5 Estrategias clave para superar los obstáculos en la política móvil

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1 WHITE PAPER 5 Estrategias clave para superar los obstáculos en la política móvil Resumen Ejecutivo Hablar de tomar el control sobre la plantilla de personal móvil es fácil. Sin embargo, llegado el momento, la resistencia al cambio hace que sea más difícil de lo que debería. El aspecto sensible de la movilidad y el debate sobre de quién es el dispositivo hace temblar a los administradores de telecomunicaciones y de TI en todo el mundo. Según la Enterprise Mobility Foundation, Una de las barreras más comunes para el éxito de una iniciativa BYOD es la desconfianza que tienen los empleados respecto de sus empleadores. Los empleados, comprensiblemente, no quieren que sus empleadores monitoricen sus actividades personales. Este white paper ofrece asesoramiento experto en cinco componentes clave que pueden ayudar a las organizaciones a construir un entorno móvil seguro, eficiente y eficaz, al servicio de las necesidades de la empresa y que facilite la adaptación al cambio. El objetivo de este documento es desglosar este tema complejo en sus sencillos elementos fundamentales Trataremos estas áreas esenciales: Los retos asociados con la gestión de dispositivos inteligentes La comprensión del cambio cultural derivado de la gestión móvil 5 estrategias clave para superar obstáculos en la política móvil Un checklist para la política móvil Si su organización está tratando de implementar una gobernanza adecuada de la política móvil, este documento le mostrará los obstáculos y desafíos que enfrentan otras empresas en iniciativas similares. También le dará consejos sobre cómo superar muchos de estos desafíos. El reto Hay puntos débiles de gran alcance que rodean la implementación y la administración de los dispositivos inteligentes en la empresa. Para empezar, la frontera entre lo corporativo y lo personal es cada vez más difusa. Desafortunadamente este reto no tiene respuestas fáciles. Le son familiares los siguientes puntos? No existe un responsable visible de la movilidad. Varios departamentos como TI o finanzas piensan que lo son pero no tienen las herramientas necesarias para su gestión. Los empleados no siguen la política y terminan por saltarse el procedimiento y adquirir lo que quieren, con el apoyo de sus jefes. La productividad ha llegado a un punto muerto porque los empleados no saben cómo utilizar sus nuevos dispositivos, cómo obtenerlos o a quién llamar para pedir soporte. La distracción por todo el caos y el costo económico de la pérdida de productividad es enorme. La empresa tiene una política pero los ejecutivos no la cumplen. Después de escribir una política y tratar de ponerla en práctica, las complejidades de la movilidad todavía causan 2014 Tangoe Inc. tangoe.com 1

2 muchos problemas y distracciones dentro de la organización. La empresa ofrece los últimos y mejores dispositivos como un beneficio para los empleados y siente que no puede quitarles esto. Se enorgullece de tener empleados que utilizan tecnología de vanguardia. La rotación de empleados habitualmente resulta en que la información reservada de la empresa se va con ellos, en sus teléfonos personales. La política móvil de la empresa tiene fallas y estas aumentan exponencialmente a medida que avanza la tecnología. A menudo las empresas tienen alguno o todos estos problemas con sus empleados, haciendo de la gestión de la movilidad uno de los temas más conflictivos y difíciles de resolver. La conclusión es que la gestión móvil exitosa requiere de un cambio cultural. Pero hay buenas noticias. El desafío cultural no tiene por qué ser un obstáculo. Con una buena estrategia y un buen plan de implementación se puede minimizar el dolor de la toma de control sobre la movilidad. Y el éxito en la gestión se traduce en ahorros tangibles. Qué es el cambio cultural? En muchas empresas, para abordar algunas o todas las situaciones descritas anteriormente, se requiere de un cambio fundamental de cultura. El mayor cambio cultural es alejarse de la perspectiva común de que la gestión de la movilidad limita a los empleados y a la empresa. Por el contrario, les da herramientas, porque la visibilidad y el control mejoran la productividad y eliminan gastos excesivos en tareas innecesarias para la empresa y para los empleados. La clave está en tomar la delantera antes de que la movilidad tome el control sobre usted. Los impactos de un ecosistema móvil mal gestionado son incontables. Cómo se justifica el costo de un agujero de seguridad y el daño que esto puede hacerle a su negocio? Todos hemos leído sobre los riesgos de exponer los datos corporativos o los del cliente. Que la próxima noticia en la primera página de un diario de negocios no sea su entorno móvil mal administrado. Ciertamente, las organizaciones que capaciten a sus trabajadores gestionando la movilidad serán más exitosas que las que tienen que ocuparse de los efectos y complicaciones de tener entornos móviles débiles o mal administrados. 5 Estrategias clave para superar los obstáculos en la política móvil #1 Alineamiento Cuando desarrolle su estrategia móvil y la política subsecuente, relacione dicha política con los objetivos corporativos y la hoja de ruta estratégica. Tan sencillo como suena. Con frecuencia se pasa por alto comenzar con una comprensión sólida de la visión y los objetivos del negocio. Cada aspecto del entorno móvil debe ser evaluado para determinar si es compatible y apoya los objetivos, la misión, la visión y la estrategia de la empresa. Cuál es el camino a corto plazo para integrar la movilidad al negocio? Qué aplicaciones deben estar disponibles de forma inalámbrica? Cuáles son los requisitos de seguridad de la empresa? La política debe estar basada en estos objetivos estratégicos y los ejecutivos tienen que estar involucrados en el ciclo de vida de la política, desde la creación hasta su propia adhesión. En términos de impacto cultural, para los empleados es mucho más fácil adaptarse a los cambios si la razón de fondo para el cambio es clara y ha sido bien comunicada. Considere la posibilidad de crear un grupo de trabajo que incluya personas de diferentes áreas de la empresa para que le ayuden en la creación de su política. Solicite miembros del equipo de TI (obviamente), de recursos humanos, de ventas, de la dirección y así sucesivamente. Todas estas áreas le ayudarán a tener en cuenta diferentes perspectivas para asegurar que su política está alineada con la productividad, los perfiles de compra, las necesidades de seguridad, etc. #2 Gestión del cambio Definir procesos claros en cada etapa de la implementación, así como en la gestión regular, es la única manera de reducir la incertidumbre y el malestar de los empleados, que a menudo causa tantos problemas. Delinear las funciones y las responsabilidades, desde los grupos encargados del cambio hasta el usuario final asegurará que el impacto sobre estos últimos sea mínimo. Proporcionar orientación a los empleados sobre cómo cambiar para seguir la nueva política 2014 Tangoe Inc. tangoe.com 2

