ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACION. ADMINISTRACION DE BACKUPS Página 1 de 7

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1 8/09/09 ADMINISTRACION DE BACKUPS Página 1 de 7 CONTROL DE CAMBIOS RAZÓN DEL CAMBIO 7/08/08 1 Versión Original 8/09/09 Ajuste del contenido del procedimiento y modificación del nombre del procedimiento. ELABORÓ: Daniel Jaimes Palacios Profesional Universitario Manuel Lisandro Velandia Profesional Universitario Subd. de Planeación y Fronteras REVISÓ: Hilda Cristina Torres Castellanos Profesional Especializado Subd. de Planeación y Fronteras APROBÓ: Jorge Enrique Arenas Hernández Subdirector de Planeación y Fronteras 1. OBJETIVO: Establecer las actividades para la realización de las copias de de la información de la corporación.. ALCANCE: Comprende desde la realización de la hasta la constancia de envió de los medios que contienen las copias de a un lugar externo de la sede principal. La Subdirección de Planeación y Fronteras administra los backups de: Información de Base de datos, Información del Portal web, Información de computadores personales que contengan información que según lo establecido en la tabla de retención documental sea responsabilidad del área de sistemas generar la. 3. DEFINICIONES: DAS (Direct Attached Storage) es el método tradicional de almacenamiento y el más sencillo. Consiste en conectar el dispositivo de almacenamiento directamente al servidor o estación de trabajo, es decir, físicamente conectado al dispositivo que hace uso de él. NAS (del inglés Network Attached Storage) es el nombre dado a una tecnología de almacenamiento dedicada a compartir la capacidad de almacenamiento de un computador (Servidor) con ordenadores personales o servidores clientes a través de una red (normalmente TCP/IP), haciendo uso de un Sistema Operativo optimizado para dar acceso con los protocolos CIFS, NFS, FTP o TFTP. SAN (Storage Area Network)Una red de área de almacenamiento, es una red concebida para conectar servidores, matrices (arrays) de discos y librerías de principalmente, está basada en tecnología fibre channel y más recientemente en iscsi. Su función es la de conectar de manera rápida, segura y confiable los distintos elementos que la conforman. BACKUP: Se refiere a la de los datos, de tal forma que se pueda restaurar un sistema después de una perdida de información. DISPOSITIVO: Se conocen como los equipos que pueden manejar los diferentes medios de almacenamiento y pueden ser: Dispositivos magnéticos: Los primeros dispositivos magnéticos eran de la década de 1950, dispositivos de almacenamiento de información más generalizados en cualquier sistema, debido a su rapidez de acceso directo a la información y a su elevada capacidad de almacenamiento (cinta magnética, tambores magnéticos, discos flexibles o floppy disk, tarjetas magnéticas, bandas magnéticas, disco duro).

