3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1. Ley Ley de Fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo PROMPERÚ.

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2 Título: PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL BRIEF PARA SOLICITAR SERVICIOS DE COMUNICACIÓN Y MERCADEO, O PRODUCCIÓN DE EVENTOS Código: DC-PYC-PR-01 Versión: 05 Página: 2/5 1. OBJETIVO Establecer los lineamientos y procedimiento para la elaboración, aprobación y distribución del Brief del área usuaria para solicitar servicios de comunicación y mercadeo o producción de eventos para la ejecución de campañas o actividades de promoción de las exportaciones, turismo e imagen país; así como para la ejecución de acciones de comunicación institucional. 2. ALCANCE El presente procedimiento es administrado por la Dirección de Comunicaciones e Imagen País, y es fuente de consulta y aplicación para todas las áreas usuarias de la Subdirección de Mercadeo y Comunicaciones, y de la Subdirección de Producción. El procedimiento se inicia con la elaboración del Brief por el Especialista del área usuaria, y culmina con la aprobación del Brief del área usuaria y su distribución por la secretaria de la Subdirección u Oficina del área usuaria. 3. DOCUMENTOS A CONSULTAR 3.1. Ley Ley de Fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo PROMPERÚ Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº MINCETUR Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaría General Nº PROMPERÚ/SG y modificatorias. 4. SIGLAS Y ACRÓNIMOS 5. DEFINICIONES ATL: Above The Line o sobre la línea BTL: Below The Line o debajo de la línea DC: Dirección de Comunicaciones e Imagen País SMC: Subdirección de Mercadeo y Comunicaciones SPR: Subdirección de Producción Para efectos del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones: 5.1. Acciones complementarias de comunicación: Comprende acciones adicionales para reforzar o complementar campañas de comunicación o actividades de promoción o eventos Acciones de comunicación institucional: Acciones destinadas a modificar un comportamiento, una actitud, o a conseguir adhesiones a una idea o proyecto específico, dirigidas al personal de la entidad, en forma masiva o grupal; y cualquier otra acción de comunicación que no esté destinada a la promoción de las exportaciones, el turismo e imagen país, dirigida a entidades, organismos o instituciones públicas o privadas, nacionales o extranjeras, entre otras Áreas usuarias: Son los órganos o unidades orgánicas que requieren servicios de comunicaciones y mercadeo para la ejecución de campañas de comunicación o la producción de eventos para la promoción de las exportaciones, el turismo y la imagen país, o para la ejecución de acciones de comunicación institucional.

3 Título: PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL BRIEF PARA SOLICITAR SERVICIOS DE COMUNICACIÓN Y MERCADEO, O PRODUCCIÓN DE EVENTOS Código: DC-PYC-PR-01 Versión: 05 Página: 3/ Brief del área usuaria: Es un documento informativo breve, conciso y completo de una actividad a desarrollar, elaborado por el área usuaria, para el (las) área(s) responsable(s) de la prestación de los servicios requeridos para su ejecución Publicidad ATL (Above The Line): Tipo de publicidad que utiliza medios convencionales (masivos) para llegar a una audiencia más amplia. Los medios utilizados para este tipo de publicidad son: TV, radio, periódicos, revistas, vía pública e Internet Publicidad BTL (Below The Line): Tipo de publicidad que utiliza medios no convencionales (alternativos) que sirve para crear relaciones más estrechas con el consumidor y se usa como complemento de campañas de publicidad en medios masivos. Están enfocados a segmentos específicos del mercado, y pueden ser: activaciones de gran impacto visual, eventos de promoción, degustaciones, distribución de merchandising (material promocional), intervenciones en espacios públicos de gran afluencia, etc. 6. CONDICIONES BÁSICAS 6.1. Para solicitar los servicios de comunicaciones y mercadeo para la ejecución de campañas de comunicación o la producción de eventos de promoción, o la ejecución de otras acciones de comunicación institucional, las áreas usuarias deberán elaborar y remitir a la SMC y/o SPR, según corresponda, el Brief del área usuaria de la actividad a desarrollar, según modelo Anexo B que forma parte del presente procedimiento. En caso de ser necesaria, el área usuaria podrá solicitar a la SMC y/o SPR, asistencia técnica para su elaboración Las acciones complementarias de comunicación podrán ser requeridas y coordinadas vía correo electrónico; no se requiere elaborar un nuevo Brief del área usuaria para ellas, dado que se encuentran enmarcadas dentro de la estrategia de comunicación de la campaña o actividad original El área usuaria es responsable de verificar que la actividad a desarrollar cuente con disponibilidad presupuestal y se encuentre prevista en el Plan Operativo Institucional vigente Si la actividad a desarrollar corresponde a una campaña de comunicación u otras acciones de comunicación institucional relacionadas con publicidad ATL, la SMC es responsable de elaborar y proponer al área usuaria, la estrategia de comunicación de la actividad a desarrollar; y de su ejecución, coordinación, seguimiento y evaluación, una vez aprobada esta. Asimismo, en caso se haya previsto realizar además algunas acciones de comunicación relacionadas con publicidad BTL como soporte a la actividad a desarrollar, estas serán coordinadas por la SMC con la SPR Si la actividad a desarrollar corresponde a un evento de promoción u otras acciones complementarias de comunicación relacionadas con publicidad BTL, la SPR es responsable de elaborar y proponer al área usuaria, la estrategia de comunicación de la actividad a desarrollar; y de su ejecución, coordinación, seguimiento y evaluación, una vez aprobada esta. Asimismo, en caso se haya previsto realizar además algunas acciones de comunicación relacionadas con publicidad ATL como soporte a la actividad a desarrollar, estas serán coordinadas por la SPR con la SMC En otros casos, la responsabilidad de elaborar y proponer al área usuaria la estrategia de comunicación, se determinará en función a cuál es el conjunto de acciones de comunicación que represente mayor ejecución presupuestal, ya sean las relacionadas con publicidad ATL o BTL. 7. CONDICIONES ESPECÍFICAS 7.1. El Brief del área usuaria deberá contar con los vistos buenos, firmas y sellos del Coordinador de Departamento y del Subdirector del área usuaria correspondiente, si el área usuaria es una unidad orgánica de línea; o por el Jefe de Unidad y/o Jefe de Oficina si el área usuaria es un órgano de apoyo o de asesoría. Dicho Brief deberá ser distribuido según lo siguiente:

4 Título: PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL BRIEF PARA SOLICITAR SERVICIOS DE COMUNICACIÓN Y MERCADEO, O PRODUCCIÓN DE EVENTOS Código: DC-PYC-PR-01 Versión: 05 Página: 4/5 a. Un original a la Subdirección responsable de elaborar y proponer la estrategia de comunicación de la actividad a desarrollar; y de ser el caso, b. Una copia a la Subdirección responsable de ejecutar las acciones de comunicación de soporte. 8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº Actividad Responsable A. Elaboración del Brief del área usuaria para campañas de comunicación y producción de eventos de promoción. Elabora proyecto de Brief según modelo Anexo B del presente 1 procedimiento, o levanta observaciones efectuadas por el Especialista del área usuaria Coordinador del área usuaria, de ser el caso. 2 Remite proyecto de Brief al Coordinador del área usuaria para su revisión. Especialista del área usuaria 3 Revisa Brief y determina: 3.1 Si es conforme, visa y suscribe Brief; y lo remite al Subdirector del área usuaria para su aprobación. Continúa en el paso 4. Coordinador del área usuaria 3.2 Caso contrario, coordina con el Especialista del área usuaria el levantamiento de las observaciones. Regresa al paso 1. 4 Revisa Brief y determina: 4.1 Si es conforme, aprueba y entrega Brief a la Secretaria de la Subdirección para el trámite correspondiente. Continúa con el paso 6. Subdirector del área usuaria 4.2 Caso contrario, devuelve Brief al Coordinador del área usuaria con las observaciones del caso para su levantamiento. Continúa con el paso 5. 5 Levanta observaciones y lo remite al Subdirector del área usuaria para su aprobación. Regresa al paso 4. Coordinador del área usuaria Recibe Brief aprobado y lo distribuye enviando el original a la 6 Subdirección responsable de elaborar y proponer la estrategia de Secretaria de la Subdirección comunicación, y una copia a la Subdirección responsable de ejecutar del área usuaria las acciones de comunicación de soporte. 7 Entrega copia del cargo del Brief al Coordinador del área usuaria. Secretaria de la Subdirección del área usuaria 8 Remite vía correo electrónico el archivo original del Brief aprobado a la SMC y/o SPR, según corresponda. Coordinador del área usuaria B. Elaboración del Brief del área usuaria para acciones de comunicación institucional. 1 2 Elabora proyecto de Brief según modelo Anexo B del presente procedimiento. Gestiona revisión y aprobación del Brief por el Jefe de Unidad y/o Jefe de Oficina según corresponda. Especialista del área usuaria Especialista del área usuaria 3 Aprueba Brief y dispone su distribución. Jefe de Oficina del área usuaria Recibe Brief aprobado y lo distribuye enviando el original a la Subdirección responsable de elaborar y proponer la estrategia de comunicación, y una copia a la Subdirección responsable de ejecutar las acciones de comunicación de soporte. Entrega copia del cargo del Brief al Especialista o Jefe de Unidad del área usuaria, según corresponda. Remite vía correo electrónico el archivo original del Brief aprobado a la SMC y/o SPR, según corresponda. Secretaria de la Oficina del área usuaria Secretaria de la Oficina del área usuaria Especialista o Jefe de Unidad del área usuaria

