ICETEX SOFTWARE DE GESTIÓN DE CRÉDITO Y CARTERA Y ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DOCUMENTO DE CASOS DE USO DE SISTEMAS. Versión <1.

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1 ICETEX SOFTWARE DE GESTIÓN DE CRÉDITO Y CARTERA Y ADMINISTRACIÓN DE FONDOS DOCUMENTO DE CASOS DE USO DE SISTEMAS Versión <1.4>

2 Historia de Cambios Fecha Versión Descripción Autor <12/Mayo/2007> <1.0> <Creación y revisión del Documento> <Alex Fernando Buitrago Olga Alejandra Pantoja R.> <16/Junio/2007> <1.1> <Modificación del Documento> <Alex Fernando Buitrago William Ciendua - Olga Alejandra Pantoja R.> <25/Junio/2007> <1.2> <Modificación del Documento> <Alex Fernando Buitrago William Ciendua - Olga Alejandra Pantoja R.> <30/Junio/2007> <1.3> <Modificación del Documento> <Alex Fernando Buitrago William Ciendua - Olga Alejandra Pantoja R.> <30/Julio/2007> <1.4> <Modificación del Documento> <Alex Fernando Buitrago William Ciendua - Olga Alejandra Pantoja R.> Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 2

3 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN... 8 MARCO TEÓRICO PARAMETRIZACIÓN DE LAS TABLAS BÁSICAS Parametrizar Tipo de Crédito definido por la Superintendencia Financiera Parametrizar Tipo de Recurso Parametrizar Tipo de Cobertura Parametrizar Tipo de Estudio a Financiar Parametrizar el Tipo de Rubro a Financiar Parametrizar los tipos de condición del crédito para constituir cartera Parametrizar el Listado de Países Parametrizar el Tipo de Moneda Parametrizar el sistema de Amortización Parametrizar el Tipo de Deudor Parametrizar el tipo de Personería Parametrizar Lista de Departamentos Parametrizar Lista de Ciudades y/o Municipios Parametrizar de Direcciones Territoriales del ICETEX Crear Instituciones de Educación Superior Crear Entidades contratistas del ICETEX Crear Constituyente del Fondo Crear Línea de Crédito Definir modalidad de crédito y/o fondo Definir Alianza Estratégica PARAMETRIZACIÓN DE LAS CONDICIONES DEL CRÉDITO Crear campos del Formulario de la Solicitud Crear sección del Formulario Asociar Secciones al Formulario Crear Formulario de registro Establecer las etapas de la Solicitud del Crédito Definir Calendarios Parametrizar el modelo de evaluación de crédito Parametrizar el modelo de clasificación de cartera y cálculo de las provisiones Definir las condiciones de la legalización en la IES o Constituyente del Fondo Establecer los datos para validar en el formulario Definir las condiciones del Giro Definir el formulario para la constitución de la garantía Definir plantillas de generación de reportes oficiales Definir Criterios de Suspensión del Crédito Definir porcentaje de financiación de un rubro Definir condiciones de subsidio y/o Condonación PARAMETRIZACIÓN DE LA LIQUIDACIÓN DE CARTERA Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 3

4 3.1 Definir algoritmo de generación de cuotas OTORGAMIENTO DE CRÉDITO Registrar Solicitud de crédito de un solicitante Cargar beneficiarios de fondos en el sistema de crédito y cartera Crear pin de seguridad Cambiar pin de seguridad Consultar estado de la Solicitud por número de identificación Registrar sección datos básicos Registrar demás secciones de la solicitud de crédito Modificar solicitud cuando falta información en la etapa de diligenciamiento de la solicitud de crédito Registrar la solicitud de estudio del Deudor Solidario Evaluar el deudor solidario Consultar estado del estudio del deudor solidario Imprimir Formulario del Deudor Solidario aprobado para la legalización del crédito Validar la información del formulario de solicitud Realizar la matrícula de cuentas Generar las evaluaciones de las solicitudes Actualizar el estado de las solicitudes de crédito en el comité Verificar la información de las solicitudes aprobadas Publicación y consulta de los resultados del comité Legalizar créditos aprobados Revisar la garantía del crédito: carta y pagare y confirmación de valores: Hacer visado del crédito por parte del ICETEX RENOVACIÓN DEL CRÉDITO Realizar la actualización de datos e impresión del soporte de la renovación Realizar la renovación en las IES o Fondos GIROS Pago a proveedores cargados a gastos al fondo Generar resoluciones de giro Aprobar resolución relación de giro Generar Resoluciones de Giro Complementario Confirmar giros exitosos Visar tarjeta Aplicar Gastos al Fondo NOVEDADES DEL CRÉDITO Modificar los datos de ubicación del beneficiario y/o del deudor de una solicitud aprobada que no ha sido legalizada Modificar los datos de ubicación del beneficiario de un crédito después de la legalización Actualizar datos de los gestores Cambio de Deudor Solidario Anular créditos aprobados que no fueron legalizados Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 4

