Administración de archivos. Aplicar formato a diapositivas o presentaciones. Utilizar plantillas y patrones. Crear materiales de apoyo

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1 PowerPoint Administración de archivos Aplicar formato a diapositivas o presentaciones Utilizar plantillas y patrones Crear materiales de apoyo Agregar sonidos o películas Importar contenido de otras versiones de PowerPoint Revisar y agregar comentarios a una presentación Crear una presentación Agregar gráficos, diagramas o tablas Agregar imágenes, formas, WordArt o imágenes prediseñadas 1

2 Administración de archivos Compartir y volver a usar el contenido de las diapositivas de PowerPoint 2007 Importante: Para almacenar, compartir y volver a usar las diapositivas de una biblioteca de diapositivas, en el equipo se debe estar ejecutando Microsoft Office PowerPoint 2007 y, además, debe estar conectado a un servidor en el que se ejecute Microsoft Office SharePoint Server Si no sabe si el equipo está conectado a un servidor de Office SharePoint Server 2007, póngase en contacto con el administrador del servidor. Descripción general del uso compartido y cómo volver a utilizar el contenido de las diapositivas Mediante el uso de Office PowerPoint 2007, puede compartir y volver a usar el contenido de la diapositiva almacenándolo individualmente en una biblioteca de dispositivas, ubicada centralmente en un servidor en el que se ejecute Office SharePoint Server Puede publicar diapositivas desde una biblioteca de diapositivas y agregar diapositivas a la presentación desde una biblioteca de diapositivas. Si usa actualizaciones de la biblioteca de diapositivas, puede asociar una diapositiva que haya insertado en una presentación del equipo con la diapositiva original que reside en la biblioteca de diapositivas del servidor. Cada vez que abra la presentación del equipo, PowerPoint le notifica si se ha actualizado la diapositiva y le da la oportunidad de omitir la actualización, anexar una nueva diapositiva a la diapositiva obsoleta o sustituir la diapositiva obsoleta por la actualizada. Cuando cambie una diapositiva existente en una biblioteca de diapositivas, Office SharePoint Server 2007 inserta marcas de tiempo, automáticamente comprueba el archivo y, a continuación, inserta marcas de tiempo y las vuelve a comprobar cuando termine. Office SharePoint Server 2007 tiene una función de versión que puede usar para realizar el seguimiento del historial de todos los cambios efectuados en una diapositiva. Para aprovechar esta funcionalidad de la biblioteca de diapositivas, vea la Ayuda de Office SharePoint Server Para buscar la versión más reciente de una biblioteca de diapositivas, aplique un filtro y ordene la lista de la biblioteca de diapositivas. Para saber cómo buscar la versión más reciente de una diapositiva, vea la Ayuda de Office SharePoint Server Office PowerPoint 2007 automáticamente recuerda las ubicaciones de varias bibliotecas de diapositivas para que pueda encontrarlas fácilmente. Mediante el uso de las bibliotecas de diapositivas junto con Office SharePoint Server 2007, puede seguir uno de estos procedimientos: Almacenar las diapositivas en una ubicación compartida para que otros usuarios tengan acceso. Realizar el seguimiento y revisar los cambios en las diapositivas. Buscar la última versión de una diapositiva. 2

3 Publicar diapositivas en una biblioteca de diapositivas Nota: Antes de poder publicar diapositivas en una biblioteca de diapositivas, debe crear una lista de las bibliotecas de diapositivas de un servidor de Office SharePoint Server Para crear una biblioteca de diapositivas, vea la Ayuda del servidor de Office SharePoint Server Abra la presentación que contenga las diapositivas que desea publicar en la biblioteca de diapositivas. 2. Haga clic en el botón de Microsoft Office, elija Publicar y, a continuación, haga clic en Publicar diapositivas. 3. En el cuadro de diálogo Publicar diapositivas, active las casillas de verificación situadas junto a las diapositivas que desee publicar en la biblioteca de diapositivas. 4. Para seleccionar todas las diapositivas, haga clic en Seleccionar todas. En Nombre de archivo, lleve a cabo una de las siguientes acciones: Para cambiar el nombre de uno o más archivos de diapositivas, haga clic en el nombre de archivo existente y, a continuación, escriba un nuevo nombre. Para conservar los nombres de los archivos de diapositivas predeterminados, pase al paso 5. 3

4 Nota: PowerPoint automáticamente asigna un nombre a cada archivo de diapositiva utilizando el nombre de la presentación y un número de identificación (Id.) de diapositiva único como el nombre de archivo predeterminado. Si mueve las diapositivas, ya no aparecen los números de id. de las diapositivas en orden secuencial. 1. En Descripción, haga clic y escriba una descripción del archivo de la diapositiva. 2. En la lista Publicar en, escriba o haga clic en la ubicación de la biblioteca de diapositivas en la que desee publicar las diapositivas y, a continuación, haga clic en Publicar. Agregar diapositivas desde una biblioteca de diapositivas a la presentación 1. Abra la presentación que desee agregar una diapositiva. 2. En el grupo Diapositivas de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de la opción Nueva diapositiva y, a continuación, haga clic en Volver a utilizar diapositivas. 3. En el cuadro Insertar diapositiva de del panel Volver a utilizar diapositivas, especifique la ubicación de la biblioteca de diapositivas y, a continuación, haga clic en la flecha buscarla. para buscar la biblioteca de diapositivas. O bien, haga clic en Examinar para 4. En la lista Todas las diapositivas, haga clic en la que desee agregar. Para ver una miniatura más grande de la diapositiva, deje el puntero sobre la diapositiva. 5. Para agregar más diapositivas desde una biblioteca de diapositivas a la presentación, repita los pasos 3 y 4. Nota: Si desea que se le notifique cuando alguien cambie una diapositiva que haya agregado a la presentación desde una biblioteca de diapositivas, en la parte inferior del panel Volver a utilizar diapositivas, haga clic en la diapositiva y, a continuación, active la casilla de verificación Informarme cuando esta dispositiva cambie. Buscar cambios en las diapositivas agregadas desde una biblioteca de diapositivas 1. Abra una presentación que contenga una o más diapositivas que originalmente provinieron de la biblioteca de diapositivas de un servidor. Aparece un cuadro de diálogo Comprobar si hay actualizaciones de diapositivas para informarle de que la presentación contiene una o más diapositivas asociadas a la biblioteca de diapositivas. El cuadro de diálogo le da la oportunidad de comprobar los cambios en esas diapositivas. 4