2 8/09/09 ADMINISTRACION DE BACKUPS Página de 7 Discos ópticos: Los discos ópticos aparecieron a fines de la década de los 80, siendo utilizado como un medio de almacenamiento de información para la televisión. Su alta capacidad y su fácil transporte, hicieron que este dispositivo se popularizara y comenzara a comercializarse en 1988 y a utilizarse en las computadoras (CD (Write Once Read Many), CD-ROM(Compact Disk Read Only Memory), DVD (Disco de Vídeo Digital)). Existen nuevas tecnologías para el almacenamiento externo, de las cuales podemos resaltar el uso de relojes con memorias de hasta 56 MB de información, que puede accederse mediante un puerto USB. MEDIO DE ALMACENAMIENTO: Los medios de almacenamiento masivo tienen la característica de almacenar, no bytes sino bloques de bytes, típicamente 51 o múltiplos de 51 bytes. Dicho bloque se llama sector, y el tamaño de sector se llama TS. Para este tipo de clasificación, se observa el tipo de acceso, que viene determinado por la construcción física del medio y la unidad de lectoescritura: 1. Los de tipo de acceso secuencial son las cintas y sus derivados, los cartuchos y casettes. Es una construcción lineal (para llegar a un punto dado se debe recorrer toda la cinta previa al mismo). Típicamente tienen un único cabezal de lectoescritura. Dada la construcción mecánica de la cinta, la velocidad a la que se mueve es baja, con la consiguiente baja tasa de transferencia de datos. En el caso de las cintas DAT de 4mm, de construcción y operación (tambor de cabezales rotatorio) muy similares a la de un videocasette, se logra una elevada tasa de transferencia.. Los de tipo de acceso aleatorio son los discos, que se interpretarán como constituidos por cilindros (C) concéntricos divididos en capas, cada una de ellas leída o escrita por una cabeza (H) de lectoescritura distinta. Cada una de las capas contiene una cantidad fija de sectores (S). La fórmula C x H x S x TS nos dará la capacidad del disco en bytes. Dada la construcción mecánica del disco, la velocidad a la que se mueve es alta (de 3600 a rpm) con la consiguiente tasa alta de transferencia de datos. Los disquetes son la excepción, ya que al haber contacto físico entre el cabezal de lectoescritura y el medio magnético, se debe usar una velocidad baja para no desgastar el medio magnético. 3. El CD-ROM es un híbrido, su construcción es en espiral (lo que lo convierte en secuencial), pero, por esa misma razón, se puede tratar casi como un dispositivo constituido por cilindros, con lo cual es casi tan eficiente para acceder a un sector dado como un disco. Las especificaciones de velocidad de los CD-ROMs (CD-ROM X 5 máx.) se refieren a múltiplos de la velocidad de transferencia de datos de una disquetera. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo. Las Tablas de Retención Documental, son el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades. Igualmente, en la tabla de retención documental, en la corporación se establece por cada serie documental, si la información requiere, quien sería el responsable de realizar la espaldo y la periodicidad de la realización de la copia. ROTULACION DE MEDIOS DE RESPALDO: Información que debe identificar un medio magnético generado mediante una. Los datos mínimos que debe tener un medio rotulado es la fecha del, equipo donde se encontraba la información o usuario responsable de la información y descripción resumida de la información respaldada.

3 8/09/09 ADMINISTRACION DE BACKUPS Página 3 de 7 4. REALIZACIÓN: ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTRO 1.1 Con base en lo establecido en la tabla de retención documental, si la realización de la es responsabilidad del usuario del equipo, pasa al ítem 1., por el contrario, si la responsabilidad es del área de sistemas, pasa al ítem 1.4 Tabla de retención documental 1. Según la periocidad definida en la tabla de retención documental, realiza, de los diferentes tipos de documentos magnéticos e información digital que se almacenan en el equipo de cómputo. Usuario del equipo de computo Tabla de retención documental 1. REALIZACION COPIA DE DE COMPUTADORES PERSONALES 1.3 Rotula medios de generados y entrega al área de sistemas para la custodia mientras son enviados a sitio externo. FIN. Usuario del equipo de computo/ Profesional del área rotulados, MPA-05-F-06-1 entrega de copias de. 1.4 Con base en los tiempos definidos en la tabla de retención documental, y en la respectiva planeación, realiza de los diferentes tipos de documentos magnéticos e información digital que se almacenan en el equipo de cómputo. Profesional del área de sistemas Tabla de retención documental Planeación copias de 1.5 Rotula y salvaguarda temporalmente los medios magnéticos generados en el área de sistemas, mientras se envía al sitio externo determinado. Se actualiza colocando como realizado la actividad en la planeación de copias de. Profesional del área de sistemas rotulados, de actualizada