5 7.6 Anular créditos cuando el beneficiario desiste en la confirmación de datos Aplazar la legalización del crédito Realizar legalización del crédito fuera de los tiempos estipulados por el ICETEX Reversar la legalización Cambio de IES y/o programa académico solicitado por el estudiante Bloquear créditos Terminación del crédito CARTERA EN EPOCA DE ESTUDIO Aplicar Giros de Adjudicación y Renovación Constituir Cartera Generar Plan de cuotas durante la época de estudios Aplicar Recaudos Época de Estudio Registrar información de la transacción realizada Consultar Crédito CARTERA EN ETAPA FINAL DE AMORTIZACIÓN Pasar crédito a etapa final de amortización Generar Plan de cuotas para etapa de final de amortización Liquidar crédito en etapa final de amortización Aplicar Recaudos etapa final de amortización Registrar distribución de capital e Interés que conforma el capital inicial por fuente de Financiación en etapa final de amortización para el control de la contabilización del interés diferido Afectar interés diferido que conformó el capital inicial por fuente de Financiación en etapa final de Amortización por recaudo Aplicar calificación Manual CARTERA EN ETAPA DE ESTUDIO Y AMORTIZACIÓN Generar información para extractos y recibos de pago Generar Extractos y Recibos de Pago CIERRE DIARIO Ejecutar Cierre Diario Actualizar estado de los créditos Causación Diaria Generar Interfaz Contable en el aplicativo de Cartera Enviar Interfaz Contable Consolidada a Contabilidad Realizar el registro de transacciones de causación de interés teniendo en cuenta la conformación del capital inicial de la obligación en la etapa final de amortización CIERRE MENSUAL Ejecutar Cierre Mensual Calificar Cartera Alinear Calificaciones Actualizar provisiones Generar Provisión General de Cartera Ejecutar Reclasificación Contable Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 5

6 13. CIERRE PERIODO ACADÉMICO Ejecutar cierre periodo académico NOVEDADES DE CARTERA Pasar crédito a etapa final de amortización Pasar crédito a época de estudio Reversar Pago Aplicar Pago Aplicar Condonación Total Aplicar condonación parcial Reversar Giro Aplicar Giro Ampliar Número de Cuotas Refinanciar Crédito Modificar valor de cuota Prorrogar Crédito Eliminar saldos mayores a favor del Beneficiario Eliminar saldos menores Registrar Retención Salarial Modificar Tasa de Interés Recalcular saldos de la operación desde la fecha de la novedad Buscar Operación para aplicar novedades Registrar datos de la novedad Anular Novedad Consultar Novedad Autorizar Ejecución de la novedad INTERFACES Reporte a Centrales de Riesgo Consulta a Centrales de Riesgo Consulta con el DNP Consulta con el SNIES Consulta con el ICFES Reporte a UIAF(Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero) ACH Superintendencia financiera Superintendencia financiera: DANE Registraduría Nacional de Estado Civil Sistema Financiero - Presupuesto Sistema Financiero Actualización Presupuestal Sistema Financiero Tesorería Sistema Financiero Contabilidad Sistema Financiero Contabilidad Oficina de Riesgo - Actualización del modelo de Riesgo Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 6

7 15.18 Operaciones y Tecnología - Seguimiento al crédito Extractos Operaciones y Tecnología - Seguimiento al crédito Créditos a Verificar Operaciones y Tecnología - Gestión Documental - Envío de datos de la custodia Operaciones y Tecnología - Gestión Documental - Consulta de datos de la custodia Operaciones y Tecnología - Gestión de la Cobranza - Envío de Información Operaciones y Tecnología - Gestión de la Cobranza Actualización de los estados de crédito Gestión de consultas y Reportes Introducción Generador de reportes Características Generales Características Específicas reportes gerenciales Listado de consultas y reportes Características de las Consultas por Internet ANEXOS Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 7

8 INTRODUCCIÓN En el marco de desarrollo del contrato establecido entre el ICETEX y Softmanagement S.A. cuyo objeto es realizar el levantamiento de los requerimientos y especificaciones funcionales y técnicas para contratar el Sistema de Información para la Gestión del Crédito, Cartera y Fondos en administración del ICETEX se ha definido el proyecto entres fases: La fase de inicio, la fase intermedia y la fase de contratación. En la primera fase se desarrollo un modelo preliminar del negocio. La fase de elaboración se divide en tres iteraciones. Hasta este momento se ha realizado la iteración inicial donde se presento el documento de casos de uso de negocios en el que se muestran los siguientes macroprocesos: Administración de parámetros: Corresponde al conjunto de casos de uso que hacen posible la flexibilización del Sistema de Información a través de los parámetros. Los casos de uso de parametrización permiten que el aplicativo cuente con las condiciones de flexibilidad requeridas durante la adjudicación, renovación y ejecución de los créditos. Los grandes elementos que hacen parte la parametrización se relacionan a continuación: o Tablas básicas. Establecen los datos que harán parte de las diferentes listas de valores que harán parte del aplicativo. Ejemplos de tablas básicas son: Lista de Departamentos, ciudades y municipios, tipos de identificación, Líneas de crédito y tipos de sistemas de amortización: o Condiciones del crédito. Constituyen los parámetros que afectan los procesos de otorgamiento, renovación, legalización y desembolso del crédito. Las condiciones son propias para cada modalidad del crédito. Ejemplos de la condiciones son; Modelo de puntaje social para la evaluación del crédito, campos que contiene el formulario, condiciones de aprobación y ranking, condiciones de legalización en la IES y los datos por verificar en los procesos de seguimiento y adjudicación del crédito o Condiciones de la cartera. Incluye los diferentes algoritmos de cálculo para las liquidaciones del crédito de acuerdo a la modalidad de otorgamiento o reestructuración y a los sistemas de amortización vigentes; además permite la parametrización de los modelos de calificación y de provisiones de la cartera. o Integración con otros aplicativos. Permite la parametrización de los elementos de ejecución de las interfases. Ejemplos de dicha tipificación son: Definición de la dinámica de cuentas para las interfaces con el sistema de gestión financiera, parametrización de la forma en que se deben hacer los reportes de centrales de información y el establecimiento de los reportes a la superintendencia financiera Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 8

