LA UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA CLAUSULAS CONTRACTUALES

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1 LA UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA CLAUSULAS CONTRACTUALES

2 CLÁUSULA CONTRACTUALES Introducción En relación con el acceso a los datos de carácter personal o el tratamiento de datos por cuenta de La Universidad Colegio Mayor De Cundinamarca como responsable del fichero, es necesario señalar que los terceros con los que se contrata un servicio, como por ejemplo un proveedor, que implica alguna de estas acciones, son considerados por la Ley 1581de 2012, de Protección de Datos de Carácter Personal (en adelante, LEPD) como encargados del tratamiento, definidos como Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable. La LEPD no considera que, el acceso a los datos del responsable del fichero o tratamiento, (en este caso La Universidad Colegio Mayor De Cundinamarca) realizado por un tercero a efectos de prestarle un servicio sea una cesión o comunicación de datos 1, sino que se trata de una prestación de servicios que debe formalizarse a través de un contrato que cumpla con los requisitos establecidos en la LEPD. Al celebrar este tipo de contratos es importante considerar: 1. No es comunicación de datos cuando el acceso es necesario para la prestación de un servicio al responsable del tratamiento. 2. Se debe establecer expresamente que el encargado del tratamiento: - Sólo tratará los datos según las instrucciones del responsable - No los aplicará o utilizará con fin distinto al que figura en el contrato, - No los comunicará ni siquiera para su conservación a otras personas. 3. Una vez culminada la relación contractual: 1 Cesión o comunicación de datos: toda revelación de datos efectuada a una persona distinta del interesado

3 - Los datos de carácter personal deberán ser destruidos o devueltos al responsable. - Cualquier soporte o documento en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento deberá ser destruido o devuelto al responsable. 4. El encargado será considerado responsable y responderá de las infracciones en que incurra personalmente si: - Destina los datos a otra finalidad. - Los comunica. - Los utiliza incumpliendo las estipulaciones del contrato. CLÁUSULA CUANDO LA UNIVERSIDAD ES RESPONSABLE DEL FICHERO Y ENCARGA A UN TERCERO LA PRESTACIÓN DE UN SERVICIO. Comenzando por señalar la gran dificultad que entraña la figura del tercero que accede a los datos para la prestación de un servicio, y reiterando de nuevo la conveniencia de prestar una atención particularizada en cada caso, se anexa una cláusula modelo que cubre en líneas generales las obligaciones prescritas por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, de Protección de Datos de Carácter Personal (LEPD). Esta cláusula debe ser ajustada de acuerdo a la particularidad de cada contrato. De acuerdo con lo expresado en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, de Protección de Datos de Carácter Personal, no será considerado comunicación ni cesión de datos el acceso por (nombre de la persona o empresa) a los datos de carácter personal de La Universidad Colegio Mayor De Cundinamarca, ya que dicho acceso, y el correspondiente tratamiento, es necesario para realizar la prestación del servicio contratado. Es por ello que, a todos los efectos de normativa de protección de datos, la entidad (nombre de la persona o empresa) será considerada como

4 encargado del tratamiento de los datos de LA UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA y, de acuerdo con ello, se establece expresamente que (nombre de la persona o empresa) únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones de LA UNIVERSIDAD, expresadas en el presente contrato 2, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figura en lo pactado entre las partes, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas. En el caso de que la entidad a la que se contrata para la prestación del servicio necesite contratar a su vez con otro tercero para poder prestar el servicio, deberá indicarse expresamente en la cláusula así: No obstante lo anterior, se autoriza expresamente a (nombre de la persona o empresa para que pueda subcontratar los siguientes servicios con las entidades que se relacionan: (Especificar servicio y entidad que lo prestará) (Nombre de la persona o empresa) se compromete a adoptar e implementar las medidas de seguridad a que se refiere la Ley Estatutario 1581 de 2012, de protección de datos de carácter personal. Una vez cumplida la prestación de servicios pactada, y cuando ya no sean necesarios para continuar con el encargo realizado, los datos de carácter personal serán destruidos o devueltos por (nombre de la persona o empresa) al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento" CLÁUSULA CUANDO LA UNIVERSIDAD PRESTA UN SERVICIO A UN TERCERO SIENDO POR TANTO ENCARGADA DEL TRATAMIENTO. 2 En el caso de que se estructure esta cláusula como un anexo, habrá que referenciar el contrato

5 En estos casos es La Universidad Colegio Mayor De Cundinamarca quien que presta el servicio a un tercero y debe formalizarse el encargo en un contrato escrito, o por otro medio equivalente, en el que se introduzca una cláusula semejante a la que sigue que se ofrece con carácter orientativo. De acuerdo con lo expresado en la ley Estatutaria 1581 de 2012, de Protección de Datos de Carácter Personal, no será considerado comunicación ni cesión de datos el acceso de La Universidad Colegio Mayor De Cundinamarca a los datos de carácter personal de la entidad (nombre de la persona o empresa), ya que dicho acceso, y el correspondiente tratamiento, es necesario para realizar la prestación del servicio contratado. Es por ello que, a todos los efectos de normativa de protección de datos, La Universidad Colegio Mayor De Cundinamarca será considerada como encargada del tratamiento de los datos de la entidad (nombre de la persona o empresa) y, de acuerdo con ello, se establece expresamente que La Universidad únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones de (nombre de la persona o empresa), expresadas en el presente contrato 3, que no los aplicará o utilizará con fin distinto al que figura en lo pactado entre las partes, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas. De ser necesario añadir la siguiente cláusula: No obstante lo anterior, se autoriza expresamente a LA UNIVERSIDAD COLEGIO MAYOR DE CUNDINAMARCA para que pueda subcontratar los siguientes servicios con las entidades que se relacionan: (Especificar servicio y entidad que lo prestará) 3 En el caso de que se estructure esta cláusula como un anexo, habrá que referenciar el contrato

6 La Universidad Colegio Mayor De Cundinamarca se compromete a adoptar e implementar las medidas de seguridad a que se refiere la ley Estatuaria 1581 de 2012, para los datos y ficheros objeto de este documento. Una vez cumplida la prestación de servicios pactada, y cuando ya no sean necesarios para continuar con el encargo realizado, los datos de carácter personal serán destruidos o devueltos por La Universidad Colegio Mayor De Cundinamarca al responsable del tratamiento, al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento" CLÁUSULA PARA CUANDO LA UNIVERSIDAD REALIZA CONTRATACIONES LABORALES. En estos casos es la Universidad Colegio Mayor De Cundinamarca la que adquiere el servicio a un tercero, en estos casos el contrato laboral deberá incluir una cláusula semejante a la que sigue que se ofreces con carácter orientativo. CLAUSULA NUMERO De acuerdo con lo expresado en la ley Estatutaria 1581 de 2012, en el artículo 4 literal h) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, de Protección de Datos Personales (en adelante, LEPD), todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la referida ley y en los términos que la misma disponga; por lo que el TRABAJADOR se compromete a dar cumplimiento a las normas adoptadas por la Universidad en materia de protección de datos de carácter personal, so pena de incurrir en las sanciones de tipo económico laboral o jurídico que la infracción cometida merezca, así mismo, la Universidad hará entrega en el momento de la firma del presente contrato de toda la normatividad interna relativa de la protección de datos personales, para que el

7 Trabajador la lea, entienda y aplique desde su puesto de trabajo y en todas y cada una de las labores encomendadas a él.

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