTREGA DE BIENES EFICIENCIA CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO VERSIÓN Actualización del encabezado y pie de página del documento Codificación del documento Actualización por cambio de la versión de la norma NTCGP /03/2010 Cambio en los nombres de los procesos: Gestión de Calidad por Mejoramiento Continuo y Control Interno por 02 Evaluación Independiente. Codificación de los registros y documentos adscritos a la caracterización Inclusión de las políticas de operación del proceso. Actualización de políticas de operación 24/11/ Codificación de los documentos y registros Se incluyeron las actividades 3,5,6 y 7. 13/12/2011 Actualización de políticas de operación 04 Actualización de salidas de las actividades

9 Pág. 9 de 9 CONTROL DE CAMBIOS FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO VERSIÓN 19/12/ /08/2014 Actualización del proceso, de acuerdo con los ajustes en la estructura organizacional, según el Decreto 0327 de Se incluyó la dependencia facilitadora del proceso, quien tendrá el rol de articulación con las demás dependencias responsables, para el logro del objetivo propuesto. Se ajustó la caracterización en su forma de presentación Ajustes de la caracterización, de acuerdo con el nuevo Mapa de procesos de la Entidad. Se incluyeron como documentos del proceso, el Programa de Salud ocupacional, Portafolio de servicios, Plan de Comunicaciones, el Plan Anticorrupción, Manual de Contratación, Manual de Indicadores de Gestión, Manual de Administración del riesgo, Manual de Gestión Documental, Portafolio de servicios, Mapa de riesgos de corrupción y el Contexto Estratégico. Se incluyeron los formatos asociados al Macroproceso I. ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Secretaría de Educación y Cultura. Se cambió el nombre del proceso de Gestión de Activos a Gestión de Se incluyeron las actividades de mantenimiento y calibración, con sus respectivas entradas y salidas. Se incluyeron los documentos y registros del SGC del Laboratorio de Salud Pública del Tolima Se incluyó la nueva política de operación para el manejo eficiente de activos improductivos Se actualizó la normatividad vigente, teniendo en cuenta la actualización del MECI 1000 a la versión ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Equipo de trabajo del proceso Equipo MECI-CALIDAD Comité Coordinador del Sistema de Control Interno Fecha: Mayo de 2014 Fecha: Junio de 2014 Fecha: Agosto de 2014