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1 Implementación del ERP Dynamics AX en HANSAPLAST 1 George Muñiz M., 2 María Luisa Peñafiel M., 3 Verónica Sánchez M, 4 Lenin Freire FACULTAD DE INGENIERIA EN ELECTRICIDAD Y COMPUTACION LICENCIATURA EN SISTEMAS DE INFORMACION ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DEL LITORAL Campus Gustavo Galindo Km30.5 Vía Perimetral Apartado , Guayaquil - Ecuador 1 gmuniz@espol.edu.ec, 2 mlpenafi@espol.edu.ec, 3versanch@espol.edu.ec, 4 lfreire@espol.edu.ec Resumen El Objetivo de este proyecto es la implementación del ERP Dynamics Ax, que nos ofrece una solución integrada que cubre todas las aéreas de negocio de la empresa. Microsoft Dinamics AX es un ERP adaptable, escalable y global, y facilita la comunicación con el entorno comercial del cliente. Gracias a estas características facilita la obtención de ventajas competitivas de una forma rápida y potente. Se destaca por su importancia en el área de Gestión de Proyectos el uso de la herramienta Microsoft Proyect. Esta herramienta se utiliza para la planificación el seguimiento del proyecto, así como para la implementación del ERP y el control de la misma. A continuación se detallan los cinco capítulos que están definidos por la Metodología PMI: En el capítulo I se describe la metodología implementada en el desarrollo del proyecto y Charter del Proyecto. En el capítulo II se detalla todas las Gestiones involucradas para la del Proyecto. En el capítulo III se ejecuta todas las gestiones que tienen que ver con el alcance, tiempo, costo, riesgo, calidad recurso, comunicación y adquisición. En el capítulo IV se realiza el seguimiento y control del proyecto. En el capítulo V se realiza la entrega formal del proyecto con las actas Entrega Recepción y Aceptación. Palabras claves: Hansaplast, ERP Dynamic AX, Project Charter, PMI Abstract The objective of this project is the implementation of ERP Dynamics Ax, which offers us an integrated solution that covers all the business areas of company. Microsoft Dynamics AX is an "ERP" adaptable, scalable and global; it facilitates the communication with the customer's business environment. These features make it easier to obtain competitive advantages in a fast and powerful way. It stands out for its importance in the Project Management area using Microsoft Project tool. This tool is used for planning, monitoring the project and the implementation of ERP and control of it. Below are the five chapters, which are defined by the PMI Methodology: Chapter I: describes the methodology used in developing the project and the Project Charter. Chapter II: details all the steps involved for Project Planning. Chapter III: runs all the steps that have to do with the scope, time, cost, risk, quality resource, communication and procurement. Chapter IV: is the tracking and project control. Chapter V: is made formal delivery of the project with the minutes Delivery - Receipt and Acceptance. Key words: Hansaplast, ERP Dynamic AX, Project Charter, PMI

2 1. Metodología de Desarrollo del Proyecto Para la administración del proyecto Implementación del ERP Dynamics AX se utilizará la metodología PMI (Project Management Institute). Esta metodología consiste en la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para alcanzar sus objetivos. Para lo cual hay que identificar los requisitos, establecer objetivos claros y posibles, equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo, costos y adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas. El propósito de la Metodología PMI es proporcionar la información necesaria para una correcta administración y gestión de los proyectos de implementación de Software. 1.1 Objetivos Generales Consolidarse como una de las empresas líderes en lo que se refiere a empaques flexibles, mediante un sistema de mejoramiento continuo, manteniendo siempre la excelencia de nuestros productos, calidad, puntualidad y precios competitivos. 1.2 Ciclo de Vida del Proyecto Cierre Seguimiento y Control Inicio Ejecución Figura 1. Ciclo de vida del proyecto. 1.3 Entregables FASES ENTREGABLES Inicio Chárter del Proyecto Expectativas de los usuarios. Estructura del desglose del trabajo (WBS). Cronograma de Actividades del Proyecto. Descripción de Funciones. Ejecución Documento del sistema puesto en Producción. Seguimiento y Control Cierre Formulario Plan de Pruebas. Aprobación de Documento de Pruebas Internas. Aprobación del Documento de Capacitación del Usuario Seguimiento a avances del Proyecto. Actas de Cierre del Proyecto. Tabla 1. Entregables. 