GUÍA PARA PUBLICACION EN LA INTRANET / INTERNET

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1 GUIA: PARA PUBLICACION EN LA INTRANET/ INTERNET Número de página 1 de 8 GUÍA PARA PUBLICACION EN LA INTRANET / INTERNET

2 GUIA: PARA PUBLICACION EN LA INTRANET/ INTERNET Número de página 2 de 8 1. INFORMACION GENERAL. 1.1 OBJETIVO Establecer la guía estándar para la publicación de información dentro de la INTRANET e INTERNET de la Superintendencia de Sociedades para facilidad, uso y comprensión de los usuarios. Así mismo, que permita asegurar su calidad, veracidad, oportunidad y confiabilidad RESPONSABLE INTRANET: Secretario General INTERNET: Asesor Comunicaciones 1.3. ALCANCE 1. Publicación de Información a través del portal de Intranet de la Superintendencia de Sociedades DEFINICIONES 2. Publicación en portal WEB de INTERNET de la Superintendencia de Sociedades INTRANET es una herramienta de colaboración y comunicación OFICIAL interna que busca mantener informados a todos los funcionarios de la Entidad sobre noticias, procedimientos, recomendaciones, boletines, lo cual estará permanentemente actualizado. Además, podrá ofrecer servicios internos como clasificados, encuestas, indicadores e información relacionada con dependencias de la entidad, normatividad y servicios de aliados como las cajas de compensación y el fondo de empleados, entre otros. INTERNET es una herramienta de comunicación usada por la Superintendencia de Sociedades para mantener contacto y brindar servicios a los usuarios, empresarios y los grupos de interés en general. Microsoft SharePoint Server Es un conjunto de herramientas de colaboración empresarial para administrar los contenidos, buscar y compartir datos y conocimientos, o simplificar la forma en que colaboramos entre todas las dependencias de la Entidad. Esta plataforma genera el historial de versiones publicadas. Sitio Web Nivel Superior: Es el sitio de inicio, de una página web. Subsitio: Es un sitio web completo que depende del sitio web de nivel superior. Líder Técnico (Webmaster): Persona con la capacidad técnica para ejecutar todas las tareas de administración relacionadas con la estructura del sitio. Aprobador de contenidos del sitio: Funcionario designado como responsable de aprobar los contenidos publicados en la intranet / internet dependiendo de las secciones o sitios de publicación de su responsabilidad Publicador de contenidos del Sitio: Es un funcionario designado para generar los contenidos sobre un sitio web. Visitante del Sitio: Cualquier usuario que acceda a un sitio web (Intranet / Internet).

3 GUIA: PARA PUBLICACION EN LA INTRANET/ INTERNET Número de página 3 de 8 2. INTRANET/INTERNET Funcionarios que se encuentren creados en el Directorio Activo y puedan acceder a la red de la Entidad a nivel nacional Usuarios internos y externos, empresarios, universidades, entidades del estado, y la comunidad en general que utilizan INTERNET como medio para acceder a la Superintendencia de Sociedades por medios electrónicos 3. CONDICIONES GENERALES a. Todo sitio de la Intranet / Internet debe tener un Publicador y un Aprobador., asignando un responsable por área (Ver punto 4). b. Cualquier funcionario podrá solicitar la publicación, a través del coordinador o jefe de área respectivo, de contenidos en la Intranet / Internet. c. Tanto Intranet/Internet contaran con un Líder Técnico (Webmaster) o una persona designada por la Secretaria General. d. La información que se publique, en lo correspondiente, deberá ajustarse al manual de identidad visual corporativa, al uso de la marca registrada de acuerdo con Resolución de 5 de Marzo del 2014 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio y de las políticas de Gobierno en Línea o cualquier otro programa que lo modifique, adicione o sustituya. e. La información publicada, como imágenes o iconos, debe contener textos alusivos para facilitar la accesibilidad de personas con alguna discapacidad visual. Igualmente se deben tener presentes las políticas de Gobierno en Línea o cualquier otro programa que lo modifique, adicione o sustituya, incluyendo las políticas de accesibilidad dictadas por el Gobierno Nacional en forma directa o por sus ministerios y demás organismos autorizados para ello. f. Los enlaces (links) que ejecutan acciones, deben ser enlaces con un texto que referencie la acción que se va a ejecutar, con el fin de facilitar el entendimiento y la accesibilidad de las personas. g. Las Noticias a publicar en intranet deberá diseñarse y remitirse a la webmaster con un Banner con medidas (942x335) pixeles alusivas a la noticia y para las noticias en la página Web las medidas de los dos banners son (350 X 270) para la noticia VER MAS y (960 X 410) pixeles para el banner principal de la página. h. El Aprobador deberá realizar los cambios, ajustes y precisiones sugeridos y solicitados por el de la Intranet / Internet dependiendo sea el caso. i. Un área que desee contar con una sección o sitio deberá solicitar su autorización al responsable de Intranet / Internet, dependiendo del caso. j. La información publicada debe ser clara, precisa, concisa, oportuna y en lo posible de lenguaje no técnico, para la fácil lectura y comprensión del público en general. k. En caso de publicar artículos, textos u otros elementos pertenecientes a un tercero, se debe citar la fuente usando la norma APA.

