AD DE CH C CI D MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ( MOF) ALCALDIA

Transcripción

1 GOBIERNO PROVINCIAL DE CHICLAYO EROICA CI D H U AD DE CH C I LAYO MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES ( MOF) ALCALDIA 2006

2 I. PRESENTACIÓN El Manual de Organización y Funciones (MOF) que presentamos, es un documento de carácter normativo y de gestión que tiene por finalidad complementar la estructura orgánica y funcional del Gobierno Provincial de Chiclayo; de igual modo, describe las funciones específicas de cada uno de los cargos o puestos de trabajo que conforman las unidades orgánicas, proporcionando al personal la información básica acerca de sus funciones y responsabilidades y está orientado al cumplimiento de los objetivos institucionales, destinado a lograr una mejor gestión administrativa con eficacia y transparencia en beneficio de la comunidad. El presente Manual ha sido elaborado de conformidad a la Directiva N GPP Normas para la Formulación y Aprobación del Manual de Organización y Funciones (MOF) de aplicación a las Unidades Orgánicas del Gobierno Provincial de Chiclayo, con el propósito de contar con un documento normativo que permita establecer claramente las funciones específicas de cada servidor orientada al cumplimiento de la normatividad del Sistema Nacional de Control, en el marco de la Ordenanza Municipal Nº GPCH que aprueba la Estructura Orgánica y de la Ordenanza Municipal Nº GPCH que aprueba el Reglamento del Organización y Funciones (ROF) y el Cuadro para Asignación de Personal (CAP), obteniendo un documento de gestión que permite eliminar la duplicidad de competencias y tareas, destinado a brindar un mejor servicio a la población de Chiclayo. Chiclayo, Abril 2006

3 II- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE ALCALDIA CONCEJO DE COORD. LOCAL PROVINC. CCLP COMITÉ PROVINCIAL DEFENSA CIVIL ALCALDIA JUNTA DELEGADOS VECINALES COMITÉ DE GESTION COMITÉ PROVINCIAL SEGURIDAD CIUDADANA ASESORIA TECNICA COORDINACION DE ALCALDIA Secretaria Conserje PROGRAMA VASO DE LECHE AGENCIAS MUNICIPALES

4 III. BASE LEGAL. a. Constitución Política del Estado. b. Ley Orgánica de Municipalidades Nº c. Ley de General del Sistema Nacional de Presupuesto Nº d. Ley Nº Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal e. Ley de Racionalización de los Gastos Públicos N º f. Directiva Nº INAP-DNR. Normas para la formulación del Manual de Organización y Funciones. (MOF). g. Resolución Jefatural Nº l82-79-inap/dnr. Aprueba las Normas Generales del Sistemas de Racionalización. h. Instructivo Técnico Nº INAP/DNR. i. O.M. Nº GPCH. (2L-12-04). j. Ordenanza Municipal Nº OO GPCH, ( ) Aprueba el ROF y CAP. IV - CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS ALCALDIA Alcalde 1 Total 1 V. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Cargo: Alcalde 1. Defender y cautelar los derechos e intereses de la Municipalidad y los vecinos; 2. Convocar, presidir y dar por concluida las Sesiones del Concejo Municipal; 3. Ejecutar los Acuerdos del Concejo Municipal, bajo responsabilidad;

5 4. Proponer al Concejo Municipal proyectos de Ordenanzas y Acuerdos; 5. Promulgar las Ordenanzas y disponer su publicación; 6. Dictar Decretos y Resoluciones de Alcaldía, con sujeción a las leyes y ordenanzas; 7. Dirigir la formulación y someter a aprobación del Concejo el Plan Integral de Desarrollo Sostenible Local y el Programa de Inversiones Concertado con la Sociedad Civil; 8. Dirigir la ejecución de los planes de desarrollo municipal; 9. Someter a la aprobación del Concejo Municipal, el Presupuesto Anual y sus modificaciones, bajo responsabilidad y dentro de los plazos y modalidades establecidos en la Ley Anual del Presupuesto de la República; 10. Aprobar el Presupuesto Anual Municipal, en caso de que el Concejo Municipal no lo apruebe dentro del plazo previsto en la ley; 11. Someter a aprobación del Concejo Municipal, dentro del primer trimestre del ejercicio presupuestal siguiente y bajo responsabilidad, el Balance General y la Memoria del ejercicio económico anterior; 12. Proponer al Concejo Municipal la creación, modificaciones, supresión o exoneración de contribuciones, tasas, arbitrios, derechos y licencias; y, con acuerdo del Concejo Municipal, solicitar al Poder Legislativo la creación de los impuestos que considere necesarios; 13. Someter al Concejo Municipal la aprobación del Sistema de Gestión Ambiental Local y de sus instrumentos, dentro del marco del Sistema de Gestión Ambiental Nacional y Regional; 14. Proponer al Concejo Municipal los proyectos de Reglamento Interno del Concejo Municipal, los de personal, los administrativos y todos los que sean necesarios para el gobierno y la administración municipal; 15. Informar al Concejo Municipal mensualmente respecto al control de la recaudación de los ingresos municipales y autorizar los egresos de conformidad con la ley y el presupuesto aprobado; 16. Celebrar matrimonios civiles de los vecinos, de acuerdo con las normas del Código Civil; 17. Designar y cesar al Gerente Municipal y, a propuesta de éste, a los demás funcionarios de confianza; 18. Autorizar las licencias solicitadas por los funcionarios y demás servidores de la Municipalidad; 19. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones municipales con el auxilio del Serenazgo y la Policía Nacional;

6 20. Delegar sus atribuciones políticas en un regidor hábil y las administrativas en el Gerente Municipal; 21. Proponer al Concejo Municipal la realización de auditorias, exámenes especiales y otros actos de control; 22. Implementar, bajo responsabilidad, las recomendaciones contenidas en los informes de Auditoria Interna; 23. Celebrar los actos, contratos y convenios necesarios para el ejercicio de sus funciones; 24. Proponer la creación de empresas municipales bajo cualquier modalidad legalmente permitida, sugerir la participación del accionariado, y recomendar la concesión de obras de infraestructura y servicios públicos municipales; 25. Supervisar la recaudación municipal, el buen funcionamiento y los resultados económicos y financieros de las empresas municipales y de las obras y servicios públicos municipales ofrecidos directamente o bajo delegación al sector privado; 26. Presidir las Comisiones Provinciales de Formalización de la Propiedad Informal o designar a su representante, en aquellos lugares en que se implementen; 27. Otorgar los títulos de propiedad emitidos en el ámbito de su jurisdicción y competencia; 28. Nombrar, contratar, cesar y sancionar a los servidores municipales de carrera; 29. Proponer al Concejo Municipal las operaciones de crédito interno y externo, conforme a Ley; 30. Presidir el Comité de Defensa Civil de su jurisdicción; 31. Suscribir convenios con otras municipalidades para la ejecución de obras y prestación de servicios comunales; 32. Atender o resolver los pedidos que formulen las organizaciones vecinales o, de ser el caso, tramitarlos ante el Concejo Municipal. 33. Resolver en ultima instancia administrativa los asuntos de su competencia de acuerdo al Texto Único de Procedimientos Administrativos de la Municipalidad; 34. Proponer al Concejo Municipal espacios de concertación y participación vecinal; 35. Las demás funciones que le corresponda de acuerdo a ley.

7 1.- SUB GERENCIA COORDINACION DE ALCALDIA. I. CUADRO ORGÁNICO DE CARGOS 1. Sub Gerente 1 2. Secretaria IV 1 3. Secretaria I 1 4. Conserje Total 5 II- FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES Cargo: SUB GERENTE a) Organizar y supervisar las actividades administrativas y efectuar coordinaciones con el Alcalde. b) Conducir y asesorar en el desarrollo del proceso de organización y control de la documentación. c) Atender el orden de las Audiencias que concede el Sr. Alcalde al Público, Autoridades y Entidades. d) Programar la Agenda de las Actividades del Alcalde, como reuniones de trabajo, invitaciones, ceremonias etc. e) Tramitar las invitaciones que hace el Concejo Municipal y/o Alcalde a las Autoridades y público en general para todo acto oficial o ceremonia. f) Recepcionar dar curso a todo documento urgente o confidencial que llega para el Alcalde. g) Dirigir y controlar el trámite de la documentación personal que le encomiende el Alcalde. h) Revisar, preparar y presentar al Alcalde la documentación de su competencia para su firma indicándole la información que le solicite. i) Mantener informado al Alcalde sobre el desarrollo y grado de cumplimiento de las actividades municipalidades. j) Recibir y atender a comisiones o delegaciones, en asuntos relacionados con la Entidad. k) Supervisar y ejecutar el seguimiento de los expedientes que ingresan a la Alcaldía y preparar periódicamente los informes de situación.

8 l) Asesorar al Alcalde en el ámbito de su competencia. m) Formular el Plan Operativo Institucional y designar al responsable ante la Gerencia de Planeamiento para que lo inserte en el Sistema SIAM. n) Analizar, y controlar a través del Sistema SIAM sus requerimientos y cualquier modificación coordinará con la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto y con la Sub Gerencia de Logística, según sea el caso. o) Recepcionar, analizar y evaluar la información que emita el responsable del SIAF, sobre gastos corrientes e inversiones en la ejecución presupuestal. p) Solicitará a través del Sistema SIAM todo reporte que no se haya consignado. q) Mantener la confidencialidad de los documentos y asuntos tratados a nivel de Alcaldía. r) Otras funciones que le asigne el Alcalde. Título Profesional en Adm. de Empresas, Derecho o carreras afines Acreditar como mínimo cinco años experiencia en labores afines al cargo Pleno dominio de las actividades que se desarrollan en el área. Conocimientos de manejo de procesador de textos, hojas de calculo y presentaciones a nivel usuario Excelente trato al público usuario Cargo: SECRETARIA IV a) Recibir, registrar y revisar la documentación que ingresa al despacho de la Oficina. b) Atender las llamadas telefónicas y concertar citas. c) Revisar y preparar documentación para el visto bueno y/o firma del Alcalde. d) Redactar y elaborar la documentación escrita de acuerdo a indicaciones del Alcalde. e) Atender y orientar al personal, autoridades y otras personas que lleguen a la Oficina f) Tomar dictados en reuniones y conferencias. g) Efectuar el control y seguimiento de los documentos mediante los registros respectivos. h) Atender y orientar al público usuario sobre gestiones.

9 i) Coordinar y concertar reuniones y citas según Agenda con el Asesor Técnico del Despacho de Alcaldía. j) Llevar el archivo de la documentación del Despacho. k) Las demás funciones que le asigne el Alcalde. Título de Secretaria Ejecutiva Experiencia en labores administrativas de oficina. Conocimientos de elaboración de textos, hojas de cálculo y presentaciones en multimedia. Excelente trato al público usuario. Pleno dominio en las labores de oficina, con un alto nivel de confidencialidad Cargo: SECRETARIA I a) Informar sobre la documentación que ingresa a la Oficina. b) Mecanografiar documentos varios que le indique la Secretaria o el Coordinador. c) Actualizar los Archivos de la Oficina. d) Ejecutar actividades de recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de documentos técnicos de la Alcaldía. d) Las demás que le asigne el Coordinador de Alcaldía. Instrucción Secundaria completa Titulo de Secretaria Ejecutiva Acreditar experiencia como mínimo tres años en el cargo Conocimientos de computación a nivel usuario. Excelente trato al público usuario. Dominio en las labores de oficina, con un alto nivel de confidencialidad. Cargo: CONSERJE a) Conservar en buen estado de limpieza los diferentes ambientes de la Oficina.

10 b) Distribuir la documentación de la Oficina a las dependencias del Municipio y a Instituciones Externas. c) Cumplir con Actividades de servicio cuando lo requiera el personal de la Oficina. d) Apoyar a otras áreas del Gobierno Provincial de Chiclayo, cuando lo necesiten. e) Las demás funciones que le asigne la Secretaria. Estudios Secundarios Experiencia en labores de conserjería.

11 2.- ASESORIA TECNICA Cuadro Orgánico de Cargos Total 1. Asesor 1 2. Asistente (Asistente Administrativo I) Total 2 Cargo: ASESOR ALCALDIA a) Prestar el asesoramiento técnico al Alcalde en materia administrativa y sobre asuntos de interés público. b) Coordinar con los diversos Órganos del Gobierno Provincial las disposiciones emanadas por el Alcalde. c) Apoyar en las evaluaciones que se realicen, para verificar el cumplimiento de la Legislación Municipal y Normas Colaterales recomendando las medidas correctivas. d) Asesorar técnicamente a los Regidores y Comisiones, garantizando una correcta y adecuada acción administrativa, cuando lo requiera. e) Absolver consultas formuladas por la superioridad emitiendo opinión sobre Proyectos, planes, casos especiales o públicos de importancia para el Gobierno Provincial de Chiclayo. f) Emitir opinión sobre asuntos técnicos y administrativos que le formule el Alcalde. g) Proyectar, revisar y opinar sobre proyectos de disposiciones municipales. h) Proyectar Resoluciones, Directivas, Convenios, Contratos, Actas y otros documentos que se requieran. i) Participar en Comisiones especiales y/o reuniones que le encomiende el Alcalde para la investigación y elaboración de propuestas. j) Revisar y estudiar documentos administrativos que se les remita y emitir opinión al Titular del Pliego. k) Otras funciones que le asigne el Alcalde, de quien depende. Título Profesional Universitario en profesión afín a las actividades de Alcaldía.

12 Amplia experiencia en actividades de asesoramiento técnico administrativo. Amplios conocimientos de los sistemas administrativos y técnicosoperacionales. Conocimientos a nivel usuario en sistemas informáticos e Internet. Cursos de especialización en las actividades propias de alcaldía. Cargo: ASISTENTE ( Asistente Administrativo ) a) Efectuar estudios o investigaciones sobre normas técnicas. b) Ejecutar actividades especializadas de asistencia profesional. c) Analizar expedientes y formular o emitir informes. d) Apoyar al Asesor en comisiones y/o reuniones. e) Coordinar programas y ejecución de actividades del área. f) Proponer mejoras de procedimientos en normas técnicas. g) Efectuar labores de evaluación administrativa y proponer acciones de mejoramiento. h) Otras funciones que le designe el Asesor de quien depende. Titulo universitario en Administración o afines a labores de asesoría. Amplio conocimiento de las actividades que se desarrollan. Capacitación especializada en las actividades del área. Conocimientos en computación a nivel usuario.

