MANUAL DESCRIPTIVO DE CARGOS. APOYO Tipo de Proceso en el que participa

Transcripción

1 Página: 1 de 8 Naturaleza del cargo Realizar actividades profesionales para brindar asistencia a personal de mayor nivel que faciliten los procesos de gestión financiero contable del Instituto y el cumplimiento oportuno de los objetivos de la dependencia en la cual labora. Clase a la que pertenece el cargo Profesional Asistente Línea de reporte y supervisión del cargo Reporta a: Encargado(a) Financiero Supervisa a: No aplica. Principales funciones y responsabilidades ACTIVIDADES GENERALES 1. Brindar asistencia en la ejecución de actividades profesionales relacionadas con investigaciones, estudios, análisis, emisión de normativa y solución de situaciones diversas en el área de su competencia, emitir informes y recomendaciones, recopilar y actualizar información, analizar datos y desarrollar propuestas de mejora a los procesos en los que participa, asegurando la calidad y el cumplimiento de las tareas en forma oportuna y eficiente. 2. Cumplir con los deberes y las funciones que en materia de control interno, le asigne su superior inmediato, en concordancia con la Ley General de Control Interno. 3. Participar en reuniones, grupos especiales de trabajo y actividades diversas relacionadas con su ámbito de competencia o cuando así sea requerido. 4. Coordinar y trabajar en forma conjunta con funcionarios de otras dependencias internas o externas cuando así se requiera, fomentando el trabajo en equipo necesario para el logro de los objetivos institucionales. 5. Comunicar de forma oportuna a sus compañeros de trabajo o de otras dependencias, toda aquella información necesaria o relevante para el desarrollo de las actividades asignadas en cumplimiento de los objetivos institucionales.

2 Página: 2 de 8 6. Permanecer actualizado en su área de especialidad, sobre los cambios y nuevas tendencias que se presentan en el entorno nacional e internacional impactando directa o indirectamente su campo de acción. 7. Atender todos los requerimientos de información tales como reuniones, consultas e informes y brindar asesoría y capacitaciones que en materia de su especialidad le presenten, tanto dependencias externas, como internas. 8. Ejecutar la correcta aplicación de normas, disposiciones, leyes y reglamentos que rigen las diferentes actividades a su cargo. 9. Realizar cualquier otra función sustantiva o administrativa que le sea asignada, que esté asociada a la clase a la que pertenece el cargo tanto en las actividades generales como en las específicas. ACTIVIDADES ESPECÍFICAS 1. Realizar el registro eficiente, eficaz de las diferentes transacciones económicas y financieras en que incurre la Institución como parte de su operación normal. 2. Realizar la conciliación bancaria de las cuentas contables que corresponda, de forma tal que pueda dar cierre contable a las mismas o en su defecto determinar potenciales errores en la contabilización de los recursos u otro tipo de situaciones que generen este tipo de inconsistencias. 3. Procesar, los datos e información financiero contable necesaria para emitir los estados financieros mensuales y trimestrales de la Institución. 4. Elaborar los estados financieros mensuales y trimestrales de la Institución, específicamente el balance general, estado de pérdidas y ganancias e informe de ejecución presupuestaria, gestionar la aprobación por parte de la jefatura inmediata y autoridades superiores y remitir la documentación a los entes fiscalizadores de la Institución. 5. Apoyar en la elaboración de informes asegurando la recopilación de la información necesaria así como la verificación de los datos obtenidos. 6. Gestionar y remitir para aprobación de la jefatura inmediata los asientos de ajuste o reclasificación, significativos resultantes de los análisis de las diversas cuentas contables; así como también los ajustes resultantes de la toma física de inventarios y de activos fijos, después de comprobar la justificación de los faltantes o sobrantes y asientos por partidas extraordinarias que se presente, durante el ejercicio contable.

3 Página: 3 de 8 7. Apoyar el cierre contable y presupuestario anual de la Institución. 8. Apoyar en la elaboración, implementación y evaluación del Plan Anual de Gestión de Activos de la Institución; así como también la validación y aprobación por parte de la jefatura inmediata del área. 9. Revisar, ajustar y remitir para aprobación de la jefatura inmediata los ajustes resultantes de la toma física de inventarios y de activos fijos, después de comprobar la justificación de los faltantes o sobrantes. 10. Gestionar la administración de los activos institucionales en lo que implica el ingreso de los mismos en el sistema, control, conciliación y actualización del registro del mobiliario, equipo, vehículos, entre otro tipo de activos 11. Ejecutar la gestión financiero contable del Fondo de Ahorro y Préstamo del IFAM (FODEAP). 12. Llevar a cabo la elaboración y validación contable de la planilla institucional, con la información suministrada por el área de Talento Humano. Condiciones ambientales y organizacionales 1. Supervisión recibida Trabaja con alguna independencia, siguiendo instrucciones de carácter general de su superior jerárquico o personal de mayor nivel de la dependencia donde labora, aplicando métodos y procedimientos establecidos en manuales, circulares y en la legislación vigente aplicable a su área de actividad, así como los principios básicos de la profesión que ostenta. En asuntos fuera de rutina, recibe asistencia funcional de su superior inmediato o personal profesional de mayor nivel. Su labor es evaluada por su superior jerárquico, mediante el análisis de los informes que presenta, la eficiencia y eficacia de los métodos empleados, la calidad de los resultados obtenidos, los aportes originales a las actividades asignadas, el grado de cumplimiento de las metas y objetivos y la contribución al trabajo en equipo.

