El control de la información, factor estratégico para asegurar el crecimiento

Transcripción

1 El control de la información, factor estratégico para asegurar el crecimiento Partner de implementación

2 2 Grupo Rubaiyat Sector Restauración Productos y Servicios Servicios de hostelería y restaurantes Web Soluciones y Servicios SAP SAP Business One integrado con TPV La historia de Rubaiyat es la de un emprendedor gallego que recién llegado a Brasil comienza a trabajar en diferentes restaurantes, ascendiendo poco a poco hasta convertirse en 1957 en socio del primer restaurante Rubaiyat y en 1962 en su único propietario. El nacimiento del primer establecimiento Rubaiyat en Madrid ha supuesto el desembarco de este grupo en Europa, que cuenta también con locales en Argentina y México. La necesidad de disponer de una herramienta que les permitiera el control intensivo de los datos económicos, sobre todo tras la entrada de un potente grupo de inversión en su accionariado, ha sido el elemento estratégico que les llevó a apostar por la plataforma SAP Business One, para afrontar su fuerte expansión.

3 3 Madrid, puerta de entrada en nuestro país Con oficinas centrales para nuestro país situadas en Madrid, Rubaiyat ha obtenido en el último ejercicio fiscal en nuestro país, una facturación de 3,8 millones de euros y cuenta con una plantilla de 50 personas. El grupo factura 29,5 millones de euros a nivel global y cuenta con 533 empleados en todo el mundo. El nuevo accionariado de la compañía y su dimensión obliga a realizar un uso intensivo de las Tecnologías de la Información, ya que los datos, las cifras económicas, son estratégicos y en el momento actual es imposible trabajar sin disponer de herramientas tecnológicas que les ayuden en su labor del día a día. Con un crecimiento continuado desde su implantación en nuestro país, Rubaiyat se ha convertido en un referente de comida brasileña en Madrid. Su objetivo comercial es seguir desarrollando el negocio y sobre todo marcar la diferencia con el resto de restaurantes. Para ello cuentan con una importante ganadería propia, una amplia bodega de vinos, que les han llevado a ganar importantes premios y sobre todo una filosofía de empresa sostenible y responsable.

4 4 Un objetivo único, la consolidación de los datos Rubaiyat a pesar de desarrollar su trabajo en un entorno como el de la restauración, donde las materias primas necesarias para el día a día se encuentran en un entorno natural, toda la gestión para llevarla desde el campo hasta la mesa de sus clientes tiene que apoyarse necesariamente en las Tecnologías de la Información y así lo han entendido sus gestores. Es en el área económica en el que las TIC se han convertido en estratégicas y se han desarrollado con una visión única para lograr la consolidación de los datos y sobre todo, su integración en diferentes programas, a partir de los cuales se obtiene la información que se maneja para conseguir una gestión eficaz y eficiente de la empresa. Es precisamente en este entorno en el que la implantación de SAP Business One ha supuesto un paso más, un avance en la forma de realizar el trabajo. Cada día es un ejercicio cerrado, y es básico la fiabilidad y la seguridad de todo lo registrado que se debe traducir en informes sencillos que permitan tener una lectura clara y rápida del negocio. Toda la información obtenida y agregada nos debe permitir conocer en todo momento cómo hemos estado, cómo estamos y cómo estaremos. Fernando López Hermida. Director General

5 5 Mejorar la comunicación entre aplicaciones misión estratégica Antes de la implantación de SAP, Rubaiyat España utilizaba una plataforma denominada ICG Manager, tanto en el backoffice como en el frontoffice, tanto para el control de las ventas como para la parte contable de la organización. Sin embargo tenía alguna limitaciones entre las que la más importante era la falta de comunicación con las plataformas de las otras filiales del grupo. Además era un programa que solo se utilizaba en España, lo que también provocaba a veces incoherencias en los datos. Una vez que los responsables de la compañía se dieron cuenta de la necesidad de cambiar, realizaron un análisis para conocer con que herramientas trabajaban el resto de las filiales, así como de las que en ese momento estaban disponibles en el mercado. El objetivo era tener un único programa en todos los países, que fuera fiable, que no pudiera ser modificado por los usuarios, conocida por todos y que les permitiera tener un control completo del producto y de lo que los usuarios hacían. Tras este análisis se dieron cuenta de que el resto de las filiales contaban con SAP por lo que la decisión fue rápida; implantar SAP Business One, convirtiendo de esta forma a SAP en el proveedor corporativo de toda la empresa y SAP Business One en la plataforma común para todas las filiales.