5 Cuadro de diálogo Comprobar si hay actualizaciones de diapositivas 2. En el cuadro de diálogo Comprobar si hay actualizaciones de diapositivas, haga clic en Comprobar. 3. Siga uno de estos procedimientos: Si no hay que actualizar ninguna diapositiva de la presentación, aparece el mensaje En este momento no hay diapositivas actualizadas. Haga clic en Aceptar. Si aparece el cuadro de diálogo Confirmar actualización de diapositivas y muestra una miniatura de la diapositiva de la presentación y de una diapositiva de la biblioteca de diapositivas, compárelas y, a continuación, siga uno de estos procedimientos: Para reemplazar la diapositiva local con la diapositiva cambiada desde la biblioteca de diapositivas, haga clic en Reemplazar. Para agregar la diapositiva modificada a la presentación y poder comparar las dos diapositivas mejor, haga clic en Anexar. Nota: Este comando inserta la diapositiva actualizada a continuación de la obsoleta en la presentación. Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo, como PDF y XPS Hay muchas situaciones donde es útil guardar el archivo con un formato de diseño fijo que sea fácil de compartir e imprimir pero difícil de modificar. Los currículos, documentos jurídicos, boletines informativos y otros archivos concebidos para ser leídos e impresos principalmente, son algunos ejemplos de estos casos Microsoft Office system ofrece un complemento gratuito para guardar o exportar este tipo de archivo, pero debe antes instalar el complemento para poder utilizarlo. También hay productos de otros fabricantes disponibles para exportar un archivo de Microsoft Office en un documento con diseño fijo. Aprender sobre los formatos de archivo PDF y XPS Si utiliza un complemento, puede guardar o exportar un archivo desde un programa de Microsoft Office con los siguientes formatos: 5

6 Formato de documento portátil (PDF) PDF es un archivo electrónico con diseño fijo que conserva el formato del documento y que permite compartir archivos. El formato PDF garantiza que, cuando el archivo se ve en línea o se imprime, conserva exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente. El formato PDF también es útil para documentos que se reproducirán utilizando métodos comerciales de impresión. Especificación de papel XML (XPS) es un archivo electrónico con diseño fijo que conserva el formato del documento y que permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que, cuando el archivo se ve en línea o se imprime, conserva exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente. Instalar y utilizar Publish como complemento de PDF o XPS desde Microsoft Para guardar o exportar un archivo como PDF o XPS, debe antes instalar Publish como complemento de PDF o XPS2007 Microsoft Office system. 1. Vaya a Complemento Guardar como PDF o XPS de Microsoft para programas de Microsoft Office 2007 y siga las instrucciones de esa página. 2. Tras instalar Publish como complemento de PDF o XPS, puede exportar el archivo como PDF o XPS. Encontrará vínculos con más información sobre cómo hacer esto en la sección Vea también. Instalar una solución de otro fabricante Puede que haya otras soluciones disponibles para guardar o exportar datos desde el programa de Microsoft Office con otro formato. 1. Visite Catálogo de soluciones de Office y explore o busque un complemento. 2. Tras obtener el complemento, siga las instrucciones del proveedor para la instalación y el uso del complemento. Nota: Los productos de otros fabricantes analizados en este artículo son fabricados por proveedores independientes de Microsoft; Microsoft no ofrece ninguna garantía, implícita ni de ningún otro tipo, con respecto al rendimiento o la confiabilidad de estos productos. Introducción a las nuevas extensiones de nombres de archivo y a formatos XML de Office 2007 Microsoft Office system presenta un nuevo formato de archivo basado en XML. Se denomina formatos XML abiertos de Microsoft Office y se aplica a Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 y Microsoft Office PowerPoint Este artículo resume los principales beneficios del nuevo formato, describe qué son las extensiones de nombres de archivo y explica cómo compartir archivos de versión Office 2007 con otras personas que utilicen anteriores versiones de Office. 6

