Guía de sincronización con Outlook
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- Luis Miguel Vázquez Camacho
- hace 7 años
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1 Guía de sincronización con Outlook Contenido Introducción... 2 Instalación del plug in de sincronización con Outlook... 3 Uso diario de Outlook y webcrm... 6 Sincronización de correo electrónico... 7 Sincronización de contactos... 8 Enlazando contactos en Outlook... 9 Sincronización de Citas/Reuniones Sincronización de Actividades/Tareas Configuración del plug in de Outlook Configuración avanzada de sincronización Configuración de integración de Outlook con webcrm Datos históricos/sincronización manual Depuración Ayuda y sugerencias
2 Introducción En esta información, se supone que se ha suscrito o que planifica suscribirse a nuestro Módulo de sincronización de Outlook. Puede suscribirse seleccionando esta opción en Menú principal eligiendo Configuración y después Licencia. webcrm sincroniza los siguientes datos con Outlook: El correo entrante y saliente cuando están 'marcados' en Outlook Todas las reuniones Todas las tareas (se llaman actividades en webcrm) Todos los contactos (se llaman personas en webcrm) Archivos adjuntos cuando se usan con la herramienta de integración entre el correo y el sitio web Sincronización de Outlook (requiere suscripción al Módulo de integración con Outlook) La sincronización con Outlook es compatible con: Microsoft Windows XP, Microsoft Vista o Windows 7 Microsoft Outlook 2003, Microsoft Outlook 2007 o Microsoft Outlook 2010 (Outlook estándar o usando el servidor Microsoft Exchange) Servicios de terminal de Windows Tendrá que instalar un pequeño plug-in de webcrm en su Outlook en cada PC. Este plug-in agrega algunos botones nuevos a su cliente de Outlook y una nueva pestaña en la ventana de configuración de Outlook. El plug-in se conecta a su sistema webcrm a intervalos fijos o al abrir y cerrar el sistema de Outlook, y sincroniza los datos definidos en la sección de configuración de webcrm. Tenga en cuenta que necesita estar conectado al internet para que los datos se puedan transferir. Sólo hace falta configurar el Módulo de integración de Outlook una vez para todos los usuarios. Esto se hace en el sistema webcrm, y para hacerlo, necesitará plenos derechos de acceso de seguridad, es decir Acceso = "Todos los derechos" como usuario de webcrm. Para los usuarios de webcrm que ejecutan Outlook en una plataforma de servicios de terminal, es necesario utilizar el archivo msi para instalar el Servicio de sincronización de Outlook correctamente. Este archivo se descarga desde la sección de Integración en webcrm. 2
3 Instalación del plug-in de sincronización con Outlook Cierre el sistema de Outlook y ejecute el programa de instalación de Outlook en webcrm. El programa del plug-in está disponible en su página de configuración personal de usuario en el Menú principal: En Configuración personal de usuario verá la pantalla siguiente: Importante: Debe estar conectado al internet durante el proceso de instalación. Su Outlook debe estar cerrado durante la instalación. El plug-in tiene aproximadamente 6 MB de tamaño. Algunos de los pasos de instalación pueden tardar unos minutos, por favor, sea paciente y no haga clic en Cancelar. Debe iniciar sesión en el PC local con Privilegios de administrador y ejecutar el programa como administrador (haga clic con el botón derecho en el archivo y seleccione run as administrator, ejecutar como administrador). Es necesario reiniciar el PC después de la instalación para aplicar los cambios. Nota: Dependiendo de su configuración de seguridad, se le puede pedir "Permitir" que la instalación continúe. Permítelo cuando se le pide. Haga clic en Descargar plug-in para iniciar el proceso de instalación: 3