6 6 Primer paso: definición de necesidades y requisitos En el momento en el que los responsables de Rubaiyat decidieron la implantación de la solución de SAP iniciaron el proyecto con la realización de una consultoría estratégica que les permitiera definir perfectamente las necesidades y los requisitos que debía cumplir la nueva plataforma. Una vez finalizada esta fase y definidos estos puntos se realizó la migración. Aunque todo se realizó de forma rápida, hubo que solucionar algunos problemas de incompatibilidad e integración con el programa de ventas que manejaba Rubaiyat, sin embargo, una vez solucionado se llevó a cabo la migración sin problemas. Para conseguirlo la empresa contó con la colaboración del partner de SAP Seidor, cuya participación fue propuesta por la propia SAP y que ha realizado un buen trabajo, de forma muy eficiente y han sabido adaptarse perfectamente a la realidad de Rubaiyat. En cuanto a la infraestructura tecnológica en la que se ha integrado la plataforma de SAP, Rubaiyat cuenta con Windows 2003 como sistema operativo, dos servidores de HP y bases de datos propias. Los módulos implantados de SAP Business One son: Finanzas; Bancos; Compras; Inventario y Ventas de SAP Business One. Es en el área económica en el que las TIC se han convertido en estratégicas y se han desarrollado con una visión única para lograr la consolidación de los datos. Es precisamente en este entorno en el que la implantación de SAP Business One ha supuesto un paso más, un avance en la forma de realizar el trabajo. Sergio González Márquez. Director de Rubaiyat

7 7 Apoyo para la gestión económica y financiera Un aspecto importante de la solución que Rubaiyat ha puesto en marcha con la implantación de la plataforma SAP Business One es la modernización y estandarización de todos los procesos económicos y financieros de la organización. Y esto se refleja en el análisis de los módulos que han implantado: Finanzas; Bancos; Compras; Inventario y Ventas de SAP Business One. Es decir, todo lo que conlleva la contabilidad y la gestión de facturación, compras y ventas de una empresa de restauración que era precisamente el objetivo que buscaban los responsables de la compañía. En estos momentos SAP Business One está siendo utilizado por toda el área administrativa de la empresa, excepto la parte de Recursos Humanos. SAP está soportando los procesos de facturación y contabilidad, aportando una nueva forma de hacer las cosas y un más sencillo manejo de toda la información económica y financiera, del dato económico, algo muy importante para Rubaiyat España, sobre todo en el momento de expansión en el que se encuentra el grupo, lo que obliga a consolidar los resultados económicos de forma corporativa. Además les ha permitido depurar los datos económicos y saber que todos los que se manejan están plenamente consolidados.

8 8 Creación de informes y limpieza del dato El proyecto de implantación de SAP Business One en Rubaiyat ha finalizado recientemente, por lo que como aseguran sus responsables todavía no ha sido posible obtener todos los beneficios previstos, sobre todo porque la integración de la plataforma de SAP con el programa de ventas ha sido la última parte que se ha finalizado. Sin embargo, poco a poco van viendo las potencialidades de la solución, empezando a crear informes con una alta calidad, algo completamente impensable antes. Así mismo SAP Business One está facilitando tener toda la información al día, reportando también de forma diaria a la filial, y conseguir el cierre de cada mes en los primeros días. En un futuro próximo, y una vez que todo esté ya plenamente integrado, empezaran a obtener informes de márgenes comerciales, rentabilidad, etc. y todo ello de forma estructurada y fiable. La información obtenida gracias al proyecto con SAP permite ya los responsables de la empresa disponer de informes sostenibles, exactos y fiables sobre el posicionamiento de la compañía en cualquier momento. Debido al tamaño y a su continuo crecimiento para los responsables de Rubaiyat era necesario disponer de todas la información consolidada al día para tomar las decisiones oportunas con márgenes de tiempo muy cortos. Este es sin embargo uno de los objetivos que se han propuesto a corto plazo, lo que supondrá un valor añadido que SAP aportará a la empresa.

9 9 El futuro para por el crecimiento La puesta en marcha de la plataforma de SAP dentro de Rubaiyat se ha realizado recientemente, y todavía están en fase de explotación de todas sus posibilidades, por lo que para sus responsables es muy precipitado hablar de futuro. Sin embargo no cierran la puerta a futuras colaboraciones con SAP, sino todo lo contrario, y éstas irán apareciendo en función del crecimiento de la propia empresa y de sus necesidades. 50 xxx xxx (YY/MM)