13 GOBIERNO PROVINCIAL DE CHICLAYO MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES (M.O.F.) ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL 2006

14 I. PRESENTACIÓN El Manual de Organización y Funciones (MOF) que presentamos, es un documento de carácter normativo y de gestión que tiene por finalidad disponer de un adecuado ordenamiento de atribuciones, competencias y funciones de las Unidades Orgánicas integrantes del Gobierno Provincial de Chiclayo, así como de cada uno de los cargos que la conforman y está orientado al cumplimiento de los objetivos institucionales, destinado a lograr una mejor gestión administrativa con eficacia y transparencia en beneficio de la comunidad. El presente Manual ha sido elaborado de conformidad a la Directiva N GPP Normas para la Formulación y Aprobación del Manual de Organización y Funciones (MOF) de aplicación a las Unidades Orgánicas del Gobierno Provincial de Chiclayo, con el propósito de contar con un documento normativo que permita establecer claramente las funciones específicas de cada servidor orientada al cumplimiento de la normatividad del Sistema Nacional de Control, en el marco de la Ordenanza Municipal N 032- GPCH,del 21 de Diciembre 2004, que aprueba la Estructura Orgánica y Ordenanza Municipal Nº GPCH, del 13 de Enero 2006, aprueba el Reglamento del Organización y Funciones y el CAP, siendo el resultado de la colaboración de Funcionarios y Trabajadores de la Corporación, obteniendo un documento de gestión que permite definir funciones y responsabilidades, a fin de eliminar la duplicidad de competencias y tareas, destinado a brindar un mejor servicio a la comunidad de Chiclayo. Chiclayo, Abril 2006

15 II- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL CONCEJO MUNICIPAL ALCALDIA SECRETARIA CONSERJE AUDITORIA DE GESTION FINANCIERA Y OPERATIVA AUDITORIA DE OBRAS Y SERVICIOS PUBLICOS

16 II. BASE LEGAL. - Constitución Política del Estado. - Ley Orgánica de Municipalidades Nº Ley de General del Sistema Nacional de Presupuesto Nº Ley Nº Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal Ley de Racionalización de los Gastos Públicos N º Directiva Nº INAP-DNR. Normas para la formulación del Manual de Organización y Funciones. (MOF). - Resolución Jefatural Nº l82-79-inap/dnr. Aprueba las Normas Generales del Sistemas de Racionalización. - Instructivo Técnico Nº INAP/DNR. - O.M. Nº GPCH.( 2L-L2-04) - Ordenanza Municipal Nº OO GPCH, ( ) Aprueba el ROF y CAP. IV- Cuadro Orgánico de Cargos Total 1. Gerente 1 2. Auditor Operativo 1 3. Auditor Exámenes a Especiales 1 4. Auditor Financiero 1 5. Técnico en Auditoria 1 6. Secretaria (Oficinista I) 1 Total 6 V- DESCRIPCION DE FUNCIONES FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES. 1. Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones del Gobierno Provincial, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control, y el control externo por encargo de la Contraloría General de la República; 2. Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control, aprobado por la Controlaría General, de acuerdo a las disposiciones emitidas para el efecto; 3. Llevar a cabo auditorias a los estados financieros y presupuestarios del Gobierno Provincial, así como a su gestión, de conformidad con las pautas señaladas por la Contraloría General; 4. Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y operaciones del Gobierno Provincial, que disponga la Contraloría General así como las que sean requeridas por el Alcalde. Cuando éstas últimas tengan carácter de no programadas, su realización será comunicada a la Contraloría General de la República;

17 5. Efectuar investigaciones sobre denuncias, quejas que presentan los funcionarios, servidores y ciudadanos sobre actos y operaciones del Gobierno Provincial, otorgándole el trámite que corresponda a su mérito y documentación sustentatoria respectiva. 6. Remitir los informes resultantes de sus acciones de control a la Contraloría General de la República, así como al Alcalde y Concejo Municipal. 7. Efectuar el seguimiento y evaluación de las medidas correctivas, observaciones efectuadas por este órgano o la Contraloría General de la República, como resultado de las acciones de control, comprobando su materialización efectiva, conforme a los términos y plazos respectivos; Esta función comprende a los procesos judiciales y administrativos derivados de las acciones de control. 8. Actuar de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad, se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de incumplimiento, informando al Alcalde para que adopte las medidas correctivas del caso. 9. Efectuar control preventivo sin carácter vinculante, al órgano de más alto nivel de la entidad, con el propósito de optimizar la supervisión y mejora de los procedimientos, prácticas e instrumentos de control interno, sin que ello genere prejuzgamiento u opinión que comprometa el ejercicio de su función, vía el control posterior. 10. Apoyar a las Comisiones que designe la Contraloría General para la ejecución de las acciones de control en el ámbito del Gobierno Provincial. 11. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna, aplicables a ésta, por parte de las unidades orgánicas y personal de las mismas. 12. Formular y proponer el Presupuesto Anual del Órgano de Control Institucional para su aprobación correspondiente por el Gobierno Provincial. 13. Determinar arqueos sorpresivos de Caja e Inventarios. 14. Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le formule la Controlaría General. 15. Otras funciones de su competencia asignadas por la Alcaldía y las que establezca la Contraloría General de la República 5.2- FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO. Cargo: Gerente a) Ejercer el control interno posterior a los actos y operaciones de la entidad, sobre la base de los lineamientos y cumplimiento del Plan Anual de Control, y por encargo de la Contraloría. b) Efectuar auditorias a los estados financieros y presupuestarios de la entidad, así como a la gestión de la misma, de conformidad con las pautas que señale la Contraloría General.

18 c) Ejecutar las acciones y actividades de control a los actos y operaciones de la entidad, que disponga la Contraloría General, así como las que sean requeridas por el Alcalde y el Concejo Municipal. d) Efectuar control preventivo sin carácter vinculante, al órgano de más alto nivel de la entidad con el propósito de optimizar la supervisión y mejora de los procesos, prácticas e instrumentos de control interno, sin que ello genere pre juzgamiento u opinión que comprometa el ejercicio de su función, vía el control posterior. e) Remitir los informes resultantes de sus acciones de control a la Contraloría General, así como al Alcalde. f) Actuar de oficio, cuando en los actos y operaciones de la entidad se adviertan indicios razonables de ilegalidad, de omisión o de incumplimiento, informando al Alcalde para que adopte las medidas correctivas pertinentes. g) Recibir y atender las denuncias que formulen los funcionarios, servidores públicos y ciudadanos, sobre actos y operaciones de la entidad, otorgándole el trámite que corresponda a su mérito y documentación sustentatoria respectiva. h) Formular, ejecutar y evaluar el Plan Anual de Control aprobado por la Contraloría General, de acuerdo a los lineamientos y disposiciones emitidas para el efecto. i) Efectuar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad, la Contraloría como resultado de las acciones y actividades de control, comprobando su materialización. j) Apoyar a las Comisiones que designe la Contraloría General para la ejecución de las acciones de control en el ámbito de la entidad y en otras acciones de control externo. k) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la entidad, por parte de las unidades orgánicas y personal de ésta. l) Formular y proponer el presupuesto anual del órgano de institucional para su aprobación correspondiente por la entidad. m) Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le formula General. n) Elaborar el Plan Operativo de la Gerencia a su cargo y designar al responsable coordinador ante la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto para que inserte en el sistema SIAM. o) Analizar y controlar a través del Sistema SIAM sus requerimientos y cualquier modificación coordinar con la GPP y Sub Gerencia de Logística.

19 p) Recepcionar, analizar, y evaluar la información que emita el coordinador del Sistema SIAF, sobre los gastos corrientes e inversiones en la ejecución presupuestal q) Solicitar a través del Sistema SIAM todo reporte que no haya sido consignado. r) Otras funciones que establezca la Contraloría. REQUISITOS MINIMOS Contar con Título Profesional, Colegiatura y Habilitación en el Colegio Profesional respectivo. Experiencia comprobable no menor de tres (03) años en el ejercicio de control gubernamental o en la auditoria privada, o en funciones gerenciales en la administración pública o privada. Ausencia de antecedentes penales y judiciales, de sanciones de cese, destitución o despido, por falta administrativa disciplinaria o proceso de determinación de responsabilidades, así como no tener proceso judicial pendiente con la entidad por razones funcionales con carácter preexistente a su postulación, ni haber sido separado definitivamente del cargo de Jefe del OCI por la Contraloría General, debido al desempeño negligente o insuficiente del ejercicio de la función de control (Declaración Jurada. No tener vínculo de parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad con funcionarios y directivos de la entidad, aun cuando éstos hayan cesado en sus funciones en los últimos dos años; así como, no haber desempeñado en la entidad, durante los dos años anteriores, actividades de gestión en funciones ejecutivas o de asesoría (Declaración Jurada). Capacitación, acreditada por la Escuela Nacional de Control de la Contraloría General, o por cualquier otra institución de nivel superior, Colegio Profesional o universitario, en temas vinculados con el control gubernamental o la administración pública o compromiso de capacitación en dichos temas. Cargo: Auditor Operativo a) Planificar y coordinar la ejecución de acciones de control a los actos Operativos de la entidad, que disponga la Gerencia del Órgano de Control Institucional - OCI. b) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, las Normas Técnicas de Control Interno y normativas internas aplicables a la entidad, por parte de las unidades orgánicas y personal de ésta. c) Elaborar el informe de las acciones de control realizadas, según las Normas de Auditoria Gubernamental.

