Dictamen DCVG

Transcripción

1 CONSEJO DE VIGILANCIA DE LA COOPERATIVA DE SERVICIOS MULTIPLES ALBISA Dictamen DCVG CONSIDERANDO 1. Que es necesario establecer normas y procedimientos para regular el funcionamiento y facilitar el cumplimiento de las funciones de fiscalización administrativa interna. 2. Que los estatutos y el reglamento interno de funcionamiento le fijan a este Consejo la fiscalización de las actividades administrativas de la cooperativa y la facultad de aprobar los reglamentos de funcionamiento de los organismos que sean necesarios para el debido procedimiento de fiscalización. 3. Que es conveniente actualizar periódicamente anteriores reglamentos para adecuarlos a nuevas disposiciones legales o estatutarias. RESUELVE Aprobar según el artículo 12 punto k del Reglamento Interno de Funcionamiento del Consejo de Vigilancia el presente Reglamento:

2 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA AUDITORÍA INTERNA CAPÍTULO I Disposiciones generales Artículo 1º El presente Reglamento define las competencias, funciones y potestades de la Auditoría Interna de la Cooperativa de Servicios Múltiples ALBISA. Artículo 2º La Auditoría Interna es parte integral y vital del sistema de control interno de la Cooperativa de Servicios Múltiples ALBISA. La labor de la auditoría interna es una actividad independiente, objetiva y asesora, concebida para agregar valor, que proporciona seguridad a la organización, puesto que se crea para validar y mejorar el cumplimiento y la suficiencia del sistema de control interno desde un punto de vista contable, financiero, administrativo y de cualquier otra naturaleza, como base para prestar un servicio constructivo y de protección a la administración. Es un control que funciona midiendo y valorando la eficacia y eficiencia de todos los controles establecidos por la administración. Artículo 3º El Consejo de Vigilancia de la Cooperativa de Servicios Múltiples ALBISA es el responsable principal del diseño, la implantación, la operación, la evaluación, el mejoramiento y el perfeccionamiento del sistema de control interno, y será responsable de realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento. Por su parte, la Gerencia General y los responsables de cada una de las áreas de esta Cooperativa deben velar, porque las medidas de control específicas relativas a su ámbito de acción sean suficientes y válidas, y porque los funcionarios sujetos a su autoridad jerárquica las apliquen. Artículo 4º El Consejo de Vigilancia deberá velar porque la Administración asigne el presupuesto necesario para hacer frente a las erogaciones por concepto de recursos humanos, materiales, tecnológicos, de capacitación y entrenamiento, transporte y otros que sean razonables y suficientes para que la Auditoría Interna pueda cumplir su gestión. Estos gastos se consideraran en el Presupuesto del Consejo de Vigilancia. Artículo 5º La Auditoría Interna se organizará y funcionará de acuerdo con lo que establezca el Auditor Interno, de conformidad con las normas y disposiciones

3 que regulan la actividad de la Auditoría Interna, las cuales serán de acatamiento obligatorio y que de manera general, están contenidas en: a) La Ley General de Cooperativas. b) El Estatuto de la Cooperativa de Servicios Múltiples ALBISA y sus reglamentos. c) Las normas, políticas y directrices emitidas por el Consejo de Vigilancia de la Cooperativa de Servicios Múltiples ALBISA. d) El Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna de la Cooperativa de Servicios Múltiples ALBISA. e) Los lineamientos para la descripción de funciones y requisitos para el cargo de auditor interno. f) Normas Internacionales de Auditoría g) Normas Internacionales de Información Financiera CAPITULO II De la organización Artículo 6º La Auditoría Interna estará bajo la responsabilidad del Auditor Interno; dicho funcionario deberá reunir las condiciones de idoneidad profesional y moral requeridos para el cargo y deberá conocer las disposiciones legales que rigen en general a la Administración de la Cooperativa y específicamente las de la Cooperativa de Servicios Múltiples ALBISA. Artículo 7º El Auditor Interno dependerá orgánicamente del Consejo de Vigilancia de la Cooperativa de Servicios Múltiples ALBISA, quien le establecerá las regulaciones de tipo administrativo que le serán aplicables. El Consejo de Vigilancia lo propondrá al Consejo de Administración, el cual y lo nombrará por tiempo indefinido. Artículo 8º El Auditor Interno actuará como jefe de personal de la Auditoría Interna, en caso de que tenga más personas a su cargo. En esa condición, ejercerá y autorizará todas las funciones que le son propias en la administración de personal, entre ellas: remociones, sanciones, promociones y concesión de licencias y demás movimientos de personal, todo de acuerdo con el marco jurídico que en la materia rige para la Cooperativa de Servicios Múltiples ALBISA. Artículo 9º El Auditor Interno deberá proponer debidamente justificada al Consejo de Vigilancia de la Cooperativa de Servicios Múltiples ALBISA la creación de plazas y servicios que considere indispensables para el cumplimiento de su plan anual operativo y en general para el buen funcionamiento de la Auditoría Interna. Artículo 10º La Auditoría Interna contará con la organización y el personal asistente necesario, el que debe poseer suficiente conocimiento y experiencia en auditoría, contabilidad, banca y finanzas, administración, mercado de capitales, sistemas de información, así como de las leyes, reglamentos y demás normativa

4 que rige al Cooperativismo, que lo califiquen para ejercer en forma apropiada las funciones a él encomendadas. Artículo 11º Los funcionarios de la Auditoría Interna ejercerán sus atribuciones con total independencia funcional y de criterio respecto de la máxima autoridad y de los demás órganos de la Administración y Control. El Auditor Interno, dentro de sus obligaciones, deberá fijar medidas ante situaciones que comprometan tal independencia, objetividad y de conflicto de intereses. Artículo 12º El Auditor Interno y sus subalternos no podrán pertenecer ni ejercer funciones en ninguna otra unidad administrativa de la Cooperativa de Servicios Múltiples ALBISA y tampoco ser miembros de juntas directivas, comités, comisiones de trabajo o similares. Artículo 13º Competen al Auditor Interno las siguientes responsabilidades: a) Definir las ideas rectoras de la Auditoría Interna. b) Implantar las medidas necesarias para el manejo eficaz de las relaciones y coordinaciones que en el ejercicio de las competencias de la Auditoría Interna, procedan con la Gerencia general y sus subordinados y otras instancias. c) Regular los distintos tipos de planificación para el desarrollo de las labores, basados en la valoración del riesgo. d) Diseñar e implantar los procesos inherentes a la Auditoría Interna, así como la elaboración de efectivos instrumentos para su administración (procesos típicos de auditoría: auditorias en sus distintas combinaciones, estudios especiales de auditoría -irregularidades, control interno, presupuesto y demás materias afines). e) Supervisar los distintos trabajos que se realizan. f) Establecer los distintos trámites que se darán a los resultados de la Auditoría Interna. g) Referirse por escrito a nivel interno, en los casos de recomendaciones, comentarios, observaciones y otros resultados de Auditoría Interna no aceptados. h) Formular los criterios mínimos que se tomarán en cuenta para mantener y divulgar un programa de aseguramiento continuo de la calidad y mejora de todos los aspectos de la Auditoría Interna, incluida la aplicación de la normativa jurídica y técnica pertinente. i) Presentar a los Consejos de Administración y Vigilancia, informes mensuales sobre aspectos relevantes de la Auditoría Interna y de rendición de cuentas sobre el uso de los recursos de la fiscalización. CAPÍTULO III Del objeto, funciones y atribuciones Artículo 14º La Auditoría Interna en el ámbito de sus competencias, podrá realizar auditorías, inspecciones, fiscalizaciones, exámenes, estudios, análisis e investigaciones de todo tipo y de cualquier naturaleza para verificar la legalidad, exactitud, veracidad y corrección de sus operaciones, así como para evaluar el

5 cumplimiento y los resultados de los planes y las acciones administrativas, la eficacia, la eficiencia, la economía, la calidad e impacto de su gestión. Artículo 15º El objeto fundamental de la Auditoría Interna es realizar una actividad de asesoría que garantice una adecuada y eficiente administración, que contribuya a alcanzar los objetivos, mediante la práctica de un enfoque sistémico y profesional para fiscalizar y mejorar la efectividad de la administración del riesgo, del control y de los procesos de dirección; proporcionándole en forma oportuna información, análisis, evaluación, comentarios y recomendaciones pertinentes sobre las operaciones que examina en forma posterior. Los servicios de fiscalización de la actividad de auditoría interna de conformidad con sus competencias se clasifican en los servicios de auditoría y los servicios preventivos. Los servicios de auditoría son los referidos a los distintos tipos de auditoría, incluidos los estudios de evaluación de riesgo, los estudios integrales, los estudios regulares y los estudios especiales, entre otros; y los servicios preventivos comprenden la función asesora y de advertencia, que se brinda al Consejo de Administración, a la Gerencia General y Unidades Administrativas de la entidad. Artículo 16º La Auditoría Interna tendrá los siguientes deberes: a) Cumplir las competencias asignadas por la Ley de Cooperativas, el Estatuto de la cooperativa y el Comité de Vigilancia. b) Cumplir el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. c) Colaborar en los estudios o investigaciones que realicen o soliciten los entes de regulación fiscal o tributaria gubernamentales. d) Administrar, de manera eficaz, eficiente y económica, los recursos del proceso del que sea responsable. e) No revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos tratados en sus informes, información sobre las auditorias o los estudios especiales de auditoría que se estén realizando, ni información sobre aquello que determine una posible responsabilidad civil, administrativa, o eventualmente penal de los funcionarios o asociados de la Cooperativa. f) Guardar la confidencialidad del caso sobre la información a la que tenga acceso. g) Facilitar y entregar la información que le solicite el Comité de Vigilancia y la Asamblea de Asociados en el ejercicio de sus atribuciones, y colaborar con dicha información. h) Cumplir los otros deberes atinentes a su competencia. Artículo 17º Para el cumplimiento de sus deberes, la Auditoría Interna tendrá las siguientes funciones principales: a) Preparar el Plan Anual de Labores que incorpore las auditorias que deben realizarse durante el periodo, dejando la holgura necesaria para trabajos especiales que se presenten y elevarlo al Comité de Vigilancia para su revisión y aprobación. b) Evaluar los servicios que brinda la Institución, así como el manejo administrativo, financiero y de otra naturaleza.

6 c) Recomendar u objetar ante el Consejo de Vigilancia si se debe de refrendar los Estados Financieros e informes complementarios, así como aquellos informes y certificaciones que por disposición del Consejo de Administración o las autoridades competentes, deban cumplir con ese requisito. d) El Auditor Interno deberá asistir a las sesiones del Consejo de Vigilancia, para que en su función asesora, emita sus opiniones. e) El Auditor Interno participará, con voz pero sin voto, de las sesiones del Consejo de Administración en las cuales sea convocado. f) Elaborar un informe anual de la ejecución del Plan Anual de Labores y del estado de las recomendaciones de la Auditoría Interna, de los Despachos de Auditores Externos, cuando sean de su conocimiento, sin perjuicio de que se elaboren informes y se presenten al Consejo de Vigilancia cuando las circunstancias lo ameriten. g) Elaborar un informe anual de Rendición de Cuentas sobre la gestión de la Administración, en torno al cumplimiento de los objetivos, metas, programas, presupuestos y planes anuales operativos establecidos al inicio del ejercicio económico. h) Las demás competencias que contemplen la normativa legal, reglamentaria y técnica aplicable. Artículo 18º Para el acertado cumplimiento de su objeto, deberes y funciones la Auditoría Interna tendrá al menos, las siguientes atribuciones: a) Libre acceso a todos los libros, los archivos, los valores, las cuentas bancarias y los documentos; también tendrán libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad. b) El auditor interno podrá acceder, para sus fines, en cualquier momento, a las transacciones electrónicas que consten en los archivos y sistemas electrónicos de las transacciones que realice con los bancos u otras instituciones, para lo cual la Gerencia General deberá facilitarle los recursos que se requieran. c) Solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos de la Cooperativa, en la forma, las condiciones y el plazo razonables, los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. d) Solicitar la colaboración, el asesoramiento y las facilidades que demande el ejercicio de la auditoría interna. e) Cualesquiera otras potestades necesarias para el cumplimiento de su competencia, de acuerdo con el ordenamiento jurídico y técnico aplicable. CAPÍTULO IV De la ejecución de la Auditoría Artículo 19º La Auditoría Interna deberá ejecutar su trabajo de acuerdo con las normas de ejecución de la auditoría contenidas en las Normas Internacionales de Auditoría, las Normas Internacionales de Información Financiera. Artículo 20º El Auditor Interno deberá formular y mantener actualizado y en uso de la Auditoría Interna, un Manual de Normas y Procedimientos de Auditoría Interna que utiliza en la ejecución de sus funciones, con el objeto de que cuente