4 Las capturas de pantalla siguientes muestran el proceso típico, sin embargo tenga en cuenta que no siempre son completamente idénticas a las pantallas que usted verá: Haga clic en Ejecutar Haga clic en Instalar Haga clic en Siguiente Haga clic en Cerrar Tenga en cuenta que: Abra su Outlook tiene que estar conectado al internet en este momento. Para que Outlook pueda comunicar con webcrm, deberá introducir correctamente: Código del sistema (dbn) Nombre de usuario (usd) Contraseña (pwd) Estas configuraciones se encuentran en la página de Configuración personal de usuario en webcrm como mostrado anteriormente. Por favor, vaya a la ventana de configuración del plug-in de Outlook (que se encuentra en diferentes lugares dependiendo de la versión de Outlook se explica a continuación), con las credenciales de usuario a mano, e introduzca los datos necesarios. Tenga en cuenta que si falta el código de sistema, el nombre del usuario o la contraseña o si son incorrectos, saldrá un mensaje de error. Una vez introducidas las credenciales de usuario, compruebe la conexión entre Outlook y web CRM, haciendo clic en Comprobar y guardar configuraciones. Una vez establecida la conexión correctamente la configuración se guarda y el Módulo de integración está listo para usarse. Tenga en cuenta: si usted necesita sincronizar datos históricos (creados antes de la fecha de la instalación del plug-in), tiene que ejecutar manualmente la sincronización. Este proceso se describe más adelante en esta guía. 4
5 Si la conexión no se establece, vuelva a comprobar la exactitud de las credenciales de usuario, su conexión al internet y vuelva a intentarlo. Ubicación de la ventana de configuración del plug-in de Outlook en Outlook 2003 y 2007: En Outlook, haga clic en "Herramientas" y "Opciones" y después en la pestaña de webcrm. Ubicación de la ventana de configuración del plug-in de Outlook en Outlook 2010: La configuración del Módulo de sincronización de Outlook se encuentra en un lugar diferente en Outlook Navegue a través del botón Office en la parte superior derecha de la pantalla y seleccione Opciones como a continuación: A continuación, seleccione los Complementos y ahora podrá configurar el Módulo de sincronización de Outlook, como ya se documentó. 5
6 Uso diario de Outlook y webcrm Al observar la barra en su Outlook, verá el siguiente botón situado a la izquierda: Sincronización general Al hacer clic en el botón de sincronización, iniciará el proceso de sincronización entre Outlook y webcrm, de acuerdo con los ajustes configurados por su administrador de webcrm. Cuando utiliza el plug-in de Outlook en webcrm la primera vez, es importante que haga clic en el botón sincronizar para iniciar la sincronización. Verá la siguiente pantalla que no necesita ninguna entrada, ya que se sincroniza automáticamente. Una vez que este proceso se haya completado, puede sincronizar los datos históricos. Por favor, consulte la sección del documento Datos históricos/sincronización manual. Agregar nuevos registros a webcrm Es posible que necesite agregar rápidamente un registro a webcrm, para sincronizar un correo electrónico, una tarea o una cita. Al hacer clic en el botón de webcrm, aparecerá una ventana de webcrm, que le permite agregar nuevos registros muy rápidamente. 6
7 Borrar correos electrónicos Una vez que un correo se haya sincronizado, se da la opción de borrar todos estos correos sincronizados. Al hacer clic en el botón de borrar, se le ofrecerá la opción de eliminar una selección o todos los correos sincronizados previamente. Tenga en cuenta que en el Outlook 2007, la función de borrar se encuentra en Enviar/Recibir. Sincronización de correos electrónicos Saliente: Cree correos salientes en Outlook como lo haría normalmente. Si desea que el correo sea copiado a webcrm primero debe insertar todos los datos del correo electrónico. A continuación, marque el botón "Sincronizar esto con webcrm". Outlook se conecta inmediatamente a webcrm y crea del correo un correo saliente en webcrm. Si el correo se dirige a varios recipientes (ya sea en Para o CC o CCO ), solamente la primera dirección de correo en la línea Para será sincronizada en webcrm. Si la primera dirección en el campo "Para" no coincide con una dirección de correo ya existente en webcrm, no se crea nada en webcrm y se muestra un mensaje de error. Si se encuentra más de un resultado para una dirección de correo, se elije la primera. Entrante: Si desea que un correo entrante sea copiado a webcrm, simplemente haga clic en el botón "Sincronizar este con webcrm". Outlook se conecta inmediatamente a webcrm y crea el correo de Outlook como correo entrante en webcrm. 7