20 d) Realizar las actividades de control inherentes al Órgano de Control Institucional programadas y no programadas. e) Realizar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad, como resultado de las acciones y actividades de control. f) Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le formule el Gerente de la OCI. g) Otras funciones que le encargue la Gerencia de la OCI. REQUISITOS MINIMOS Contar con Título Profesional de Contador Público. Experiencia en el ejercicio del control gubernamental. Capacitación y cursos de especialización para el área. Conocimientos a nivel usuario de sistemas informáticos Cargo: Auditor Exámenes Especiales a) Planificar y coordinar la ejecución de acciones de control sobre las Obras, Servicios Públicos y otros de la entidad., que disponga la Gerencia del Órgano de Control Institucional OCI. b) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales y normativa interna aplicables a la entidad, en la ejecución de Obras y Servicios por Contrata, Encargo y Administración Directa. c) Elaborar el informe de las acciones de control realizadas, según las Normas de Auditoria Gubernamental. d) Realizar las actividades de control inherentes al Órgano de Control Institucional programadas y no programadas. e) Realizar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad, como resultado de las acciones y actividades de control. f) Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le formula el Gerente del OCI. g) Otras funciones que le encargue la Gerencia del OCI. REQUISITOS MINIMOS Contar con Título Profesional de Ingeniero Civil. Experiencia en el ejercicio del control gubernamental. Capacitación especializada para el área. Conocimientos a nivel usuario de sistemas informáticos.

21 Cargo: Auditor Financiero a) Planificar y coordinar la ejecución de acciones de control a los actos de Gestión Financiera de la entidad, que disponga la Gerencia del Órgano de Control Institucional - OCI. b) Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales, las Normas Técnicas de Control Interno y normativas internas aplicables a la entidad, por parte de las unidades orgánicas y personal de ésta. c) Elaborar el informe de las acciones de control realizadas, según las Normas de Auditoria Gubernamental. d) Realizar las actividades de control inherentes al Órgano de Control Institucional programadas y no programadas. e) Realizar el seguimiento de las medidas correctivas que adopte la entidad, como resultado de las acciones y actividades de control. f) Cumplir diligentemente con los encargos, citaciones y requerimientos que le formule el Gerente de la OCI. g) Otras funciones que le encargue la Gerencia de la OCI. Contar con Título Profesional de Contador Público y / o Economista. Experiencia en el ejercicio del control gubernamental. Capacitación especializada para el área. Cargo: Técnico en Auditoria. a) Colaborar en la planificación de los programas de trabajo del órgano de control institucional. b) Participar en las acciones de control que disponga la Gerencia. c) Apoyar en la práctica de acciones inopinadas en las diferentes áreas de la entidad. d) Apoyar en el seguimiento de medidas correctivas ordenadas por la Gerencia de acuerdo al Plan Anual de Control. e) Apoyar en la formulación de los informes y exámenes especiales de acuerdo a las directivas que emanan de la Contraloría General de la República. f) Entregar el pliego de hallazgos a los rindentes en forma directa, con notificación o publicación.

22 g) Llevar a cabo procedimientos de auditoria en las diferentes fases de una acción de control. h) Otras que le asigne el Gerente del Órgano de Control.. Estudios técnicos en contabilidad. Experiencia en labores de contabilidad, auditoria y actividades que se desarrollan en el área. Capacitación acreditada en temas vinculados con el control Gubernamental o la administración pública. Cargo: Secretaria (Oficinista I) a) Recibir, revisar y preparar la documentación de la Gerencia. b) Atender las llamadas telefónicas y concertar citas. c) Distribuir la documentación a las respectivas áreas del OCI y a otras Áreas de la entidad. d) Digitar la documentación en base a instrucciones específicas del Gerente del OCI. e) Llevar el control y archivo de toda la documentación recibida y emitida de la Gerencia. f) Llevar el control y archivo de los dispositivos legales y disposiciones municipales. g) Preparar el cuadro de necesidades de la Gerencia. h) Las demás funciones que le asigne el Gerente del OCI. : Título de secretariado ejecutivo. Experiencia en labores de secretariado. Conocimientos a nivel usuario de sistemas informáticos.

23 GOBIERNO PROVINCIAL DE CHICLAYO EROICA CI D H U AD DE CH C I LAYO MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES PROCURADURIA PÚBLICA MUNICIPAL 2006

24 I. PRESENTACIÓN El Manual de Organización y Funciones (MOF) que presentamos, es un documento de carácter normativo y de gestión que tiene por finalidad disponer de un adecuado ordenamiento de atribuciones, competencias y funciones de las Unidades Orgánicas integrantes del Gobierno Provincial de Chiclayo, así como de cada uno de los cargos que la conforman y está orientado al cumplimiento de los objetivos institucionales, destinado a lograr una mejor gestión administrativa con eficacia y transparencia en beneficio de la comunidad. El presente Manual ha sido elaborado de conformidad a la Directiva N GPP Normas para la Formulación y Aprobación del Manual de Organización y Funciones (MOF) de aplicación a las Unidades Orgánicas del Gobierno Provincial de Chiclayo, con el propósito de contar con un documento normativo que permita establecer claramente las funciones específicas de cada servidor orientada al cumplimiento de la normatividad del Sistema Nacional de Control, en el marco de la Ordenanza Municipal N 032- GPCH, que aprueba la Estructura Orgánica y Ordenanza Municipal Nº GPCH, aprueba el Reglamento del Organización y Funciones y el CAP, siendo el resultado de la colaboración de funcionarios y trabajadores de la Corporación, obteniendo un documento de gestión que permite definir funciones y responsabilidades, a fin de eliminar la duplicidad de competencias y tareas, destinado a brindar un mejor servicio a la comunidad de Chiclayo. Chiclayo, Marzo 2006.

25 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA PROCURADURIA PUBLICA MUNICIPAL ALCALDIA PROCURADURIA PUBLICA MUNICIPAL CONCEJO DE DEFENSA JUDICIAL DEL ESTADO SECRETARIA AREA DE PROCESOS CIVILES Y PENALES AREA DE PROCESOS LABORALES

26 3. PROCURADURIA PÚBLICA MUNICIPAL FUNCIONES Y ATRIBUCIONES 1. Representar y Defender al Gobierno Provincial de Chiclayo, al Alcalde y funcionarios, en todo procedimiento judicial en que sea parte aquel, como demandado o demandante, denunciante o denunciado o como tercero civilmente responsable, en la administración de justicia civil, penal, administrativa, laboral, constitucional, contencioso-administrativo, etc. Sin reserva ni limitación alguna; 2. Denunciar, demandar, ampliar demandas o denuncias, modificarlas, reconvenir y contestar demandas y denuncias, desistirse de denuncias y demandas, transar judicial o extrajudicialmente, someter a arbitraje o conciliar judicial o extrajudicialmente, solicitar medidas cautelares civiles o penales en beneficio del Gobierno Provincial de Chiclayo; 3. Representar al Gobierno Provincial de Chiclayo y sus funcionarios en todas las instancias judiciales de nuestro país, sean Juzgados de Primera Instancia, Cortes Superiores, Corte Suprema de la República, Tribunal Constitucional, Tribunal Fiscal y los que fuere necesario; 4. Formular y contestar excepciones y defensas previas; 5. Prestar declaraciones de parte, ofrecer medios probatorios; 6. Plantear toda clase de medios impugnativos como los de tacha, oposición y nulidad de actos procesales o del proceso y los recursos de reposición, apelación, casación y queja; 7. Solicitar medios cautelares en cualquiera de las formas previstas legalmente; 8. Solicitar la interrupción, suspensión y conclusión de los procesos que hubieren; 9. Solicitar la aclaración, corrección y consulta de Resoluciones Judiciales y abandono de procesos; 10. Realizar consignaciones judiciales, retirar y cobrar las que se efectúan a nombre del Gobierno Provincial de Chiclayo; 11. Coordinar con el Consejo de Defensa Judicial y elaborar anteproyectos de normas para la defensa de los intereses del Gobierno Provincial de Chiclayo. Cuadro Orgánico de Cargos Total 1. Procurador 1 2. Procurador Adjunto 1 3. Secretaria II 1 Total 3

