MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS. Por un Nuevo Dinamismo Página 1

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1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y DE PROCEDIMIENTOS DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Por un Nuevo Dinamismo Página 1

2 Mayo del 2015 Manual de la Dirección General de Administración y Finanzas I. Índice.. pág. 2 II. Misión y Visión pág. 3 III. Presentación. pág. 4 IV. Objetivos. pág. 5 V. Marco Jurídico - Administrativo. pág. 6 VI. Organigrama de Dirección General de Administración y Finanzas... pág. 7 VII. Cédula de Funciones... pág. 9 VIII. Dirección General de Administración y Finanzas.. pág. 10 IX. Dirección de Sistemas e..... pág. 12 a pág. 16 b. Coordinación de Recursos Materiales.... pág. 19 c. