Guía de Usuario Versión Para empezar a usar el sistema es necesario verificar que su licencia sea original

Transcripción

1 Guía de Usuario Versión Para empezar a usar el sistema es necesario verificar que su licencia sea original 1.- Verificar que su computadora no tenga virus. 2.- No tener ningún programa de restauración del Sistema que borre información del disco C: 3.- Haber dado de alta la base de datos central. Para poder empezar a usar el sistema iniciamos sesión: Usuario del Sistema: admin Contraseña: (sin contraseña) Host: Base de datos: : central Usuario de la base de datos: root Contraseña de la base de datos: masterkey

2 Empezar a usar RoCa Retail En esta guía veremos cómo empezar a usar el RoCa Retail, no es un manual. Por lo tanto veremos las partes principales, para empezar a usar el sistema. En lo primero que se trabajara, será agregar los datos necesarios para poder abrir un Punto de Venta. Estos datos son: 1.- Un usuario del sistema vendedor (para abrir la tienda) 2.- Una caja (que incluye las siguientes características, 1 Tienda, 1 razón social). 3.- Un empleado (para poder usar el punto de venta) Con puesto de vendedor y cobrador. 4.- Dos clientes (1 para las ventas de mostrador, 1 para la devolución de mercancía que hagamos sin folio).

3 TEMA 1 Dar de alta un Usuario del Sistema En el menú principal Archivo, seleccionamos Usuarios del sistema. Tenemos los botones para Agregar, Modificar, Ver, Eliminar, Actualizar, Exportar y Reportes. Vamos a AGREGAR un nuevo usuario. Nombre: Vendedor, Contraseña: 1234, tipo de perfil: Punto de venta. Aceptamos para guardar y salimos de la parte Usuarios. Dar de alta una Razón Social En el menú principal Catalogo, Seleccionamos Tiendas submenú Razón Social. Dentro de la ventana, tenemos los botones de registros que nos aparecen en todas las ventanas del sistema, los cuales son para: Refrescar, Agregar, Modificar, Visualizar, Eliminar, Exportación a Excel, Reportes, Filtros y Guardar Filtros. Vamos a AGREGAR una razón social Nombre, R.F.C., Calle, Colonia, C.P., Ciudad, Estado, Teléfono y Fax. (Estos datos se imprimen en la cabecera de los tickets del punto de venta), aceptamos para guardar y salimos de la ventana. Dar de alta una Tienda En el menú principal Catalogo, Seleccionamos Tiendas submenú Tiendas. Vamos a AGREGAR una tienda. Nombre, R.F.C., Calle, Colonia, C.P., Ciudad, Estado, Teléfono y Fax, Zona, Razón Social, Tipo de Crédito por Omisión, Porcentaje de I.V.A., Siguiente folio en pedidos y siguiente folio en recepción de mercancía, aceptamos para guardar y salimos de la ventana. Zona: Ejemplo: (si no tenemos damos de alta en el signo + ) Zona Centro, Zona Sur.

4 Dar de alta una Caja En el menú principal Catalogo, Seleccionamos Tiendas submenú Cajas. Para poder dar de alta una caja, necesitamos agregar una tienda, y para poder agregar una tienda, debemos dar de alta su razón social (esto no es necesario y toda la información se puede modificar, eliminar, cambiar, las veces que sean necesarias, pero es importante tener estos datos a la mano). Vamos a AGREGAR una caja. Seleccionamos la Tienda, y escribimos el nombre de la caja (computadora del punto de venta). IP de la computadora, el puerto lo dejamos como tal, y una clave de acceso, por seguridad aceptamos para guardar y salimos de la ventana de Empleados. Ejemplo para una caja. Tienda 1.Caja 1, Tienda1. Caja 2, Tienda 2.Caja 1, Tienda N.Caja N. Dar de alta un empleado En el menú principal Catálogos, seleccionamos Empelados submenú Empleados. Vamos a AGREGAR un nuevo empleado. Llenamos todos los datos correspondientes: Nombre, Clave 8esta la proporciona automáticamente el sistema), R.F.C., Calle, Colonia, C.P., Ciudad, Estado, Teléfono, etc. Usuario: Vendedor, Tienda, la que dimos de alta, Puesto: vamos a agregar un puesto con el signo + y elegimos el nombre del puesto, (ejemplo: cajero, vendedor, gerente, encargado) y a este puesto le habilitamos los derechos de vendedor y cobrador. Seleccionamos su comisión por porcentaje o por cantidad en caso de tenerla y aceptamos para guardar y salimos de la ventana de Empleados.

