GD-ES-03 Especificación Cuadro de Clasificación

Transcripción

1 GD-ES-03 Especificación Cuadro de Clasificación La estructura del Cuadro de Clasificación archivística consiste en la organización y el fácil acceso a los documentos de los Archivos de Gestión y el Archivo Central, que responde a una estructura orgánica, que parte del organigrama de la Institución, donde se representa gráficamente la dependencia jerárquica de cada Unidad Administrativa. Estos se agrupan de tal manera, que reflejan las relaciones que tiene determinada dependencia, con el resto de la entidad, garantizando un adecuado almacenamiento y clasificación de cada tipo o serie documental. Definiciones: Acrónimo: vocablo formado por la unión de elementos de dos o más palabras. Correspondencia interna: son cartas que se envían y se reciben entre oficinas de la misma institución. Correspondencia externa: son cartas que se envían y se reciben entre oficinas y entidades fuera de la institución. Cuadro de clasificación: consiste en la agrupación de los documentos generados en los trámites administrativos que poseen características comunes. Documento: información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad. Serie documental: se refiere a un conjunto de documentos que tienen un mismo origen, es decir, que responden a una misma función administrativa, tienen el mismo uso administrativo o están sujetos al mismo trámite. Tipo documental: es la forma en que se encuentra expuesta la información en el soporte, y que responde a funciones, actividades e incluso la legislación de una institución o de un país. Rotulación de ampos: Cada ampo, es rotulado con una boleta para identificarlo, la cual debe contener la siguiente información (ver ejemplo N 1): Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos. Sistema Institucional de Archivo. Dependencia a la que corresponde el Archivo de Gestión. Acrónimo con el número consecutivo. Tipo documental que custodia con la respectiva enumeración. Fechas extremas que comprende la documentación. Acrónimo: Para identificar cada una de las dependencias, se utiliza el acrónimo correspondiente (por ejemplo. Departamento de Gestión Documental (DEGD)), lo que facilita los procesos archivísticos, y garantiza la organización documental, y por ende el acceso a la información. Cada dependencia tiene el acrónimo, y asigna el consecutivo numérico a cada ampo en la respectiva boleta, mientras que a la documentación que reciben de otras dependencias, se le asignará solamente el acrónimo. (ver ejemplo N 1). 1

2 Acrónimo de las Dependencias de la Institución Acrónimo JD AI RG RGA SJD DGEE DGAJR DECI CS IA IE IT CDR DGAU DGO DRH DTI DF DEGD DEP DESG Dependencia Junta Directiva Auditoría Interna Regulador General Reguladora General Adjunta Secretaría de Junta Directiva Dirección General de Estrategia y Evaluación Dirección General de Asesoría Jurídica y Regulatoria Departamento de Comunicación Institucional Contraloría de Servicios Intendencia de Agua Intendencia de Energía Intendencia de Transporte Centro Desarrollo de la Regulación Dirección General de Atención al Usuario Dirección General de Operaciones Dirección de Recursos Humano Dirección de Tecnologías de Información Dirección de Finanzas Departamento de Gestión Documental Departamento de Proveeduría Departamento de Servicios Generales Series o tipos documentales: Es la forma en que se encuentra dispuesta la información, cuyo contenido informativo y soporte son homogéneos. Se considera también como la identificación que tiene el documento de acuerdo con las funciones propias de la Institución. Los tipos o series documentales son extraídos de las Tablas de Plazos de Conservación de Documentos aprobada por la Dirección General del Archivo Nacional. Lista de series o tipos documentales 1. Acciones de Inconstitucionalidad 2. Acciones de Personal 3. Actas 4. Arqueos 5. Asientos Diarios 6. Boleta de Préstamo 7. Cánones 8. Certificaciones 9. Cheques 10. Cheques Salarios 2