8 Si la dirección de correo "De" no coincide con ninguna dirección de correo existente en webcrm, no se crea nada en webcrm. Notas sobre correo electrónico: 1. Sólo se puede sincronizar correos electrónicos desde Outlook a webcrm. 2. Los archivos adjuntos del correo nunca se copian desde Outlook a webcrm, a no ser que se utilizan en combinación con la herramienta de integración entre el correo y el sitio web. 3. En general, el correo saliente debería enviarse desde webcrm. Sin embargo, usted puede enviar correos desde su Outlook y copiarlos a webcrm (los archivos adjuntos no se copian). Puede poner un CC o CCO con su propia dirección de correo en el sistema webcrm para que un correo saliente de webcrm se copie a Outlook con los archivos adjuntos. Sin embargo, éste aparecerá en su bandeja de entrada de Outlook. De allí lo puede mover manualmente a la carpeta Enviado, si lo prefiere o crear una regla de Outlook para hacerlo automáticamente. 4. El módulo opcional de webcrm "Integración de correo entrante y sitios web" admite archivos adjuntos, que se copian de Outlook a webcrm. Por favor, consulte la documentación específica para este módulo. 5. Outlook sin conexión: Aún cuando su equipo no está conectado al internet, se puede modificar todos los datos marcados como "Sincronizado con webcrm". Cuando vuelva a conectar al internet y abra o cierre Outlook, los datos actualizados se sincronizarán. 6. Si crea nuevos datos cuando Outlook no está conectado, no se puede hacer clic en el botón "Sincronizar esto con webcrm". Cuando vuelva a conectarse más tarde a internet, puede hacer clic en "Sincronizar esto con webcrm" y añadir Nombre de la organización/dirección de correo electrónico, según proceda. Sincronización de contactos Crear un nuevo contacto en Outlook: Cree el nuevo contacto como lo haría normalmente. Si desea que el contacto sea sincronizado con webcrm, primero debe insertar todos los datos de contacto El nombre de la empresa es obligatorio. A continuación, haga clic en el botón "Sincronizar esto con webcrm". Outlook se conecta inmediatamente a webcrm y crea el contacto de Outlook como Organización o Persona en webcrm. Si la organización ya existe en webcrm, el contacto se añade como Persona nueva a esta organización. Por favor, tenga en cuenta que si la organización en cuestión además está creada con un nombre de división, debe rellenar nombre de organización // nombre de división. Crear un nuevo contacto en Outlook para la versión B2C (no tiene Organizaciones en webcrm): Cree el nuevo contacto como lo haría normalmente. Si desea que el contacto sea sincronizado con webcrm, primero debe insertar todos los datos de contacto se debe rellenar o bien el nombre de la empresa o una dirección de correo electrónico. A continuación, haga clic en el botón "Sincronizar esto con webcrm". Outlook se conecta inmediatamente a webcrm y crea el contacto de Outlook como persona en webcrm. Si se actualiza cualquiera de los campos asignados, Outlook y webcrm se actualizarán al sincronizar el sistema. Por favor, tenga en cuenta que si se borra un contacto en Outlook no se borrará en webcrm. 8
9 Enlazando contactos en Outlook Para enlazar contactos a otros formularios en Outlook, es recomendable configurar la opción Enlazar contactos. Como resultado se enseñará el campo de búsqueda de contactos en la parte inferior de otros formularios de Outlook (citas, tareas), permitiendo al usuario buscar/introducir el contacto en el formulario donde se debe de enlazar. Para configurar esto en Outlook 2007, haga clic en Opciones>Preferencias>Opciones de contacto y habilite Enlazar contactos en todos los formularios. Para hacer los mismo en Outlook 2010, haga clic en Archivo>Opciones>Contactos y habilite Enlazar contactos en todos los formularios. 9