5 Dar de alta un Cliente En el menú principal Catálogos, seleccionamos Clientes Frecuentes submenú Clientes Frecuentes. Vamos a agregar un nuevo cliente. Tenemos 4 pestañas de información para nuestros clientes: 1.-Datos Generales (Nombre, Domicilio, , etc.) 2.-Favoritos (donde podemos agregar favoritos a nuestros clientes, como Deportes, Casual, para solo ofrecerle mercancía correspondiente a sus favoritos. 3.- Fotografía, la cual nos aparecerá en el momento de la venta, o de cualquier abono. 4.- Firma, la cual aparecerá cuando este en las formas de pago, para poder verificar la firma en caso de ser necesario. Nota: Tenemos que agregar 2 usuarios al sistema para poder usarlo, uno para las ventas de mostrador, por ejemplo: Venta de mostrador, Venta al público. Y uno para las devoluciones del cliente sin folio (podemos usar el mismo para las 2, no es necesario de así quererlo agregar dos clientes, a estos clientes solo les vamos a añadir la descripción).

6 TEMA 2 Configuración del sistema En el menú principal Archivo, seleccionamos Configuración. Primero vamos a llenar el nombre de la empresa y vamos a seleccionar un logotipo (los cuales aparecerán en todos los reportes del sistema). Después vamos a seleccionar el tipo de costeo que vamos a manejar a la hora del levantamiento de inventario, de los cuales tenemos disponible: Ejemplo: hoy compro una prenda en 100 $ y en un mes la compro en 200 $ Costo promedio (es la suma de los costos 100$+200$=300$, entre el numero de costos: 300$/2 = 150$). UEPS (Esto se refiere, Ultime en Entrar, Primero en Salir = 200$). PEPS (Esto se refiere, Primero en Entrar, Último en Salir = 100$). Catalogo de modelos (se basa en el precio que le dé en mi catalogo de modelos). Numero de caracteres de modelo: esto se refiere a cuantos caracteres ya sean números o letras vamos a usar para identificar a mis modelos. Existe un rango de 6 a 18 caracteres. Para poder elegir tenemos que tomar las siguientes decisiones: 1.- Cual es la clave de mis modelos? Un numero por ejemplo (que son 5 caracteres) Un conjunto de números y letras como: ZAPHT001 ( que son 8 caracteres) O abreviaciones del contenido de mis modelos como: ANZATADA001 (que son 11 caracteres y que corresponde a AN =Andrea, ZA= Zapato, TA= Tacón, DA=dama, 001= consecutivo numérico. Nota Importante= Se recomienda, incluir un consecutivo numérico para cualquier tipo de forma en que se agreguen los modelos, no usar solo letras). Máximo de importe en Vales (para saber cuánto voy a recibir de vales en el total de la venta en mi punto de venta). Filtro de cliente Frecuente (aquí vamos a poner el cliente que agregamos como venta de mostrador, exactamente igual, incluyendo mayúsculas y minúsculas).

7 Y después podemos habilitar si es tienda de ropa o no (básicamente lo único que afecta es que si lo tenemos habilitado los iconos del sistema son referente a una tienda de ropa, cambia zapatos por playeras). Descuentos máximos La manera en aplicar descuentos que usa el sistema RoCa funciona de la siguiente manera. Si el modelo tienen un descuento por Promoción, es decir esta dentro de una venta nocturna, o alguna promoción que demos de alta en el sistema, hace una comparación si es que el cajero le añade otro descuento, es decir si tiene por ejemplo un 10% de descuento por promoción, o por saldo, y el vendedor le quiere aplicar el 15%, el sistema aplica el descuento mas grande, es decir el 15%. Se pueden establecer permisos a los cajeros de dar descuentos en las siguientes opciones. Aplicar descuentos sobre promociones. (Si tiene habilitada esta opción, el sistema aplicara primero la promoción si es que la tiene y después el descuento que haga). Máximo al aplicar promocione adicional. (Si el modelo esta dentro de una promoción, se le puede permitir al cajero dar una promoción adicional por un porcentaje o importe. Máximo al aplicar descuento sobre elementos sobre la venta. (De la lista de compra del cliente se puede seleccionar solo un artículo y dar un descuento por porcentaje o por importe, si lo tiene permitido el cajero). Máximo al aplicar en el total de la venta. (Esto es sobre el total a pagar, se puede permitir al cajero dar un descuento por porcentaje o por importe).