9 Gestión del crédito: Incluye las etapas de otorgamiento y desembolso (Giros) del crédito antes de la constitución de la cartera y la actualización de los gastos a los fondos. Adicionalmente integra la cartera en periodo de época de estudios de los créditos a través del proceso de renovaciones. En este proceso se desarrollaron los siguientes casos de uso: o Otorgamiento del crédito, donde se realiza el proceso de selección y evaluación de solicitudes de créditos y subsidios que cumplen con los requisitos de la modalidad y/o fondo respectivo con el fin de conceder créditos para realizar estudios de educación Básica y Media, Formación para el trabajo y la desarrollo humano y Educación Superior (técnica, tecnológica, universitaria, postgrado y postdoctorado). o Renovación del crédito: Sirve para realizar la actualización de datos y visado por parte de los terceros (Instituciones de Educación Superior IES y fondos) y del ICETEX para la generación de la resolución. o Novedades del crédito: Presenta el listado de las posibles novedades del crédito que se pueden presentar durante el otorgamiento y renovación del crédito. o Giros, que presenta las acciones realizadas para el proceso de desembolso en época de estudio para créditos condonables, reembolsables, subsidiables y mixtos. Gestión de la cartera: Establece la especificación funcional de los diferentes estados de la cartera, sus condiciones de liquidación, las transiciones entre los estados y las excepciones que se pueden presentar. En este macroproceso se encuentran los siguientes casos de uso de negocio: o Cartera en época de estudio, donde se describen los procesos de cartera que se generan cuando el crédito está en época de estudio. o Cartera en época de amortización: Presenta los procesos de cartera que se realizan en los créditos cuando están en época de amortización. o Novedades de cartera: Presenta el listado de las posibles novedades del crédito que se pueden presentar durante la gestión de la cartera. o Cierres, donde se realiza la consolidación de información de cada crédito. Aquí se hace referencia a los cierres diarios, los mensuales y por periodo académico. Los cierres diarios hacen la actualización de saldos de cada crédito discriminado por los giros y recaudos con sus respectivas variables (capital, intereses y primas de seguros). Los cierres mensuales realizan la calificación de la cartera de acuerdo a su comportamiento. Adicionalmente se debe realizar las provisiones y reportes de control solicitados por los Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 9

10 usuarios y entidades externas. Por último se encuentran los cierres por periodo académico donde se definen los estados del crédito una vez evaluado el comportamiento del crédito durante el periodo académico. Los posibles estados que se pueden presentar son: Renovación, Aplazamiento, Bloqueos (por: Cambio de número de identificación, no actualización de datos, inconsistencia de datos), crédito en época de gracia y crédito en época de amortización (Paso al cobro). Interfases Describe las interfaces que rigen el intercambio de información entre el Sistema de Crédito y cartera y los Sistemas de Información de las entidades externas e internas el ICETEX. En este documento se incluyen las diferentes especificaciones necesarias para construir los componentes necesarios para consultar y enviar información a las entidades externas e internas. Por tanto, este documento concreta y unifica los siguientes aspectos relacionados con las interfaces: Tipo: o Entrada : se obtiene información de la entidad o Sálida: se genera información para la entidad Forma Envío/Recepción : o Archivo con transmisión electrónica o Archivo entrega física(cd,dvd) o Servicio Web Frecuencia Envío /Recepción: o Diario o Mensual o Por demanda : Cada vez que se necesite la información Procesos que afecta Seguridad: o Certificados Digitales o Autenticación Reportes En este documento se desarrolla la fase intermedia donde se presentan los casos de uso de sistemas que hacen referencia a la especificación detallada de las actividades funcionales de los casos de uso de negocio procesos de crédito y cartera del ICETEX. Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 10

11 MARCO TEÓRICO A continuación se presenta el formato utilizado para el desarrollo de los casos de uso de es5te documento y la explicación de cada una de las variables que lo compone: Código*: Nombre (del caso de uso): Elaborado por: Fecha de elaboración: Aprobado por: Fecha de aprobación: Objetivo Es la finalidad que debe cumplir el sistema frente al caso de uso Descripción Presenta una definición más detallada del objetivo. La definición de los actores de los casos de uso está sujeto a cambios en las políticas del ICETEX. Actores Principales Son aquellos que ejecutan y modifican el caso de uso. Los actores definidos en estas variables en el futuro pueden cambiar. La definición de los actores de los casos de uso está sujeto a cambios en las políticas del ICETEX. Actores secundarios Son los que aportan información para desarrollar el caso de uso y los que utilizan las posibles salidas de información. Los actores definidos en estas variables en el futuro pueden cambiar. Precondiciones: Son los requerimientos previos al caso de uso que se necesitan para desarrollar el objetivo de este. Poscondiciones Presenta los estados en los que debe quedar el sistema después de la ejecución de cada uno de los casos de Uso Secuencia normal de En este punto se presenta el flujo básico que se desarrolla al interior acciones: del caso de uso sin que se presente alguna falla o no se cumpla con Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 11

12 alguna regla determinada en el sistema. Secuencias alternas 1. Previniendo que el sistema pueda fallar ó que en algún momento los registros que se introducen en el sistema no cumplen con alguna regla de negocio preestablecida dentro del mismo, se presenta un flujo alternativo que deberá realizar el sistema con el fin de superar las fallas presentadas dentro del flujo básico del caso de uso. Estas secuencias alternativas indican el punto del flujo básico en donde se genero el problema y van acompañadas por una letra (a, b, c) que representa los pasos alternativos que debe seguir el sistema. Esta letra acompañara cada uno de los procesos que necesiten ser modificados con el fin de suplir la falla del sistema o la inconsistencia de información registrada por los usuarios del mismo Son aquellos que describen los servicios o funciones que satisfacen los objetivos de los usuarios. Se entiende por Requerimientos No Funcionales las propiedades técnicas o restricciones que debe satisfacer el sistema. Los requerimientos no funcionales que se van a aplicar en este proyecto son: Desempeño ( Rendimiento) Hace referencia a los tiempos de respuesta del sistema, a la frecuencia de ocurrencia y a aquellas actividades que debe controlar el sistema. Requerimientos funcionales: no Disponibilidad Representa la ubicación y las personas que deben tener acceso a la información generada en los casos de uso de sistemas. Seguridad Representa el nivel de autenticación de los usuarios que intervienen en el desarrollo de las actividades Gestionabilidad - Control de procesos Hace referencia a los cambios de estado del proceso. En este se debe referenciar el estado inicial y el estado final. Sin embargo hay Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 12