10 Sincronización de Citas/Reuniones Cree la nueva cita en Outlook como lo haría normalmente. Puede sincronizar por la primera dirección de correo en el apartado Para.. si ha seleccionado la opción Invitar dentro de Outlook. También es posible sincronizar alternativamente por el nombre de organización o una dirección de correo alternativa, rellenando la sección Organización/Correo electrónico en webcrm. Si desea que la cita sea sincronizada con webcrm, entonces haga clic en el botón "Sincronizar esto con webcrm". A continuación puede enviar la invitación. Outlook se conecta inmediatamente con webcrm y crea la cita de Outlook como una Reunión en webcrm. Enlazar contacto dentro de una cita Si ha configurado enlazar contacto en Outlook, también puede seleccionar el contacto de la lista de contactos de Outlook, sin tener que rellenar el nombre de la organización. Si el contacto existe también en webcrm, la cita se sincroniza en el calendario de webcrm. Por favor, tenga en cuenta que primero tiene que guardar y después sincronizar la cita. 10
11 Nota: 1. Le recomendamos reservar eventos de varios días en webcrm en los siguientes casos: a. Citas de jornada completa reservadas en Outlook que se extienden a más de un día, SÓLO se reservarán como citas de un día en webcrm. Lo mismo pasa con vacaciones o ausencia reservado en Outlook. b. Otro caso es cuando se extiende el evento mediante el establecimiento de fechas y horas particulares para los puntos de inicio y fin. En este caso tenemos una restricción. El plug-in sólo habilita las siguientes duraciones de eventos: 15, 30, 60, 90, 120, 150, 180, 210, 240, 300, 360, 480, 600 o 720 minutos. Así que la duración máxima es de 12 horas y no todo el día. Esta restricción se aplica sólo para la sincronización. 2. Si cambia la hora o la descripción de la cita en Outlook o webcrm, estos cambios se sincronizarán. 3. Si crea una cita privada y desea que sea sincronizada con webcrm, simplemente marque la opción dentro del formulario de citas de Outlook. 4. Se puede sincronizar utilizando el nombre de la organización. Si hay múltiples divisiones en webcrm, entonces la organización debe ser insertada en el formato webcrm//uk por ejemplo. Esto permite que la cita sea guardada en webcrm bajo los nombres, respectivamente, de Compañía webcrm y de División UK. Participantes múltiples Cuando se crea una cita en webcrm, puede seleccionar participantes múltiples desde su propia organización. Si hace esto, y los demás participantes tienen el Módulo de sincronización de Outlook instalado, y dentro de configuraciones de webcrm se ha seleccionado la opción de participantes múltiples para reuniones, entonces las reuniones se sincronizarán también en sus calendarios de Outlook. Eliminar o modificar reuniones Si usted Elimina una reunión en Outlook, la reunión será marcada como Cancelada en webcrm. Si usted Cancela una reunión en webcrm, será eliminada en Outlook. Si usted elimina la reunión en webcrm, se deja Desmarcada en Outlook y se le solicitará que introduzca una nueva organización/correo para sincronizar. Invitaciones de Outlook Si envía o recibe una invitación dentro de Outlook, primero tendrá que guardar o aceptar la invitación y después sincronizar la cita, marcando primero Utilizar correo, rellenando la opción Nombre de la organización o la de Enlazar contacto. 11
12 Sincronización de Actividades/Tareas Cuando se crea una nueva tarea en webcrm, se sincronizará en Outlook si se ha seleccionado la opción de sincronizar tareas en webcrm. La tarea en Outlook tendrá la fecha de vencimiento, insertada desde webcrm. El asunto será una combinación del Nombre de la compañía, la Acción, los Detalles de contacto y la Descripción en webcrm. También verá que las notas webcrm se copian a la sección de notas de tareas de Outlook. Estos están entre los separadores /*. Completando tareas Se puede completar una Actividad en webcrm y esto va a cambiar también el estado %completo en la tarea de Outlook. Si desea completar la tarea dentro de Outlook, simplemente cambie el %completo a 100% y la Actividad se completará dentro de webcrm. Crear una nueva tarea en Outlook: Cree la nueva tarea en Outlook como lo haría normalmente. Si desea que la tarea sea sincronizada con webcrm, primero debe insertar los datos de la tarea. El Nombre de la