7 Cuáles son las ventajas de los formatos XML de Office? versión Office 2007 Los formatos XML de Office presentan varias ventajas no sólo para los programadores y las soluciones que generan, sino también para las personas y las organizaciones de cualquier tamaño: Archivos compactos Los archivos se comprimen automáticamente y pueden llegar a ser un 75 por ciento menores en algunos casos. Los formatos XML de Office utilizan tecnología de compresión zip para almacenar documentos; ofrece un ahorro potencial de costos puesto que reduce el espacio de disco necesario para almacenar archivos y reduce el ancho de banda necesario para enviar archivos a través del correo electrónico, de redes y de Internet. Cuando se abre un archivo, se descomprime automáticamente. Cuando se guarda un archivo, se comprime de nuevo automáticamente. No es necesario instalar ninguna utilidad de compresión en especial para abrir y cerrar archivos en versión Office Mejoras en la recuperación de archivos dañados Los archivos se estructuran de una forma modular que mantiene los diferentes componentes de datos del archivo independientes entre sí. Esto permite abrir los archivos aunque algún componente del archivo (un gráfico o una tabla, por ejemplo) esté dañado o alterado. Mayor facilidad para la detección de documentos que contienen macros Los archivos que se guardan con el sufijo predeterminado "x" (tales como.docx y.pptx) no pueden contener macros de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) ni controles ActiveX y, por lo tanto, no representan para la seguridad ninguno de los riesgos asociados con estos tipos de código incrustado. Sólo los archivos cuya extensión de nombre de archivo termina en "m" (tales como.docm y xlsm) pueden contener macros de VBA y controles ActiveX, que se almacenan en una sección separada dentro del archivo. Las distintas extensiones de nombre de archivo facilitan la tarea de distinguir los archivos que contienen macros de los que no, y permiten que el software antivirus distinga fácilmente los archivos que contienen código potencialmente nocivo. Además, los administradores de IT pueden bloquear los documentos que contienen macros o controles no deseados, lo que hace más segura la apertura de documentos. Mayor privacidad y más control sobre la información personal Los documentos se pueden compartir confidencialmente, porque la información identificable relativa a personas y negocios, como nombres de autor, comentarios, marcas de revisión y rutas de acceso a archivos puede identificarse y eliminarse fácilmente con el Inspector de documento. Para ver información detallada, vea Quitar datos ocultos e información personal de los documentos de Office. Mejor integración e interoperabilidad de los datos profesionales El uso de formatos XML de Office como marco de trabajo de interoperabilidad para el conjunto de productos de versión Office 2007 significa que los documentos, hojas de cálculo, presentaciones y formularios pueden guardarse en un formato de archivo XML que está a libre disposición de cualquiera para su uso y licencia, libre de derechos de autor. Office también admite esquemas XML definidos por el usuario que amplían y mejoran los tipos de documento Office existentes. Esto significa que los clientes pueden desbloquear fácilmente la información de sistemas existentes y actuar sobre ella en los familiares programas de Office. 7

8 La información que se crea dentro de Office puede utilizarse fácilmente en otras aplicaciones de negocios. Todo lo que necesita para abrir y editar un archivo de Office es una utilidad ZIP y un editor de XML. Nota: En ocasiones quizá necesite guardar archivos con el formato de archivo binario que se utilizaba en versiones anteriores de Office. Por ejemplo, quizá esté trabajando en un documento con alguien que tiene una versión anterior de Office. Por esta razón, versión Office 2007 aún permite guardar archivos en formato binario. Cuáles son las nuevas extensiones de nombres de archivo? De forma predeterminada, los documentos, hojas de cálculo y presentaciones creados en versión Office 2007 se guardan en formato XML con nuevas extensiones de nombre de archivo que agregan una "x" o una "m" a las extensiones de nombre de archivo que ya conoce. La "x" significa un archivo XML que no tiene macros, la "m" significa un archivo XML que sí contiene macros. Por ejemplo cuando se guarda un documento en Word, el archivo utiliza ahora la extensión de nombre de archivo.docx de forma predeterminada, en lugar de la extensión de nombre de archivo.doc. Al guardar un archivo como una plantilla, verá el mismo tipo de cambio. La extensión de plantilla utilizada en versiones anteriores está ahí, pero ahora tiene una "x" o una "m" al final. Si el archivo contiene código o macros, deberá guardarlo utilizando el nuevo formato de archivo XML con macros, que agrega un "m" de macro a la extensión del archivo. Las tablas siguientes muestran la lista de extensiones de archivo predeterminadas en Office Word 2007, Office Excel 2007 y Office PowerPoint

9 Word Tipo de archivo XML Documento Documento con macros Plantilla Plantilla con macros Extensión.docx.docm.dotx.dotm Excel Tipo de archivo XML Libro Libro con macros Plantilla Plantilla con macros Libro binario no XML Complemento con macros Extensión.xlsx.xlsm.xltx.xltm.xlsb.xlam PowerPoint Tipo de archivo XML Presentación Presentación con macros Plantilla Plantilla con macros Complemento con macros Presentación Presentación con macros Diapositiva Diapositiva con macros Tema de Office Extensión.pptx.pptm.potx.potm.ppam.ppsx.ppsm.sldx.sldm.thmx Pueden compartir diferentes versiones de Office los mismos archivos? versión Office 2007 permite guardar archivos en los nuevos formatos XML de Office y en el formato de archivo binario de versiones anteriores de Office. versión Office 2007 incluye comprobadores de compatibilidad y convertidores de archivos para facilitar el uso compartido de archivos entre diferentes versiones de Office. 9

10 Abrir archivos existentes en versión Office 2007 Puede abrir y trabajar en los archivos creados en una versión anterior de Office y, a continuación, guardarlos en el formato existente. Dado que es probable que esté trabajando con documentos en colaboración con otros usuarios que utilizan una versión anterior de Office, no deseará especificar ninguna característica que sólo sea compatible con versión Office 2007.versión Office 2007 utiliza un comprobador de compatibilidad que se asegura de que no haya especificada ninguna característica incompatible con una versión anterior de Office. Cuando guarde el archivo, el comprobador de compatibilidad le informará de esas características y le permitirá quitarlas antes de continuar con el proceso de guardado. Para obtener más información sobre el uso de versión Office 2007 para abrir documentos, libros y presentaciones creados en versiones anteriores de Word, Excel y PowerPoint, consulte los vínculos en la sección Vea también. Abrir los archivos de la versión Office 2007 en versiones anteriores de Office Puede abrir y modificar un archivo de la versión Office 2007 en una versión anterior de Word, Excel o PowerPoint si descarga los convertidores de archivo necesarios. En el equipo que tenga instalada una versión anterior de Office, vaya al Centro de descargas y descargue el Paquete de compatibilidad de Microsoft Office para los formatos de archivo de la versión 2007 de Office Word, Excel y PowerPoint. Importante: Para que funcionen los convertidores, la versión de Microsoft Office debe ser actualizada previamente a uno de los Service Packs indicados en esta lista. Una vez instalado el Service Pack para su versión de Office, descargue el convertidor. Service Pack 3 de Microsoft Office 2000 Service Pack 3 de Microsoft Office XP Service Pack 1 de Microsoft Office 2003 Comprobador de compatibilidad Utilice el Comprobador de compatibilidad para identificar posibles pérdidas de funcionalidad cuando guarde la presentación de Microsoft Office PowerPoint 2007 en un formato de archivo de una versión anterior de PowerPoint. Este documento contiene mensajes que genera el Comprobador de compatibilidad. Utilice la información de cada mensaje para ver qué lo causa y para obtener sugerencias sobre qué acción llevar a cabo. Existen dos tipos diferentes de mensajes del Comprobador de compatibilidad. En el caso más común, perderá la funcionalidad de modificación al abrir el archivo en una versión anterior de PowerPoint. Por ejemplo, si guarda una presentación con un gráfico SmartArt en un formato de una versión anterior de PowerPoint y abre ese archivo en una versión anterior de PowerPoint, el gráfico SmartArt cambiará a una imagen. Sin embargo, si abre el archivo de nuevo en Office PowerPoint 2007 y no realiza ninguna modificación en dicha imagen de gráfico SmartArt, puede continuar modificando el gráfico SmartArt. 10

