Intranet documental con software libre. Manual de Uso

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1 Intranet documental con software libre Manual de Uso Septiembre 2012

2 Índice 1.Introducción Gestión documental y Alfresco Gestión de sitios, carpetas y ficheros Categorías y Etiquetas Gestión de Aspectos Edición de un documento y gestión de versiones Otras utilidades no documentales Aplicaciones Seguimiento económico-financiero de proyectos Gestión de Partes de horas Anexo Anexo 1: Ejercicios de Evaluación de herramienta Alfresco...15 Entrada y salida. Contraseña...15 Perfil y Personalización del entorno...15 Gestión de sitios de trabajo - Entorno Alfresco Anexo 2: Ejercicios de Evaluación de herramienta Nuxeo...17 Entrada y salida. Contraseña...17 Perfil y Personalización del entorno...17 Gestión documental Anexo 3: Ejercicios de Evaluación de herramienta OpenKM...19 Entrada y salida. Contraseña...19 Perfil y familiarización/personalización del entorno...19 Gestión documental...19 Índice de figuras Figura 1: Acceso inicial a la intranet...3 Figura 2: Entrada a la intranet...3 Figura 3: Sitios, carpetas y ficheros...5 Figura 4: Categorías y Etiquetas...6 Figura 5: Edición de documentos y gestión de versiones...8 Figura 6: Calendarios compartidos y elementos groupware...9 Figura 7: Visión general de seguimiento económico-financiero de proyectos...10 Figura 8: Ficha de proyecto...12 Figura 9: Items de gestión económico-financiera...13 Figura 10: Partes de actividad

3 1. Introducción El presente documento recoge el manual de uso de la intranet documental de Sartu. Se desdobla en dos partes, atendiendo a las funcionalidades de la intranet: Alfresco, como gestor documental de carácter horizontal (común a toda la organización). Aplicaciones de gestión de proyectos y de partes, como módulos verticales. Figura 1: Acceso inicial a la intranet La entrada al sistema está unificada en la siguiente pantalla de login: Figura 2: Entrada a la intranet 3

4 Como complemento a este manual, se añade como anexo complementario de la documentación una guía de ejercicios relativa a la fase 1 del proyecto, que recoge los ejercicios de evaluación de cada una de las tres plantaformas comparadas: Alfresco, Nuxeo y OpenKM. 4

5 2. Gestión documental y Alfresco Gestión de sitios, carpetas y ficheros La estructura básica de Alfresco se basa en carpetas y ficheros, de modo semejante a una gestión de archivos tradicional. Además, aparece el concepto de sitios como una carpeta conceptualmente con más importancia. Figura 3: Sitios, carpetas y ficheros No obstante, como se verá en el siguiente apartado, la limitación de una estructuración en base a carpetas como contenedores de documentos desaparece al poderse emplear categorías y etiquetas. 5

6 2.1.2.Categorías y Etiquetas Las categorías están organizadas como un árbol que se gestiona de manera centralizada, mientras que las etiquetas se manejan de forma individual y libre. Figura 4: Categorías y Etiquetas 6

7 2.1.3.Gestión de Aspectos Los aspectos de Alfresco son una característica que proporciona un alto dinamismo para el tratamiento de los documentos. Así, es posible indicar de forma manual que un documento determinado tiene un aspecto ej. clasificable, para asociarle categorías, o bien que un documento tiene un aspecto geográfico, de modo que se le puedan asociar longitud y latitud e incluso representarlo en Google Maps. 7

8 2.1.4.Edición de un documento y gestión de versiones Existen distintas modalidades de edición de un documento: Editar fuera de línea: en este caso, se produce un bloqueo del documento de modo que otros usuarios no puedan modificarlo. Editar en línea: sólo disponible para documentos de Ms Office, y desde puestos con Ms Office. En este caso, hay un mayor nivel de automatización que, ej. con OpenOffice/LibreOffice, ya que se abre automáticamente el programa correspondiente. En las actualizaciones de un documento, es posible ir generando nuevas versiones, de modo que se puede asociar a cada una de ellas una nota a modo de comentario. Figura 5: Edición de documentos y gestión de versiones 8

9 2.1.5.Otras utilidades no documentales Además de los apartados anteriores que hacen referencia a la parte de gestión documental, Alfresco proporciona otras características más propias de un groupware, como son Foros, Wikis, Calendarios compartidos y Enlaces. Figura 6: Calendarios compartidos y elementos groupware 9