27 Cargo: PROCURADOR a) Planificar, aprobar, dirigir, coordinar, supervisar, ejecutar y evaluar actividades de la Procuraduría Municipal. b) Ejercitar en los juicios, todas las acciones y recursos legales que sean necesarios en defensa de los derechos e intereses del GPCH y representantes. c) Iniciar e impulsar bajo responsabilidad procesos judiciales que disponga el Alcalde, el Concejo Municipal ó el Órgano de Control Institucional contra funcionarios, servidores o terceros, respecto a los cuales haya encontrado responsabilidad civil o penal. d) Delegar la representación de la entidad, cuando fuese necesario, en cualquiera de los abogados que conforman el Pool de Abogados asignados a la Procuraduría. e) Establecer políticas y procedimientos de control que aseguren el funcionamiento eficiente de la Procuraduría Municipal. f) Efectuar todo acto procesal jurídico ante el Poder Judicial Ministerio Público, Defensoría del Pueblo, Ministerio de Trabajo y otros afines, defendiendo los intereses del Gobierno Provincial de Chiclayo. g) Informar al Alcalde y Concejo Municipal sobre la situación de los procesos a su cargo, independientemente del informe global anual. h) Remitir anualmente al Consejo de Defensa Judicial del Estado, la Memoria Anual de Gestión, hasta antes del 3l de Marzo del Año siguiente de Fenecido el Ejercicio. i) Participar en la Sesiones del Consejo de Defensa Judicial del Estado cuando sea convocado. j) Solicitar al Consejo de Defensa Judicial de Estado la absolución de consultas de asuntos o juicios a su cargo, así como el asesoramiento, apoyo técnico profesional y la capacitación necesaria para el ejercicio de sus funciones. k) Comunicar de forma inmediata, al Alcalde y la Concejo Municipal de las Sentencias ejecutoriadas y/o consentidas desfavorables a la Municipalidad y en su oportunidad a los órganos administrativos correspondientes para la previsión presupuestal o acciones pertinentes. l) Formular Anualmente su Memoria de Gestión. m) Las demás que le asignen el Alcalde y el Concejo Municipal que le sean de su competencia. REQUISITOS MINIMOS Título Profesional de Abogado y Colegiado.

28 Haber ejercido la Abogacía como mínimo 15 años. Amplia experiencia en actividades técnico legales. Experiencia en conducción de personal. Conocimientos a nivel usuario de sistemas informaticos No estar incurso en las prohibiciones incompatibilidades establecidas en el D.S. N 0l PCM. Cargo: PROCURADOR ADJUNTO c) Defender los Asuntos del GPCH, previa delegación hecha por el Procurador. d) Ejercitar en juicio, todos los recursos legales necesarios para la defensa del GPCH. e) Complementar las funciones del Procurador y concurrir a las dependencias o reparticiones del Sector público para solicitar informes y antecedentes que sean necesarios para su función. f) Elaborar con suma diligencia los escritos de contestación de la demanda, ya sea en materia civil, laboral, contenciosa, administrativa y procesal constitucional y/o denuncias ante la autoridad policial, Ministerio Público, etc. g) Rendir informe mensual y cuando el Procurador lo solicite de las actividades realizadas en ejercicio de la representación por delegación, suministrando datos a cerca del estado de los procesos a su cargo, formulando sugerencias para el mejor desenvolvimiento y desarrollo de la defensa judicial del GPCH. h) Las demás funciones que le asigne el Procurador Público Municipal. REQUISITOS MINIMOS: Titulo profesional de abogado Colegiado. Capacitación especializada acreditada en el área Experiencia en actividades técnico legales, mínimo 5 años. Conocimiento a nivel usuario de sistemas informaticos. Cargo : SECRETARIA II b). a). Recibir, registrar y revisar la documentación que ingresa a la Oficina. Atender las llamadas telefónicas y concertar citas Organizar y coordinar las audiencias, atenciones, reuniones y certámenes. c) Preparar la agenda del Procurador con la documentación respectiva.

29 d) Intervenir con criterio propio en la redacción de documentos administrativos de acuerdo a indicaciones de su superior. e) Proponer, orientar o ejecutar la aplicación de normas técnicas sobre trámite documentario y archivo. f) Organizar el control y seguimiento de los expedientes, preparando periódicamente los informes respectivos. g) Administrar la documentación clasificada y prestar apoyo. h) Supervisar la labor del oficinista asignado en apoyo. i) Organizar y coordinar las Audiencias, atenciones, reuniones y certámenes. j) Otras funciones que le asigne el Procurador Público Municipal. REQUISITOS MINIMOS l)titulo de Secretario Ejecutiva. m) Experiencia en labores de secretariado, mínimo 2 años. a) Capacitación en computación, manejo de programas informáticos b) Conocimientos administrativos y de gestiones en el area Cargo: ABOGADO a) Ejercer la defensa de la Municipalidad por delegación de representación del Procurador Municipal. b) Elaborar denuncias, demandas, contestaciones y otros escritos relacionados con la defensa judicial de la Municipalidad. c) Informar oralmente en las respectivas audiencias públicas. d) Emitir opiniones técnicas legales en asuntos de su competencia. e) Realizar el seguimiento de los procesos judiciales, informando quincenalmente y por escrito al Procurador Municipal, el estado de cada uno de los procesos a su cargo. f) Informar de aquellas Resoluciones Judiciales que signifiquen perjuicios patrimoniales para la Municipalidad. g) Otras funciones que el Procurador Municipal le asigne. REQUISITOS MINIMOS Título Profesional de Abogado y Colegiado. Haber ejercido la Abogacía como mínimo tres (03) años. No estar incurso en los impedimentos de Ley. Conocimientos a nivel usuario de sistemas informáticos

30 OBIERNO PROVINCIAL DE CHICLAYO MANUAL DE ORGANIZACIÓN FUNCIONES (M.O.F.) Y SUB GERENCIA SECRETARIA GENERAL 2006

31 I. PRESENTACIÓN El Manual de Organización y Funciones (MOF) que presentamos, es un documento de carácter normativo y de gestión que tiene por finalidad complementar la estructura orgánica y funcional del Gobierno Provincial de Chiclayo; de igual modo, describe las funciones específicas de cada uno de los cargos o puestos de trabajo que conforman las unidades orgánicas, proporcionando al personal la información básica acerca de sus funciones y responsabilidades y está orientado al cumplimiento de los objetivos institucionales, destinado a lograr una mejor gestión administrativa con eficacia y transparencia en beneficio de la comunidad. El presente Manual ha sido elaborado de conformidad a la Directiva N GPP Normas para la Formulación y Aprobación del Manual de Organización y Funciones (MOF) de aplicación a las Unidades Orgánicas del Gobierno Provincial de Chiclayo, con el propósito de contar con un documento normativo que permita establecer claramente las funciones específicas de cada servidor orientada al cumplimiento de la normatividad del Sistema Nacional de Control, en el marco de la Ordenanza Municipal Nº GPCH que aprueba la Estructura Orgánica y de la Ordenanza Municipal Nº GPCH que aprueba el Reglamento del Organización y Funciones (ROF) y el Cuadro para Asignación de Personal (CAP), obteniendo un documento de gestión que permite eliminar la duplicidad de competencias y tareas, destinado a brindar un mejor servicio a la población de Chiclayo Chiclayo, Abril 2006

