Sol Meliá consigue eficiencia y optimización de costes con la ayuda de CA Clarity PPM

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1 CASO DE EXITO Sol Meliá consigue eficiencia y optimización de costes con la ayuda de CA Clarity PPM PERFIL DEL CLIENTE Sector: Hotelero Organización: Sol Meliá Group Empleados: Ingresos: 1.148,7 millones (2009) EMPRESA Grupo Sol Meliá gestiona más de 300 hoteles en 30 países. La compañía es una de las mayores cadenas hoteleras vacacionales del mundo y líder en el mercado español. Cuenta con más de 300 hoteles en 26 países. RETO Cuando Sol Meliá creó un centro de servicios compartidos global, necesitó transformar su enfoque hacia la gestión de proyectos. SOLUCIÓN Sol Meliá ha creado una plataforma centralizada con CA Clarity and Portfolio Management (PPM), que se utiliza para gestionar más de 650 proyectos y programas, cerca de 800 ideas y peticiones, y 550 recursos humanos. RESULTADOS El grupo ha obtenido importantes mejoras en eficiencia y ahorros económicos. Por ejemplo, los gestores de proyectos han reducido significativamente el tiempo de administración. we can

2 Empresa Una cadena de hoteles global de negocios y ocio Fundada en 1956 en Palma de Mallorca (España), Sol Meliá es una de las compañías hoteleras vacacionales más grandes del mundo, además de líder absoluto del mercado español. En la actualidad dispone de más de 300 hoteles y habitaciones distribuidos en 27 países de 4 continentes, comercializados bajo las marcas: Gran Meliá, Meliá, ME by Meliá, Innside by Meliá, Tryp by Wyndham, Sol y Paradisus. El Club Vacacional de Sol Meliá, único entre las hoteleras españolas, complementa la oferta de productos y servicios de la compañía. Sol Meliá es la hotelera más reconocida en España, sus marcas mantienen un índice de satisfacción media del 80% y su programa de fidelidad mas, con 2,3 millones de socios, es líder en el mercado español. Solmelia.com sigue siendo la primera web hotelera en nuestro país, con más de 2,2 millones de suscriptores, además de pionera en el lanzamiento de productos exclusivos para teléfonos móviles. La hotelera es, además, referente de Sostenibilidad y Responsabilidad Social en el sector turístico, un compromiso integrado en su estrategia corporativa por el que ha sido certificada como Compañía Hotelera de la Biosfera, avalado por la UNESCO. Sol Meliá es también la única empresa del sector incluida en el índice responsable de la bolsa española FTSE4Good, es firmante del Global Compact de Naciones Unidas y en 2009 obtuvo por segunda vez el premio Príncipe Felipe a la Excelencia Turística. La compañía está comprometida con la mejora de los procesos de gestión para garantizar su crecimiento continuo. Para cumplir este objetivo y alinear sus actividades con el plan estratégico del grupo, la organización creó en 2008 un centro de recursos compartidos, denominado Hospitality Business Solutions (HBS). HBS proporciona servicios globales e internos como administración, fi scal, TI, nóminas y business intelligence para todas las operaciones corporativas del grupo y las unidades de negocio: Hoteles, Leisure Real Estate y Sol Meliá Vacation Club. Reto Simplificar la gestión y controlar los costes Sol Meliá ha utilizado CA Clarity PPM para gestionar su proyectos de TI desde En 2008, la creación de HBS como centro de servicios compartidos a nivel global supuso un gran cambio organizativo para la compañía, especialmente desde el punto de vista de TI, ya que Sol Meliá ofrecía 02

3 estos servicios antes mediante un modelo descentralizado. Los principales factores que impulsaron la creación de HBS como centro de servicios compartidos fueron: Permitir la transición de una organización de estructuras geográficas antiguas a una orientada a la marca, al tiempo que mantenía la misma estructura de soporte Consolidar el conocimiento técnico y especializado de los procesos comunes Facilitar oportunidades de mejora, que incluían la integración y reingeniería de los procesos de back office y tecnología de soporte Identificar nuevas oportunidades para ofrecer los servicios HBS para gestión y propiedades en franquicia Como explica Tomeu Cabot, Responsable de la Oficina de Gestión de Proyectos de HBS, los principales objetivos que perseguíamos con la centralización eran racionalizar los costes, gestionar los riesgos globales de la compañía y dar soporte a las operaciones corporativas. El departamento de TI, incluyendo la Oficina de Gestión de Proyectos, se convirtió en parte de HBS. Como parte de esta transición Sol Meliá evaluó los niveles de madurez de su marco de Gobierno IT y se dio cuenta también de que necesitaba transformar su enfoque descentralizado de gestionar los proyectos de TI. En concreto, la compañía necesitaba: Conseguir una óptima planificación y seguimiento de los proyectos Un mayor control y gestión de la asignación de los recursos Priorizar los proyectos y recursos en función de las necesidades del negocio Ofrecer más transparencia en la ejecución de tareas y proyectos, y un compromiso en el uso de recursos y costes Necesitábamos mejorar la alineación de los recursos a la demanda del negocio e introducir más automatización en la gestión de los proyectos y la demanda, comenta Cabot. Solución Automatización y control para alinear TI y negocio La implementación inicial de la solución CA Clarity PPM dentro del departamento de TI se inició en junio de 2007 y se centró principalmente en la gestión del portfolio y la demanda para optimizar la alineación entre TI y negocio. Esta primera etapa se completó en septiembre de ese mismo año y la implantación del módulo de gestión de proyectos finalizó en abril de Las factores clave que motivaron nuestra elección de CA Clarity PPM fueron las funcionalidades de automatización y la flexibilidad para afrontar futuros cambios, añade Cabot. Aunque el despliegue se gestionó internamente, Sol Meliá requirió de la experiencia de los consultores de CA Technologies Services en las etapas iniciales. Se formó a más de 100 usuarios del departamento de TI en la funcionalidad de gestión de recursos y proyectos, al igual que en cómo identificar todos los riesgos asociados. 03