8 Créditos (si no se usa habilitar todos los cuadros de la periodicidad quincenal) El porcentaje mínimo de enganche para créditos, Máximo de días de plazo, Días de gracia al pagar (si el cliente se atrasa con su día de pago, cuantos días se le perdonan antes de cobrar intereses), porcentaje de comisión por cancelación, porcentaje de interés mensual. Después tenemos las diferentes periodicidades, nos podemos manejar con cualquiera en las tiendas, y podemos cambiarnos a cualquiera. Periodicidad semanal El cliente paga cada día de la semana en que se hizo su compra, cada lunes, cada martes, etc. Periodicidad Quincenal Esta se configurar con 3 diferentes rangos de días, se necesita de un asesor para configurar esta parte. Periodicidad Mensual El cliente paga cada día del mes en que hizo su compra. Otros Impresión del costo en el código de barras: Prefijo y Posfijo (si él así lo deseas, puede imprimir el costo de sus modelos en el código de barras usando un prefijo y un posfijo para disfrazarlo). Ejemplo: ZAPH0003AA21402B (el prefijo es A2 y el posfijo es 2B, el costo es 140) Apartados: Porcentaje mínimo de enganche, Máximo de días de plazo, Porcentaje de comisión por cancelación. Cliente al que se le asignaran las devoluciones sin folio: en esta parte vamos a elegir al cliente que dimos de alta para asignarle las devoluciones que hagan sin folio. Recepción de Pedidos: Si el proveedor pasa de la fecha límite de entrega, cuál es el proceso que se lleva? * Aceptar el pedido * Rechazar el pedido * Solicitar un permiso para la recepción del pedido.

9 Después tenemos los Textos en los tickets, estos estarán en la parte inferior del ticket. Podemos agregar textos a: Venta de Contado. Venta de Apartado Abono de Apartado Cancelación de Apartado Venta de Crédito (en esta parte podemos usar combinaciones para mostrar información del cliente, tales como: Nombre, Razón Social, Saldo, Plazo, Interés Mensual). Abono de Crédito Cancelación de Crédito

10 TEMA 3 Captura de catalogo Con los dos anteriores temas, podemos instalar la tienda y hacer la conexión. Para lograr esto, ver el Tema 4. Dar de alta Catálogos. Dentro del Menú Catálogos, tenemos las diferentes descripciones de nuestros modelos: Acabados Géneros Colores Cuantas bancarias Corridas Líneas Sub-líneas Marcas Proveedores En cada uno podemos dar de alta la información correspondiente, es decir, agregar colores, agregar corridas, agregar colores. Pero aquí veremos cómo dar de alta todos estos catálogos, directamente al agregar mis modelos.

11 Dar de alta una Modelo En el menú principal Catalogo, Seleccionamos Modelos. Agregamos un nuevo modelo. 1. nombre de modelo, o clave con el máximo de caracteres que configuramos, (se recomienda que cualquier que sea el manejo de la clave se use un consecutivo de 3 cifras, ejemplo: xxxxxx001, xxxxxxx002, etc.). 2. Descripción corta (ejemplo: Pantalón de Dama). 3. Acabado (ejemplo: Mezclilla. 4. Descripción larga (ejemplo: Pantalón de Dama Nany Corrugado). 5. Línea (ejemplo: Pantalones). 6. Sub-línea (ejemplo: pesquero). 7. Genero (ejemplo: Dama). 8. Proveedor (ejemplo: Daniel Zermeño). 9. Modelo de proveedor (si el proveedor reconoce este modelo con algún código, SKU, o clave diferente al nuestro). 10. Ubicación de almacén (si tenemos ordenado el almacén, agregamos su ubicación). 11. Marca (ejemplo: Nany s) 12. Temporada (ejemplo: Verano) 13. Estatus (ejemplo: Vigente no resurtir) 14. Es Catalogo, si es parte de un catalogo el modelo. Después tenemos la parte de corridas y colores. Por cada corrida, tenemos que agregar los colores correspondientes, y por cada color, agregaremos, costo y precios, además de una fotografía para ese color). Agregamos una corrida (si no existe usamos + para agregar una nueva