1.4 Plantillas de Trabajo Nombre Descripción Plantilla Acta de Se recopila toda la información Reunión necesaria para la Formato de registro de asistencia de capacitación. Matriz de GAPs - ERP Documento de procesos - GAPs Control de Versiones Control de Entrega de GAPs Evaluación a Consultores Solicitud/ Aceptación de creación y/o cambios. Pruebas realizadas por el Usuario implementación del proyecto. Este formulario se lo utilizará para registrar la asistencia a la capacitación que se dé a los usuarios del sistema. Utilizada para registrar cambios o nuevos requerimientos. Detalle de los procesos a implementarse debido al giro del negocio. Matriz historial de las versiones actualizadas en el servidor. Matriz para el control de los GAPs implementados y aprobados. Evaluación de las personas encargadas de las capacitaciones. Documento de Especificaciones Funcionales o de Requisitos Se detallan los casos de pruebas del sistema. Tabla 2. Plantillas de trabajo. 1.5 Project Charter Antecedentes Hansaplast contaba con un sistema de Producción desarrollado en FoxPro para DOS y un sistema Administrativo desarrollado en FoxPro para Windows. Ambos sistemas no se encontraban integrados entre sí, por lo que la transferencia de información se la realizaba mediante un proceso

3 de migración de datos el cual se lo ejecutaba diariamente o cuando el caso lo amerita. La necesidad de contar con un solo sistema integrado, que entregue información oportuna cuando se la requiera, que ofrezca seguridad en el almacenamiento de información y que permita la trazabilidad de los diferentes procesos; conllevó a la implementación de un ERP que satisfaga las necesidades antes descritas Descripción del Proyecto El proyecto consiste en la implementación de un ERP en la empresa HANSAPLAST, utilizando la metodología PMI. El ERP en el que se centra este proyecto, Dynamics AX, es una solución de gestión integrada que cubre todas las áreas de negocio de la empresa. Dynamics AX es un ERP adaptable, escalable, y facilita la comunicación con el entorno comercial del cliente. El tiempo de duración del proyecto será de 52 semanas y el costo total de $ 248, Alcance del Proyecto Se implementaran los siguientes módulos: Compras/Importaciones Cuentas por Pagar Inventario/Facturación. Producción Cuentas por Cobrar Contabilidad Bancos Activos Fijos Presupuesto Se desarrollará una interface para la integración con los sistemas de Nómina y el sistema de mantenimiento preventivo y correctivo de maquinarias. Migración de datos (Maestros, Saldos). Pruebas de Stress. Esquema de Seguridad (nivel de acceso a las distintas funciones del sistema) Justificación del Proyecto Mejorar nuestros servicios traducido en producto, costo, tiempo y calidad, como consecuencia de la puesta en práctica de procesos más eficientes dentro de la organización Supuestos El equipo de trabajo estará disponible en todas las etapas de ejecución del proyecto, de acuerdo a las fechas establecidas en el cronograma del proyecto Restricciones Ausencia de manuales de procesos organizacionales. Ausencia de manuales de funciones Riesgos Presupuesto limitado para el proyecto. No disponibilidad del tiempo por parte del personal para las diferentes actividades. Levantamiento de información superficial por parte del equipo de trabajo. Desinterés por parte del personal de la empresa. Estimación inexacta de los tiempos necesarios para el levantamiento de los procesos. Renuncia del personal asignado al proyecto. El Patrocinador no dispone de tiempo para reunirse con el Gerente de Proyecto. Procedimientos incompletos que no describen el 100% de su correspondiente proceso Comunicación y Reporte La comunicación del avance del proyecto y la coordinación del mismo entre el proveedor, consultor y usuarios claves se dará a través de: Informe escrito cada dos semanas del avance del proyecto para el comité. Reunión de informe de avance cada dos semanas entre el coordinador del proyecto y los usuarios claves. Monitoreo de riesgos cada dos semanas por parte del comité. Acta de todas las Entrevistas que se realicen. Acta de todas las Reuniones de Trabajo. Informes escritos de todos los entregables importantes según lo especificado en el WBS. El Consultor y los usuarios clave reportarán directamente al director de Proyecto y este a su vez reportará al comité Aprobación El Inicio del Proyecto será aceptado y aprobado por el comité y el Sponsor. Todos los entregables serán revisados y aprobados por el director del proyecto y el Comité.

