Proceso: Administración del SGCUV. Procedimiento: Control de Documentos (SGCUV-GE-P-01) CONTENIDO

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1 Unive rsidad Verac ruz ;J.na Proceso: Administración del SGCUV (SGCUV-GE-P-01) CONTENIDO Descripción Procedimiento Procedimiento Procedimiento Politicas Referencia (A) Elaboración (B) Publicación (el Baja de I Formatos 1 Actualización de de Documenlos Documentos Documentos "Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz"

2 1. Descripción Objetivo Definir los lineamientos y actividades para la elaboración, identificación, aprobación, actualización y distribución de los documentos emitidos y utilizados en los procesos de gestión de la Universidad Veracruzana (UV). Alcance Es aplicable a todas las entidades académicas y dependencias de la Universidad que tengan implementados y certificados procesos o se encuentren en vías de implementación y certificación por alguna norma y a las demás que quieran aprovechar esta herramienta para mejorar el control de su documentación. Los documentos sujetos a control son los siguientes: Nivel Documentación I Políticas y manuales de gestión para la operación de los sistemas. 11 Manuales administrativos y procedimientos documentados establecidos para su aplicación institucional. 111 Procedimientos operativos documentados, guías, formatos, instrucciones de trabajo y demás documentos que se requieran para la planeación y operación de los procesos de gestión, así como los documentos de origen externo. IV La información documentada requerida por la norma y la que se genere a partir los procedimientos operativos. Definiciones y Terminología Se aplican las definiciones de la norma ISO 9000 (principios y vocabulario) y cualquier otra ISO en la versión aplicable vigente, así como los términos y abreviaturas contemplados en el Glosario Institucional de Términos UV (UOM-GE-GL-01 ) y las siglas del Siglario Institucional (UOM-GE-OT-01). [I NICIOl Proceso: Administr:lció n del SGCUV Pagina 2 de 8

3 11. Políticas 1. Debe existir congruencia entre los documentos de los diferentes niveles, considerando en la elaboración o actualización de documentos, lo estipulado en la Legislación Universitaria, en los Documentos Universitarios y en los requisitos aplicables al proceso de gestión. 2. Todo documento de origen interno, que se mencione en los documentos operativos o en los SG, debe ser identificado mediante el código de identificación, de acuerdo a la Guia para Codificación de Documentos (SGCUV-GE-G-02). Los documentos de origen externo, necesarios para la planificación y operación, se identifican por su clave de procedencia o, en su defecto por su nombre. Los documentos internos de trabajo utilizados, no mencionados en los procedimientos, guías o instructivos operativos no requieren que se les asigne código de identificación. 3. El orden de los campos del formato Documentos por Tipo y Área (SGCUV-GE-F-02), que debe ser utilizado para el registro y control de los documentos internos y externos, puede variar cuando se lleve electrónicamente, sin omitir ni aumentar más campos. 4. Los documentos autorizados y vigentes, se encuentran disponibles en el portal de la Universidad Veracruzana en las siguientes direcciones UOM, legislación. Se consideran documentos controlados los siguientes: el original, los de origen externo que no están disponibles en formato electrónico y los que decrete el área emisora como de uso interno. Todo documento que no sea el antes descrito se considera como no controlado. 5. Para la publicación del documento el Titular del Área Emisora debe enviar a la UOM el documento autorizado, impreso y firmado, así como el archivo en formato pdf o en procesador Word o Excel si el documento es un formato que debe ser requisitado por los demandantes de servicio, debiendo empezar el nombre del archivo electrónico por la clave del documento. Con la finalidad de darlos a conocer oportunamente, debe enviarlo antes de su entrada en vigor. 6. El Titular del Área Emisora debe asegurarse que el documento publicado en el portal de la UV corresponda al autorizado, informando sus observaciones al Titular de la UOM en un plazo no mayor de 5 días hábiles a partir de su publicación, de no hacerlo se entenderá que está de acuerdo con lo publicado. 7. Toda área usuaria debe observar y aplicar las disposiciones contenidas en los documentos a partir de que entren en vigor y en su caso, destruir los documentos obsoletos, a fin de evitar la aplicación o uso no intencionado de documentos que hubiesen sido actualizados. De ser necesario conservar documentos modificados, deben identificarlos, imprimiendo en ellos alguna leyenda como la de OBSOLETO, MODIFICADO o el PERIODO DE VIGENCIA. 8. Todo documento que sufra alguna modificación debe sustituirse totalmente. En los documentos concentradores (manuales) se sustituyen únicamente las secciones o Proceso: Administr:l.ciÓn del SGCUV Pjgina 3 de 8