10 3. Aplicaciones 3.1. Seguimiento económico-financiero de proyectos La pantalla principal de uso es la recogida en esta figura: Figura 7: Visión general de seguimiento económico-financiero de proyectos El objetivo de este módulo es gestionar y presentar la siguiente información de proyectos, bien para cada uno por separado o agrupándolos: Cantidades ofertadas totales, cantidades ofertadas que se han perdido y diferencia. Cantidades de pedidos procedentes de las anteriores, denegaciones de los mismos durante su curso (de modo que ya no pueden volver a convertirse en pedidos), y neto como diferencia de los anteriores. También se indica la cantidad pendiente de poder convertirse en pedido. Facturación total, facturación devuelta que sí puede facturarse de nuevo, y neto como 10

11 diferencia de los anteriores. También se indica cuánto está pendiente de facturar. Cobros totales hasta la fecha, impagos que ya no podrán cobrarse, neto como diferencia de los anteriores, y pendiente de cobrar. En la pantalla pueden ver los siguientes elementos: Listado de proyectos, con las cantidades arriba descritas. Se muestran todos los proyectos, pero pueden filtrarse con un buscador según nombre y etiquetas. Subtotales de los proyectos mostrados. Enlace para descargar la hoja excel con la información de proyectos. Además, desde esta pantalla general es posible dar de alta nuevos proyectos o modificar los existentes. Para cada uno se recoge la siguiente información: Nombre y etiquetas adecuadas para su búsqueda. Prioridad. Fechas de inicio y cierre. Número de hombres y mujeres destinatarias. Observaciones. Zona geográfica. Clientes. Entidades del grupo Sartu que están involucradas en el proyecto. Usuarios que tienen acceso al mismo. 11

12 La ficha de cada proyecto que aparece en modo lectura si se visualiza uno de los proyectos, o en modo escritura si se crea o se edita, es la siguiente: Figura 8: Ficha de proyecto La gestión de la información económico-financiera de los proyectos se basa en asociar a cada proyecto items de gestión. Un item de gestión hace referencia a una de estas posibilidades: Oferta Oferta perdida. Pedido Pedido denegado (durante la ejecución del mismo). Factura Factura devuelta. Cobro 12

13 Impago (cuando se determina que ya no se va a poder cobrar). El listado completo de éstos puede verse mediante la pestaña correspondiente: Figura 9: Items de gestión económico-financiera Cada item lleva además una información de la fecha y la cantidad, así como su estado (pendiente o no). 13

14 3.2. Gestión de Partes de horas También existen un módulo mediante el cual recoger las horas dedicadas a las distintas actividades a realizar en cada proyecto. Para ello, se ha optimizado la ventana a fin de que la carga de partes de horas sea lo más ágil posible: Figura 10: Partes de actividad 14

15 4. Anexo 4.1. Anexo 1: Ejercicios de Evaluación de herramienta Alfresco 1. Entra con tu identificador y clave 2. Modifica tu contraseña 3. Sal del sistema y vuelve a entrar con la nueva contraseña Entrada y salida. Contraseña Perfil y Personalización del entorno 1. Modifica algunos datos de tu perfil: Tus apellidos y el correo electrónico Tu fotografía o avatar 2. Personaliza el escritorio añadiendo más cajas (también llamadas dashlets o gadgets ), y comprobando la información que muestra cada una. Gestión de sitios de trabajo - Entorno Alfresco 1. Crea un nuevo sitio llamado Proyecto TuNombre (ej. Proyecto Marta), y personaliza la apariencia del mismo, cambiando el tema por defecto, y añadiendo: Un calendario Un wiki Un blog Una zona de enlaces Una zona de foros 2. Modifica la apariencia del sitio añadiendo cajas para el calendario, la zona de enlaces y la zona de wiki. 3. Añade una reunión al calendario, y observa cómo queda. 4. Crea una página en el wiki y haz que se visualice en la caja correspondiente. 5. Añade un enlace y etiquétalo. 15

16 6. Mediante la opción del menú horizontal Biblioteca de documentos prueba a: Crear una nueva carpeta Subir un fichero de tipo word, uno de tipo excel, uno de tipo powerpoint y un PDF. Comprueba la visualización de los mismos, y la posibilidad de hacer zoom. Para cada documento, pon un título, un autor o autora, y asigna dos etiquetas a cada uno, una de ellas que se repita en todos los documentos. Marca cualquiera de ellos como favorito. 7. Observa cómo puedes acceder a los documentos mediante las opciones de la barra izquierda Mis favoritos y Etiquetas. 8. Invita al resto de personas al espacio recién creado. 9. Comprueba el acceso que tienes al espacio Proceso Orientación. 16