3 ayuda mucho a eliminar las incomodidades, que son inevitables. Por ejemplo, los empleados deben tener claro el proceso para solicitar nuevos dispositivos, averiguar el estado de su pedido y saber a quién recurrir cuando se presenten problemas. #3 Comunicación, comunicación, comunicación No se puede decir suficiente sobre el enorme impacto que tiene la comunicación en el éxito de la gestión de la movilidad. La comunicación debe comenzar desde el nivel superior e ir descendiendo por toda la organización. Involucre a los empleados en la resolución de problemas y comuníqueles que hacen parte de la solución. Este enfoque funciona mejor que desplegar una lista con reglas frías impulsadas financieramente o que un mandato que sólo parece tener impactos negativos sobre los empleados. Ofrezca a los empleados una explicación de por qué se ha creado la nueva política, y cómo su adhesión a las reglas contribuye al crecimiento y la rentabilidad de la empresa. Por ejemplo, comunicar la iniciativa para gestionar la conexión inalámbrica como un activo corporativo más, -digamos, como computadores portátiles- puede ayudar a que los usuarios finales compren la idea, simplemente porque es una decisión inteligente para el negocio. Aplique un enfoque por etapas con un primer anuncio de un alto ejecutivo que describa los cambios que se avecinan y las razones detrás de ellos, y pida apoyo de todos los empleados para contribuir al éxito de la empresa. A este paso deben seguir anuncios que describan el momento de los cambios, el impacto sobre las personas y el entrenamiento grupo por grupo para ponerlos en marcha. #4 Ejecución La política no tendrá sentido si se hacen excepciones sin una justificación razonable. Se debe prever la posibilidad de hacer excepciones, pero éstas deben ser objetivas y apoyar los objetivos de la empresa. Por ejemplo, solicitar específicamente cierto operador (aprobado) debido a temas de cobertura es aceptable; solicitar el último dispositivo sexy no lo es (a menos que esté probado y aprobado y contribuya a los objetivos corporativos). La aplicación de la política es, por lo general, dolorosa al principio. Tenga en cuenta que los usuarios pueden oponerse y que usted deberá asumir la responsabilidad. Una vez más, este es un cambio cultural en muchas empresas, que implica pasar de prácticas centradas en el individuo a prácticas que apoyan los objetivos de la organización. La política debe aplicarse a todos, incluyendo a los altos ejecutivos. Será de mucha ayuda una comunicación clara en todas las etapas de la implementación y la ejecución. Un portal de contratación centralizada es una de las mejores formas de hacer cumplir la política y los objetivos de la movilidad, así como un servicio de soporte técnico entrenado para tomar medidas que apoyen la política, en lugar de crear excepciones. #5 Gobernanza El seguimiento continuo y la evaluación es fundamental para el éxito de la gestión móvil. Los procesos claros y la supervisión de la política sobre una base consistente permiten identificar los elementos que funcionan correctamente y los que no. Si una política provoca interrupción en la productividad y tensión en la organización, necesita ser evaluada para entender si el problema se deriva de la adaptación al cambio o si esa política realmente no funciona para esa empresa. Se debe crear un mecanismo al inicio de la gestión para recopilar los datos necesarios para la evaluación, como una reunión trimestral con los actores involucrados para discutir el trimestre anterior. La implementación de las mejoras recomendadas, resultantes de estas reuniones, es clave y debe llevarse a cabo de manera oportuna (por ejemplo, en el mes siguiente a la reunión). Checklist Aunque cada empresa debería incluir los siguientes puntos en su política de movilidad, el nivel de detalle puede cambiar en función del tamaño de la empresa, y cambiará a medida que crezca. La clave para la creación de políticas aplicables y eficaces es asegurarse de que sean claras, concisas y se comuniquen a toda la organización. Las políticas deben ser escritas y todo el mundo debe entender que juegan un papel fundamental en la seguridad de la empresa. Si sus políti Tangoe Inc. tangoe.com 3