organización en la parte superior es obligatorio, y tiene que ser el nombre de una organización existente en webcrm. A continuación, haga clic en el botón "Sincronizar esto con webcrm". Outlook se conecta inmediatamente con webcrm y crea la tarea Outlook como Actividad de webcrm. También puede usar enlazar contacto como se describe en la sección citas de este documento para sincronizar con el registro correcto de webcrm. Crear una nueva tarea en Outlook para la versión B2C (no tiene Organizaciones en webcrm): Cree la nueva tarea en Outlook como lo haría normalmente. Si desea que la tarea sea sincronizada con webcrm, primero debe insertar los datos de la tarea. Los datos de "Organización" en la parte superior se complementa con "correo" y es obligatorio. Tiene que ser el nombre de la organización o la dirección de correo electrónico de una persona existente en webcrm. A continuación, haga clic en el botón "Sincronizar esto con webcrm". Outlook se conecta inmediatamente con webcrm y crea la tarea de Outlook como una Actividad en webcrm. Si el nombre de la organización o la dirección de correo electrónico no son únicos (más de una coincidencia), no se crea nada en webcrm. Cuando se sincronizan las Actividades con Outlook, también se copian las notas de la actividad en el cuerpo de la tarea, como se muestra en el ejemplo. 12
13 Configuración del plug-in de Outlook Para cambiar la configuración predeterminada de sincronización o sincronizar datos históricos, tiene que navegar a la ventana de configuración del plug-in y elegir en cuanto a: 1. Opciones de sincronización y frecuencia 2. Datos históricos/sincronización manual 3. Protocolo de seguridad 4. Servidor proxy 5. Correo a ignorar 6. Estado de depuración 7. Sincronización de archivos adjuntos de correo 8. Petición de sincronización 9. Comprobación de direcciones de correo en el servidor de webcrm 13
14 Configuración avanzada de sincronización Estas configuraciones se pueden encontrar en la sección Configuración avanzada de la ventana de configuración del plug-in. Mostrar la pestaña de complementos, hace visible la pestaña de complementos en Outlook. Esta pestaña contiene el menú de webcrm que consta de: El botón de sincronización manual Outlook<->webcrm, que se utiliza para sincronizar todos los elementos de una sola vez. El botón Eliminar correo sincronizado que se utiliza para borrar correos de Outlook que han sido sincronizados con webcrm. Pregunta antes de sincronizar una cita y Pregunta antes de sincronizar un correo electrónico mostrará una ventana con un mensaje de petición cada vez que envíe o reciba un correo o cree una cita. Tenga en cuenta que este mensaje se mostrará para cada correo que no sea una dirección especificada por usted en los correos a ignorar. Los dominios de correo que se han introducido en este campo no se sincronizarán automáticamente. Por ejemplo, si tenemos una dirección de correo: ttt@yourcompany.com y queremos ignorar todos los correos de este dominio al sincronizar, tenemos que introducir yourcompany.com en el campo. Tenga en cuenta que estos correos todavía se pueden sincronizar manualmente. La sincronización de Outlook con webcrm se puede ejecutar a intervalos variables. Sólo tiene que seleccionar una opción de la lista desplegable. Seleccione "Sólo sincronizar manualmente" si no desea la sincronización automática a intervalos. Tenga en cuenta que los cambios en la frecuencia de sincronización sólo tendrán efecto después de reiniciar Outlook. La opción Revisar correo en el servidor de webcrm hará que el plug-in equipara el correo del remitente (sólo se considerará la primera dirección de correo en el campo De ) en la lista de contactos de Outlook y también en la base de datos de webcrm. Tenga en cuenta que esta opción ralentizará un poco el proceso de sincronización. 14
15 Sincronizar archivos adjuntos si usted ha comprado el Módulo de integración entre el correo y el sitio web, también puede configurar el sistema para subir los archivos adjuntos incluidos en el correo (hasta 30Mb). Si no, no se guardarán los archivos adjuntos en webcrm, sólo el correo. Simplemente marque la casilla para permitir que los archivos adjuntos se suban. Usar SSL para conectarse al servidor habilitará el SSL (capa de conexión segura) que es la tecnología estándar para establecimiento de un enlace encriptado entre un servidor web y un navegador. Si se conecta al internet a través de un servidor proxy, debe activar la opción Usar servidor proxy e introducir la dirección URL del servidor proxy que está utilizando. NOTA IMPORTANTE: La configuración de Outlook en el sistema webcrm determina las entidades de datos que se sincroniza. La configuración debe realizarse por un usuario webcrm con derechos de acceso = "Todos los derechos". 15
16 Configuración de integración de Outlook con webcrm Requiere nivel de acceso webcrm = "Todos los derechos" Para configurar qué datos se pueden sincronizar entre webcrm y Outlook, tendrá que navegar del Menú principal a Configuración -> Integración -> Outlook. Se verá la siguiente pantalla: Se puede determinar el nivel de integración para cada tipo de datos mediante la selección de las flechas correspondientes. Se puede habilitar la integración desde webcrm a Outlook, desde Outlook a webcrm, en ambos sentidos, o sin ninguna integración. Seleccione si la sincronización debe de ser: 1. para todos los datos webcrm 2. para los datos webcrm sólo cuando el usuario actual es nombrado responsable (propietario) 3. para datos en los que el usuario es participante. En este caso, webcrm se sincronizará con el Outlook del participante, si se ha instalado el módulo de sincronización. Tenga en cuenta que esta configuración sincronizará los eventos, si el usuario tiene estado de propietario o de participante. Seleccione, si lo desea, la activación de recordatorios en Outlook para Actividades y/o Reuniones. Nota: La configuración es igual para todos los usuarios. La configuración individual no es posible. 16
17 A continuación, se configura la asignación de los campos de datos. Esto se hace en la misma pantalla como la configuración anterior. Vea un ejemplo de la asignación de campos en la página siguiente. Si se ha definido campos personalizados en webcrm, estos se mostrarán en la asignación de campos. Se dará cuenta que la asignación de algunos campos está fija. Otros, se pueden cambiar. Si está suscrito a la versión B2C (no tiene Organizaciones), la asignación tendrá un aspecto un poco diferente. Nota: La asignación de campos es común para todos los usuarios. Asignación de campos individual personalizado no es posible. Nota: Cuando se crean entidades en Outlook y luego se sincronizan con webcrm, el sistema asignará valores predeterminados para todos los campos de datos en webcrm incluso aquellos datos que no se sincronizan durante la actualización/creación. Para los campos de datos del tipo desplegable (lista de selección), el sistema asignará el valor primero en lo alto de la lista de selección, si no se ha proporcionado ningún valor en los datos de Outlook. 17
18 Datos históricos/sincronización manual La fecha de instalación del plug-in de Outlook será la fecha desde la que se iniciará la sincronización. Si hace falta sincronizar elementos más antiguos, hay que seleccionar la opción de sincronización manual. Esto se logra haciendo clic en el botón Importar/exportar elementos más antiguos, que abrirá la siguiente ventana. En esta se puede especificar el sentido de la sincronización, los elementos que desea sincronizar y el intervalo de tiempo. Por favor, tenga en cuenta que: Sólo se mostrarán los tipos de datos configurados en webcrm para sincronizar con Outlook. Las actividades con el estado "Finalizado" no se sincronizan con tareas de Outlook. Con el fin de crear/actualizar contactos en webcrm, los campos Nombre de contacto y Compañía, para este contacto, debe tener un valor asignado. (Para la versión B2C (no tiene Organizaciones) un nombre de contacto válido + dirección de correo electrónico se deben utilizar en su lugar). Para la creación de correos en webcrm, la Persona con la misma dirección de correo debe existir de antemano en webcrm. No se creará nada en webcrm al menos que el mismo tipo de sincronización de datos se ha habilitado en su configuración de Outlook en webcrm. Esto debe ser realizado por un usuario con derechos de acceso = "Todos los derechos". Si no se siguen las instrucciones de arriba, los registros de datos serán ignorados. Depuración La función de depuración se usa para el seguimiento de cualquier error en la operación del plug-in de Outlook. La configuración predeterminada es Registro de operación. Se puede elegir las siguientes opciones: Registro de operación Depuración Info Avisa Error crítico Deshabilitado 18
