PROCEDIMIENTO PARA SOMETER QUEJAS Y/O DENUNCIAS ANTE COMITÉ POR INCUMPLIMIENTO AL CÓDIGO DE ÉTICA REGLAS DE INTEGRIDAD Y, EL CÓDIGO CONDUCTA.
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- Carla Bustamante Serrano
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1 I. DE LA CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN Dada la naturaleza de la información que se analizará en este procedimiento, derivada de las quejas o denuncias a las que tenga acceso o de las que tenga conocimiento el CEPCI-IMT-IMT, se resguardará y se mantendrá de manera confidencial, sin hacer mal uso de los documentos, expedientes, entrevistas, actas, acuerdos, oficios, resoluciones, convenios, archivos físicos y/o electrónicos, o bien, cualquier otro registro o información que documente el ejercicio de las facultades del CEPCI-IMT para la evaluación, clasificación y atención de quejas o denuncias, procedentes del incumplimiento del Código de Ética, Reglas de Integridad y Código de Conducta; así como a no difundir, distribuir o comercializar con los datos personales contenidos en los sistemas de información a fin de salvaguardar la naturaleza de la confidencialidad o anonimato que, en algunos casos, deberá prevalecer respecto del nombre y demás datos de la persona que presente la queja o denuncia así como de los terceros que consten los hechos, a no ser que tengan el carácter de servidores públicos. En el entendido que el incumplimiento de cualquiera de las obligaciones que constan en el presente documento, intencionadamente o por negligencia, podrían implicar en su caso, las sanciones disciplinarias correspondientes por parte de la Unidad Especializada en Ética y Prevención de Conflictos de Interés (UEEPCI) y precedentes legales aplicables. II. SOBRE LA PRESENTACIÓN DE QUEJAS Y DENUNCIAS La presentación de una queja o denuncia podrá ser por cualquier persona o servidor público ante el incumplimiento al Código de Ética, Reglas de Integridad y Código de Conducta. Para presentar una queja o denuncia es importante que se documente con precisión la naturaleza de su queja o denuncia así como hacer la descripción cuidadosamente de los hechos y evidencias específicamente, antes que proporcionar sólo su interpretación de lo que las conductas significan o implican. El(a) denunciado(a) ó denunciados(as), tiene derecho de saber quién hace la queja o denuncia y la naturaleza de la misma para que el CEPCI-IMT inicie con el protocolo de investigación para la atención de la queja o denuncia por lo que en este sentido se deberá otorgar el permiso explicito para que esta
2 información sea compartida, así como de los que están involucrados sin haber cometido algún incumplimiento al Código de Ética, Reglas de Integridad y Código de Conducta. La presentación de quejas y denuncias podrá realizarse por medios electrónicos y de manera física, ante el Secretaria Ejecutiva del CEPCI-IMT y se le asignará un número de folio para abrir un expediente. El objetivo es garantizar que el sistema de presentación de quejas o denuncias realmente cumpla con su objetivo esencial que es el velar por la correcta denuncia de presuntas conductas contrarias a lo establecido en el Código de Ética de los servidores(as) públicos(as) del gobierno federal, el Código de Conducta del IMT y las Reglas de Integridad para el ejercicio de la Función Pública. III. SOBRE LA RECEPCIÓN Y REGISTRO DE QUEJAS Y DENUNCIAS Presentar la queja o denuncia al correo smeza@imt.mx o de manera física en Km 12 de la Carretera Estatal 431, El Colorado Galindo, Sandandila, Pedro Escobedo; Qro., 2 piso ante la C. Samantha Verónica Meza Álvarez Tostado, Secretaria Ejecutiva del CEPCI-IMT. Deberá venir acompañada de ser posible del testimonio de un tercero. Podrá presentarse de manera anónima siempre y cuando en ésta se pueda identificar al menos a una persona a quién le consten los hechos. Se deberá otorgar el permiso de manera explícita para compartir la información entre los que resulten involucrados aun no siendo infractores. a) Generación de folio o expediente Se asignará por parte de la Secretaria Ejecutiva, un número de folio a cada queja o denuncia, para su identificación y apertura a un expediente como una garantía de atención y resolución a las quejas o denuncias, en un término de 3 días hábiles. Deberá ser único y consecutivo según el momento en que se reciba cada denuncia o queja.