12 Las corridas pueden ser numéricas y se pueden generar automáticamente con el botón GENERARA CORRIDA. Si no son numéricas es decir son: CH, M, G, EX o algún formato diferente, se agregaran una a una con el +, escribiendo el nombre y la posición, la posición se indica de manera consecutiva de 1 en 1. Ejemplo: Nombre=CH Posición=1, Nombre=M Posición=2, etc. Seleccionamos la corrida y agregamos los colores correspondientes para esa corrida en la parte inferior. Clic al botón + para agregar un color para la corrida seleccionada. Seleccionar el color a agregar uno nuevo con el +, por cada color agregar un costo, el sistema automáticamente generara un precio sugerido que se obtiene de la utilidad que se le asigna a cada proveedor. Además tiene los precios a público, precio de mayoreo y aparte 6 listas de precios por si necesitan usarlas para empleados o casos especiales. Además por cada color que se agregue se puede seleccionar una fotografía para el modelo, el tamaño máximo del archivo debe de ser de 500k y tiene que ser formato JPG o BMP. Si es parte de un aparador o tiene saldo también se puede seleccionar. Agregar cuantas corridas y colores se necesiten para el modelo. Después tenemos la pestaña fotografía genérica del modelo, la cual aparecerá en todos los colores del modelo que no tengan asignada una foto, de tal manera que se puede usar una foto para todos los colores, o una por cada color. Por último la pestaña códigos de barra alternos, aquí se asignaran todos los códigos alternos que pertenezcan al modelo, es decir el sistema RoCa genera códigos de barra, pero podemos usar también códigos de barra del proveedor o de otro sistema si agregamos uno a uno a que talla y color corresponden. Para agregar códigos de barra alterno presionar el botón +, escribir o leer el código de barra alterno, seleccionar la talla y el color. De tal manera que el código que este indicado en esta parte será reconocido por el sistema para el modelo en que se agrego, la talla y el color.

13 TEMA 4 Códigos de barras RoCa Retail tiene una poderosa herramienta de edición de código de barras. Para poder usar el sistema con código de barras instalamos la impresora de código de barras. Nota: Es necesario que cuente con el disco o los drivers de la impresora para su sistema operativo, la mayoría de las impresoras no funciona con sistemas operativos de 64 bits. Se tiene que configurar los tamaños de impresión y el tipo de etiquetas desde el Panel de Control-Impresoras. Una vez que este instalada la impresora, el primer paso es: Archivo / Etiquetas de códigos de barras / Por catálogos / editar

14 Configuración inicial del editor de etiquetas 1.- Seleccionar la imagen del código de barras y presionar clic derecho y seleccionar del menú Configurar Por default el tipo de código es code 39, cambiar a code 128 y presionar OK. 2.-Del menú archivo clic en configurar pagina De la pestaña impresora seleccionar la impresora de etiquetas. De la pestaña tamaño del papel, seleccionar las medidas de la etiqueta y presionar OK. 3.- Guardar la configuración en Archivo/Guardar como guardar en la carpeta donde está instalado RoCa Retail usar un nombre de etiqueta que se pueda reconocer como por ejemplo: NombreDeLaTienda2X1, y guardar el diseño (esto para saber que se trate de un diseño para etiquetas de 2 X 1 ). 4.- Salir del sistema Central completamente. 5.-En la ubicación donde está guardado el sistema (Por default es C:\Archivos de programa\roca_retail), abrir el archivo Central.ini, y en la sección [REPORTES] cambiar la ubicación, para que apunte a nuestro diseño, ejemplo: Etiquetas=C:\Archivos de programa\roca_retail\etiquetas 2 x 1 pulgadas.rtm 5.- Abrir de nuevo el Central y el editor de etiquetas, este ahora abrirá con la etiqueta que indicamos, con la configuración en que se le guardo. (Incompleto)

15 TEMA 5 Toma de inventarios La toma de inventarios en RoCa Retail es a través de los códigos de barra con una colectora o terminal. RoCa Retail necesita de un archivo en formato TXT para cargar el inventario, el orden de los artículos deberá ser uno por cada renglón. Nota: Se puede hacer un inventario en un bloc de notas leyendo con la lectora de códigos, separando cada código de barras por un renglón. Para poder descargar el archivo de la terminal, RoCa Retail cuenta con una herramienta en Inventarios / Leer datos de la terminal portátil o bien se puede utilizar cualquier herramienta como PT COMM. Una vez se tengan los archivos TXT con el inventario, en RoCa Retail abrimos Inventarios Cargar inventario inicial. Buscar la ubicación del archivo del inventario, seleccionarlo y abrirlo (automáticamente el sistema nos pregunta si existen más archivos de inventario, en caso de necesitarlo podemos agregar más archivos de inventario). Después seleccionamos la lista de precios con la que se trabaja (esta no afecta en nada, se puede dejar en precio al publico) Por último seleccionar que inventario es el que se va a afectar, ya que puede ser un inventario parcial como por ejemplo de solo los modelos leídos, o también un inventario por proveedor para solo afectar al proveedor de los modelos que se leyeron, o bien fue un inventario completo y se afectaran las existencias de todos los modelos.

16 Diferencias encontradas y errores de la terminal Se abrirán dos ventanas una vez que se apliquen los datos de los archivos del inventario. La primera ventana contiene todos los errores encontrados en los códigos de barras y la segunda es una ventana de las diferencias entre las existencias que marca la terminal con las que se leyeron de los archivos. Si la hoja de errores tiene varios códigos de barras, es necesario corregirlos manualmente directamente en los archivos del inventario (los errores pueden ocasionarlos basura en la terminal o simplemente errores mismos en la terminal, frecuentemente la terminal le un % en lugar de un 0 ). Podemos exportar a Excel la hoja de errores encontrados y se puede ayudar buscando en el consecutivo de línea, el error para poder corregirlo. Una vez que se tiene corregido los archivos del inventario, se volverá a seguir el procedimiento de carga de inventario, ahora en las dos ventanas que abre el sistema la de errores estará limpia. La ventana de diferencias encontradas nos mostrara en detalle y con totales de que mercancía se tienen diferencias, cuantas unidades marca el sistema, cuantas leyó la terminal, cuántos son los faltantes y cuantos sobrantes. Para poder aplicar inventarios no es necesario que coincidan, lo primero que se tiene que hacer es revisar que no exista mercancía en tránsito y tener lo más actualizada posible la base de datos, ya que las existencias pueden estar en camino. Una de las herramientas que se pueden utilizar para ver donde están las diferencias es el analizar modelo en Inventarios Analizar modelo Global (para poder ver el historial de movimientos, como ventas, compras, embarques, etc.) Una vez que se esté de acuerdo con lo leído en la terminal, presionar el botón Aplicar inventario, y enseguida cargara una barra que indica el porcentaje de avance de esta operación.

17 TEMA 6 Compras En RoCa Retail, existen dos maneras de realizar compras: 1.- Mediante la creación de un pedido y sus recepciones parciales o totales. 2.-Mediante una compra directa, Recepción de mercancía sin pedido. Pedidos Para hacer un nuevo pedido, ir a la ubicación Compras Pedidos Pedidos y clic en + para agregar un pedido nuevo. Después se selecciona la tienda destino, es decir, cuando se hagan las recepciones para este pedido, se agregaran a la tienda que se selecciono. nota: los pedidos y las recepciones de pedido, se pueden hacer únicamente en la central. Se agregaran los datos del pedido, automáticamente el sistema genera un folio consecutivo (pero este folio se puede modificar al dar de alta una tienda, y eligiendo desde que folio se empiece a trabajar). Los datos para el pedido son: 1.- Referencia (que es un dato de uso interno, puede ser por ejemplo el numero de cotización o cualquier dato de referencia. 2.- Fecha tentativa de entrega. 3.- Fecha límite de entrega (que según la configuración, el sistema sabrá si después de esta fecha puede seguir recibiendo mercancía, la rechaza, o despliega un mensaje avisando que ya se cumplió con esta fecha). 4.- Proveedor (solo se podrá agregar mercancía al pedido del proveedor que se seleccione). 5.-Condiciones de pago (esto es de uso interno). 6.- Por ultimo, se agregaran todos los modelos al pedido (eston deben estar dados de alta anteriormente en el catalogo de modelos).