13 casos de uso en que no se afecta el estado del proceso. Auditoria Representa el nivel de control y seguimiento de las operaciones realizadas, lo cual se ve reflejado en el historial de los procesos (actividades realizadas, fecha en que se realizo, actor que realizo la actividad). Notas y comentarios Tiene la función de aclarar el significado de algunas operaciones del caso de uso. *Los casos de uso de tienen la siguiente denominación: Parametrización de las tablas básicas. PTB Parametrización de las condiciones del crédito. PCR Parametrización de la liquidación de cartera. PCA Otorgamiento de Crédito: OTO Renovación de Crédito: REN Novedades de crédito: NCR Giros GIR Cartera en época de estudio: CEE Cartera en época de amortización: CEA Cierre Diario CDI Cierre mensual CME Cerre Por Periodo Académico CPA Novedades de cartera: NCA Interfaces INT Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 13

14 1. PARAMETRIZACIÓN DE LAS TABLAS BÁSICAS 1.1 Parametrizar Tipo de Crédito definido por la Superintendencia Financiera Código: PTB-SIS-001 Nombre: Parametrizar Tipo de Crédito definido por la Superintendencia Financiera Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Dejar a disposición de los casos de uso de parametrización la clasificación del crédito Descripción Permitir a través de este campo reportar de forma adecuada la información a la superintendencia financiera. Además determina cual debe ser el modelo de referencia para la calificación de cartera y las provisiones Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios No existe actor secundario Precondiciones: El cliente es admitido y conocido para el sistema. Poscondiciones Se crea el parámetro de tipo de crédito definido para la superintendencia financiera. Secuencia normal de acciones: 1. El usuario selecciona el la opción de clasificación del crédito para la Superintendencia Financiera 2. El sistema de solicita los siguientes datos: 2.1 Código 2.2 Descripción 3. El usuario registra la información y la guarda 4. El sistema le presenta la confirmación del almacenamiento. Secuencias alternas 4.1 El sistema muestra el mensaje: Código de la clasificación del crédito ya existe. 4.2 Ir al paso 4 nuevamente Notas y comentarios Los tipos de crédito que maneja el ICETEX, corresponden a Créditos de consumo y comerciales únicamente; el crédito educativo se ubica en este momento como crédito de consumo, adicionalmente las estrategias de mercadeo encaminadas a las Instituciones de Educación Superior se considerarían créditos comerciales. Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 14

15 1.2 Parametrizar Tipo de Recurso Código: PTB-SIS-002 Nombre: Parametrizar Tipo de Recurso Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Dejar a disposición de los casos de uso de parametrización los tipos de recursos con los que cuenta el ICETEX para el otorgamiento del préstamo Descripción Permitir el registro de los tipos de recursos de financiación que harán parte de la configuración de la modalidad. Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios No existe actor secundario Precondiciones: El cliente es admitido y conocido para el sistema. Poscondiciones Se crea el parámetro de tipo de recurso. Secuencia normal de acciones: Secuencias alternas 1. El usuario selecciona el la opción de adicionar un nuevo recurso de financiación 2. El sistema de solicita los siguientes datos: 2.1 Código 2.2 Descripción 3. El usuario registra la información y la guarda 4. El sistema le presenta la confirmación del almacenamiento. 4.1 El sistema muestra el mensaje: Código del recurso de financiación ya existe. 4.2 Ir al paso 4 nuevamente Notas y comentarios Los tipos recursos con los que cuenta el ICETEX actualmente son: Recursos Propios, Recursos Privados, Recursos Mixtos o de Alianza Estratégica. Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 15

16 1.3 Parametrizar Tipo de Cobertura Código: PTB-SIS-003 Nombre: Parametrizar Tipo de Cobertura Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Dejar a disposición de los casos de uso de parametrización los tipos cobertura o convocatoria con los que cuenta el ICETEX Descripción Permitir el registro de los tipos de cobertura que harán parte de la configuración de la modalidad y que modifican los calendarios y la operación de adjudicación de los créditos. Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios No existe actor secundario Precondiciones: El cliente es admitido y conocido para el sistema. Poscondiciones Se crea el parámetro de tipo de Cobertura Secuencia normal de 1. El usuario selecciona el la opción de adicionar un nuevo tipo acciones: de cobertura 2. El sistema de solicita los siguientes datos: 2.1 Código 2.2 Descripción 3. El usuario registra la información y la guarda 4. El sistema le presenta la confirmación del almacenamiento Secuencias alternas 4.1 El sistema muestra el mensaje: Código del tipo de cobertura ya existe. 4.2 Ir al paso 4 nuevamente Notas y comentarios Los tipos de cobertura establecidos en el ICETEX corresponden a: Convocatoria abierta y Convocatoria Cerrada. Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 16