17 4.2. Anexo 2: Ejercicios de Evaluación de herramienta Nuxeo Entrada y salida. Contraseña 1. Entra con tu identificador y clave: Usuario y clave al igual que en Alfresco, ej. ander ander 2. Modifica tu contraseña mediante el menú user.center.profile 3. Sal del sistema y vuelve a entrar con la nueva contraseña Perfil y Personalización del entorno Entra al espacio Mi tablero y: 1. Añade algunos gadgets: Uno para mostrar notas o si no el editor de texto, comprobando su uso. Uno para mostrar bookmarks (direcciones de web favoritas o marcadores), idem. 2. Cambia el color y la posición de alguna de las cajas. Gestión documental 1. Comprueba el acceso al espacio de trabajo personal por dos caminos: En la zona Mi tablero, mediante el icono correspondiente de la caja Mi área de trabajo. En el menú bajo tu nombre de usuario, seleccionando Espacio personal 2. Comprueba el acceso a los espacios de trabajo de los procesos Orientación laboral y Economía social y solidaria desde la caja Mi área de trabajo. 3. En tu espacio personal, intenta crear: Un nuevo espacio de trabajo (dará error a no ser que sea Administrador) Una nueva carpeta Un foro. Autoriza a otros usuarios a leer y escribir en el mismo, y envíales un correo electrónico con el enlace. Aparte, comprueba que puedes hacer un comentario en otros dos foros distintos al tuyo. Un documento simple de tipo Archivo 4. Sobre el documento anteriormente creado: 17

18 Asóciale dos archivos. En la pestaña de previsualización comprueba la exportación a PDF. Agrégale dos etiquetas Haz un comentario Observa en la pestaña Modificar las muchas opciones disponibles. Haz una actualización de versión, comprobando cómo el nº indicador ha cambiado. 5. Envía el documento creado y otro más a la lista de trabajo (que está en el menú de la izquierda), mediante el botón situado a la derecha. Comprueba la opción de descargarlo como fichero comprimido.zip. 6. En la zona de la izquierda, comprueba la 3ª pestaña de búsqueda por etiquetas, y la 2ª de búsqueda general. 7. En la pestaña de revisión de un documento, envíalo a tres personas en paralelo, y comprueba además cómo te aparecerá en la caja Mis solicitudes, y (probablemente) te llegará alguna tarea en tu bandeja Mis tareas. 18

19 4.3. Anexo 3: Ejercicios de Evaluación de herramienta OpenKM 1. Entra con tu identificador y clave: Entrada y salida. Contraseña (respetando las mayúsculas) Usuario y clave al igual que en anteriores herramientas (ej. patxi patxi) ( Nota: el antiguo acceso a Nuxeo ha sido modificado (ha cambiado el nº después del :). Ahora es ) 2. Modifica tu contraseña en el menú Herramientas Preferencias 3. Sal del sistema y vuelve a entrar con la contraseña recién modificada. Perfil y familiarización/personalización del entorno 1. Observa las distintas posibilidades del menú Herramientas Apariencia 2. En la zona superior derecha pulsa sobre la pestaña Tablón para observar otro panel, además del Escritorio. 3. Mira los iconos de la zona inferior, para entrar al chat, y como indicadores de los documentos editados, bloqueados, suscripciones y novedades, y tareas pendientes. Gestión documental 1. En el panel izquierdo del escritorio, observa la existencia de cuatro zonas que van a poder contener carpetas y documentos: Taxonomía (las típicas carpetas compartidas para todo el mundo) Documentos personales. Plantillas Papelera 19

20 2. En la zona de Documentos personales : Crea una carpeta, añádele una nota, y en su pestaña Seguridad con el botón Actualizar comprueba cómo podrías dar permisos de lectura, escritura, etc. a otros usuarios, bien persona a persona o por grupos. Con la opción de menú Archivo Añadir documento sube un documento desde tu disco duro, comprobando durante el proceso cómo es posible subir a la vez varios de una vez en formato comprimido (.zip). 3. Sobre el documento creado, comprueba: Asignación de palabras clave; es igual concepto que el de etiquetas. Asignación de categorías. No se ve el resultado directamente en el panel de propiedades del documento, sino yendo a la opción de Categorías en el panel izquierdo del escritorio [Previsualización: nota: esta opción no está configurada de entrada]. Las distintas opciones de menú con el ratón encima del nombre del documento y botón derecho. Check-in/Check-out y los bloqueos se usan antes y después de editar el documento. Al hacer un Check out, editar el documento y hacer Check in, cuando se sube el documento -se supone que modificado- se genera una nueva versión, manteniéndose la antigua. Borra el documento y comprueba cómo está en la papelera. 4. Plantillas: sube un documento a la zona de Plantillas, y comprueba cómo aparece una opción Crear desde plantilla para poder crear uno desde el documento subido. 20

21 5. Observar por encima: Elementos típicos de herramientas de gestión documental, como son las suscripciones o el workflow, RSS, integración con Ms Office, arrastrar ficheros sobre la ventana,... Otras herramientas: integración con correo, chat 21

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