4 GUIA: PARA PUBLICACION EN LA INTRANET/ INTERNET Número de página 4 de 8 l. No se deben utilizar abreviaturas, tecnicismos, ni emplear términos en idiomas extranjeros; si es indispensable su uso, se deben explicar o traducir dentro de un paréntesis. m. No se debe publicar contenido (textual o gráfico) ofensivo, que pueda ser considerado sexista, racista, discriminatorio, estereotipo o que atente contra los derechos fundamentales de una persona o grupo de personas. n. No se deben emplear regionalismos o frases coloquiales de uso común en algún lugar del país porque pueden ser tomadas en otro sentido a nivel nacional o internacional. o. El contenido publicado no debe reflejar intereses, tendencias políticas, religiosas ni económicas que indiquen preferencias o beneficios a sectores o grupos específicos. p. No se deben publicar contenidos que revelen aspectos confidenciales de las personas o de la Entidad, que afecten el buen nombre o que puedan generar efectos legales adversos. q. No debe contener errores ortográficos o de sintaxis. 4. RESPONSABLE DE SITIOS: De acuerdo con la distribución de los sitios de INTRANET y de INTERNET, a continuación se relacionan los sitios y los responsables de cada uno de ellos: INTRANET Sección Inicio Información de Interés Institucional Dependencias Secretario General Secretario General Jefe Oficina Asesora de Planeación Coordinador Administración de Personal De la parte Del contenido: técnica y funcionalidad: Director de Informática Sistema de Gestión documental: Grupo de Gestión Documental Generación de Estados: Grupo de Apoyo Judicial Control Muestra: Grupo de Informes Empresariales Aplicativos Generación de Traslados: Delegatura de Procedimientos Mercantiles Sistema de Información y Reportes Empresariales- SIREM Grupo de Estudios Económicos Investigaciones IVC: Delegatura para Inspección, Vigilancia y Control (Solo lo visualizan los funcionarios de esta Delegatura y su administradores)

5 GUIA: PARA PUBLICACION EN LA INTRANET/ INTERNET Número de página 5 de 8 Normatividad Arquitectura - SGI Convenios, clasificados, encuesta e indicadores Editorial Directorio de empleados Cumpleaños Jefe Oficina Jurídica Jefe Oficina Asesora de Planeación Coordinador Arquitectura del Negocio y del Sistema de Gestión Integral Coordinador de Desarrollo de Talento Humano Asesor de Comunicaciones Despacho Superintendente Director de informática y Desarrollo Grupo de Sistemas y Arquitectura de Tecnología Coordinador Administración de Personal Web Master (publicación en la página WEB) Director de informática y Desarrollo- Grupo de Sistemas y Arquitectura de Tecnología Coordinador Administración de Personal Sección Inicio Nuestra Entidad: Quienes Somos, Misión, Visión, Política, Funciones y Objetivos, Planeación y Gestión, Rendición de Cuentas Nuestra Entidad: Gobierno Corporativo y Responsabilidad Social Nuestra Entidad: Organigrama, Directorio de Funcionarios, Recurso Humano Nuestra Entidad: Información Financiera Nuestra Entidad: Información Administrativa- Contratación Nuestra Entidad: Trámites y Servicios, Atención al Ciudadano Nuestra Entidad: Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano Nuestra Entidad: Entidades que la Vigilan Nuestra Entidad: Protección de Datos Nuestra Entidad - Control Interno Nuestra Entidad - Normatividad Despacho Superintendente Procedimientos Mercantiles Procedimientos Insolvencia Inspección, Vigilancia y Control Asuntos Económicos y Contables Prensa Noticias INTERNET Asesor Comunicaciones Despacho Superintendente Jefe Oficina Asesora de Planeación Secretaría General Coordinador Grupos de Administración de Personal Desarrollo del Talento Humano (Pasantías y Judicaturas). Subdirector Financiero Subdirector Administrativo Coordinador Grupo de Atención al Ciudadano Coordinador Grupo de Control Disciplinario Jefe Oficina Control Interno Jefe de Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Control Interno Normatividad contable: Delegado de Asuntos Económicos y Contables Normatividad Jurídica: Jefe Oficina Asesora Jurídica Asesor Comunicaciones Despacho Superintendente Delegado Procedimientos Mercantiles Delegado Procedimientos Insolvencia Delegado Inspección, Vigilancia y Control Delegado Asuntos Económicos y Contables Asesor Comunicaciones - Despacho Superintendente Asesor Comunicaciones - Despacho Superintendente