18 Para agregar un modelo a un pedido Presionar el botón +, se abrirá una ventana para agregar un modelo al pedido. 1.- Seleccionar el modelo (para no tener que buscar y seleccionarlo con clic, se puede posicionar en la lista, escribir el modelo, y la lista ira completando el modelo). La descripción corta se pondrá automáticamente. 2.- Seleccionar la corrida del modelo 3.- Seleccionar el color. 4.- En la parte inferior, según la talla, agregar las unidades para el pedido. Se cuenta con la opción de cambiar el costo del modelo presionando F2 sobre el costo y modificando el valor. De igual manera para el precio al publico, en caso de necesitar hacerlo desde ese momento). 5.- Presionar aceptar y del modelo, en la corrida y color seleccionado, se agregaran las unidades al pedido (automáticamente los campos de costo, unidades y precio se estarán actualizando mientras que se agreguen los modelos del pedido). Una vez que se tenga el pedido, presionar el botón Aceptar (el sistema desplegara un aviso de confirmación, porque después de aceptarlo, no hay forma de revertir la operación). Y por último se creara en automático el formato del pedido, con los datos generales. Ejemplo de un pedido:

19 Recepción de pedidos Para recibir un pedido, se abre la ubicación, Compras Pedidos Recepción de pedidos (Incompleto) Recepción de mercancía sin pedido Para recibir un pedido, se abre la ubicación, Compras Recepción de mercancía sin pedido 1.- Se agrega una nueva recepción con el botón Se selecciona la tienda donde se hizo la recepción (toda la mercancía que se agregue se aumentara directamente al inventario de la tienda seleccionada). 3.- El sistema genera un folio automático para la recepción de la tienda, que es un consecutivo numérico. A diferencia de los pedidos y la recepción de pedidos, en esta parte no existen fechas límite, o tentativa de entrega, si no fecha de recepción. 4.- La referencia, que es de uso interno. 5.- Seleccionar el proveedor (solo se puede agregar mercancía del proveedor seleccionado). 6.- Se agrega la mercancía presionando el botón + a) Buscar el modelo (se puede ir escribiendo el nombre del modelo y automáticamente la descripción corta se irá llenando). b) Seleccionar la corrida, y después el color (por automático se abrirán los campos para llenar el pedido, según las tallas). c) Llenar el pedido con el número de unidades por talla, para el modelo corrida y color seleccionado y después presionar Aceptar. 7.- Agregar todos los modelos necesarios para la compra y presionar Aceptar. (El sistema abrirá una ventana de confirmación, si se acepta no hay marcha atrás y los modelos serán agregados al inventario). 8.-El sistema pregunta si se desea imprimir las etiquetas de la compra, y si se acepta llenara una forma para imprimir las etiquetas de la compra. 9.- Abrirá un formato del pedido, con todos los datos correspondientes.

20 TEMA 7 Configuración del punto de venta Abrir la ubicación Archivo Configuración. General Primero se selecciona la caja (que se dio de alta en el Central (se puede cambiar la caja, pero puede afectar los folios, se recomienda que una vez que se eligió la caja no se cambie). Después la lista de precios que va a utilizar por omisión. También cual ventana se abrirá por omisión al abrir el punto de venta,una venta de contado, de apartado o crédito. Y por último, si se desea que despliegue un mensaje de confirmar al pagar, cada vez que se presione el botón Aceptar cuando se quiera pagar. Folios En esta parte se ajustaran los folios para los recibos, desde cual numero empezara a imprimir o generar los folios, por omisión todos se encontraran en 1, pero se puede configurar en caso de ser necesario, los folios para todas las operaciones. Folios: Operación, Venta de contado, Venta de apartado, Abono de apartado, Cancelación de Venta a crédito, Abono de crédito, Traspaso, Recepción de traspaso, Recepción de embarque, Devolución del cliente, Nota de crédito y Salida de dinero. Impresora de recibos y cajón Primero, escribir tal cual el nombre de la impresora de recibos. Se puede configurar, el ancho del papel, el tipo de letra y el tamaña de la letra, la secuencia de escape de inicialización y finalización pero por omisión, están los valores de una impresora de recibos común.