11 Estos tipos de mensajes incluyen la frase en versiones anteriores de PowerPoint en los mismos. En el segundo caso, perderá la funcionalidad de forma permanente. Por ejemplo, si ha modificado el texto del marcador en un diseño personalizado, el texto del marcador se perderá de forma permanente. No puede modificar determinado contenido de Office PowerPoint 2007 en versiones anteriores de PowerPoint. Por ejemplo, las formas y el texto con efectos nuevos se convierten en imágenes (mapas de bits (mapa de bits: imagen creada con una serie de puntos pequeños, como un trozo de papel milimetrado donde se han rellenado algunos cuadrados para crear formas y líneas. Cuando se almacenan como archivos, los mapas de bits suelen tener la extensión.bmp.)) en versiones anteriores de PowerPoint para garantizar que tengan el mismo aspecto en una presentación. Por tanto, no puede cambiar el ancho de línea, el color de relleno ni otros aspectos de las formas y el texto. Además, una vez que el texto se convierte en un mapa de bits, las animaciones de dicho texto no se muestran durante la presentación. Sugerencia: Si desea modificar un gráfico SmartArt, una forma u otros objetos (objeto: tabla, gráfico, ecuación u otra forma de información. Los objetos creados en una aplicación, por ejemplo, hojas de cálculo, y vinculados o incrustados en otra aplicación son objetos OLE.) de la presentación de Office PowerPoint 2007, guarde una copia de la presentación de Office PowerPoint 2007 y, a continuación, guarde la copia como un archivo de PowerPoint Al hacer esto, podrá realizar cambios en la presentación de Office PowerPoint 2007 original, si los gráficos SmartArt, las formas o los otros objetos se convierten en imágenes al guardar la presentación en el formato de archivo de una versión anterior. "La forma ya no puede modificarse, aunque el texto de la misma sí se puede modificar al usar versiones anteriores de PowerPoint". Para mantener el aspecto visual de la forma, algunos efectos se convierten en imágenes que se utilizan como relleno de la forma. Puede modificar cualquier texto porque éste aparece sobre estas imágenes. Este mensaje aparece porque la presentación contiene Una forma con uno o más de los efectos siguientes: reflejo, resplandor, bisel, bordes suaves, giro 3D o rellenos (degradado, imagen y textura). Solución posible Quitar los efectos o el relleno degradado. La forma y el texto de la misma no pueden modificarse al usar versiones anteriores de PowerPoint". Para mantener el aspecto visual de la forma, ésta y el texto de la misma se convierten en una imagen que no puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint. 11

12 Este mensaje aparece porque la presentación contiene Solución posible Texto con uno o más de los efectos siguientes: reflejo, resplandor, bisel, sombra (interior o en perspectiva), distorsión, giro 3D, contornos de texto o rellenos (degradado, imagen y textura). Quitar el efecto de texto, contorno o relleno. Texto tachado o con doble tachado, columnas de texto, texto con niveles de sangría 6-9 o texto vertical. Quitar estos efectos mediante los botones del grupo Fuente o del grupo Párrafo de la ficha Inicio. Una forma con uno o más de los efectos siguientes: reflejo, resplandor, bisel, bordes suaves, giro 3D o rellenos (degradado, imagen y textura). Quitar el relleno de degradado o los efectos. "Las formas agrupadas y el texto de las mismas no pueden modificarse al usar versiones anteriores de PowerPoint". Para mantener el aspecto visual de las formas agrupadas, éstas se convierten en una imagen que no se puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint. Este mensaje aparece porque la presentación contiene Formas agrupadas con uno o más de los efectos siguientes aplicados a todas las formas: reflejo, resplandor, bisel, bordes suaves, giro 3D o rellenos (degradado, imagen y textura). Solución posible Quitar los efectos 3D. "El gráfico SmartArt y el texto del mismo no pueden modificarse al usar versiones anteriores de PowerPoint". Para mantener el aspecto visual del gráfico SmartArt, éste se convierte en una imagen que no se puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint. 12

13 Este mensaje aparece porque la presentación contiene Un gráfico SmartArt. Solución posible Los gráficos SmartArt se convierten en un objeto simple que no se puede modificar en versiones de PowerPoint anteriores a Office PowerPoint No obstante, puede convertir el gráfico SmartArt en formas individuales, que después se pueden modificar utilizando versiones anteriores de PowerPoint. Tenga en cuenta que una vez que convierta el gráfico SmartArt en formas individuales, ya no está disponible la funcionalidad en las fichas Herramientas de SmartArt. "La tabla y el texto de la misma no pueden modificarse al usar versiones anteriores de PowerPoint". Para conservar el aspecto visual de la tabla, ésta se convierte en una imagen que no se puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint. Este mensaje aparece porque la presentación contiene Una tabla con WordArt en las celdas. Solución posible Quitar el estilo de WordArt. Una tabla con uno o más de los efectos siguientes: reflejo, resplandor, bisel, sombra (interior o en perspectiva), distorsión, giro 3D, contornos de texto o rellenos (degradado, imagen y textura). Quitar los efectos. "Los efectos en la forma se eliminan al usar versiones anteriores del programa para presentaciones PowerPoint". Cuando agrega un efecto a una forma que hace que la imagen convertida sea superior a 30 megabytes (MB), aparece este mensaje. Este mensaje aparece porque la forma contiene Una forma con uno o más de los efectos siguientes: reflejo, resplandor, bisel, bordes suaves, giro 3D o rellenos (degradado, imagen y textura). Solución posible Quitar el relleno de degradado o los efectos. 13