4 8/09/09 ADMINISTRACION DE BACKUPS Página 4 de 7 ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE REGISTRO.1. Ejecuta, a través del Gestor la de la información del portal web, cada semana, con base en la respectiva planeación... Verifica el correcto funcionamiento de la revisando el log generado y el tamaña del archivo generado..3 Se extrae desde el servidor de hosting el de,. REALIZACIÓN archivo generado con la, DE COPIAS DE hacia el equipo asignado al responsable de Profesional del Área RESPALDO DE la actividad. PORTAL WEB.4 Cada semana, se respalda en medio magnético externo los archivos generados, rotulados se rotula el medio magnético y se salvaguarda temporalmente, en el área de sistemas, mientras se envía al sitio externo determinado..5 Mínimo, una vez cada tres meses se realiza una prueba de calidad de la copia de, ejecutando una recuperación de datos en una base de datos de prueba Ejecuta comandos para la realización de la seguridad de la base de datos, cada día laboralmente hábil. 3.. Verifica el correcto funcionamiento de la 3. REALIZACIÓN DE COPIAS DE RESPALDO DE BASE DE DATOS 4. ENTREGA DE COPIAS DE RESPALDO EN SITIO EXTERNO DE LA SEDE revisando el log generado y el tamaño del archivo generado Extrae desde el servidor de base de datos, el archivo generado con la, hacia el equipo asignado para la actividad Cada semana respalda en medio magnético externo los archivos generados, rotula el medio magnético y salvaguarda temporalmente, en el área de sistemas, mientras se envía al sitio externo determinado Mínimo, una vez cada tres meses se realiza una prueba de calidad de la copia de, ejecutando una recuperación de datos en una base de datos de prueba Entrega en un lugar externo de la sede principal de la corporación, cada semana, con base en la respectiva planeación, los medios magnéticos que contienen las copias de que se han realizado por parte del área de sistema o que se han recibido de parte de los usuarios. FIN. Profesional del Área Profesional del Área de, rotulados de actualizada, MPA-05-F-06-1 entrega de copias de

5 8/09/09 ADMINISTRACION DE BACKUPS Página 5 de 7 5. FLUJOGRAMA: Copia de Respaldo de Información de Computadores Personales SI 1 NO Copia de Respaldo de Portal Web e Intranet SI NO Cada día laboralmente hábil, el profesional del área de sistemas, con base en la respectiva planeación ejecuta comandos para la realización de la seguridad de la base de datos.. Verifica el correcto funcionamiento del proceso de la revisando el log generado y tamaño del archivo. Se extrae desde el servidor de base de datos, el archivo generado con la, hacia el equipo asignado al responsable de la actividad. Cada semana se respalda en medio magnético externo los archivos generados, se rotula el medio magnético y se salvaguarda temporalmente, en el área de sistemas, mientras se envía al sitio externo determinado. rotulados. Mínimo, una vez cada tres meses se realiza una prueba de calidad de la, ejecutando una recuperación de datos en una base de datos de prueba. Cada semana, con base en la respectiva planeación, los medios magnéticos que contienen las copias de que se han realizado por parte del área de sistema o que se han recibido de parte de los usuarios, son entregadas en un lugar externo de la sede principal de la corporación. FIN A entrega de copias de, Planeación copias de actualizado.

6 8/09/09 ADMINISTRACION DE BACKUPS Página 6 de 7 1 Tabla de retención documental. Con base en lo establecido en la tabla de retención documental, se determina. Tabla de retención documental. Realización de la seguridad es responsabilidad del usuario del equipo? SI Con base en la periocidad definida en la tabla de retención documental, se realiza, por parte del usuario de los diferentes tipos de documentos magnéticos e información digital que se almacenan en el equipo de cómputo. NO Con base en los tiempos definidos en la tabla de retención documental, y en su respectiva planeación, se realiza por profesional del area de sistemas, de los diferentes tipos de documentos magnéticos e información digital que se almacenan en el Los diferentes medios de generados se rotulan y se entregan al área de sistemas mediante diligenciamiento de formato, para su respectiva custodia.. rotulados/ entrega de copias de. Se rotulan y se salvaguarda temporalmente los medios magnéticos generados en el área de sistemas, mientras se envía al sitio externo determinado. rotulados/ actualizado. A

7 8/09/09 ADMINISTRACION DE BACKUPS Página 7 de 7 Cada semana, el profesional del área de sistemas, con base en la respectiva planeación se ejecuta, a través del Gestor la de la información del portal web. Verifica el correcto funcionamiento del proceso de la revisando el log generado y tamaño del archivo. Se extrae desde el servidor de hosting el archivo generado con la, hacia el equipo asignado al responsable de la actividad. rotulados. Cada semana, se respalda en medio magnético externo los archivos generados, se rotula el medio magnético y se salvaguarda temporalmente, en el área de sistemas, mientras se envía al sitio externo determinado. Mínimo, una vez cada tres meses se realiza una prueba de calidad de la, ejecutando una recuperación de datos en una base de datos de prueba. A

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