PROYECTO DE INTRANET Y PORTAL DEL EMPLEADO DEL AYUNTAMIENTO DE. A. Coordinación de las Áreas Municipales 2

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1 PROYECTO DE INTRANET Y PORTAL DEL EMPLEADO DEL AYUNTAMIENTO DE VILLANUEVA DEL PARDILLO 1. Antecedentes 2 A. Coordinación de las Áreas Municipales 2 B. Comunicación con Departamento de Personal 3 2. Especificación de Objetivos 3 A. Objetivos Económicos 3 B. Objetivos de Productividad 4 3. Desarrollo del Proyecto 4 A. Intranet Corporativa 5 B. Sistema de Gestión de Incidencias 6 C. Portal del Empleado 7 4. Beneficios Obtenidos 9 A. Beneficios de la Intranet 9 B. Beneficios del sistema de Gestión de Incidencias GLPI 9 C. Beneficios del Portal del Empleado Proyectos futuros 11 1

2 1. Antecedentes A. Coordinación de las Áreas Municipales Los empleados en las diferentes áreas municipales, nos hemos sentido faltos de un sitio de encuentro donde poner en común nuestras ideas de trabajo y, sin más nexo que la página Web Municipal, hemos tenido que hacer uso de herramientas externas para compartir ficheros, calendarios de trabajo, etc. El trabajo de coordinación entre las Concejalías supone un esfuerzo titánico que a menudo genera incomodidades a la hora de ajustar los horarios de reuniones, la exposición de ideas y sobre todo la diversidad de canales por los que fluye la información, unos de pago; teléfono, sms, fax, y otros gratuitos; , Google Docs, Calendar, Esta forma de trabajar se basa en reuniones periódicas con objeto de concretar aspectos comunes entre Concejalías, para posteriormente poner en común los resultados en los repositorios disponibles en Internet y las correcciones posteriores que se les envían por e- mail. Este trabajo está centralizando en el Departamento de Comunicación y Prensa. En conclusión, es una forma de trabajar, que si bien estuvo dando sus resultados en el pasado, actualmente no es óptima, por tanto, requería de algún elemento donde se centralizara y compartiera todo el flujo de comunicación. 2

3 B. Comunicación con Departamento de Personal Por otra parte, además del trabajo de coordinación entre las áreas, no nos podemos olvidar del tiempo y el coste que se invierte, en realizar las solicitudes y consultas con el Departamento de Personal a nivel laboral, por ejemplo; Consultas de nóminas, Calendario laboral, Solicitud de Vacaciones, Todas estas tareas, generan una ocupación importante de tiempo y de recursos en todos los departamentos de la Corporación Municipal. 2. Especificación de Objetivos Con el panorama de la crisis actual, el objetivo principal que se ha marcado para todas las Entidades Públicas es la reducción de costes. Nosotros además hemos querido mejorar el flujo de la información entre y hacia los empleados, lo que influirá en una mejora en la eficiencia del servicio prestado al ciudadano; es decir, mejorará la productividad de los empleados. A. Objetivos Económicos Los objetivos para reducir los costes: 1. Ahorrar costes referidos a Teléfono, SMS, Fax, Correo convencional, Acuses de recibo, 2. Ahorrar Papel, Consumibles de impresora y fotocopiadora, 3

4 Ahorrar Tiempo; en gestiones que incluyen logística, realización de copias, cotejos, B. Objetivos de Productividad Los objetivos para mejorar productividad: 1. Canalizar de forma única la información. 2. Disminuir la sensación de aislamiento informativo, que tienen algunos trabajados ubicados lejos del Consistorio. 3. Encauzar las incidencias y las solicitudes por un solo canal. 4. Establecer procedimientos de firma electrónica que permitieran la realización de trámites online y envío telemático de solicitudes con un Workflow por debajo. 3. Desarrollo del Proyecto Para cometer los objetivos propuestos, dividimos el proyecto en 3 subproyectos: A. Realizar una Intranet Corporativa donde todos los canales de comunicación confluyesen. B. Dotar a esta intranet de un sistema de Gestión de Incidencias para poder hacer un seguimiento a las mismas dando más velocidad a su resolución. C. Proveernos de una Web (que denominaremos Portal del Empleado) donde realizar trámites administrativos entre el empleado del Ayuntamiento y el propio Ayuntamiento, siguiendo las premisas de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos. 4

5 A. Intranet Corporativa Sitio WEB desarrollado por el departamento de Innovación Tecnológica, que se comenzó a desarrollar en junio de 2011, concluyendo su desarrollo en enero del presente año. La tecnología utilizada se fundamenta en el sistema de gestión de contenidos Joomla en su versión 1.6. Un gestor de contenidos de código abierto que utiliza PHP 5 y MySQL como motor de Base de Datos. Se crearon categorías para las Áreas suministrados de información (Personal, Secretaria, Comunicación, Innovación Tecnológica y Representantes Sindicales), asociando usuarios a grupos con permisos de edición y publicación en función de la jerarquía. De forma que en cada área suministradora hay unos usuarios editores y/o publicadores de información. La intranet contiene además: Directorio telefónico, con direcciones y teléfonos de todos los empleados y Áreas donde se encuentran ubicados. Calendario de Eventos en los que se convoca a todos los empleados, reuniones, ponencias, formación, 5