14 "Los efectos en formas agrupadas se eliminan en versiones anteriores de PowerPoint". Para mantener el aspecto visual de las formas agrupadas, éstas se convierten en una imagen que no se puede modificar en versiones anteriores de PowerPoint y se eliminan los efectos. Este mensaje aparece porque la presentación contiene Formas agrupadas con uno o más de los siguientes efectos aplicados a todas las formas: reflejo, resplandor, bisel, bordes suaves, giro 3D o rellenos (degradado, imagen y textura). Solución posible Quitar el efecto 3D. "Las personalizaciones específicas del documento agregadas a la barra de herramientas de acceso rápido y las partes personalizadas de la interfaz de usuario se pierden si se guardan". Podría recibir este mensaje si la presentación contiene una barra de herramientas de acceso rápido personalizada, partes personalizadas de la interfaz de usuario que no se admiten en versiones de PowerPoint anteriores a Office PowerPoint 2007, o ambas. Estas características personalizadas no estarán disponibles en versiones anteriores de PowerPoint. Este mensaje aparece porque la presentación contiene Uno o más botones agregados a la barra de herramientas de acceso rápido específicos en esta presentación. Una interfaz personalizada. Solución posible Dado que la interfaz de usuario de la Cinta de opciones en Office PowerPoint 2007 es muy diferente a los menús y barras de herramientas de versiones anteriores de PowerPoint, las personalizaciones llevadas a cabo en Office PowerPoint 2007 no están disponibles en versiones anteriores de PowerPoint. En versiones anteriores de PowerPoint, puede agregar comandos personalizados similares a las barras de herramientas y menús. "Un gráfico en este documento puede contener datos en celdas que están fuera del límite de columna y fila del formato de archivo seleccionado. Los datos más allá de 256 (IV) columnas y filas no se pueden guardar". En Microsoft Office Excel 2007, el tamaño de la hoja de cálculo es de columnas y filas, pero el tamaño de la hoja en versiones anteriores es solo de 256 columnas y filas. Los datos de las celdas que ocupen más de este límite de fila y columna se pierden en versiones anteriores de Excel. Las referencias de fórmula a los datos en esta área devolverán un error #REF!. 14

15 Este mensaje aparece porque la presentación contiene Un gráfico creado desde los datos en las celdas que están fuera del límite de columna y fila del formato de archivo seleccionado. Solución posible En el Comprobador de compatibilidad de Office Excel 2007, haga clic en Buscar para localizar las celdas y rangos que ocupan más de los límites de columna y fila, selecciónelos y colóquelos dentro de los límites de fila y columna o en otra hoja mediante los comandos Cortar y Pegar. "Se eliminará el código asociado a los objetos del diseño personalizado si se guardan". Cuando guarda una presentación de Office PowerPoint 2007 que contiene un diseño personalizado con uno o más controles ActiveX (control ActiveX: control, como una casilla de verificación o un botón, que ofrece opciones a los usuarios o ejecuta macros o secuencias de comandos que automatizan una tarea. Puede escribir macros para el control en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones o secuencias de comandos en el Editor de secuencias de comandos de Microsoft.) como presentación de PowerPoint (.ppt), aparece este mensaje. Este mensaje aparece porque la presentación contiene Uno o más controles ActiveX agregados al diseño personalizado. Solución posible Si su presentación no contiene código, haga clic en Continuar. Si su presentación contiene código, haga clic en Cancelar. Notas En Office PowerPoint 2007, no es posible guardar código asociado a controles ActiveX en diseños personalizados en formatos de archivo de versiones previas de PowerPoint. Para evitar que el código se pierda o se dañe, guarde el archivo como una presentación de PowerPoint (.pptx). "El texto del mensaje personalizado en diseños personalizados se quitará en versiones anteriores de PowerPoint." Cuando se guarda una presentación que contiene un diseño personalizado con texto de mensaje personalizado, aparece este mensaje. 15

16 Este mensaje aparece porque la presentación contiene Un diseño personalizado con texto de mensaje personalizado. Solución posible Elimine el texto de mensaje personalizado del diseño personalizado. En la vista Patrón de diapositivas, seleccione el texto personalizado dentro del marcador de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes punteados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes.) y, a continuación, elimínelo. Una vez que el texto personalizado se elimine, se devolverá el texto del marcador predeterminado. "Se quitará la animación aplicada a los marcadores en los diseños personalizados si se guarda". Cuando se agrega un efecto de animación a un marcador de posición (marcadores de posición: cuadros con bordes punteados que forman parte de la mayor parte de diseños de diapositivas. Estos cuadros mantienen el título y el texto principal u objetos como gráficos, tablas e imágenes.) en un diseño personalizado, aparece este mensaje. Este mensaje aparece porque la presentación contiene Un efecto de animación agregado a un diseño personalizado. Solución posible Elimine el efecto de animación del marcador de posición realizando lo siguiente: 1. En la vista Patrón de diapositivas, seleccione el marcador de posición. 2. En la ficha Animaciones, en el grupo Animaciones, haga clic en Personalizar animación. 3. En el panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos.)personalizar animación, haga clic en Quitar. "Es posible que se eliminen animaciones de formas que no se pueden editar al usar versiones anteriores de PowerPoint". Al aplicar efectos de animación determinados a las formas y guardar la presentación en el formato de archivo de versiones anteriores de PowerPoint, puede que no se vean las animaciones. Esto se debe a que la animación está en texto o en una forma que se ha convertido en una imagen. 16