4 documentos que se modifiquen, por lo que puede contener documentos con diferentes números de revisión y fecha de entrada en vigencia. 9. Cualquier implementación, modificación o baja de documentos, debe darse a conocer a las áreas que intervienen en el proceso de gestión antes de la firma de autorización con la finalidad de conservar su integridad y no afectar su operación y, aprobado el documento, es responsabilidad del titular del área emisora comunicar y de los usuarios, la aplicación de documentos nuevos o actualizados antes de su entrada en vigencia. 10. La UOM conserva en archivo electrónico los documentos actualizados y los obsoletos hasta recibir una nueva actualización del mismo, salvo disposición expresa del titular del área emisora, en la que ind ique que se debe conservar mayor tiempo, en cuyo caso el documento original se conservará por el tiempo señalado. 11. Las áreas emisoras revisarán los documentos cada vez que sea necesario (mejora en sus métodos de trabajo, cambio de la legislación, instrucciones superiores, etc.), verificando que los documentos de origen interno y externo correspondan a las versiones vigentes. 12. Los reportes que se emitan de los sistemas de cómputo, no requieren asignación de clave de identificación de acuerdo a lo establecido en la Guía para Codificación de Documentos (SGCUV-GE-G-02) y son los Titulares de las Áreas Emisoras los responsables de tener el control de los mismos, evitando la emisión o el uso no intencionado de documentos erróneos u obsoletos. 13. Los cambios que deban realizarse para controlar la emisión, revisión y actualización de la documentación del SG, como resultado de la actualización de este procedimiento, son aplicables en las revisiones posteriores a partir de la fecha en que entra en vigor el presente. 14. Todo titular de entidad académica o dependencia debe asegurarse de que se realice la entrega-recepción de documentos y reg istros del SG, en los casos de cambio o separación del puesto de alguna persona a su cargo. 15.Todo documento debe ser legible, independientemente del medio en que se encuentre. 16. El registro de los documentos elaborados, actualizados o dados de baja debe registrarse para su control en el formato de Documentos por Tipo y Área (SGCUV-GE F-021 [INIcial Proceso: Administradon del SGCUV Página 4 de 8

5 111. Procedimiento: (A) Elaboración o Actualización de Documentos Entidad académica o dependencia emisora 1. Determina el Titular de la entidad académica o dependencia la metodologia para la elaboración o actualización del documento que considere conveniente, observando los estándares institucionales establecidos para el control de documentos. 2. Determina acción tipo de documento: Realiza anotaciones en el apartado Mhlstonco de revisiones (1 ) ASigna clave de IdentlficaClon del documento" (1) Es documento nuevo: asigna la clave de identificación del documento conforme a lo establecido en la guía para codificación de documentos. (2) Es actualización de documento, realiza anotaciones en el apartado correspondiente al histórico de revisiones; si es un documento nuevo inicia con el número de revisión O. Actualiza Registro de. Documentos (SGCUV GE-F-02) 3. Actualiza Registro en Documentos por Tipo y Área (SGCUV-GE-F-02). Impnme y genera archivo electrónico 4. Imprime documento definitivo y genera archivo electrónico. Firma y recaba autonzaclon ~ Continua (B) PubhcaClon ~'f de Documentos (6) 'O. "~ 8aJ3 de Documentos :~."..;.,.:t.:.... _:...;.. "-_ Firma (en propone) y recaba la firma del titular de la entidad académica o dependencia responsable de autorizar los documentos del proceso de gestión correspondiente. [INICIOI Proceso: Administración del SGCUV Pagina 5 de 8

6 B Publicación de documentos: Envia documentos autorizados para su publicación Entidad académica o dependencia emisora 6. Envía a la UOM el original de los documentos nuevos o modificados autorizados, de acuerdo a lo descrito en la Política 5 de este documento. 8 8 Verifica disponibilidad de las versiones actualizadas Comunica a las entidades académicas, dependencias o personas las modificaciones o adiciones de documentos y ubicación electrónica Se asegura que las personas o areas Involucradas esten enteradas del documento nuevo o autorizado UOM 7. Actualiza la página Web de acuerdo al tipo de documento y el registro (SGCUV-GE-F- 02). 8. Archiva el documento original en el expediente y en la carpeta electrónica, por proceso de gestión, entidad académica o dependencia y tipo de documento y actualiza igualmente el archivo electrónico de documentos obsoletos. 9. Informa a la entidad académica o dependencia emisora la ubicación electrónica del documento en el portal de la UV. Entidad académica o dependencia emisora 10. Verifica que las versiones actualizadas se encuentren disponibles a más tardar en la fecha de entrada en vigor. 11. De considerarlo necesario, comunica a las entidades académicas, dependencias o personas la existencia de documentos nuevos o modificados y su ubicación en el Portal Web UV, asegurándose de que todos los usuarios reciban la notificación. 12. Se asegura que todos los involucrados en la utilización de documentos de uso interno nuevos o actualizados, estén informados al respecto. [INICIO] Proceso: Administradon de l SGCUV Pagina 6 de 8

7 Entidad académica o dependencia emisora 13. Registra la baja en el formato (SGCUV GE-F-02) e informa a todos los usuarios, así como al ECD del SGCUV que el documento se ha dado de baja. UOM 14. Registra la baja (SGCUV-GE-F-02) y retira documento de la página Web. 16. Actualiza el archivo electrónico de documentos vigentes y de los obsoletos. [INIcial IV. Referencias a) Norma ISO 9000 Fundamentos y Vocabulario, en la versión aplicable vigente. b) Norma ISO 9001 Requisitos, en la versión aplicable vigente. c) Norma ISO Tecnologías de Información - Técnicas de Seguridad - Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información - Resumen y vocabulario, en la versión aplicable vigente. d) Norma ISO Tecnologías de Información - Técnicas de Seguridad - Sistemas de Gestión de Seguridad de la Información - Requisitos, en la versión aplicable vigente. e) Glosario Institucional de Términos UV (UOM-GE-GL-01). f) Siglario Institucional (UOM-GE-OT-01) g) Disposiciones legales que rigen en la institu ción, aplicables en área a la que correspondan los documentos. h) Guía para Codificación de Documentos (SGCUV-GE-G-02). i) Formatos: SGCUV-GE-F-02 Documentos por Tipo y Área SGCUV-GE-F-03 Distribución de Documentos [INIcial Proceso: AdminiUr:l.ciOn del SGCUV Pagina 7 de 8

8 V. Histórico de Revisiones 2 15/04/2016 Todo el documento 3 26/06/2016 Todo el documenlo VI. Firmas de Autorización 04/07/2016 1/08/20 16 [INICIO] Proceso: Administn.cion del SGCUV pagina 8 de 8