17 1.4 Parametrizar Tipo de Estudio a Financiar Código: PTB-SIS-004 Nombre: Parametrizar Tipo de Estudio a Financiar Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Dejar a disposición de los casos de uso de parametrización los tipos de estudio a financiar por parte de ICETEX Descripción Permitir el registro de los tipos de estudio que harán parte de la configuración de la modalidad y condicionan su denominación. Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios No existe actor secundario Precondiciones: El cliente es admitido y conocido para el sistema. Poscondiciones Se crea el parámetro de tipo de estudio a financiar Secuencia normal de 1. El usuario selecciona el la opción de adicionar un nuevo tipo acciones: de estudio a financiar 2. El sistema de solicita los siguientes datos: 2.1 Código 2.2 Descripción 3. El usuario registra la información y la guarda 4. El sistema le presenta la confirmación del almacenamiento Secuencias alternas 4.1 El sistema muestra el mensaje: Código del tipo de estudio a financiar ya existe. 4.2 Ir al paso 4 nuevamente Notas y comentarios Los tipos de estudio a financiar establecidos en el ICETEX corresponden a: Pregrado país, Postgrado país, Estudios en el exterior y Subsidios para bachillerato (Para algunos de los fondos de convocatoria cerrada) Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 17

18 1.5 Parametrizar el Tipo de Rubro a Financiar Código: PTB-SIS-005 Nombre: Parametrizar el Tipo de Rubro a Financiar Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Dejar a disposición de los casos de uso de parametrización los tipos de rubro a financiar por parte de ICETEX Descripción Permitir el registro de los tipos de rubro que harán parte de la configuración de la modalidad y la tipifican Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios No existe actor secundario Precondiciones: El cliente es admitido y conocido para el sistema. Poscondiciones Se crea el parámetro de tipo de rubro a financiar Secuencia normal de 1. El usuario selecciona el la opción de adicionar un nuevo acciones: rubro a financiar 2. El sistema de solicita los siguientes datos: 2.1 Código 2.2 Descripción 3. El usuario registra la información y la guarda 4. El sistema le presenta la confirmación del almacenamiento Secuencias alternas 4.1 El sistema muestra el mensaje: Código del rubro a financiar ya existe. 4.2 Ir al paso 4 nuevamente Notas y comentarios Los rubros a financiar establecidos en el ICETEX corresponden a: Matricula, Sostenimiento, computadores, textos y pasajes Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 18

19 1.6 Parametrizar los tipos de condición del crédito para constituir cartera Código: PTB-SIS-006 Nombre: Parametrizar los tipos de condición del crédito para constituir cartera Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Dejar a disposición de los casos de uso de parametrización los tipos de condición que permiten la constitución de la cartera Descripción El parámetro establece si una modalidad del crédito constituye o no cartera, de acuerdo a la parametrización de las etapas de la solicitud Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios No existe actor secundario Precondiciones: El cliente es admitido y conocido para el sistema. Poscondiciones Se crea el parámetro del tipo de condición para la constitución de la cartera Secuencia normal de 1. El usuario selecciona la opción de adicionar un nuevo tipo de acciones: condición para la constitución de la cartera 2. El sistema de solicita los siguientes datos: 2.1 Código 2.2 Descripción 3. El usuario registra la información y la guarda 4. El sistema le presenta la confirmación del almacenamiento Secuencias alternas 4.1 El sistema muestra el mensaje: El Código ya existe. 4.2 Ir al paso 4 nuevamente Notas y comentarios Los rubros a financiar establecidos en el ICETEX corresponden a: Condonable, mixto, reembolsable y Subsidiado Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 19

20 1.7 Parametrizar el Listado de Países Código: PTB-SIS-007 Nombre: Parametrizar el Listado de Países Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Dejar a disposición de los casos de uso de parametrización el listado de países. Descripción El parámetro es utilizado para el establecer el tipo de moneda y la ubicación de la ciudad del programa académico Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios No existe actor secundario Precondiciones: El cliente es admitido y conocido para el sistema. Poscondiciones Lista de países creado Secuencia normal de 1. El usuario selecciona la opción de adicionar un nuevo país acciones: 2. El sistema de solicita los siguientes datos: 2.1 Código 2.2 Nombre del País 3. El usuario registra la información y la guarda 4. El sistema le presenta la confirmación del almacenamiento Secuencias alternas 4.1 El sistema muestra el mensaje: El Código ya existe. 4.2 Ir al paso cuatro (4) nuevamente Notas y comentarios Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 20

21 1.8 Parametrizar el Tipo de Moneda Código: PTB-SIS-008 Nombre: Parametrizar el Tipo de Moneda Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Dejar a disposición de los casos de uso de parametrización el listado monedas en las cuales se puede realizar el giro. Descripción El parámetro es utilizado para el establecer el tipo de moneda en la que se harán los giros Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios No existe actor secundario Precondiciones: El cliente es admitido y conocido para el sistema. Poscondiciones Tipo de Moneda Creado. Secuencia normal de 1. El usuario selecciona la opción de adicionar un nuevo tipo de acciones: moneda 2. El sistema de solicita los siguientes datos: 2.1 Código 2.2 Moneda 2.3 País Origen de la Moneda 3. El usuario registra la información y la guarda 4. El sistema le presenta la confirmación del almacenamiento Secuencias alternas 4.1 El sistema muestra el mensaje: El Código ya existe. 4.2 Ir al paso 4 nuevamente Notas y comentarios Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 21

22 1.9 Parametrizar el sistema de Amortización Código: PTB-SIS-009 Nombre: Parametrizar el sistema de Amortización Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Dejar a disposición de los casos de uso de parametrización de la liquidación de los créditos los tipos de sistemas de amortización establecidos por la Superintendencia Financiera y adoptados por el ICETEX. Descripción El parámetro es utilizado para el establecer el sistema de amortización en la que se harán los giros Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios No existe actor secundario Precondiciones: El cliente es admitido y conocido para el sistema. Poscondiciones Sistema de amortización creado Secuencia normal de acciones: Secuencias alternas 1. El usuario selecciona la opción de adicionar un nuevo sistema de amortización 2. El sistema de solicita los siguientes datos: 2.1 Código 2.2 Nombre del Sistema de Amortización 2.3 Tipo de Crédito (Consumo o Comercial) 3. El usuario registra la información y la guarda 4. El sistema le presenta la confirmación del almacenamiento 4.1 El sistema muestra el mensaje: El Código ya existe. 4.2 Ir al paso 4 nuevamente Notas y comentarios Los sistemas de amortización se encuentran ligados al tipo de crédito y establecen la forma en que se deben liquidar dichos créditos previo a la generación de los recibos de pago; los sistemas de amortización que se tienen actualmente son: Amortización Fija, Cuota Fija y Cuota Variable. Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 22