6 GUIA: PARA PUBLICACION EN LA INTRANET/ INTERNET Número de página 6 de 8 Streaming Eventos Sección Información Intendencias Regionales Redes Sociales Curso virtual Persona Natural No Comerciante Servicios Electrónicos INTERNET Asesor Comunicaciones - Despacho Superintendente Director de Informática Asesor Comunicaciones Despacho Superintendente en los que participe el Superintendente, Grupo de Buenas Prácticas y Garantías Mobiliarias y demás áreas que organicen eventos. Director de Informática Subdirección Administrativa Asesor Comunicaciones - Despacho Superintendente Parte técnica: Dirección de Informática. Funcionalidad y contenido: Despacho Superintendente de Sociedades De la parte Del contenido: técnica y Áreas de la Superintendencia que funcionalidad: directamente manejan los temas. Director de Informática 5. RESPONSABILIDADES 5.1. WEBMASTER a. Administrador de Sitio, quien se encarga de las tareas de contenidos y programación de los sub sitios webs. b. Recibir solicitudes de creación/actualización de permisos de usuarios a través del formato que se encuentra en el radicador con el código de trámite Autorización servicios informáticos carta modelo Autorización autorización servicios informáticos. c. Revocar los permisos sobre la herramienta de Intranet / Internet, cuando sea notificado el cambio de funcionario desde el Grupo de Administración de Personal. d. Atender las solicitudes de apoyo y gestión (Generar documentos, sitios, permisos, contenidos y publicaciones) que no estén en la competencia del publicador, del aprobador. e. En caso de fallas en la página Web e Intranet que tengan que ver con aplicativos, mantenimientos, aspectos técnicos e indisponibilidad del servicio, se debe escalar el caso a la mesa de ayuda para su pronta Gestión PUBLICADOR a. Recibir solicitudes de publicación de información del Aprobador. b. Generar los contenidos y publicar en el sitio teniendo como referencia el Manual de Imagen Corporativa GCOM-M-001. c. Probar las funcionalidades de acuerdo a lo solicitado que estén a su alcance. d. Iniciar el flujo de aprobación APROBADOR a. Recibir solicitudes por correo electrónico de publicación de contenidos en su sitio.

7 GUIA: PARA PUBLICACION EN LA INTRANET/ INTERNET Número de página 7 de 8 b. Filtrar y aprobar la información que debe ser publicada en el sitio bajo su responsabilidad. c. Continuar con el flujo de aprobación a través del vínculo que contiene el correo electrónico. d. Verificar que el contenido este conforme con lo solicitado y de acuerdo a lo definido en el Manual de Imagen Corporativo de la Entidad GCOM-M-001. e. Aprobar o rechazar la publicación. En cualquiera de los casos de requerir soporte técnico, se debe prever oportunamente y ser reportado a la cuenta 6. ACUERDOS DE SERVICIOS Horario de Recepción de Solicitudes para ser publicadas por el Webmaster será en días hábiles de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. de lo contrario se atenderán desde el siguiente día. Las respuestas a las solicitudes de publicaciones se darán en el orden de llegada al responsable y la atención para cada una estará entre 60 y 120 minutos, que podrá ser más, dependiendo de la complejidad de la solicitud y de si se cuenta con toda la información. Las excepciones serán atendidas entre 30 y 90 minutos, previa aprobación de los responsables de Intranet / Internet y al recibido de la información completa, en días hábiles de 8:00 a.m. a 4:00 p.m. 7. MONITOREO Y CONTROL DEL PORTAL El responsable de Intranet y de Internet, en coordinación permanente con el líder Técnico (Webmaster), por lo menos una vez cada semestre harán una revisión general de cumplimiento de las condiciones generales de esta guía tanto para Internet como para Intranet y de ser necesario generarán el respectivo plan de mejoramiento. Será decisión de los responsables de Internet / Intranet invitar a los responsables de los sitios o subsitios. De cada revisión de Intranet / Internet elaborarán un informe que será remitido a la Oficina Asesora de Planeación y a la Oficina de Control Interno. 8. ANEXOS Y REGISTROS GTH-F-026 Acuerdo de Confidencialidad y Buen uso de los Activos de Información. 9. CONTROL DE CAMBIOS Versión Vigencia Vigencia Identificación de los Desde Hasta cambios Creación del documento Líder de comunicaciones de Febrero de 2015 Ajuste del nombre del documento a guía de Internet e Intranet, y el ajuste de los roles y los pasos necesarios para mantener actualizados los medios de comunicación INTRANER e INTERNET. Incluye condiciones generales para la accesibilidad para INTRANET e INTERNET

8 GUIA: PARA PUBLICACION EN LA INTRANET/ INTERNET Número de página 8 de de Febrero de 2015 personas con discapacidad visual. Ajuste conforme a la Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional), Gobierno en Línea, ajuste de responsables de secciones de intranet e internet, ajuste a la resolución de marca expedida por Superintendencia de Industria y Comercio. INTRANET e INTERNET Elaboró: Profesional Despacho Superintendente Revisó: Subdirectora Administrativa (E) Aprobó: Secretario General Asesor de Comunicaciones Fecha: 28 de Enero de 2015 Fecha: 03 de Febrero de 2015 Fecha: 06 de Febrero de 2015

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