21 TEMA 8 Venta de contado Para abrir una nueva venta de contado, se tiene en el menú de Operaciones-Venta de contado, o bien su tecla de acceso rápido es F1. Los valores por omisión son el cliente que se estableció desde la central (como por ejemplo: Venta de mostrador, también se tiene una lista de precios por omisión que fue la que se configuro desde Archivo Configuración y un vendedor. Elegir un cliente El cliente al que se le realizara la venta, es el que esta seleccionado en la parte Cliente frecuente seleccionado, y el campo superior, sirve para hacer la búsqueda. Nota: Las búsquedas funcionan como filtros, no es necesario escribir todos los caracteres para encontrar a un cliente, solo algo que coincida con el. Cambiar una lista de precios Presionando el botón F9, se puede cambiar la lista de precios, eligiendo si solo se afectaran los modelos a partir de que se aplique el cambio, o toda la venta será afectada. Si se presiona la tecla SHIFT y después F9, la lista de precios irá cambiando sin mostrar una ventana extra. Agregar modelos a la venta Posicionado sobre la sección Código de barras, leer el código de barras. Se puede ingresar en la parte de abajo en unidades el número de unidades y después leer el código de barras, o bien, seleccionado de la lista de artículos leídos, y dando doble clic se puede modificar el total de unidades de ese artículo. También se puede usar la opción de buscar los modelos, con el botón BUSCAR por: modelo, talla, color, precio (según el de la venta) y descripción corta. Seleccionando un artículo de la lista con doble clic, automáticamente llenara el campo de código de barras, para agregarlo a la lista presionar el botón AGREGAR.

22 Aplicar descuentos a los elementos de la venta, al global de la venta y promociones adicionales. Según se tenga establecido en la central los máximos descuentos y promociones adicionales, sobre la venta se pueden aplicar con los accesos rápidos: F6 Promoción adicional al elemento seleccionado. F7 Descuento solamente al elemento seleccionado. F8 Descuento global a toda la venta (afecta el descuento a cada uno de los artículos de la venta). o Todos son por porcentaje o por importe basándose en los máximos establecidos, si el perfil de usuario no tiene permitido aplicar alguna de las operaciones, se abrirá una ventana de login para que un usuario permitido aplique la operación. Formas de pago Una vez terminada la venta presionar el botón Pagar y aplicar las formas de pago correspondientes, el sistema cuenta con: Cheque, Dólares, Efectivo, Nota de crédito, Tarjeta de crédito, Tarjeta de debito, Vale, y Vale de despensa. Si se utiliza Dólares, entonces la cantidad se pone en la parte USD y automáticamente, según se haya ingresado el tipo de cambio al ingresar al sistema, se pondrá el valor en pesos. Si se utilizan, Cheque, Tarjeta de crédito o de debito, se puede utilizar el ultimo campo para anotar el número de tarjeta de crédito, debito o numero de cheque (esto es solo informativo, el sistema no tiene control de cuentas por pagar o cuentas por cobrar). Notas de crédito Para usar notas de crédito, estas deben cumplir con lo siguiente: la nota de crédito debe estar disponible (que la base de datos del punto de venta ya la tenga dada de alta, puede que no se tenga internet y no esté actualizada la base de datos, esto aunque la nota de crédito se haya hecho en la misma tienda), la nota de crédito debe seguir siendo válida (que no haya sido cobrada, y por último, que corresponda la caja y el folio de la nota de crédito (el valor de la nota de crédito se pone en automático según corresponda y no se puede capturar manualmente).