23 1.10 Parametrizar el Tipo de Deudor Código: PTB-SIS-010 Nombre: Parametrizar el Tipo de Deudor Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Dejar a disposición del registro del formulario de solicitud el role del deudor en la solicitud de crédito. Descripción El parámetro es utilizado en los casos de uso del registro de clientes en la solicitud de crédito Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios No existe actor secundario Precondiciones: El cliente es admitido y conocido para el sistema. Poscondiciones Tipo de Deudor Creado Secuencia normal de 1. El usuario selecciona la opción de adicionar un nuevo tipo de acciones: Deudor 2. El sistema de solicita los siguientes datos: 2.1 Código 2.2 Tipo de Deudor 3. El usuario registra la información y la guarda 4. El sistema le presenta la confirmación del almacenamiento Secuencias alternas 4.1 El sistema muestra el mensaje: El Código ya existe. 4.2 Ir al paso 4 nuevamente Notas y comentarios Existen dos tipos de deudor: El principal o beneficiario del crédito y el deudor solidario como garantía del crédito para algunas modalidades del crédito el beneficiario del crédito es también el deudor solidario. Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 23

24 1.11 Parametrizar el tipo de Personería Código: PTB-SIS-011 Nombre: Parametrizar el Tipo de Personería Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Dejar a disposición del registro del formulario de solicitud el tipo de personería que tiene el deudor del crédito. Descripción El parámetro es utilizado en los casos de uso del registro de clientes en la solicitud de crédito Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios No existe actor secundario Precondiciones: El cliente es admitido y conocido para el sistema. Poscondiciones Tipo de Deudor Creado Secuencia normal de 1. El usuario selecciona la opción de adicionar un nuevo tipo de acciones: personería 2. El sistema de solicita los siguientes datos: 2.1 Código 2.2 Tipo de Personería 3. El usuario registra la información y la guarda 4. El sistema le presenta la confirmación del almacenamiento Secuencias alternas 4.1 El sistema muestra el mensaje: El Código ya existe. 4.2 Ir al paso 4 nuevamente Notas y comentarios Existe dos tipos de personería: Natural o Jurídica. Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 24

25 1.12 Parametrizar Lista de Departamentos Código: PTB-SIS-012 Nombre: Parametrizar Lista de Departamentos Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Dejar a disposición del caso de uso de parametrización de las ciudades. Descripción El parámetro es utilizado en los casos de uso del registro de nuevas ciudades o en la actualización de las mismas Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios No existe actor secundario Precondiciones: El cliente es admitido y conocido para el sistema. Poscondiciones Departamento Creado Secuencia normal de 1. El usuario selecciona la opción de adicionar un nuevo acciones: departamento 2. El sistema de solicita los siguientes datos: 2.1 Código 2.2 Departamento 2.3 País 3. El usuario registra la información y la guarda 4. El sistema le presenta la confirmación del almacenamiento Secuencias alternas 4.1 El sistema muestra el mensaje: El Código ya existe. 4.2 Ir al paso 4 nuevamente Notas y comentarios Este caso de uso aplica para los departamentos o provincias que se encuentren referenciadas en el extranjero. La codificación para el país proviene de un archivo que suministra el DANE (Departamento Nacional de Estadística). Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 25

26 1.13 Parametrizar Lista de Ciudades y/o Municipios Código: PTB-SIS-013 Nombre: Parametrizar Lista de Ciudades y/o Municipios Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Dejar a disposición del caso de uso la parametrización de las ubicaciones de las instituciones, lugares de nacimiento y residencia. Descripción El parámetro es utilizado en los casos de uso del registro de nuevas ciudades o en la actualización de las mismas Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios No existe actor secundario Precondiciones: El cliente es admitido y conocido para el sistema. Poscondiciones Ciudad o Municipio Creado Secuencia normal de acciones: Secuencias alternas 1. El usuario selecciona la opción de adicionar nueva ciudad o Municipio 2. El sistema de solicita los siguientes datos: 2.1 Código 2.2 Nombre Ciudad / Municipio 2.3 Departamento 3. El usuario registra la información y la guarda 4. El sistema le presenta la confirmación del almacenamiento 4.1 El sistema muestra el mensaje: El Código ya existe. 4.2 Ir al paso 4 nuevamente Notas y comentarios Este caso de uso aplica para las ciudades que se encuentren referenciadas en el extranjero. La codificación para el país proviene de un archivo que suministra el DANE (Departamento Nacional de Estadística). Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 26

27 1.14 Parametrizar de Direcciones Territoriales del ICETEX Código: PTB-SIS-014 Nombre: Parametrizar de Direcciones Territoriales del ICETEX Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Permitir el registro de las regionales con las que cuenta el ICETEX. Descripción Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios No existe actor secundario Precondiciones: El cliente es admitido y conocido para el sistema. Poscondiciones Dirección Territorial Creada Secuencia normal de 1. El usuario selecciona la opción de adicionar nueva Dirección acciones: Territorial 2. El sistema de solicita los siguientes datos: 2.1 Código 2.2 Nombre Regional 2.3 Lugar de Ubicación (Departamento / Municipio) 2.4 Dirección 2.5 Teléfono 2.6 Director 3. El usuario registra la información y la guarda 4. El sistema le presenta la confirmación del almacenamiento Secuencias alternas 4.1 El sistema muestra el mensaje: El Código ya existe. 4.2 Ir al paso 4 nuevamente Notas y comentarios Determina el origen del crédito a partir de la ciudad a la que se presenten los documentos de soporte. Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 27