4 cas son excesivamente complicadas y difíciles de entender, los usuarios tendrán excusas para ignorarlas y tratarán de moverse por fuera de los canales adecuados. La política móvil debe ser actualizada, distribuida, revisada y firmada por los empleados, como mínimo, una vez al año. Es importante no olvidar a las nuevas contrataciones. Deben conocer la política tan pronto como la Blackberry cae en sus manos. Aunque la siguiente lista pueda parecer larga es sólo es un punto de partida. Las empresas deberían considerar, como mínimo, los siguientes puntos: Identifique a sus operadores aprobados Defina el modelo de pago, es decir, de responsabilidad individual, corporativa o mezcla de ambos Defina, si aplica, una política de reembolso para los dispositivos propiedad de los empleados Decida cómo va a gestionar el entorno móvil y el servicio a los usuarios Asigne responsables para cada área del proceso de gestión Elabore una lista de dispositivos a los que la empresa dará soporte Elabore una lista blanca con aplicaciones permitidas Defina un modelo de autorización y elegibilidad, así como el proceso para recibir un dispositivo corporativo, incluyendo el procedimiento de aprobación y el flujo de trabajo asociado Defina un proceso para migrar cuentas existentes a nuevos operadores o modelos de pago Defina los procedimientos para pérdidas, daños y robos Determine restricciones para las capacidades de los dispositivos (por ejemplo, su utilización como un disco duro externo) Documente su política de separación de empleados Defina la política de seguridad, privacidad y uso aceptable de los dispositivos Defina una política para el uso de internet con respecto a los dispositivos móviles Defina una política para blogs y sitios web personales en los dispositivos móviles Defina una política de y redes sociales en los dispositivos Defina una política de manejo de información sensible en los dispositivos Incorpore una política de teletrabajo o de trabajo a distancia Incorpore su política para viajes, portátiles, tablets, PDAs y reuniones fuera de la oficina Aplique y haga cumplir la protección de contraseñas en los dispositivos inteligentes Defina una política de backups y de retención de backups Documente los procesos de soporte y resolución de problemas, y defina la política aplicable Elabore un programa de reciclaje para recuperar parte del costo de los dispositivos nuevos Resumen Gestionar la movilidad es esencial para el negocio y se volverá aún más importante. Tome usted el control antes de que la movilidad tome el control sobre usted. La mejor manera de asumir el control y gestionar el cambio cultural organizacional es a través de una política móvil bien planificada, enfocada en los elementos estratégicos y de comunicación críticos para el éxito. Tómese el tiempo para pensar y anticiparse a los problemas que podría enfrentar y tenga un plan para hacer frente a la disidencia. No es posible sobre-comunicar una política móvil. Conozca sus límites: si no tiene la experiencia interna o los recursos necesarios para dar a su política de movilidad la atención que requiere, contrate a un experto. Será un dinero bien invertido! 2014 Tangoe Inc. tangoe.com 4

5 Próximos Pasos Está interesado en saber más acerca de las capacidades BYOD de Tangoe? Visite para saber más acerca de cómo Tangoe puede ayudarle a superar a sus competidores. Acerca de Tangoe Tangoe (NASDAQ: TNGO) es un proveedor mundial líder de software y servicios de Gestión del Ciclo de Vida de las Conexiones para una amplia gama de empresas globales y proveedores de servicios. Matrix, la tecnología de Gestión del Ciclo de Vida de las Conexiones de la compañía, es un paquete de software y servicios por demanda diseñado para activar, gestionar, proteger y dar soporte a varias conexiones en el ciclo de vida de las comunicaciones en una empresa, incluyendo las móviles, fijas, máquina a máquina, en la nube, sociales y de TI. Encuentre información adicional acerca de Tangoe en Tangoe es una marca registrada de Tangoe, Inc. Matrix, es un paquete de software y servicios por demanda diseñado para activar, gestionar, proteger y dar soporte a varias conexiones en un ciclo de vida de comunicaciones empresarial, incluyendo móviles, fijas, máquina a máquina, en la nube, sociales y de TI. Encuentre información adicional acerca de Tangoe en Tangoe es una marca registrada de Tangoe, Inc Tangoe Inc. Dando Poder a la Empresa Conectada 35 Executive Blvd., Orange, CT