32 II- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA SUB GERENCIA DE SECRETARIA GENERAL ALCALDIA SUB GERENCIA SECRETARIA GENERAL CONCEJO MUNICIPAL APOYO TECNICO SECRETARIA CONSERJE AREA DE TRÁMITE DOCUMENTARIO EQUIPO DIGITACION EQUIPO NOTIFICACIONES EQUIPO REGISTRO Y ARCHIVO GENERAL

33 III- BASE LEGAL. - Constitución Política del Estado. - Ley Orgánica de Municipalidades Nº Ley de General del Sistema Nacional de Presupuesto Nº Ley Nº Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal Ley de Racionalización de los Gastos Públicos N º Directiva Nº INAP-DNR. Normas para la formulación del Manual de Organización y Funciones. (MOF). - Resolución Jefatural Nº l82-79-inap/dnr. Aprueba las Normas Generales del Sistemas de Racionalización. - Instructivo Técnico Nº INAP/DNR. - O.M. Nº GPCH.( 2L-L2-04) - Ordenanza Municipal Nº OO GPCH, ( ) Aprueba el ROF y CAP. IV.- Cuadro Orgánico de Cargos Total Sub Gerente 1 Técnico (Administrativo III) 1 Secretaria I 2 Conserje 3 Total 7 V- DESCRIPCION DE FUNCIONES FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES. 1. Programar, dirigir, ejecutar y coordinar las actividades necesarias en relación a las Sesiones del Concejo Municipal; 2. Proyectar y/o dar forma final a las Ordenanzas, Edictos, Decretos y Resoluciones Municipales; así como encargarse de su distribución y notificación una vez aprobadas, y su respectiva publicación en coordinación con la Gerencia de Relaciones Públicas e Imagen Institucional; 3. Prestar apoyo administrativo para la realización de las Sesiones de Concejo; 4. Registrar los Acuerdos y dar trámite a los mismos; 5. Citar a los Regidores y Funcionarios a las Sesiones de Consejo, así como a las reuniones que disponga el Alcalde y preparar la Agenda; 6. Transcribir los Acuerdos de Concejo Municipal para su cumplimiento; 7. Recibir, revisar y tramitar los expedientes que deben ser autorizados por Alcaldía;

34 8. Organizar, coordinar y controlar la Administración Documentaria del Gobierno Provincial de Chiclayo; 9. Proyectar disposiciones, expedir y transcribir los certificados y constancias comunes para su firma por el Alcalde; 10. Viabilizar las acciones de transparencia y acceso a la información pública a través del Portal de Transparencia en Internet. 11. Controlar las acciones del Sistema de trámite documentario del Gobierno Provincial de Chiclayo; 12. Formular proyectos de automatización del sistema del trámite documentario; 13. Organizar el archivo municipal de acuerdo a la normatividad del Sistema Nacional de Archivos; 14. Custodiar todos los instrumentos públicos a su cargo; 15. Otras funciones de su competencia, que le asigne el Alcalde FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO. Cargo: SUB GERENTE a) Planear, ejecutar y evaluar las actividades de su área. b) Coordinar con las entidades públicas y privadas en asuntos de su competencia. c) Supervisar y coordinar la aplicación de los Procesos Técnicos de su competencia. d) Coordinar y conducir la elaboración y/o reforma de normas, procedimientos, reglamento, directivas y otros relacionados con Secretaría. e) Supervisar el trámite documentario verificando el cumplimiento del TUPA y la Ley del Procedimiento Administrativo General. f) Asesorar y absolver consultas técnico - administrativa sobre la normatividad de la oficina. g) Programar, dirigir, ejecutar y coordinar las actividades necesarias en relación a las Sesiones del Concejo Municipal, confeccionando la agenda y citando a los Regidores para cada Sesión de Concejo. h) Preparar y entregar la documentación necesaria a los Regidores que será materia de debate en cada Sesión.

35 i) Transcribir y redactar las Actas de las Sesiones de Concejo. j) Llevar el Libro de Actas de Sesiones de Concejo legalizado conforme a Ley y mantenerlo actualizado. k) Suscribir las Resoluciones de Concejo, Resoluciones de Alcaldía, Ordenanzas, Acuerdos y Edictos de la Municipalidad. l) Disponer la publicación de Edictos, Ordenanzas, Acuerdos y Resoluciones del Concejo Municipal y de la Alcaldía. m) Emitir Informes Técnicos cuando lo requiera la Alcaldía y/o el Concejo Municipal. n) Legalizar documentos oficiales del Gobierno Provincial de Chiclayo. o) Brindar y coordinar el acceso de información a la Página Web y en otros medios, en concordancia con la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. p) Representar al Gobierno Provincial de Chiclayo en reuniones y comisiones que le asignen. q) Certificar documentos que soliciten los órganos internos del Gobierno Provincial de Chiclayo y/o el público en general, en concordancia con la Ley de Transparencia y Acceso a la información Pública. r) Organizar y supervisar el archivo central del Gobierno Provincial de Chiclayo. s) Atender al público en sus solicitudes y en atención a sus expedientes. t) Distribuir la documentación que emane del Consejo Municipal y/o Alcaldía con destino a entidades del sector público o privado. u) Revisar la documentación emitida para la firma del Alcalde. v) Elaborar su Plan Operativo Institucional, y designar un responsable coordinador ante la Gerencia de Planeamiento y presupuesto para insertar en el Sistema SIAM. w) Analizar y controlar sus requerimientos a través del Sistema SIAM y coordinar con el Gerente de planeamiento y Presupuesto así como con el Sub Gerente de Logística para cualquier modificación su POI. x) Recepcionar, analizará, y evaluará la información emitida por el responsable del SIAF sobre su Presupuesto. y) Solicitar a través del Sistema SIAM, todo reporte que no haya sido consignado. z) Las demás funciones que le asigne el Concejo Municipal y/o el Alcalde.

36 Título Profesional que incluya estudios relacionados con la especialidad y habilitación del Colegio Profesional respectivo.. Amplio conocimiento de la normatividad publica vigente. Experiencia en conducción de personal. Capacitación especializada en el área. Cargo: TÉCNICO ADMINISTRATIVO a) Recepción, clasificación, registro, distribución y archivo de documentos técnicos. b) Estudiar y participar en la elaboración de proyectos de normas y Ordenanzas. c) Ejecutar y verificar la actualización de registros, fichas u documentos técnicos de Secretaría General. d) Estudiar expedientes técnicos y emitir informes preliminares. e) Absolver consultas de carácter técnico-legal del área de su competencia. f) Apoyar las acciones de comunicación e información. g) Las demás funciones que el asigne el Sub Gerente.. Estudios Universitarios no concluidos en Derecho. Experiencia en labores de apoyo secretarial. Capacitación técnica en manejo de computadoras. Conocimientos de normatividad legal vigente. Cargo: SECRETARIA I a) Recibir, registrar y revisar la documentación que ingresa a la Oficina. b) Atender las llamadas telefónicas y concertar citas. c) Llevar un Directorio de Autoridades e Instituciones Públicas y Privadas. d) Revisar y preparar documentación para la firma respectiva. Atender y orientar al público usuario sobres gestiones y situación de expedientes. e) Redactar documentos de acuerdo a instrucciones generales.

37 f) Coordinar reuniones y concertar citas según Agenda. g) Llevar el archivo de documentación h) Evaluar y seleccionar documentos, proponiendo la eliminación o transferencia al archivo pasivo. i) Coordinar el requerimiento y distribución de materiales de oficina. j) Las demás que le asigne el Sub Gerente : Título de Secretaria Ejecutiva Experiencia en labores varias de oficina Experiencia en manejo de computadora. Buen trato al público usuario. Cargo: CONSERJE a) Conservar en buen estado de limpieza y orden los diferentes ambientes de la Oficina. b) Distribuir la documentación de la oficina a las distintas dependencias del Municipio y a Instituciones externas. c) Cumplir con actividades de servicio cuando lo requiera el personal de la oficina. d) Apoyar a las oficinas de las diversas áreas de la Municipalidad, cuando lo necesiten. f) Las demás funciones que le asigne el Secretario General.. Estudios secundarios concluidos Experiencia en labores de conserjería.