6 Generador de formularios, donde se parametrizan diferentes formas de enviar solicitudes a diferentes departamentos. Chat para comunicación interna entre usuarios. Enlaces Externos categorizados. Módulo para que las Áreas suministradoras suban archivos PDF, Imágenes, para publicación. Acceso a noticias sindicadas con diarios digitales. Acceso a Portal del Empleado. Buzón de sugerencias, donde los empleados pueden aportar sus ideas para optimizar y fomentar el uso de la intranet. B. Sistema de Gestión de Incidencias Es un sistema unido a la Intranet Corporativa, implantado y parametrizado por el Departamento de Innovación Tecnológica, que esta basado en código abierto denominado GLPI, que utiliza Php y MySQL. 6

7 Además de la gestión de incidencias, GLPI gestiona Inventario, Proveedores, Recursos, Contratos, Documentación y también ofrece un Calendario para la planificación del trabajo. Las opciones más importantes de cara al usuario: Seguimiento de las incidencias. Consulta del histórico. Acceso a una Base de Conocimiento para que los usuarios dejen de tener las mismas incidencias que se reiteran constantemente para conseguir que sean usuarios avanzados y no meros transmisores de contingencias informáticas. C. Portal del Empleado Lo implantó nuestro socio tecnológico SAGE-AYTOS en el 2011 con la colaboración de los departamentos de Personal e Innovación tecnológica para parametrización del WORKFLOW de las solicitudes. 7

8 El desarrollo del Portal del Empleado se basa en gestor de expedientes Firmadoc BPM como motor y está alojado en el mismo CPD donde lo está el Portal del Ciudadano, dotando al conjunto de una perfecta integración que permitirá a los empleados que además sean ciudadanos, tener la misma plataforma con la misma identificación para comunicarse con el Ayuntamiento, ya sea laboral o administrativa. El Portal del Empleado permite consultar: Datos Económicos (Descarga de Nominas, Resumen de liquidaciones, ) Datos Familiares. Calendario Laboral. Calendario de Vacaciones y Permisos. Contrato y Curriculum. Acciones Formativas. Expedientes de Personal. Calendario de procesos de Incapacidad Temporal. Tipos de IRPF Y solicitar: Modificaciones de los Datos del Empleado (Perfil, Domiciliaciones, ) Alta de Familiares. Vacaciones y Permisos. Modificaciones en el Curriculum. Tipo de IRPF asociado a contrato. Certificados de Empresa. 8

9 Para poder cumplir con la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, este portal permite la autenticación de cada usuario con firma electrónica reconocida, y además, la posibilidad de asociar esta firma a un usuario del Portal, flexibilizando aún más el acceso a dichos usuarios, ya que esta última forma de acceder permite conectarse desde cualquier equipo, disponga o no de la firma electrónica. 4. Beneficios Obtenidos Después de implantar este proyecto, los beneficios obtenidos por los empleados se resumen en: A. Beneficios de la Intranet a. Puesta en común de la información accesible para todos los empleados. b. Poder publicar información con documentación asociada en un sitio de carácter privado con posibilidad de que todos los empleados de la Corporación puedan visualizarlo. c. Poder conectar de forma instantánea con otros usuarios de la Intranet ahorrando dinero en comunicaciones. d. Tener acceso al Convenio Laboral en formato electrónico. e. Acceder al directorio telefónico en cualquier momento, B. Beneficios del sistema de Gestión de Incidencias GLPI: a. Resolución más rápida de la Incidencias. b. Consulta de las mismas. 9

10 c. Consulta de la Base de Conocimiento. d. Reservar recursos compartidos (proyectores, portátiles y salas), C. Beneficios del Portal del Empleado: a. Velocidad en la tramitación de las gestiones administrativas a nivel de Personal. b. Ahorro de recursos y facilidad de realizar trámites administrativos. c. Poder consultar la Nómina y no tener que imprimirla, el Histórico de Permisos, Calendario laboral, Los beneficios generales son: Aumento de la cohesión entre los trabajadores. Aumento del nivel de satisfacción de los trabajadores. La reducción de costes. La eficiencia en el trabajo. 10

11 5. Proyectos futuros Como no podemos estar sin evolucionar tecnológicamente, estos son los nuevos retos que el departamento de Innovación Tecnológica estamos proponiendo: A. Virtualización de Servidores para conseguir más reaprovechamiento de los recursos y más independencia del hardware. B. Despliegue de Telefonía IP para centralizar las telecomunicaciones en el Ayuntamiento y abaratar los costes, además de facilitar al ciudadano la comunicación con el Ayuntamiento de Villanueva del Pardillo. Villanueva del Pardillo, 10 de febrero de 2012 Roberto Baños Campos Coordinador de Innovación Tecnológica 11

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