4 El Cierre del Proyecto será aprobado y aceptado por el comité y por el Sponsor. 2.4 Diagrama de red del proyecto. 2. del Proyecto 2.1 Expectativas de los interesados. Figura 2. Mapa mental de expectativas. Figura 5. Diagrama de red 2.5 Gestión de Costos Estimación de Costos. 2.2 Estructura de trabajo detallado (WBS). Tabla 3. Estimación de Costos 2.6 Gestión de Calidad. Figura 3. WBS 2.3 Gestión de Tiempo Estimación de duración de tiempo. de Calidad Aseguramiento de la calidad Gestión de Calidad Control de la Calidad * Entrada *Herramienta s y Técnicas *Salidas Grafico 6. Gestión de Calidad. 2.7 Gestión de Recurso Organigrama del Proyecto. Comité Consultor Externo Jefe de Proyecto Usuario Clave - Administración y Finanzas Usuario Clave - Logística Usuario Clave - Producción Figura 4. Estimación de duración de tiempo Grafico 7. Organigrama del Proyecto.

5 2.8 Gestión de Comunicación Tabla 4. Gestión de Comunicación. 2.9 Gestión de Riesgos. de la gestion de riesgos Grafico 8. Metodología de Gestión de Riesgos Gestión de Adquisiciones. Cerrar la Adquisición Identificació n de riesgos Proceso de Gestion de riesgos Cuantificació n de los riesgos Planificar las Adquisiciones Gestión de Adquisiciones de la respuesta del riesgo Grafico 9. Gestión de Adquisición. Control y seguimiento del riesgo Efectuar la Adquisición 3. Ejecución 3.1 Dirigir y Gestionar la ejecución del Proyecto El proceso de dirigir y gestionar la ejecución del proyecto requiere que el director del proyecto y el equipo del proyecto realicen varias acciones para ejecutar el plan de gestión y lograr los objetivos del proyecto. Algunas de esas acciones son: Realizar actividades para cumplir con los objetivos del proyecto. Dotar de personal, formar y dirigir a los miembros del equipo asignados al proyecto. Verificar y Validar estados de los entregables del proyecto. Avance de Cronograma. 3.2 Aseguramiento de la Calidad. A fin de cumplir con este objetivo se realizaran dos etapas de simulaciones las cuales tendrán los siguientes puntos: 1. Elaboración de plan de pruebas. 2. Ejecución de pruebas de integración con el objetivo de testar la correcta integración entre los diferentes módulos y/o los diferentes sistemas implicados en el Proyecto. 3. Identificación de escenarios no contemplados dentro de las especificaciones iniciales. 4. Corrección de las novedades detectadas en las simulaciones. 3.3 Adquirir el Equipo del Proyecto. Conformación del Comité Consultor externo. Conformación del Jefe de Proyecto y Usuarios Clave. 3.4 Desarrollar el Equipo del Proyecto. A fin de mejorar las competencias y habilidades de los miembros del proyecto, se establecerá un plan de formación. Evaluar puntos fuertes y sus necesidades de desarrollo. Capacitación Interna a Usuario Claves para fortalecer los conocimientos de todos los procesos de la empresa. Mejorar las habilidades del equipo del proyecto a fin de completar los entregables. 3.5 Dirigir el equipo del Proyecto. El director del proyecto será el encargado de dar seguimiento al rendimiento de los miembros del equipo del proyecto y se realizarán periódicamente las siguientes actividades: Evaluaciones de rendimiento. Registro de incidencia. Informe de rendimiento. De acuerdo a los resultados se revisará el plan de formación de cada uno de los miembros del equipo.