38 1- COORDINACION DE TRÁMITE DOCUMENTARIO. II- Cuadro Orgánico de Cargos Total 1. Coordinador (Técnico Administrativo II) 1 2. Secretaria III 1 3. Auxiliar de Oficina II 3 Total 5 III- DESCRIPCION DE FUNCIONES FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO Cargo: COORDINADOR a) Conducir, desarrollar y optimizar el flujo de documentación. b) Supervisar el trámite documentario de los procedimientos administrativos en base al Texto Único de Procedimientos Administrativos (TUPA) del Gobierno Provincial de Chiclayo. c) Dirigir y controlar las actividades de recepción, clasificación, registro y distribución de documentos en la Sede central y sucursales de trámite documentario, así como la distribución de documentos hacia el exterior, de acuerdo a la Ley General de Procedimientos Administrativos. d) Supervisar la aplicación de procedimientos que permitan efectuar el seguimiento de documentación.. e) Supervisar y controlar el Archivo General del GPCH. g) Visar expedientes, solicitudes, transcripciones, notificaciones y otros documentos antes de su distribución. h) Coordinar con los Gerentes donde funcionan Sucursales de trámite documentario sobre las actividades que ejecutan los responsables. i) Atender al público para absolver consultas y supervisar las actividades de trámite documentario en la periferia. j) Participar en comisiones de trabajo que le asignen. k) Proponer procedimientos para la seguridad del Archivo Central del Gobierno Provincial de Chiclayo. l) Emitir informes de las labores efectuadas y otros.

39 m) Las demás funciones que le asigne el Secretario General. Instrucción secundaria completa. Capacitación técnica en archivo. Amplia experiencia en labores de archivo Experiencia en conducción de personal Cargo: SECRETARIA II a) Participar en la atención y registro de la documentación que ingresa a la Oficina. b) Atender las llamadas telefónicas. c) Revisar y preparar documentación para la firma respectiva. d) Redactar documentación de acuerdo a instrucciones generales. e) Tomar dictado y mecanografiar documentos varios. f) Coordinar reuniones y concertar citas según agenda. g) Llevar el archivo de documentación. h) Evaluar y seleccionar documentos, proponiendo eliminación o Transferencia al archivo pasivo. i) Coordinar el requerimiento y distribución de materiales de oficina. j) Las demás funciones que le asigne el Coordinador. Título de Secretaría Ejecutiva Experiencia en labores varias de Oficina Conocimientos de computación. Buen trato al publico usuario. Cargo: AUXILIAR DE OFICINA II a) Realizar notificaciones en lo relacionado a aprobación de Acuerdos, Ordenanzas, Resoluciones y otros documentos.

40 b) Analizar y clasificar información, asi como apoyar la ejecución de procesos técnicos del sistema administrativo de la Secretaría General. b) Llevar un Registro por fechas y número de los documentos distribuidos c) Foliar Expedientes Terminados para su Archivo. c) Pre clasificar y archivar documentación variada según sistemas establecidos. d) Mantener actualizados los registros,fichas y documentación del sistema administrativo, asi como los servicios de seguridad de los archivos. e) Orientar al usuario sobre los servicios que brinda el Archivo y absolver consultas. g) Las demás que le asigne el jefe de la Coordinación.. Instrucción Secundaria Completa. Experiencia en Archivo. Cargo: AUXILIAR MESA DE PARTES. (AUX. OFICINA I) a) Recepcionar y registrar los documentos que ingresan a la Municipalidad, verificando la conformidad de los requisitos establecidos en el TUPA o de acuerdo a la Ley del Procedimiento Administrativo General. b) Llevar un Registro por fechas y número de los documentos distribuidos. c) Orientar y atender a los administrados sobre los requisitos necesarios para los diversos servicios administrativos que ofrece la institución. d) Llevar registro computarizado del ingreso de expedientes y el destino de los mismos para la información al contribuyente. e) Realizar el seguimiento de la documentación pendiente de atención. f) Orientar al usuario sobre los servicios que brinda el archivo y absolver consultas. g) Las demás que le asigne el jefe de la Coordinación.. Instrucción Secundaria Completa. Experiencia en Archivo.

41 GOBIERNO PROVINCIAL DE CHICLAYO MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (M.O.F.) GERENCIA DE RELACIONES PÚBLICAS E IMAGEN INSTITUCIONAL 2006

42 I. PRESENTACIÓN El Manual de Organización y Funciones (MOF) que presentamos, es un documento de carácter normativo y de gestión que tiene por finalidad complementar la estructura orgánica y funcional del Gobierno Provincial de Chiclayo; de igual modo, describe las funciones específicas de cada uno de los cargos o puestos de trabajo que conforman las unidades orgánicas, proporcionando al personal la información básica acerca de sus funciones y responsabilidades y está orientado al cumplimiento de los objetivos institucionales, destinado a lograr una mejor gestión administrativa con eficacia y transparencia en beneficio de la comunidad. El presente Manual ha sido elaborado de conformidad a la Directiva N GPP Normas para la Formulación y Aprobación del Manual de Organización y Funciones (MOF) de aplicación a las Unidades Orgánicas del Gobierno Provincial de Chiclayo, con el propósito de contar con un documento normativo que permita establecer claramente las funciones específicas de cada servidor orientada al cumplimiento de la normatividad del Sistema Nacional de Control, en el marco de la Ordenanza Municipal Nº GPCH que aprueba la Estructura Orgánica y de la Ordenanza Municipal Nº GPCH que aprueba el Reglamento del Organización y Funciones (ROF) y el Cuadro para Asignación de Personal (CAP), obteniendo un documento de gestión que permite eliminar la duplicidad de competencias y tareas, destinado a brindar un mejor servicio a la población de Chiclayo Chiclayo, Abril 2006

43 II- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA GERENCIA DE RELACIONES PÚBLICAS E IMAGEN INSTITUCIONAL ALCALDIA GERENCIA DE RELACIONES PÚBLICAS E IMAGEN INSTITUCIONAL GERENCIA GENERAL MUNICIPAL Secretaria EQUIPO DE COMUNICACIONES Y PROTOCOLO EQUIPO DE PERIODISMO III- BASE LEGAL.

44 - Constitución Política del Estado. - Ley Orgánica de Municipalidades Nº Ley de General del Sistema Nacional de Presupuesto Nº Ley Nº Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal Ley de Racionalización de los Gastos Públicos N º Directiva Nº INAP-DNR. Normas para la formulación del Manual de Organización y Funciones. (MOF). - Resolución Jefatural Nº l82-79-inap/dnr. Aprueba las Normas Generales del Sistemas de Racionalización. - Instructivo Técnico Nº INAP/DNR. - O.M. Nº GPCH.( 2L-L2-04) - Ordenanza Municipal Nº OO GPCH, ( ) Aprueba el ROF y CAP. GERENCIA DE RELACIONES PÚBLICAS E IMAGENINSTITUCIONAL IV- Cuadro Orgánico de Cargos Total a) Gerente 1 b) Auxiliar en Comunicaciones 3 c) Secretaria I 1 4. Conserje 1 Total 6 V- DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES FUNCIONES Y ATRIBUCIONES 1. Programar, dirigir, ejecutar y coordinar las actividades de Relaciones Públicas, comunicaciones e Imagen Institucional del Gobierno Provincial de Chiclayo; 2. Mantener estrecha relación y coordinación con los diversos sectores de la actividad pública y privada, con los organismos y representaciones diplomáticas, con las organizaciones de la población, municipalidades, etc. 3. Coordinar y realizar eventos y campañas vinculadas a las actividades del Gobierno Provincial de Chiclayo, Concejo Municipal, Alcalde y dependencias orgánicas; 4. Elaborar Directorios, folletos y boletines de divulgación de actividades; 5. Establecer y mantener relaciones permanentes con los medios de comunicación con la finalidad de informar de manera regular y oportuna a la comunidad sobre la gestión municipal;