5 Título: Código: Versión: Página: PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN DEL BRIEF PARA SOLICITAR SERVICIOS DE COMUNICACIÓN Y MERCADEO, O PRODUCCIÓN DE EVENTOS DC-PYC-PR /5 9. REGISTROS Descripción Código Nº de ejemplares Brief del área usuaria FO-PYC Lugar de archivo Archivo del Área Archivo Central Tiempo de archivo (Años) 1 año 9 años 10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS Nº de versión Nº de capítulo/ Ítem Párrafo/ Figura/ Tabla/ Nota Modificaciones Se modificó la definición de Publicidad ATL (Above The Line) en virtud a lo señalado en el artículo 4 de la Resolución de Secretaría General N PROMPERÚ/SG. 11. ANEXOS Descripción Anexo Diagrama de Flujo 1 Formato Brief del área usuaria 2

6 ANEXO Nº 1: DIAGRAMA DE FLUJO A. ELABORACIÓN DEL BRIEF DEL ÁREA USUARIA PARA SOLICITAR SERVICIOS DE COMUNICACIÓN Y MERCADEO O DE PRODUCCIÓN DE EVENTOS, PARA CAMPAÑAS DE COMUNICACIÓN O ACTIVIDADES DE PROMOCIÓN Especialista del área usuaria Coordinador del área usuaria Subdirector del área usuaria Secretaria de la Subdirección del área usuaria Inicio 1 Elabora proyecto de Brief, o levanta observaciones efectuadas por el Coordinador del área usuaria. Proyecto de Brief 2 3 Remite proyecto de Brief al Coordinador del área usuaria para su revisión. Revisa Brief y determina si es conforme. Conforme? Si No Coordina con el Especialista del área usuaria el levantamiento de las observaciones Visa y suscribe Brief; y lo remite al Subdirector del área usuaria para su aprobación. Brief visado y suscrito A Revisa Brief y determina si es conforme. 4 Conforme? A Levanta observaciones y lo remite al Subdirector del área usuaria para su aprobación. Remite vía correo electrónico el archivo original del Brief aprobado a la SMC y/o SPR, según corresponda. 5 8 No Si Aprueba y entrega Brief a la Secretaria de la Subdirección para el trámite correspondiente Devuelve Brief al Coordinador del área usuaria, con las observaciones del caso para su levantamiento. Brief aprobado Recibe Brief aprobado y lo distribuye. Entrega copia del cargo del Brief al Coordinador del área usuaria. 7 Brief aprobado - Original (Para la Subdirección responsable de elaborar y proponer la estrategia de comunicación) Brief aprobado Copia (Para la Subdirección responsable de ejecutar las acciones de comunicación de soporte) Fin Pág. 1 de 1

7 B. ELABORACIÓN DEL BRIEF DEL ÁREA USUARIA PARA SOLICITAR SERVICIOS DE COMUNICACIÓN Y MERCADEO O DE PRODUCCIÓN DE EVENTOS, PARA ACCIONES DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Especialista del área usuaria Jefe de Unidad del área usuaria Jefe de Oficina del área usuaria Secretaria de la Oficina del área usuaria Inicio 1 Elabora proyecto de Brief. Proyecto de Brief Gestiona revisión y aprobación del Brief por los niveles correspondientes. Aprueba Brief y dispone su distribución. Brief aprobado Recibe Brief aprobado y lo distribuye. Brief aprobado - Original (Para la Subdirección responsable de elaborar y proponer la estrategia de comunicación) Brief aprobado Copia (Para la Subdirección responsable de ejecutar las acciones de comunicación de soporte) Fin Remite vía correo electrónico el archivo original del Brief aprobado a la SMC y/o SPR, según corresponda. 6 Entrega copia del cargo del Brief al Especialista o Jefe de Unidad del área usuaria, según corresponda. 5 Cargo de Brief Pág. 1 de 1

8 ANEXO Nº 2: FORMATO BRIEF DEL ÁREA USUARIA

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