17 Este mensaje aparece porque la presentación contiene Un efecto de animación aplicado a una forma que no se podrá modificar. Solución posible Elimine la animación realizando lo siguiente: 1. Haga clic en la forma que contiene la animación que desea eliminar. 2. En la ficha Animaciones, en el grupo Animaciones, en la lista Animar, seleccione Sin animación. "Los controles ActiveX no inicializados se convierten en objetos estáticos si se guardan". Si se guarda una presentación que contiene un control ActiveX (control ActiveX: control, como una casilla de verificación o un botón, que ofrece opciones a los usuarios o ejecuta macros o secuencias de comandos que automatizan una tarea. Puede escribir macros para el control en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones o secuencias de comandos en el Editor de secuencias de comandos de Microsoft.) sin inicializar, aparece este mensaje. Un control ActiveX sin inicializar es un control que no se ha habilitado. Para obtener más información sobre cómo habilitar controles ActiveX, vea Habilitar o deshabilitar controles ActiveX en documentos de Office. Este mensaje aparece porque la presentación contiene Un control ActiveX sin inicializar. Solución posible Elimine el control ActiveX de la presentación. 17

18 Formatos de archivo compatibles con PowerPoint 2007 Con Microsoft Office PowerPoint 2007 puede guardar las presentaciones en cualquiera de los tipos de archivos que se citan a continuación. Importante: Microsoft Office PowerPoint 2007 no admite guardar en formatos de archivo de PowerPoint 95 (o anteriores). Guardar como tipo de archivo Presentación de PowerPoint Presentación de PowerPoint habilitada para macros Presentación de PowerPoint Formato de documento PDF Formato de documento XPS Extensión.pptx.pptm.ppt.pdf.xps Utilice para guardar Una presentación de Office PowerPoint 2007, que es un archivo de formato habilitado para XML, de forma predeterminada. Una presentación que contiene código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.). Una presentación que se puede abrir desde la versión de PowerPoint 97 hasta la versión de Office PowerPoint Publicar como PDF o XPS: formato de archivo electrónico basado en PostScript desarrollado por Adobe Systems que conserva el formato del documento y permite compartir archivos. Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office system únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS. Publicar como PDF o XPS: nuevo formato de papel electrónico de Microsoft para el intercambio de documentos en su forma final. Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office system únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS. Plantillas de diseño de PowerPoint.potx Una presentación en forma de plantilla que puede utilizarse para dar formato a futuras presentaciones. 18

19 Plantilla de diseño de PowerPoint habilitada para macros Plantilla de diseño PowerPoint potm.pot Una plantilla que incluye las macros aprobadas previamente que puede agregar a una plantilla para utilizarlas en una presentación. Una plantilla que se puede abrir desde la versión de PowerPoint 97 hasta la versión de Office PowerPoint Tema de Office.thmx Una hoja de estilos que incluye definiciones de un tema de color, tema de fuente y tema de efecto. Presentación de PowerPoint Presentación de PowerPoint habilitada para macros Presentación de PowerPoint Complemento de PowerPoint Complemento de PowerPoint Página Web de un solo archivo Página Web.pps;.ppsx.ppsm.ppt.ppam.ppa.mht;.mhtml.htm;.html Una presentación que siempre se abre en la vista Presentación con diapositivas en lugar de abrirse en la vista Normal. Una presentación con diapositivas que incluye las macros aprobadas previamente que pueden ejecutarse desde una presentación. Una presentación con diapositivas que se puede abrir desde la versión de PowerPoint 97 hasta la versión de Office PowerPoint Un complemento que almacena comandos personalizados, código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y funciones especializadas como un complemento. Un complemento que se puede abrir desde la versión de PowerPoint 97 hasta la versión de Office PowerPoint Una página Web como un solo archivo con un archivo.htm y todos los archivos auxiliares, como imágenes, archivos de sonido, hojas de estilos en cascada, secuencias de comandos, etc. Es útil para enviar por correo electrónico una presentación Una página Web como una carpeta con un archivo.htm y todos los archivos auxiliares, como imágenes, archivos de sonido, hojas de estilo en cascada, secuencias de comandos, etc. Es útil para exponer en un sitio o editar con Microsoft Office FrontPage u otro editor HTML. 19

20 GIF (Formato de intercambio de gráficos) Formato de archivo JPEG Formato PNG (Portable Network Graphics) TIFF (Formato Tag Image File) Mapa de bits independiente del dispositivo Metarchivo de Windows Metarchivo de Windows mejorado.gif.jpg.png.tif.bmp.wmf.emf Una diapositiva como un gráfico para utilizar en páginas Web. El formato de archivo GIF sólo admite 256 colores y, por tanto, es más eficaz para imágenes digitalizadas, como ilustraciones, en vez de fotografías en color. El formato GIF también puede ser útil para dibujos tipo línea, imágenes en blanco y negro, y texto pequeño que sólo tiene algunos píxeles. Este formato admite la animación y los fondos transparentes. Una diapositiva como un gráfico para utilizar en páginas Web. El formato de archivo JPEG admite 16 millones de colores y se adapta mejor a las fotografías y a los gráficos complejos. Una diapositiva como un gráfico para utilizar en páginas Web. World Wide Web Consortium (W3C) aprobó el formato PNG como estándar para sustituir el formato GIF. PNG no admite animación como los GIF. Además, algunos exploradores más antiguos no admiten este formato de archivo. Una diapositiva como un gráfico para utilizar en páginas Web. TIFF es el formato de archivo más adecuado para almacenar imágenes de mapa de bits en equipos personales. Los gráficos TIFF pueden tener cualquier resolución, pueden ser en blanco negro, en escala de grises o en color. Una diapositiva como un gráfico para utilizar en páginas Web. Un mapa de bits es una representación de una imagen de gráficos en la memoria del equipo que consta de filas y columnas de puntos. El valor de cada punto (independientemente de si está rellenado o no) se almacena en uno o más bits de datos. Una diapositiva como un gráfico de 16 bits (para utilizar con Windows 3.x y posteriores). Una diapositiva como un gráfico de 32 bits (para utilizar con Windows 95 y posteriores). Esquema/RTF.rtf Un esquema de presentación como un documento de sólo texto que proporciona tamaños de archivo más pequeños y la posibilidad de compartir archivos sin macros con otros usuarios que utilicen una versión diferente de PowerPoint o del sistema operativo. El texto del panel de notas no se guarda con este formato de archivo. Diapositiva de PowerPoint.sldx Un archivo de diapositivas autónomo. 20

