C O N T E N I D O. 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas

Transcripción

1 C O N T E N I D O 1. Propósito 2. Alcance 3. y autoridad 4. Normatividad aplicable 5. Políticas 6. Diagrama de bloque del procedimiento 7. Glosario 8. Anexos (formatos y registros) 1/6

2 1. Propósito Establecer los lineamientos para conservar las características de calidad de los libros y publicaciones periódicas que forman parte del fondo editorial de la Universidad Autónoma del Estado de México. 2. Alcance Este procedimiento debe ser aplicado por la Unidad de Comercializacion y Distribución Editorial para los movimientos del almacén de los libros y publicaciones periodicas editados por la U.A.E.M., que pertenecen a su fondo editorial. Se considera desde la recepcion del material hasta su entrega al cliente. 3. y autoridad Coordinador de la : Coordinar, planear y dirigir las actividades de alamcenamiento en general de los libros y publicaciones periódicas editados a través del programa editorial y/o la dirección de promoción y difusión de la investigación, en el almacén del fondo editorial. Cumpliendo con el manual de calidad: establecer, definir y controlar los procesos de operación de la unidad. Mantener informada a la acerca de los resultados, logros y cumplimiento de objetivos. Responsable de Almacen: Dar de alta y baja los movimientos en el almacén, asegurarse de que el material se encuentre en buenas condiciones de calidad, evitando que sufran perdida daño o deterioro. Colocar en su lugar especifico del material de acuerdo al area de conocimiento a que pertenezcan. Suministrar a los encargados de distribucion, librería, modulos, stands, presentaciones de libro y consignaciones, las publicaciones contenidas en el registro de salida en buen estado y con las cantidades correctas. informar a la coordinacion sobre el desempeño, avances y cumplimiento de objetivos. Autorizar los documentos del proceso, registros de entradas y salidas. Establecer las medidas necesarias de control y seguimiento del almacén. Realizar la revision de las devoluciones de material por parte de los encargados de venta en librería, ferias, modulo, presentaciones y consignaciones. 2/6

3 Responsable de Ventas: Desarrollar y dar seguimiento a las actividades encomendadas para las ventas, informar a la coordinacion sobre el desempeño, avances y cumplimiento de objetivos. Elaborar los Registros de salida y entrada al almacen, recibos de publicaciones en calidad de donacion y notas de consignación. Asignar codigos de identificación de las publicaciones Responsable de Eventos: Desarrollar y dar segimiento a las actividades relativas a: La busqueda de eventos para la venta del fondo editorial universitario, el registro del la UAEM con su fondo editorial para su participacion en ferias de libro, conformar el calendario itinerante del modulo editorial, dar seguimiento para la atencion oportuna para la venta de libros en sus presentaciones. informar a la coordinacion sobre el desempeño, avances y cumplimiento de objetivos.. Responsable de Consignaciones: Desarrollar y dar segimiento a las actividades relativas a: La busqueda de librerias y distribuidores para la venta del fondo editorial universitario en la modalidad de consignacion. Aplicar y asegurar el cumplimiento del Contrato de Venta por consignacion, mantener a los consignatarios actualizados en cuanto al suministro de novedades editoriales. Realizar los cortes trimestrales de consignaciones informar a la coordinacion sobre el desempeño, avances y cumplimiento de objetivos. Realizar el listado del material que se selecionara para participar en cada evento. Establecer comunicación con los distintos organismos academicos de la UAEM para conformar el calendario itinerante del modulo. Realizar el listado del material que se selecionara para distribuir por consiginación. solicitar material adicional para reposiciones. Encargado de Distribucion: Recibir, trasladar y entregar el material y suministros de montaje para eventos, librería y consignaciones. Apoyar en todas las actividades del Responsable de Almacén. 3/6