3 Será responsabilidad de la Secretaria Ejecutiva velar por la correcta administración de dichos folios, así como la adecuada salvaguarda de la información contenida en los mismos. b) Revisión de requisitos mínimos de procedencia Posterior a la asignación de folio o expediente, se procederá a la verificación de los elementos indispensables de procedencia de la queja o denuncia, en un término de 3 días hábiles. Es decir la Secretaria Ejecutiva constatará que la queja o denuncia contenga: 1. Nombre (opcional). 2. Domicilio o dirección electrónica para recibir informes. 3. Breve relato de los hechos. 4. Datos del servidor público involucrado. 5. Medios probatorios de la conducta. 6. Medios probatorios de un tercero que haya conocido de los hechos. 7. El permiso explícito para compartir la información entre los que resulten involucrados aun no siendo infractores. c) Solicitud de subsanación de deficiencias de la queja o denuncia. Por única vez y en el supuesto de que la Secretaria Ejecutiva, detecte la necesidad de subsanar alguna deficiencia en la queja o denuncia, lo hará del conocimiento de quién la haya presentado en un término de 3 días hábiles. Ello a efecto de que, en un término de 5 días hábiles, el (a) interesado(a) pueda subsanar dichas deficiencias y así el Secretaria Ejecutiva, pueda darle trámite. De no contar con respuesta alguna por parte del interesado, en el tiempo estimado el Secretaria Ejecutiva archivará como concluido, el expediente con número de folio y se adjuntará el acta de la sesión mediante la cual se dio a conocer el archivo de la queja o denuncia por no cumplir con requisitos, previa justificación ante el CEPCI-IMT. En el caso de no cumplir con los requisitos de existencia, el Secretaria Ejecutiva informará al CEPCI-IMT sobre la recepción de la queja o denuncia, el número de expediente o folio asignado y las razones del porque se clasificó como concluido y archivado en la siguiente sesión ordinaria o extraordinaria.
4 Subsanada la deficiencia, el Secretaria Ejecutiva notificará por vía correo electrónico con los documentos adjuntos de la queja o denuncia, en un término de un día hábil a partir de que los requisitos estén completos, a los integrantes del CEPCI-IMT y a las áreas conducentes, Jurídico, Órgano Interno de Control o Recursos Humanos. La información contenida en la queja o denuncia podrá ser considerada como un antecedente para el CEPCI-IMT cuando éstas involucre reiteradamente a un servidor público en particular. d) Acuse de recibo El Secretaria Ejecutiva entregará a quién haya presentado la queja o denuncia un acuse de recibo impreso o electrónico, en el que conste el número de folio o expediente, bajo el cual estará respaldada la queja o denuncia. Deberá llevar fecha y hora de recepción. Contendrá una relación de los elementos aportados por el (a) denunciante. Deberá incluir una leyenda que informe al denunciante que la circunstancia de presentar una queja o denuncia, no otorga a la persona que la promueve el derecho de exigir una determinada actuación por parte del Comité". e) Aviso al Presidente y demás integrantes del CEPCI-IMT para su conocimiento La Secretaria Ejecutiva informará al Presidente del CEPCI-IMT mediante correo electrónico sobre la recepción de la queja o denuncia, el número asignado y un breve resumen del asunto al que refiere, en término de un día hábil a partir de que la queja o denuncia cumpla con los requisitos. Si la queja o denuncia es procedente, el Presidente del CEPCI-IMT por medio de la Secretaria Ejecutiva, la turnará a los miembros del CEPCI-IMT, mediante correo electrónico en término de un día hábil a partir del día que el Presidente haya notificado al Secretaria Ejecutiva.
5 LA Secretaria Ejecutiva integrará la queja o denuncia en el orden del día de la siguiente sesión ordinaria o extraordinaria. IV. DE LA TRAMITACIÓN, SUSTANCIACIÓN Y ANÁLISIS a) De las medidas preventivas: Una vez que el CEPCI-IMT tenga acceso al expediente podrá determinar medidas preventivas cuando la queja o denuncia describa conductas en las que supuestamente se actualicen conductas de hostigamiento, agresión, amedrentación, acoso, intimidación o amenaza a la integridad de una persona o servidor público. Lo anterior sin que ello signifique tener por ciertos los presuntos hechos constitutivos de la queja o denuncia. Las medidas preventivas podrán determinarse en coordinación con INMUJERES, PRONAID o CNDH. b) Sobre la calificación de la queja o denuncia: El CEPCI-IMT calificará la queja o denuncia en un término de 30 días hábiles a partir de los requisitos estén completos. Atenderla por presumir que existen elementos que configuran un probable incumplimiento. Determinar no competencia del CEPCI-IMT para conocer de la queja o denuncia. En caso de no ser competencia del Comité para conocer de la delación: o El Presidente deberá notificar y orientar a la persona para que la presente ante la instancia correspondiente en un término de 5 días hábiles a partir de la calificación. Quedará a consideración del CEPCI-IMT el informar a otras instancias institucionales sobre su declinación de competencia en favor de la de dicha instancia, dando vista al OIC en su caso. c) Sobre la atención a la queja o denuncia por parte del CEPCI-IMT:
6 Si existe probable incumplimiento al Código de Ética, Reglas de Integridad o el Código de Conducta: 1. Se entrevistará al servidor público involucrado, testigos y persona que presentó la queja o denuncia. 2. La información que derive de las entrevistas deberá constar por escrito o en medios electrónicos y deberá estar sujeta a la cláusula de confidencialidad del CEPCI-IMT. d) Sobre la conformación de una Comisión Temporal o Permanente que conozca de la queja o denuncia: El CEPCI-IMT podrá conformar una comisión temporal o permanente, con al menos tres de los miembros temporales en la misma sesión en que se califica la queja o denuncia, para que realicen las entrevistas, debiendo éstos dejar constancia escrita, misma que deberá incorporarse al expediente respectivo. Con relación a este punto, se deberá atender al proceso de creación de subcomités o comisiones permanentes o temporales establecido por la UEEPCI en la guía para la creación de los Subcomités o Comisiones Permanentes o Temporales. e) Recopilación de información adicional: Cualquier servidor público de la Dependencia o entidad deberá apoyar a los miembros del CEPCI-IMT y proporcionarles las documentales e informes que requieran para llevar acabo sus funciones a acabildad y poder así resolver de la manera más imparcial y eficiente posible, la queja o denuncia. En aquellos casos relacionados con conflictos de interés, se podrá solicitar la opinión de la UEEPCI. f) De la conciliación: Cuando los hechos narrados en una queja o denuncia afecten únicamente a la persona que la presentó, los miembros del CEPCI-IMT comisionados para su atención, podrán intentar una
7 conciliación entre las partes involucradas, siempre con el interés de respetar los principios y valores contenidos en el Código de Ética, Reglas de Integridad y Código de Conducta. En el caso de que la conciliación no sea procedente se deberá dar el curso que determine el CEPCI-IMT o la Comisión temporal o permanente creada al efecto, y en dado caso, se deberá dejar constancia de ese hecho en el expediente correspondiente. V. DE LA RESOLUCIÓN Y PRONUNCIAMIENTO La resolución que emita el CEPCI-IMT tendrá el sentido a partir de las características de la queja o denuncia, del estudio y análisis de la misma. Será mediante la emisión de observaciones y recomendaciones por medio del CEPCI-IMT o la Comisión temporal o permanente. La atención de la queja o denuncia deberá concluirse por el CEPCI-IMT o la Comisión temporal o permanente dentro de un plazo máximo de tres meses contados a partir de que se califique como probable incumplimiento. a) De la emisión de conclusiones por parte del CEPCI-IMT o de la Comisión Temporal o Permanente: El proyecto de resolución que elabore el CEPCI-IMT o de la Comisión Temporal o Permanente en el Pleno considerará y valorará todos los elementos que hayan sido recopilados, así como las entrevistas que se hayan realizado. De ser el caso del Subcomité o Comisión Permanente o Temporal el proyecto de resolución se presentará al Secretaria Ejecutiva en un término de 20 días hábiles a partir de la calificación. La Secretaria Ejecutiva enviará a los miembros del CEPCI-IMT y a la Unidad de Asuntos Jurídicos correo electrónico con el proyecto de resolución en término de un día hábil a partir de la recepción del proyecto.
8 Se determina en el cuerpo del proyecto sí, con base en la valoración de tales elementos, se configura o no, un incumplimiento al Código de Ética, Reglas de Integridad y Código de Conducta. En sesión extraordinaria el CEPCI-IMT o de la Comisión Temporal o Permanente temporal podrá discutir el proyecto de resolución y deberá votar su aprobación a efecto de elaborar las respectivas observaciones o recomendaciones relativas a la queja o denuncia. El CEPCI-IMT será quién apruebe o modifique el proyecto de resolución. Será facultad del Presidente dar parte, en su caso, a las instancias correspondientes. b) De la determinación de un incumplimiento: En el supuesto de que los miembros del CEPCI-IMT o de la Comisión Temporal o Permanente temporal en el pleno, determinen que sí se configuró un incumplimiento al Código de Ética, Reglas de Integridad y Código de Conducta se procederá de la siguiente manera: o El comité temporal o permanente o el CEPCI-IMT en el pleno, determinará sus observaciones. o Emitirá sus recomendaciones a la persona denunciada en las que, en su caso, se inste al trasgresor a corregir o dejar de realizar la o las conductas contrarias al Código de Ética, Reglas de Integridad y Código de Conducta; por medio de la Secretaria Ejecutiva. o Se remitirá copia de la recomendación al jefe inmediato, con copia al Titular de Unidad al que éste adscrito (a) el (a) servidor (a) público (a) trasgresor (a); por medio del Secretaria Ejecutiva. o De estimar que se actualizó una probable responsabilidad administrativa, dará vista al OIC en un término de 5 días hábiles; por medio de la Secretaria Ejecutiva.
9 o Solicitará al Área de Recursos Humanos que dicha recomendación se incorpore al expediente del servidor (a) público (a). VI. FORMATO SUGERIDO PARA LA PRESENTACIÓN DE UNA QUEJA O DENUNCIA.
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