23 Se pueden utilizar hasta 5 combinaciones de forma de pago en una misma venta. Existe el botón Aplicar resto para que el sistema capture el restante a pagar. Presionar Aceptar y el cajón de dinero se abrirá, además desplegara una ventana con el informativo de la venta, si se tiene configurado, también desplegara un ticket en la pantalla. El ticket contiene en la parte superior la cabecera con los datos de la tienda y los datos de la razón social. Una subcabecera con los datos de la operación, folios, cliente y vendedor. Y la parte de venta que contiene los datos: cantidad, modelo, talla, descripción color, precio, promoción, descuento e importe. En la parte inferior del ticket, imprime los totales con las formas de pago y la leyenda que se estableció en la central para la venta de contado. Después de imprimir, un mensaje se despliega con la opción de reimprimir la venta por si se necesita. Para reimprimir operaciones, esta la opción de reimprimir operación en el menú principal (se requiere que la operación haya sido en la misma caja en que se hizo y conocer el folio de operación).

24 TEMA 9 Cancelación de venta de contado

25 TEMA 10 Venta de apartado

26 TEMA 11 Abonos de apartado

27 TEMA 12 Cancelación de apartado

28 TEMA 13 Venta a crédito

29 TEMA 14 Abonos de crédito

30 TEMA 15 Devolución del cliente

31 TEMA 16 Traspasos

32 TEMA 17 Recepción de traspasos

33 TEMA 18 Recepción de embarques

34 TEMA 19 conexiones a internet Punto de Venta (Para que el punto de venta se pueda actualizar) 1.- Tener conexión a internet 2.- Tener conexión al central Para saber esto podemos ver dos letreros en el menú principal del punto de venta. El primero nos dice la conexión que tiene la central con el punto de venta y el segundo indica el envió de datos del punto de venta hacia la central. Tenemos los siguientes mensajes para el primero: La base de datos esta actualizada (esto quiere decir que la central está conectada a nosotros y tenemos todos los movimientos, de todas las tiendas incluyendo dónde estamos y también los movimientos de la central). Actualizando la base de datos desde el servidor hacia esta computadora (esto quiere decir que hay movimientos pendientes por recibir, como: traspasos, embarques, o los mimos movimientos de la tienda). Imposible conectar con el servidor para puntos de venta (revisar host y puerto), esto quiere decir que no estamos conectados con la central, debido a que no tengo internet, o a que la central no tiene internet.

35 Tenemos los siguientes mensajes para el segundo: Todas las operaciones han sido enviadas al servidor (quiere decir que el punto de venta no tiene nada nuevo para mandar y todos los movimientos ya los mando) Trasmitiendo las operaciones hacia el servidor, (todos los movimientos que hice localmente los envía a la central). Imposible conectar con el servidor para puntos de venta (revisar host y puerto), esto quiere decir que no estamos conectados con la central, debido a que no tengo internet, o a que la central no tiene internet. Nota: Los más frecuentes problemas ocurren cuando el servidor para los puntos de venta no está siendo ejecutado por la central, también la VPN siempre tenemos que revisarla con un ping. Central (Para que las centrales funcionen) 1.- La computadora central que tiene la base de datos, no necesita internet para operar, solo para actualizarse de los movimientos de las tiendas y actualizar las tiendas). 2.-Para las centrales adicionales que no funcionen como servidor: Necesita tener conexión a internet tanto el servidor como la central adicional, esta central no funciona si no tienen internet las dos maquinas. Tener conexión con la maquina central mediante la VPN. Nota: Los más frecuentes problemas ocurren con la comunicación VPN o LAN, se recomienda utilizar DOS y hacer un PING a la IP que se desea conectar, y también un TELNET al puerto de RoCa o MySQL (por omisión: y 3306).

36 Utilidades DolphinTech Videos RoCa Retail Videos Tutorial de respaldos de base de datos Tutorial de restauraciones de base de datos Tutorial de cancelación de venta de contado Tutorial de instalación de MySQL Tutorial de instalación de RoCa Retail Paginas de referencia Terminal Ht630 Unitech Descarga de manuales, Drivers USB. Aplicaciones: * PT COM (Herramienta de comunicación entre terminal y computadora). * JobGen (Herramienta de programación para la terminal Unitech). Soporte Técnico Daniel Zermeño Tovar Skype: soportedolphin Msn: soportedolphin@msn.com soporte@dolphintech.com.mx Mario Sandoval Gomez Skype: soportedolphin2 Msn: soportedolphin@hotmail.com soporte2@dolphintech.com.mx