4 Encargados de atencion a modulos, stands y en presentaciones de libros: Atender cordial y puntualmente estos puntos de venta, recibir el material seleccionado para su venta, realizar el registro en el formato registro de ventas realizar con el responsable de ventas el corte de estas al termino de los eventos, entregar la devolucion al responsable de almacen, aplicar las encuestas de evaluacion al cliente. solicitar material adicional para los puntos de venta. 4. Normatividad aplicable Norma ISO 9001: 2000 Sistema de gestion de la calidad 5. Políticas 1. La, la Coordinación de la UCyDE, los responsables de ventas, eventos y almacén y todo el personal que participa en la venta de libros, deberán dar cumplimiento a este procedimiento. 2. Para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos se utilizara este procedimiento. 3. El almacenamiento de libros y publicaciones periódicas será de aquellos editados por la UAEM, así como dictaminados y aprobados por el Consejo General Editorial universitario. 4. La Dirección de divulgación cultural, gestionara los recursos necesarios para la operación de las actividades de este procedimiento, así como gestionar apoyos logísticos institucionales. 5. El material será acomodado en anaqueles que identifiquen el área de conocimiento al que pertenecen. 6. Toda salida del material deberá ser respaldada con la firma de recibido en el formato Registro de salida 7. Todo movimiento de material deberá ser registrado en los formatos Registro de Salida, Registro de Entrada para que el responsable de almacén surta el mismo. 8. Para la entrega de los materiales se deberá evitar que estén sucios, maltratados y defectuosos poniendo cuidado tanto el responsable de almacén como los encargados de las ventas y consignaciones. 9. En caso de detectar algún material defectuoso, se deberá segregar en un área específica, para evitar su uno no intencional. 10. El responsable de Almacén deberá reportar semanalmente a la coordinación de la UCyDE las actividades realizadas así como los resultados, con el propósito a su vez de informar a la. 4/6

5 6. Diagrama de bloque del procedimiento Responsable de ventas Responsable de almacén Encargado de la venta INICIO 1 Previo al registro del material seleccionado para la venta en feria, modulo, presentación de libro, librería o consignación en el formato Registro de salidas (0 1) archiva para su control. Turna al responsable de almacén para suministro y entrega al encargado de la venta. FIN 2 Conecta con procedimiento ventas Paso 11 Recibe las publicaciones nuevas, las devoluciones y/o pedido de reposición del material en consignación y lo registra en el formato Registro de entradas (0-1) archiva para su control 0, Turna el documento (1) al responsable de ventas. Coloca el material en el lugar asignado en el almacén de acuerdo al área de conocimiento al que pertenecen 3 Suministra el material de acuerdo a el formato Registro de salidas (0 1) archiva para su control. Entrega el material al encargado de la venta Recibe del encargado de la venta, la devolución del material que no se vendió y lo registra en el formato Registro de entradas (0-1) archiva para su control 0. Coloca el material en el lugar asignado en el almacén de acuerdo al área de conocimiento al que pertenecen Turna el documento 1 al responsable de ventas. 5 Si 4 Recibe el material, verificando en conjunto con el responsable de almacén los títulos y cantidades correctas. Se asegura de preparar los implementos necesarios para el montaje del stand y para la realización de la venta Formato de registro de venta. Apoyado por el encargado de distribución, realiza el traslado de material al evento, la sede para el montaje del stand o lugar de venta. Realiza la venta, atiende al cliente, le suministra el material y cobra el importe. Cantidades correctas? No 5/6

6 7. Glosario Procedimiento de: Almacén Revisión No. 00 UCyDE: Librería: Punto de comercialización de los productos editoriales operados directamente por personal de la UCYDE. Eventos: Actividades o sucesos de carácter cultural con propósitos de difusión donde se venderán las publicaciones como lo son: ferias de libro, presentaciones de libros, congresos, ciclos de conferencias, ceremonias etc. Modulo: Punto de venta móvil en los distintos espacios académicos y administrativos de la U.A.E.M. y otros lugares ex profeso para la venta y estableciendo su rotación de acuerdo al calendario itinerante. (Modulo editorial Universitario La universidad cerca de ti ). Material (es): Productos editoriales como son libros, revistas, publicaciones periódicas, cuadernos y cuadernillos. Presentaciones de Libros: Actividad encaminada a difundir los productos del fondo editorial en diversos espacios, (venta especifica del libro que se va a presentar) Reposición de material: Reabastecimiento de libros vendidos en la librería Consignación: Poner determinada cantidad de productos editoriales en deposito, señalando y destinando un rédito por la venta de estos. Segregación: Término utilizado para identificar el material que por sus características de limpieza, deterioro, contaminación o estado físico, requiere ser confinado a un área específica evitando su circulación. 8. Anexos (formatos y registros) 1. Formato Registro de Salidas 2. Formato Registro de Entradas 3. Formato Recibo de publicaciones en calidad de Donación 4. Formato Nota de consignación 6/6