4 Dado que la implantación de CA Clarity PPM en el área de TI había sido un éxito y que sus beneficios estaban claros, el comité de dirección decidió adoptar el mismo modelo para gestionar todas las necesidades de HBS relacionadas con la gestión de portfolio y proyectos. Esto ayuda a asegurar que HBS tiene la capacidad de garantizar eficiencia operacional, dar soporte al crecimiento del grupo y mantener los estándares más elevados de calidad e integración, al tiempo que se optimizan los costes. Cuando HBS comenzó a operar en 2008, otros 50 miembros de la plantilla, entre los que figuraban jefes de proyectos, responsables de procesos e interlocutores de negocio, fueron formados en el uso de CA Clarity PPM para gestionar el portfolio de HBS. Tras una etapa de definición de procedimientos, Sol Meliá decidió crear un modelo global de gestión de la demanda que involucra no sólo a HBS sino a todas sus operaciones corporativas y marcas de negocio. Desde julio de 2009, Sol Meliá utiliza CA Clarity PPM y sus flujos de trabajo automatizados para gestionar, priorizar y autorizar mensualmente docenas de nuevas peticiones y proyectos de HBS. Las capacidades de CA Clarity PPM han permitido a Sol Meliá gestionar: Un catálogo de 46 servicios de negocio 650 proyectos y programas activos y en planificación 15 portfolios de producto 550 recursos de trabajo 337 ideas registradas en un periodo de 20 meses 780 peticiones o demandas registradas 650 proyectos y programas activos y en planificación gestionados con CA Clarity PPM 04

5 El objetivo es migrar a CA Clarity PPM todos los proyectos de negocio, incluidos los que controla el Grupo de Planificación Estratégica y la gestión de las aperturas de nuevos hoteles, señala Cabot. Sol Meliá también pretende integrar la solución de CA Technologies con las soluciones ERP y de inteligencia de negocio de SAP. Resultados Ganancias en eficiencia y mayor control Los beneficios obtenidos por Sol Meliá fueron visibles desde el primer momento que desplegó CA Clarity PPM. Como explica Cabot, a corto plazo, uno de los primeros beneficios de CA Clarity PPM fue la visibilidad que logramos, así como la transparencia que ofrecíamos al resto de la organización. Gracias a la implementación, Sol Meliá ha alcanzado una mejora de la eficiencia y eficiencia a través de: Más visibilidad, control y transparencia global de su portfolio de proyectos y costes asociados con metodologías de priorización y evaluación estandarizadas La capacidad de crear escenarios what if y comprender los recursos involucrados Mayor colaboración entre los departamentos internos y externamente con uno de sus proveedores de outsourcing Gracias a CA Clarity PPM tenemos un mejor control de nuestras inversiones en proyectos de negocio. Tomeu Cabot Pärnänen Responsable de la Oficina de Gestión de Proyectos de HBS Gracias a CA Clarity PPM tenemos un mejor control de nuestras inversiones en proyectos de negocio, y podemos identificar las desviaciones de los presupuestos y tiempos de ejecución, comenta Cabot. Somos capaces de actualizar regularmente los dashboards de CA Clarity PPM con información fiable y de alta calidad. La solución ha optimizado también el uso de nuestros recursos. 05

6 Sol Meliá ha podido también mejorar el control de costes mediante una mayor eficiencia operacional. Por ejemplo, de media el gestor de proyectos ha reducido el tiempo invertido en la planificación y gestión utilizando los procesos y flujos de trabajo automatizados de CA Clarity PPM. Como resultado, CA Clarity PPM ha jugado un papel clave ayudando a la compañía a mejorar la eficiencia y reducir costes. CA Clarity PPM nos permitió centralizar un importante número de procesos, y priorizar proyectos de una forma más efectiva, concluye Cabot. Copyright 2011 CA Technologies. All rights reserved. All trademarks, trade names, service marks and logos referenced herein belong to their respective companies. This document is for your informational purposes only. CA assumes no responsibility for the accuracy or completeness of the information. To the extent permitted by applicable law, CA provides this document as is without warranty of any kind, including, without limitation, any implied warranties of merchantability, fitness for a particular purpose, or non-infringement. In no event will CA be liable for any loss or damage, direct or indirect, from the use of this document, including, without limitation, lost profits, business interruption, goodwill or lost data, even if CA is expressly advised in advance of the possibility of such damages.

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