MACROPROCESO: GESTIÓN DE INFORMACIÓN (GESTIÓN DE TECNOLOGÍA INFORMÁTICA Y DE TELECOMUNICACIONES Y GESTIÓN DOCUMENTAL)

Transcripción

1 Página INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Administrar acuadamente las ofiles la Universidad Colombia, con el fin controlar tanto las enviadas como las recibidas manera ágil y oportuna, que son parte integral l proceso Gestión Documental. ALCANCE: Este procedimiento aplica para todas las ofiles enviadas y recibidas que se administren forma física en soporte papel, s su recepción, radicación y registro hasta su entrega al stinatario correspondiente y el archivo las planillas control. DEFINICIONES: 1. Comunicaciones Ofiles: son todas aquellas recibidas o producidas en el sarrollo las funciones asignadas legalmente en esta entidad, inpendientemente l medio utilizado. (Acuerdo l Consejo Directivo l Archivo General la Nación). 2. Radicación Comunicaciones ofiles: Es el procedimiento por medio l cual, las entidas asignan un número consecutivo, a las producidas, jando constan la fecha y hora la fecha recibo o envío, con el propósito ofilizar su tramite y cumplir con los términos vencimiento que establezca la ley. (Fuente: Acuerdo l Consejo Directivo l Archivo General la Nación). 3. Registro Comunicaciones ofiles: Es el procedimiento por medio l cual, las entidas ingresan a sus sistemas manuales o automatizados, todas las producidas o recibidas, registrando datos tales como nombre la persona o entidad remitente o stinataria, nombre o código la(s) penn(s) competente(s), número radicación, nombre l funcionario responsable l trámite, anexos y tiempo respuesta (si lo amerita), entre otros. (Fuente: Acuerdo l Consejo Directivo l Archivo General la Nación). 4. Guía entrega: Es el comprobante envío y recibo en original y copia que queda como constan l servicio postal, en el que se registran los datos l remitente y l stinatario. Se usa para el correo enviado ha o recibido s fuera la Universidad. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Manual Servicios, cobertura y procedimientos sección la Se Bogotá. 2. Acuerdo 060 l 30 octubre 2001 l Consejo Directivo l Archivo General la Nación, por el cual se establecen pautas para la

2 Página 2 5 administración las ofiles en las entidas publicas y las privadas que cumplen funciones públicas. 3. Guía para administración ofiles. Bogotá: Archivo General la Nación, Decreto sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias. 5. Decreto , Art. 33 (recho turno). CONDICIONES GENERALES: 1. ( ) no se podrán reservar números radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orn recepción los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la, se le entregará inmediato su copia bidamente radicada. Al comenzar cada año, se inirá la radicación consecutiva a partir uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados. PARAGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se be jar constan por escrito, con la respectiva justificación y firma l Jefe la unidad. (Acuerdo 060 l 30 octubre 2001 l Consejo Directivo l Archivo General la Nación, Artículo Quinto). 2. Para las internas carácter ofil, las entidas berán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un acuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos las penns, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados. (Ibíd., Artículo Séptimo). 3. Las unidas, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción los documentos, por parte los funcionarios competentes y dispondrán servicios alerta para el seguimiento a los tiempos respuesta las recibidas (Ibíd., Artículo Octavo). 4. Las unidas ben recibir únicamente las que conciernan a la entidad y verificar su competen, en caso que no sean para la entidad berán ser vueltas al respectivo stinatario (Guía para administración ofiles, 2003, Pág. 19). 5. Las que reciben la entidad se someterán a un proceso selección antes legalizar su recibimiento para terminar si son carácter ofil o personal o si amerita su registro o radicación, igualmente se tendrá espel cuidado confrontar si la información que se recibe está completa, tiene anexos y se encuentra en buen estado conservación (Ibíd.) 6. Las carácter privado o también llamadas, no berán abrirse ( ) (Ibíd.) 7. Las publicaciones libros, revistas, folletos y más documentos carácter meramente informativo como plegables o publicidad, no berán radicarse ( ). (Ibíd.)

3 Página INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SISTEMAS DE DEPENDENCIA O UNIDAD DE GESTIÓN Y/O PUESTO DE TRABAJO INFORMACIÓN O APLICATIVOS INFORMÁTICOS 1 Recibir las ofiles internas y externas 2 Radicar y registrar las Comunicaciones Ofiles 3 Clasificar las ofiles por rutas o stinos Las ofiles producidas por las unidas básicas gestión académicas o administrativas la Universidad (UBGA) o por un agente externo, son recibidas para su radicación, registro y distribución. Las ofiles se radican mediante la asignación un número consecutivo único, la fecha y la hora recibo o envío, y se registran en la respectiva planilla manual o automatizada, consignando el nombre l remitente o stinatario, radicación y anexos. Se clasifican las ofiles recibidas y enviadas acuerdo con las rutas internas distribución y los Planilla registro ofiles Base datos Access Formato en Excel

4 Página INFORMACIÓN ESPECÍFICA DEL PROCEDIMIENTO ID. ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS SISTEMAS DE DEPENDENCIA O UNIDAD DE GESTIÓN Y/O PUESTO DE TRABAJO INFORMACIÓN O APLICATIVOS INFORMÁTICOS 4 Distribuir las ofiles stinos externos. De acuerdo con las planillas registro y con las rutas y stinos se proce a la distribución las ofiles a cada stinatario, jando como constan la firma recibido en la planilla. Mensajero Interno Empresa Mensajería Planilla registro ofiles bidamente firmadas por el stinatario Guías entrega 5 Archivar las Planillas Se reciben las planillas registro ofiles, se organizan y conservan en la oficina.

5 Página 5 5 ELABORÓ Transporte y Se Manizales Sección Archivo y Se Palmira Sección Archivo y Se Mellín División Archivo y Se Bogotá REVISÓ Coordinación UN SIMEGE APROBÓ Unidas Archivo Nivel, Mellín, Bogotá y Palmira, Secretarías Se y Transporte y Se Manizales Jefe Transporte y Se Manizales Coordinador Sección Ses Palmira y Mellín Jefe División y Coordinador Se Bogotá Analista y Coordinador UN SIMEGE Nodo Jefes y Coordinadores Archivo y y Secretarios las Ses Orinoquía, Caribe y Amazonía. FECHA Noviembre 2008 FECHA Diciembre 2008 FECHA 09 diciembre 2008