4 Página: 4 de 8 2. Supervisión ejercida No ejerce supervisión. 3. Responsabilidad por funciones: La naturaleza del trabajo exige a las personas que ocupen esta clase de puesto, la aplicación de principios y técnicas de una profesión universitaria determinada, para atender y resolver adecuadamente problemas y situaciones variadas, propias del área de su competencia, generalmente como colaborador de profesionales de mayor nivel, por lo que es necesario la actualización permanente de las teorías y prácticas de su profesión. Es responsable por el manejo discrecional de la información confidencial que conoce en el ejercicio de sus funciones. Su acción debe desarrollarse dentro del marco jurídico y ético que rige al servidor público. 4. Responsabilidad por relaciones de trabajo Su función genera relaciones con superiores, compañeros, funcionarios de gobiernos locales, funcionarios de otras instituciones públicas, empresas privadas y público en general, las cuales deben ser atendidas con tacto, discreción, cortesía y amabilidad, fomentando así relaciones armoniosas y una alta calidad en el servicio. 5. Responsabilidad por equipo, materiales y valores Es responsable por el adecuado empleo, mantenimiento y uso racional del equipo y los materiales que se le han asignado para el cumplimiento de las actividades a su cargo. Le corresponde, cuando sea necesario, brindar informes sobre el estado del equipo, útiles y materiales necesarios para realizar el trabajo. 6. Condiciones de trabajo El trabajo se realiza en las instalaciones de la Institución e igualmente le corresponde visitar los gobiernos locales, otras instituciones públicas o incluso realizar giras a diferentes lugares del país, así como laborar fuera de su jornada ordinaria, cuando las necesidades institucionales así lo ameriten, situación que deberá coordinar oportunamente la jefatura respectiva con la

5 Página: 5 de 8 Administración y asegurando las previsiones del caso para el reconocimiento de la jornada extraordinaria. La actividad demanda la capacidad para analizar información variada y aplicar criterio profesional para la ejecución de sus funciones. Por la índole de las funciones y las demandas de los usuarios externos e internos, el trabajo puede originar situaciones de moderado estrés. 7. Consecuencia del error Los errores cometidos pueden provocar pérdidas económicas y materiales, daños o atrasos en el desarrollo de las actividades desempeñadas y repercutir negativamente en el desempeño organizacional de la dependencia donde labora, inducir a la inadecuada toma de decisiones, por lo que las actividades deben ser realizadas con cuidado y precisión. No obstante, la mayoría de los errores pueden ser detectados en fases posteriores de revisión de las labores que desempeña. Asume responsabilidad administrativa, civil y penal, según sea el caso, cuando incurra en alguna causal que atente contra los objetivos organizacionales y el interés público, de conformidad con el marco jurídico vigente. La revelación de información confidencial puede causar perjuicios a la organización y hasta daños morales a terceras personas. Competencias base asociadas al cargo Competencias Niveles por competencias Orientación de servicio al usuario interno y externo 2. Planificación y Organización 3. Trabajo en equipo y cooperación 1 Las conductas esperadas en cada nivel de la competencia están definidas en el Diccionario de Competencias del IFAM.

6 Página: 6 de 8 Competencias Niveles por competencias Flexibilidad y adaptación al cambio 5. Comunicación Asertiva 6. Liderazgo 7. Construcción de relaciones interpersonales positivas 8. Negociación y Solución de Conflictos 9. Capacidad para aprender e investigar 10. Compromiso y calidad organizacional Conocimientos técnicos y/o específicos Debe mantener actualizados los conocimientos y técnicas propias de su especialidad, así como el desarrollo de nuevas competencias técnicas con el fin de garantizar su idoneidad permanente, por cuanto su labor exige una actitud proactiva y de servicio. Además de los conocimientos propios de su formación, es elemental que conozca sobre: Constitución Política de la República de Costa Rica Ley General de la Administración Pública Código Procesal Contencioso Administrativo Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos Ley General de Control Interno Manual de Normas de Control Interno (CGR) Ley General de Archivo Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento Código de Trabajo Código Municipal Ley de Organización y Funcionamiento del IFAM Código de Normas y Procedimientos Tributarios Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos Normas específicas internas y externas: reglamentos, directrices y otros que regulan su accionar.

7 Página: 7 de 8 Debe mantenerse actualizado en los siguientes temas: Capacitación en paquetes informáticos o herramientas informáticas de oficina tales como: procesador de textos, hojas electrónicas, Outlook, etc., o conocimientos prácticos en ese campo, conforme con los requerimientos del cargo y de la institución. Manejo de sistemas informáticos para la gestión financiera. Gestión Financiera Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) Normas Internacionales de Contabilidad en el Sector Público (NICSP) Gestión de Riesgos y Control Interno Requisitos del cargo Formación Académica Grupo A Bachiller en Contabilidad, Administración o Administración de Empresas, Administración Pública, o afines a las indicadas. Grupo B Licenciatura en Contabilidad, Administración o Administración de Empresas o afines a las indicadas. Experiencia No requiere experiencia. Requisitos legales u otros Incorporación al colegio profesional respectivo, cuando su ley así lo establezca para el ejercicio del correspondiente grado y área profesional.

8 Página: 8 de 8 Licencia de conducir B1 vigente. 2 Condición especial del puesto Rendir declaración de bienes y rendición de la garantía o póliza de fidelidad cuando por ley así se indique para el ejercicio del puesto o cargo. 2 Se exceptuará de este requisito en este cargo, a aquellas personas con algún tipo de discapacidad que impida el cumplimiento del mismo, previa presentación de certificación médica extendida por profesionales médicos de la Caja Costarricense de Seguro Social, que así lo confirme.