3 11. Circulares 12. Comprobante de Egresos 13. Comprobante de Ingreso 14. Comprobantes 15. Conciliaciones Bancarias 16. Conciliaciones de Presupuesto 17. Conciliaciones Egresos 18. Consecutivo Resoluciones 19. Consecutivos 20. Consecutivos de convocatoria 21. Consecutivo Institucional 22. Constancia de Renta 23. Consultorías 24. Contenciosos Administrativos 25. Contratos 26. Control 27. Control de Salidas de Vehículos 28. Control del Consecutivo Institucional 29. Control Estados Internos 30. Control Institucional 31. Convenios 32. Correspondencia Externa 33. Correspondencia Interna 34. Criterios Jurídicos Internos 35. Denuncias Penales 36. Depósitos Bancarios 37. Estados Financieros 38. Estados Financieros y Presupuestarios 39. Estudio de Cánones 40. Estudios de Puestos 41. Expedientes AU 42. Expediente Control 43. Expediente Digitalización 44. Expediente Solicitud de Vehículos 45. Expedientes Accidentes Vehículos 46. Expedientes Capacitaciones Externas 47. Expedientes Capacitaciones Internas 48. Expedientes CE 49. Expediente de Consulta 50. Expediente de Comisiones 51. Expedientes de Impuestos 52. Expedientes de Embargos 53. Expedientes de Estaciones de Servicio 54. Expedientes de los Entes Financieros 55. Expediente de los Entes Regulados 56. Expedientes de Personal Activos 57. Expedientes de Personal Inactivos 58. Expedientes ET 3

4 59. Expedientes Generación Privada 60. Expedientes Metodología 61. Expedientes OT 62. Expedientes Ordinarios Laborales 63. Expediente de Oferta de Servicios 64. Expedientes Procesos Reclutamiento y Selección de Candidatos 65. Expedientes RA 66. Expedientes SR 67. Expedientes ST 68. Expedientes Título de Propiedad 69. Facturas 70. Flujo de Caja 71. Formularios 72. Formularios de Activos 73. Informe de Quejas 74. Informes 75. Informes de Labores 76. Informes de las áreas de Servicios Generales 77. Inventarios 78. Inversiones 79. Licitaciones Abreviadas y Licitaciones Públicas 80. Liquidaciones de Viaje 81. Listas de Remisión o Transferencias Documentales 82. Manuales 83. Manuales y Reglamentos 84. Marco Procedimental 85. Memorandos 86. Modificaciones Presupuestarias Internas, Administración Pública 87. Modificaciones Presupuestarias Internas, Administrativas, Externa 88. Notas de Crédito y Débito 89. Órdenes de compra 90. Órdenes del Día 91. Papeles de Trabajo 92. PAO, PEI 93. Planes de trabajo 94. Plan Anual Operativo 95. Plan Operativo Institucional 96. Planillas 97. Planos 98. Políticas 99. Pólizas de Seguro 100. Presupuesto 101. Presupuesto Extraordinario 102. Procedimientos 103. Procedimientos Interno 104. Proyectos 105. Recibo de Garantía 106. Recursos 4

5 107. Recursos de Amparo 108. Registro de Firmas 109. Reglamentos 110. Reglamentos Internos 111. Reporte de Salidas 112. Reportes de Costos 113. Reportes de Ingreso del Sistema de Presupuesto 114. Reportes del Sistema SIPP 115. Requisiciones de Existencia y de Caja Chica 116. Transferencias 117. Viáticos Uso de colores para los tipos o series documentales: Para el tipo documental de Correspondencia Interna, se distinguirá con la boleta de color rojo. Para el tipo documental de Correspondencia Externa, se diferenciará mediante la boletas de color verde. Para los demás tipos documentales, se diferenciará mediante la boleta de color blanco. Consideraciones Generales: El Departamento de Gestión Documental, es el área que facilita anualmente las boletas respectivas. Si de acuerdo al Reglamento Interno de Organización y Funciones de la Autoridad Reguladora de los Servicios Públicos y su órgano desconcentrado (RIOF), se presenta alguna modificación en el nombre de la dependencia o bien se genera una nueva, el Departamento de Gestión Documental, a través del Archivo Central, actualizará el acrónimo y se le comunicará a las áreas correspondientes. El encargado del Archivo de Gestión debe informar al Archivo Central del Departamento de Gestión Documental, cuando se generen nuevos tipos o series documentales no registrados en la lista, para su respectiva valoración e incorporación en el listado correspondiente. Para consultar o informar cualquier modificación sobre la estructura del área funcional, en base en los aspectos mencionados, debe enviar un correo electrónico a la dirección: DepartamentodeGestionDocumental@aresep.go.cr. 5

6 Ejemplo N 1 6

7 Aprobaciones Preparado por: Revisado por: Aprobado por: Melissa Díaz Valverde Jefe Departamento de Gestión Documental (DEGD) Ricardo Matarrita Venegas Director General Dirección General de Estrategia y Evaluación (DGEE) Elizabeth Villalta Arroyo Profesional Departamento de Gestión Documental (DEGD) Paolo Varela Brenes Especialista Dirección General de Estrategia y Evaluación (DGEE) Rodolfo González Blanco Director General Dirección General de Operaciones (DGO) 7