21 Guardar un archivo Cuando guarde un archivo, puede guardarlo en una carpeta de la unidad de disco duro, en una ubicación de red, en un disco, en un CD, en el escritorio o en otra ubicación de almacenamiento. Debe identificar la ubicación de destino en la lista Guardar en. Por lo demás, el proceso de guardar es el mismo sea cual sea la ubicación que elija. Guardar un archivo Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system: Word, Excel o PowerPoint Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar. Método abreviado de teclado Para guardar el archivo, presione CTRL+S. InfoPath, OneNote, Project, Publisher o Visio En el menú Archivo, haga clic en Guardar. Método abreviado de teclado Para guardar el archivo, presione CTRL+S. Nota: Si va a guardar el archivo por primera vez, se le solicitará un nombre. Guardar una copia de un archivo 1. Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system: Word, Excel o PowerPoint Haga clic en el botón de Microsoft Office como. y, a continuación, haga clic en Guardar InfoPath, OneNote, Project, Publisher o Visio En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. 2. En la lista Guardar en, haga clic en la carpeta o en la unidad en la que desea guardar. Sugerencia: Para guardar la copia en una carpeta diferente, haga clic en otra unidad de la lista Guardar en o en una carpeta diferente de la lista de carpetas. Para guardar la copia en una nueva carpeta, haga clic en Crear nueva carpeta, el. 21

22 1. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo. 2. Haga clic en Guardar. Guardar un archivo en otro formato 1. Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system: Word, Excel o PowerPoint Haga clic en el botón de Microsoft Office como. y, a continuación, haga clic en Guardar InfoPath, OneNote, Project, Publisher o Visio En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. 2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre nuevo para el archivo. 3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en el formato de archivo en el que desea guardar el archivo. 4. Haga clic en Guardar. Guardar automáticamente información de Autorrecuperación Autorrecuperación no sustituye la tarea de guardar normalmente los archivos. Si elige no guardar el archivo de recuperación después de abrirlo, el archivo se eliminará y los cambios no guardados se perderán. Si guarda el archivo de recuperación, reemplazará el archivo original (a menos que especifique un nombre de archivo nuevo). Cuanto más frecuentemente guarde los archivos, más información se recuperará si hay un corte de energía u otro problema mientras un archivo está abierto. Proceda como se indica a continuación en estos programas de 2007 Microsoft Office system: Word, Excel o PowerPoint 1. Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, en Opciones de Nombre del programa. 2. Haga clic en Guardar. Active la casilla de verificación Guardar información de Autorrecuperación cada. 4. En el cuadro minutos, escriba o seleccione un número para determinar con qué frecuencia desea guardar los archivos. 22

23 Publisher 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Avanzadas. 2. Active la casilla de verificación Guardar info. de Autorrecuperación cada. 3. En el cuadro minutos, escriba o seleccione un número para determinar con qué frecuencia desea guardar los archivos. Visio 1. En el menú Herramientas haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Guardar/Abrir. 2. Active la casilla de verificación Guardar info. de Autorrecuperación cada. 3. En el cuadro minutos, escriba o seleccione un número para determinar con qué frecuencia desea guardar los archivos. Project 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Avanzadas. 2. Active la casilla de verificación Guardar cada. 3. En el cuadro minutos, escriba o seleccione un número para determinar con qué frecuencia desea guardar los archivos. InfoPath 1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Avanzadas. 2. Active la casilla de verificación Al completar formularios, guardar información de Autorrecuperación cada. 3. En el cuadro minutos, escriba o seleccione un número para determinar con qué frecuencia desea guardar los archivos. 23

24 Guardar un archivo en formato PDF Puede guardar archivos creados por muchos programas de 2007 Microsoft Office system en Formato de Documento Portátil (PDF, Portable Document Format), que es un formato habitual para compartir documentos. Descripción general del formato PDF El formato PDF es un archivo electrónico con diseño fijo que conserva el formato del documento y que permite compartir archivos. Este formato garantiza que, cuando el archivo se ve en línea o se imprime, conserva exactamente el formato deseado y que los datos del archivo no se pueden cambiar fácilmente. El formato PDF también es útil para los documentos que se reproducirán mediante métodos comerciales de impresión. Para ver un archivo PDF, debe tener instalado un lector de archivos PDF en el equipo. Por ejemplo, Adobe Reader es un lector y está disponible en el sitio de Adobe Systems. Después de guardar un archivo como PDF, no podrá usar el programa de la versión Office 2007 para efectuar cambios directamente el archivo PDF. Debe hacer los cambios en el archivo de la versión Office 2007 original del programa de la versión Office 2007 en el que lo creó y volver a guardar el archivo como PDF. Microsoft Office PowerPoint Haga clic en el botón de Microsoft Office, señale la flecha situada junto a Guardar como y, a continuación, haga clic en PDF o XPS. 2. En la lista Nombre de archivo, escriba o seleccione un nombre para la presentación. 3. En la lista Guardar como tipo, haga clic en PDF. 4. Si desea abrir el documento inmediatamente después de guardarlo, active la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar. 5. Junto a Optimizar para, realice una de las acciones siguientes según lo que estime más importante, el tamaño de archivo o la calidad de impresión: Si la presentación requiere una calidad de impresión alta, haga clic en Estándar (publicación en línea e impresión). Si la calidad de impresión es menos importante que el tamaño del archivo, haga clic en Tamaño mínimo (publicación en línea). 6. Con el fin de especificar varias opciones para el archivo, haga clic en Opciones. (Encontrará vínculos a más información sobre estas opciones en la sección Vea también.) Haga clic en Aceptar. 7. Haga clic en Publicar. 24