28 1.15 Crear Instituciones de Educación Superior Código: PTB-SIS-015 Nombre: Mantener Registro de IES Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Permitir el registro de la Instituciones de Educación Superior (IES) Descripción Las IES se encargan del proceso de legalización de los crédito en la adjudicación y en la renovación. Actores Principales Caso uso de sistemas de la interfase con SNIES Actores secundarios No existe actor secundario Precondiciones: Se encuentra definida y disponible la interfase con el SNIES. Poscondiciones IES creadas o modificadas Programas académicos actualizados Secuencia normal de En el momento de la ejecución de la interfase se desarrollan las acciones: siguientes operaciones para cada IES. 1. El sistema verifica la no existencia de la IES a partir del código SNIES para la IES. 2. El sistema registra la siguiente información: 2.1 Código SNIES 2.2 Nit 2.3 Nombre 2.4 Lugar de Ubicación (Departamento / Municipio) 2.5 Dirección 2.6 Teléfono 2.7 Página Web 2.8 Correo Electrónico 2.9 Contacto 2.10 Teléfono Contacto 2.11 Correo Electrónico Contacto 2.12 Estado de la actividad de la IES (Autorizada) 3. El sistema registra la información de los programas académicos autorizados para la IES, la información registrada es la siguiente: Código SNIES del programa académico Descripción del programa académico Número de periodos académicos Número de créditos académicos Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 28

29 Secuencias alternas Notas y comentarios Rango de fecha de vigencia para el programa académico 4. El sistema actualiza los reportes de auditoria para la interfase SNIES 5. Fin del proceso. Actualización de Datos de la IES Datos adicionales a la IES que se asocian después de su creación son: 1. Datos del convenio 2. Calendario académico 3. Convenio con el CERES 4. Programas en Alianza Estratégica 5. Usuarios de la Legalización y Consulta Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 29

30 1.16 Crear Entidades contratistas del ICETEX Código: PTB-SIS-016 Nombre: Crear Entidades contratistas del ICETEX Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Permitir el registro de los terceros o contratistas del ICETEX Descripción Las entidades que hacen parte del aplicativo de crédito y cartera son: 1. Entidades de Cobranza 2. Entidades de Seguimiento al Crédito 3. Entidades de Gestión Documental 4. Entidades de Atención al Usuario Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios No existe actor secundario Precondiciones: El cliente es admitido y conocido para el sistema. Poscondiciones Entidad de Cobranza Creado Secuencia normal de 1. El usuario selecciona la opción de adicionar nueva Entidad o acciones: Contratista 2. El sistema de solicita los siguientes datos: 2.1 NIT Entidad 2.2 Nombre o Razón Social 2.3 Lugar de Ubicación (Departamento / Municipio) 2.4 Dirección 2.5 Teléfono 2.6 Página Web 2.7 Correo Electrónico 2.8 Contacto 2.9 Teléfono Contacto 2.10 Correo Electrónico Contacto 3. El usuario registra la información y la guarda 4. El sistema le presenta la confirmación del almacenamiento Secuencias alternas 4.1 El sistema muestra el mensaje: El Código ya existe. 4.2 Ir al paso 4 nuevamente Notas y comentarios Datos adicionales a la creación de la Entidad que se asocian después de su creación son: Interfase de datos para el envío de la información Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 30

31 (Resultado de la Gestión) Interfase de datos para la recepción de información (Envío de los créditos a Gestionar) Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 31

32 1.17 Crear Constituyente del Fondo Código: PTB-SIS-017 Nombre: Crear Constituyente del Fondo Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Permitir el registro de los constituyentes del fondo Descripción Registro de los datos básicos de las entidades que entregan fondos en administración al ICETEX, para prestamos y/o subsidios educativos Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios No existe actor secundario Precondiciones: El cliente es admitido y conocido para el sistema. Poscondiciones Entidad constituyente del fondo Creada Secuencia normal de 1. El usuario selecciona la opción de adicionar nueva Entidad acciones: con Fondos en Administración 2. El sistema de solicita los siguientes datos: 2.1 NIT Entidad 2.2 Nombre o Razón Social 2.3 Lugar de Ubicación (Departamento / Municipio) 2.4 Dirección 2.5 Teléfono 2.6 Página Web 2.7 Correo Electrónico 2.8 Contacto 2.9 Teléfono Contacto 2.10 Correo Electrónico Contacto 3. El usuario registra la información y la guarda 4. El sistema le presenta la confirmación del almacenamiento Secuencias alternas 4.1 El sistema muestra el mensaje: El Código ya existe. 4.2 Ir al paso 4 nuevamente Notas y comentarios Datos adicionales en la constitución del fondo se relacionan a continuación: Posibles destinos del crédito Tipo de Crédito a Otorgar (Préstamo condonable, subsidio) Datos del Contrato: o Porcentaje de Gastos de Administración Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 32

33 o Porcentaje de Intereses de Recuperación de Cartera Tipo de Cobertura (Abierta o Cerrada) Calendario Académico Condiciones de Aprobación del Crédito Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 33