6 3.6 Distribuir la Información. En este proyecto el flujo de información tendrá estas modalidades: Oral: Reuniones formales, mensuales, de seguimiento y calidad. Escrita: Envío de datos por correo electrónico, publicación en los murales de información del proyecto 3.7 Gestionar las expectativas de los usuarios. Semanalmente se reunirá el Jefe de Proyecto y los Usuarios Clave a fin de conocer las novedades que se hayan presentado en el Plan de Gestión de Proyectos, Registro de Incidentes o Registro de Cambios. Se analizaran todas las novedades y sugerencias planteadas. En caso de no existir una propuesta, se la planteará y evaluará, verificando además que dicha propuesta no altere el objetivo del proyecto o el cronograma. 4. Seguimiento y Control 4.1 Dar seguimiento y controlar el trabajo del proyecto. Con la finalidad de cumplir los objetivos definidos en el plan para la dirección del proyecto, se hará un monitoreo semanal a fin de conocer el estado actual de las actividades, y poder tomar decisiones oportunamente haciendo uso del reporte Estado de Actividades, el mismo que nos permitirá: Controlar el avance del proyecto. Comparar el desfase entre el tiempo real y el planificado, determinando así la necesidad de implementar alguna acción correctiva o preventiva. Evaluar el rendimiento de cada uno de los integrantes del proyecto. Determinar las actividades ajenas al proyecto que retrasan el cumplimiento del cronograma. 4.2 Control Integrado de Cambios. Se da seguimiento a los cambios solicitados por los interesados, se realiza la constante integración de los cambios en los documentos más relevantes de la institución, en los entregables del proyecto y es dado a conocer a todas las áreas de la cadena de valor de la organización. 4.3 Verificar y Controlar el Alcance. La dirección del proyecto se encargará de verificar y controlar que los entregables que se encuentran detallados en el EDT sean completados y aceptados formalmente por el Patrocinador, para esto se realizara un monitoreo semanal basado en el informe de estado de Entregables y presentaciones quincenales a la gerencia general con el objetivo de explicar el avance y cumplimiento de la ejecución del proyecto. 5. Cierre del Proyecto La fase final de la administración del proyecto se muestra con la entrega oficial de la solución informática de acuerdo a la documentación firmada al inicio del mismo. 6. Conclusiones y Recomendaciones 6.1 Conclusiones Realizar la administración y seguimiento con la metodología PMI, ha hecho posible que la implementación del ERP Dyanamics Ax se ejecute de manera ordenada con sus fases críticas que normalmente se presentan, pero con un índice de satisfacción aceptable. Con la firma del acta de entrega y recepción, el cliente certifica que ha revisado los trabajos presentados y que está conforme con ellos. 6.2 Recomendaciones El éxito de una verdadera implementación corresponde a una serie de factores, considérese que es elegir la empresa que con responsabilidad y trayectoria ejecute la propuesta, también seguir muy de cerca su desarrollo y tener las reglas claras del negocio y junto a otros elementos harán posible que la solución despegue en los tiempos esperados. 7. Referencias [1] Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos 3era Edición, Guía del PMBOOK. [2] Administración Profesional de Proyectos la Guía. Ing. Lenin Freire Director de Proyecto Fecha: Diciembre 20/2011