19 Ayuda y sugerencias (= Organizaciones/Personas, Actividades y Reuniones) 1. Eliminación de datos en webcrm no elimina datos en Outlook. Eliminación de datos en Outlook no elimina datos en webcrm. 2. La casilla de verificación "Sincronizado con webcrm" en la parte superior de Contactos, Tareas y Citas en Outlook, indica si los datos están marcados para ser sincronizados con webcrm. Los datos creados en Outlook y no sincronizados con webcrm se pueden sincronizar más tarde, simplemente haciendo clic en el botón "Sincronizar esto con webcrm". 3. Outlook y webcrm almacenan una identificación interna para el proceso de sincronización. Esta identificación depende de la carpeta en la que se almacenan los datos. Esto significa que cada vez que los datos se mueven de una carpeta en Outlook a otra, la identificación se cambia. Por lo tanto no es recomendable mover datos a otra carpeta en Outlook una vez que los datos se han sincronizado. 4. Los datos sincronizados no se pueden desincronizar. En su lugar, se debe eliminar los datos y crear una nueva instancia. 5. Comentarios para Reuniones y Actividades en webcrm se copian en Outlook entre los caracteres "[/]" y "[\]". Esto es necesario para que la sincronización pueda distinguir entre comentarios escritos en webcrm y comentarios escritos en Outlook. Cuando se agrega texto a comentarios en Outlook, siempre se debe insertar el texto después de los caracteres "[\]". 6. Debido a la configuración interna de Microsoft, puede ocurrir que el signo + delante de un número de teléfono desaparezca al sincronizar contactos de webcrm a Outlook. Para resolver el problema, basta con inicializar ajustes locales de teléfono en su ordenador. Tiene que abrir el Panel de control, ir a la opción Teléfono y módem (ver la imagen adjunta) e introducir los ajustes. Después de este cambio, el signo "+" no se eliminará. 19
20 7. Si se utiliza la función de Outlook de invitación a otros usuarios de Outlook, configure webcrm de la siguiente manera y los invitados obtendrán toda la información sólo de Outlook. Si no se utiliza la función de Outlook de invitación a otros usuarios de Outlook, configure webcrm de la siguiente manera y los invitados obtendrán toda la información sólo de webcrm. En este caso, sólo si el usuario de Outlook es el mismo que el responsable de reuniones en webcrm, las actualizaciones en Outlook se sincronizarán con webcrm. El responsable de reuniones debe seleccionar manualmente todos los participantes en webcrm (en este caso se recomienda crear reuniones en webcrm y no en Outlook). Notas para instalaciones del servidor Escritorio remoto Intercambio alojado Escritorio remoto alojado Integración con webcrm Admitido Admitido No admitido (al menos que las condiciones previas para el escritorio remoto se cumplen) Condiciones previas El administrador del servidor debe utilizar el archivo.msi tanto para un servidor externo como interno Un cliente de correo local tiene que estar presente Notas Una vez instalado, el administrador del servidor debe realizar la puesta en marcha de los usuarios, que a continuación tienen que escribir sus propios credenciales en webcrm Terminal Server/ Citrix Admitido, lo mismo como el escritorio remoto El administrador del servidor debe utilizar el archivo.msi tanto para un servidor externo o interno Una vez instalado, el administrador del servidor debe realizar la puesta en marcha de los usuarios, que a continuación tienen que escribir sus propios credenciales en webcrm Office 365 Admitido, lo mismo como Intercambio alojado Un cliente de correo local tiene que estar presente 20
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