34 1.18 Crear Línea de Crédito Código: PTB-SIS-018 Nombre: Crear Línea de Crédito Elaborado por: William Ciendúa C. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Descripción Actores Principales Registrar la información en el sistema de la línea de crédito. El sistema le permite al administrador registrar la información del código de la línea, Nombre de la línea y el tipo de crédito (consumo, financiero). Administrador del sistema. Actores secundarios Precondiciones: El cliente es admitido y conocido para el sistema. Poscondiciones Se crea una línea de crédito en el sistema. Secuencia normal de acciones: 1. El usuario selecciona crear línea de crédito. 2. El sistema solicita información para la creación de la línea. 3. El usuario ingresa el código, nombre y tipo de crédito (consumo, comercial) 4. El sistema retorna un mensaje de línea creada. Secuencias alternas 4.1 El sistema muestra el mensaje: Código de línea de crédito ya existe. Notas y comentarios Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 34

35 1.19 Definir modalidad de crédito y/o fondo. Código: PTB-SIS-019 Nombre: Definir modalidad de crédito y/o fondo. Elaborado por: Diego A. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Crear una modalidad de crédito Descripción Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios Funcionario de la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza Precondiciones: Existe la línea de crédito a la cual se va a asociar la modalidad de crédito. El usuario es valido en el sistema y tiene los privilegios necesarios. Poscondiciones Modalidad de crédito Secuencia normal de 1. El usuario selecciona crear modalidad de crédito y/o fondo. acciones: 2. El sistema solicita información para la parametrización de la modalidad 3. El usuario ingresa la línea a la que pertenecerá la modalidad (Pregrado país, Postgrado país, IES, Estudios en el exterior, fondos) y las IES con las cuales tiene convenio. 4. El sistema asigna el código de identificación de la modalidad. 5. El usuario ingresa el tipo de recurso que manejara la modalidad (público, privado, mixto) (única o múltiple) e ingresa el tipo de cobertura (Convocatoria) que se manejara (Convocatoria Abierta o Cerrada). 6. El usuario ingresa los niveles de estudios a financiar (pregrado, postgrado, educación básica media, maestrías, doctorados, Educación para el trabajo y desarrollo humano). 7. El usuario ingresa los rubros que se van a financiar (Matricula, Sostenimiento, computadores, textos, pasajes) se define número de salarios mínimos vigentes y máximo a cubrir por periodo, define el tipo de crédito que se va a manejar por cada fuente (condonable, mixto, reembolsable, Subsidiado), el destino del giro (IES, beneficiario, tercero) y la moneda en que se realizará el giro. 8. El usuario ingresa el porcentaje de la tasa de interés, la tasa de mora y el plazo máximo de reembolso del crédito. Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 35

36 9. El usuario ingresa el porcentaje de la deuda a pagar en ejecución y amortización. 10. El usuario establece si el crédito es de giro es único o renovable 11. El usuario indica si la modalidad maneja periodo de gracia. 12. El usuario ingresa la duración en días del periodo de gracia. 13. El usuario asocia los sistemas de amortización disponibles para la modalidad (Cuota fija, variable ). 14. El usuario ingresa los componentes de las cuotas en estudio, gracia y amortización (Prima de seguro, interés, capital) y sus porcentajes. 15. El usuario ingresa el orden de los componentes de los recaudos en estudio, gracia y amortización (Prima de seguro, interés, capital) y sus porcentajes. 16. El usuario indica si la modalidad de crédito necesita deudor solidario 17. El usuario ingresa el tipo de deudor solidario (Natural y/o jurídico), define el número de deudores solidarios necesarios para el otorgamiento y el modelo de riesgo utilizado para la evaluación. 18. El usuario ingresa la lista de documentos requeridos y condiciones para la legalización. 19. El usuario ingresa el formato de la carta de instrucciones y pagare. 20. El usuario carga el archivo con la descripción de la modalidad. 21. El sistema de crédito visualiza la plantilla creada. 22. El usuario asigna el estado de la modalidad(definitiva, provisional) 23. El sistema graba la modalidad. Secuencias alternas El usuario ingresa el porcentaje de comisión para el fondo 10.1 El usuario indica que no hay periodo de gracia y sigue al paso El sistema controla que la suma de los porcentajes sea el 100% El sistema solicita valores correctos y va al paso El usuario indica que no necesita deudor solidario y sigue al paso 17 Notas y comentarios Renovaciones del crédito. Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 36

37 1.20 Definir Alianza Estratégica. Código: PTB-SIS-020 Nombre: Definir Alianza Estratégica. Elaborado por: Diego A. Aprobado por: Fecha de Fecha de elaboración: aprobación: Objetivo Establecer los criterios o parámetros que hacen parte de la alianza estratégica Descripción Actores Principales Administrador del sistema. Actores secundarios Funcionario de la Vicepresidencia de Crédito y Cobranza Precondiciones: La modalidad de crédito sobre la cual actúa la alianza estratégica se encuentra configurada en el sistema (Ver caso de uso PTB-SIS-019) Los gestores que hacen parte de la alianza se encuentran creados (Ver caso de uso PTB-SIS-017) Poscondiciones Alianza estratégica creada y disponible para su uso en el Secuencia normal de acciones: otorgamiento de crédito. 1. El usuario selecciona la modalidad de crédito sobre la cual se establece la alianza estratégica. 2. El sistema le presenta los datos de la modalidad junto con la opción de alianza estratégica 3. El usuario selecciona la opción de alianza estratégica. 4. El sistema le presenta un formulario con los siguientes apartes: a. Constituyentes de la alianza estratégica (Ver Nota 1). b. Condiciones en la evaluación del crédito (Ver Nota 2) c. IES a las cuales pueden acceder los beneficiarios y Programas académicos d. Condiciones del otorgamiento de subsidios (Ver Nota 3) e. Condiciones para la condonación (Ver Nota 3). f. Condiciones de distribución de los recursos en el momento del giro. (Ver Nota 4) Confidencial ICETEX, 2007 Pág. 37