25 Organizar el acceso rápido a los archivos usando la barra Mis direcciones Es probable que tenga una o más carpetas donde almacena ciertos tipos de archivos, y con frecuencia necesitará buscar o almacenar archivos en estas carpetas. Puede usar la barra Mis direcciones para ir rápidamente a una carpeta para guardar o buscar un archivo que necesite. La barra Mis direcciones es más útil si se personaliza. En este artículo aprenderá a personalizar la barra Mis direcciones. Qué es la barra Mis direcciones? La barra Mis direcciones es un área del lado izquierdo de algunos cuadros de diálogo como Guardar como, Abrir e Insertar imagen. Puede utilizar la barra Mis direcciones para especificar una carpeta en la que desee almacenar archivos para facilitar el acceso. Los cambios que haga en la barra Mis direcciones de cualquier cuadro de diálogo aparecerán en los demás cuadros de diálogo que tengan la barra Mis direcciones. De forma predeterminada, la barra Mis direcciones contiene accesos directos a las carpetas Documentos recientes, Escritorio, Mis documentos, Mi PC y Mis sitios de red. Puede agregar hasta 256 carpetas a la barra Mis direcciones, pero no se puede agregar archivos a la barra Mis direcciones. Para elegir una carpeta, utilice la lista Guardar en. Para ver los contenidos de una carpeta de la barra Mis direcciones, haga clic en el acceso directo de la carpeta en la barra Mis direcciones. Para ver las demás carpetas agregadas a la barra Mis direcciones, haga clic en la flecha. 25

26 Agregar un acceso directo a la barra Mis direcciones 1. Siga estos procedimientos en los siguientes programas de 2007 Microsoft Office system: Word, Excel o PowerPoint Haga clic en el botón de Microsoft Office como. y, a continuación, haga clic en Guardar InfoPath, OneNote, Outlook, Project, Publisher, SharePoint Designer o Visio En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. 2. En la lista Guardar en, haga clic en la unidad, la carpeta o la ubicación de Internet que contenga la carpeta cuyo acceso directo desee crear en la barra Mis direcciones. 3. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un espacio en blanco en la barra Mis direcciones, debajo de los accesos directos existentes y, a continuación, haga clic en Agregar nombre de carpeta. El nuevo acceso directo aparecerá en la parte inferior de la barra Mis direcciones. Quitar un acceso directo de la barra Mis direcciones 1. Siga estos procedimientos en los siguientes programas de 2007 Microsoft Office system: Word, Excel o PowerPoint Haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar como. InfoPath, OneNote, Outlook, Project, Publisher, SharePoint Designer o Visio En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. 2. En la barra Mis direcciones, haga clic con el botón secundario en el acceso directo que desee quitar y, a continuación, haga clic en Quitar en el menú contextual. Precaución: Una modificación incorrecta del Registro podría causar graves daños en el sistema operativo e, incluso, forzar su reinstalación. Microsoft no puede garantizar que puedan resolverse los problemas resultantes de una modificación incorrecta del Registro. Antes de modificar el Registro, realice una copia de seguridad de todos los datos de valor. Para obtener la información más reciente sobre el uso y la protección del Registro de su equipo, vea la Ayuda de Microsoft Windows. Nota: Sólo se puede quitar los accesos directos que se haya agregado a la barra Mis direcciones. Los accesos directos predeterminados (como Mis documentos) no se pueden quitar a no ser que se edite el Registro de Microsoft Windows. Para obtener más información sobre cómo quitar los accesos directos predeterminados, remítase a la sección Vea también. 26

27 Reorganizar los accesos directos de la barra Mis direcciones 1. Siga estos procedimientos en los siguientes programas de 2007 Microsoft Office system: Word, Excel o PowerPoint Haga clic en el botón de Microsoft Office como. y, a continuación, haga clic en Guardar InfoPath, OneNote, Outlook, Project, Publisher, SharePoint Designer o Visio En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. 2. En la barra Mis direcciones, haga clic con el botón secundario en el acceso directo que desee quitar y, a continuación, haga clic en Subir o Bajar en el menú contextual. Cambiar el tamaño de los iconos en la barra Mis direcciones 1. Siga estos procedimientos en los siguientes programas de 2007 Microsoft Office system: Word, Excel o PowerPoint Haga clic en el botón de Microsoft Office como. y, a continuación, haga clic en Guardar InfoPath, OneNote, Outlook, Project, Publisher, SharePoint Designer o Visio En el menú Archivo, haga clic en Guardar como. 2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la barra Mis direcciones y, a continuación, elija Iconos pequeños o Iconos grandes en el menú contextual. Guardar un archivo en formato XPS Puede guardar archivos creados por muchos programas de 2007 Microsoft Office system en Especificación de papel XML (XPS, XML Paper Specification ), que es un formato para compartir documentos. Nota: Podrá guardar como un archivo PDF o XPS de un programa 2007 Microsoft Office system únicamente después de instalar un complemento. Para obtener más información, vea Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo como PDF y XPS. Descripción general del formato XPS Especificación de papel XML (XPS) es un archivo electrónico con diseño fijo que conserva el formato del documento y que permite compartir archivos. El formato XPS garantiza que, 27

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