7 con un instrumento que defina las características y los procedimientos de auditoría aplicables a la Cooperativa de Servicios Múltiples ALBISA y un Programa de Supervisión para mantener los niveles de calidad en cuanto a la aplicación de normas técnicas y prácticas de auditoría. Artículo 21º Será estrictamente confidencial la información que el Auditor Interno o cualquiera de sus subalternos obtenga en el ejercicio de sus funciones. Sin embargo, esta confidencialidad no se aplicará a los requerimientos de la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria en el ejercicio de su competencia fiscalizadora, los del Consejo de Administración la Cooperativa de Servicios Múltiples ALBISA, o cuando haya solicitud expresa de la autoridad competente. CAPÍTULO V De la comunicación de resultados Artículo 22º Los objetivos, alcance, hallazgos, las conclusiones y recomendaciones de los estudios realizados por la Auditoría Interna, con la aprobación del Consejo de Vigilancia; deberán comunicarse oficialmente por escrito, mediante informes al Consejo de Administración, ente con competencia y autoridad para ordenar la implantación de las respectivas recomendaciones, a efecto de que se tomen las decisiones del caso oportunamente. Artículo 23º Durante el desarrollo de la auditoría o estudio especial de auditoría, la Auditoría Interna preparará y enviará a quien corresponda, memorandos u oficios sobre hechos y otra información pertinente obtenida en el desarrollo de la labor de campo, cuando la relevancia e implicaciones del asunto, a juicio del Auditor, lo justifique y los resultados hayan sido oportunamente discutidos y las recomendaciones atendidas por la administración antes de finalizar el trabajo. Artículo 24º El texto de los informes de auditoría o estudio especial de auditoría constará, como principal división, de los cuatro siguientes capítulos: Introducción, comentarios u observaciones, conclusiones y recomendaciones, que se subdividirán en secciones de acuerdo con las necesidades de exposición. Sin embargo los memorandos no necesariamente deben ordenarse de acuerdo con la división antes mencionada, siempre y cuando tal excepción no vaya en demérito de la concisión, exactitud, objetividad y claridad de la información. Artículo 25º Los hallazgos obtenidos en el transcurso de la auditoría o estudio especial de auditoría deben ser comentados con los responsables de las áreas o subordinados responsables, antes de emitir las conclusiones y recomendaciones definitivas, a efecto de obtener de ellos sus puntos de vista, opiniones y cualquier acción correctiva que sea necesaria. Se exceptúan los casos de auditoría o estudio especial de auditoría con carácter reservado o informes de Relación de Hechos, en los que sus resultados, a discreción del Consejo de Vigilancia y/o Auditor Interno no deberán discutirse, o cuando la auditoría o estudio es de índole ordinaria y se obtenga información de naturaleza confidencial, en que la discusión será parcial.

8 Artículo 26º La Auditoría Interna dispondrá de un programa de seguimiento de las recomendaciones aceptadas por la administración, que hayan sido formuladas en sus memorandos u oficios e informes de auditoría o estudios especiales de auditoría y en los de las firmas de auditores externos independientes, con la finalidad de verificar si esas recomendaciones aceptadas han sido puestas en práctica. Artículo 27º Durante un proceso administrativo a directivos o funcionarios de carácter disciplinario, el informe de relación de hechos u otro informe elaborado por la Auditoría Interna, deben ser considerados por el Consejo de Administración como elemento fundamental de apoyo en la investigación de hechos que pudieran ser contrarios al ordenamiento jurídico y/o reglamentario, para que éste establezca las respectivas sanciones a los directivos o funcionarios que se presuman responsables. Esto, sin que el Consejo de Administración renuncie a sus potestades legales, estatutarias y reglamentarias de establecer por sus propios medios, la verdad real de los hechos. Artículo 28º Los funcionarios de auditoría responsables de la investigación y confección del informe de relación de hechos u otro informe, podrán comparecer en las audiencias del Consejo de Administración en su carácter exclusivo de experto calificado y únicamente será cuestionado, sobre las dudas que del informe puedan surgir en el curso del procedimiento administrativo en el ámbito de la materia en investigación. Artículo 29º Este reglamento fue aprobado en la sesión del Consejo de Vigilancia del 28 de Diciembre del Artículo 30º Rige en todos sus artículos a partir del 01 de enero del 2011.