45 6. Mantener actualizado un archivo histórico de las noticias periodísticas relacionadas al Gobierno Provincial, asimismo organizar la videoteca; 7. Conducir las ceremonias que presida el Alcalde y conservar el protocolo y las órdenes de presentación; 8. Preparar el proyecto de Memoria Anual de la institución para su aprobación por el Concejo Municipal, así como su distribución; 9. Coordinar las actividades de comunicaciones e imagen Institucional del Gobierno Provincial de Chiclayo; 10. Publicar las Ordenanzas, Acuerdos Municipales y otras disposiciones de interés público de acuerdo a ley u ordenadas por el concejo y la Alta Dirección ; 11. Preparar el material documental que ha de difundirse a través de la página Web GPCH; 12. Otras funciones de su competencia y las que le asigne el Alcalde FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO. Cargo: GERENTE. a) Programar, coordinar y supervisar las actividades de comunicación, información y divulgación en beneficio de la imagen institucional. b) Mantener buenas relaciones con los medios de comunicación social a fin de facilitar la información a la ciudadanía sobre los diversos aspectos de la gestión municipal. c) Representar por delegación del Alcalde ante organismos públicos o privados. d) Coordinar con las diferentes dependencias municipales a fin de recopilar información sobre las actividades que realizan en beneficio de la comunidad y de la atención que se brinda. e) Mantener informado al Alcalde sobre las diversas opiniones que se vierten en los medios sobre aspectos de la gestión municipal, proponiendo si fuera el caso, acciones en beneficio de la imagen institucional. f) Informar al Alcalde sobre actividades o eventos en la localidad que puedan ser de interés para la institución. g) Conducir la edición de boletines, folletos, revistas, contenidos de spots publicitarios y otros medios de divulgación, sobre la gestión municipal. h) Supervisar el archivo histórico de periódicos y revistas y audio visual, cuyos contenidos se refieran a la gestión municipal o de interés para el desarrollo de la provincia y de bienestar para la comunidad.

46 i) Conducir, coordinar y/o dirigir ceremonias que preside el Alcalde. j) Coordinar los eventos y actividades que realicen otras instituciones y a los cuales asistirá o participará el Alcalde en representación del Gobierno Provincial de Chiclayo. k) Mantener actualizada el registro histórico de las actividades realizadas por el Gobierno Provincial de Chiclayo. l) Recopilar la información que pueda ser transmitida al público a través de la página Web del Gobierno Provincial. m) Coordinar y revisar las notas de prensa o comunicados, a remitirse a los medios de comunicación. n) Elaborar el Plan Operativo de su Área y designar al coordinador responsable ante la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto para que lo inserte en el Sistema SIAM. o) Analizar, y controlar a través del Sistema SIAM sus requerimientos y cualquier modificación coordinará con la GPP y con la Sub Gerencia de Logística, según sea el caso. p) Recepcionar, analizar y evaluar la información que emita el responsable del SIAF, sobre gastos corrientes e inversiones en la ejecución Presupuestal. q) Solicitará a través del Sistema SIAM todo reporte que no se haya consignado. r) Otras de su competencia y las que le asigne el Alcalde, de quien depende. n) Título universitario en Ciencias de la Comunicación o carreras relacionadas con la especialidad. c) Amplia experiencia en labores de periodismo. d) Conocimientos del entorno Windows : Word, diseño grafico, presentaciones en multimedia. i) Excelente trato al público Cargo: AUXILIAR EN COMUNICACIONES. 1. Recibir y atender comisiones o delegaciones que visitan la sede del GPCH. 2. Preparar y conducir las acciones de protocolo en las ceremonias organizadas por el GPCH. 3. Coordinar por delegación, la participación o asistencia del Alcalde a ceremonias o eventos organizados por otras instituciones.

47 4. Mantener permanente comunicación con los medios de comunicación asegurando la divulgación de las acciones o actividades de la gestión municipal. 5. Coordinar con las dependencias del GPCH a fin de divulgar las actividades que realizan para conocimiento o interés de determinados sectores de la comunidad. 6. Monitorear filmaciones, ediciones, spot para radio y televisión, etc. 7. Mantener al día el archivo audio - visual de la Sub Gerencia. 8. Otras de su competencia y las que le asigne el Sub Gerente. Estudios Superiores de Comunicación o Relaciones Públicas. Capacitación en la especialidad. Experiencia en labores de comunicación. Cargo: SECRETARIA I a) Recibir, registrar y revisar la documentación que ingresa a la Oficina. b) Atender las llamadas telefónicas y concertar citas. c) Mantener un Directorio disponible de Autoridades e Instituciones Públicas y Privadas. d) Revisar y preparar documentación para la firma respectiva. e) Redactar y digitar documentos de acuerdo a Instrucciones Generales. c) Tomar dictados en reuniones y conferencias. d) Atender y orientar al Público usuario sobre gestiones en la institución. e) Coordinar y concertar reuniones y citas según Agenda con el Sub Gerente. f) Llevar el archivo de la documentación de la Oficina y el archivo histórico de publicaciones en los medios de comunicación. g) Las demás funciones que le asigne el Sub Gerente. Título de Secretaria Ejecutiva.

48 Experiencia en labores de oficina. Experiencia en Computación. Excelente trato al Público Usuario. Cargo: Conserje. a) Conservar en buen estado de limpieza los diferentes ambientes de la Oficina. b) Distribuir la documentación de la oficina a las dependencias del Municipio y a Instituciones externas. c) Cumplir con actividades de servicio cuando lo requiera el personal de la Oficina. d) Apoyar a otras Áreas del Municipio cuando lo necesiten. e) Las demás que le asigne el Gerente. REQUISITOS MÍNIMOS Estudios Secundarios. Experiencia en labores de Conserjería Conocimientos básicos de electrónica y audio

49 GOBIERNO PROVINCIAL DE CHICLAYO MANUAL DE ORGANIZACION Y FUNCIONES (M.O.F.) GERENCIA GENERAL 2006

50 I. PRESENTACIÓN El Manual de Organización y Funciones (MOF) que presentamos, es un documento de carácter normativo y de gestión que tiene por finalidad complementar la estructura orgánica y funcional del Gobierno Provincial de Chiclayo; de igual modo, describe las funciones específicas de cada uno de los cargos o puestos de trabajo que conforman las unidades orgánicas, proporcionando al personal la información básica acerca de sus funciones y responsabilidades y está orientado al cumplimiento de los objetivos institucionales, destinado a lograr una mejor gestión administrativa con eficacia y transparencia en beneficio de la comunidad. El presente Manual ha sido elaborado de conformidad a la Directiva N GPP Normas para la Formulación y Aprobación del Manual de Organización y Funciones (MOF) de aplicación a las Unidades Orgánicas del Gobierno Provincial de Chiclayo, con el propósito de contar con un documento normativo que permita establecer claramente las funciones específicas de cada servidor orientada al cumplimiento de la normatividad del Sistema Nacional de Control, en el marco de la Ordenanza Municipal Nº GPCH que aprueba la Estructura Orgánica y de la Ordenanza Municipal Nº GPCH que aprueba el Reglamento del Organización y Funciones (ROF) y el Cuadro para Asignación de Personal (CAP), obteniendo un documento de gestión que permite eliminar la duplicidad de competencias y tareas, destinado a brindar un mejor servicio a la población de Chiclayo Chiclayo, Abril 2006

51 II- ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA GERENCIA GENERAL MUNICIPAL ALCALDIA GERENCIA GENERAL MUNICIPAL ASESOR Secretaria Conserje ORGANOS DE LINEA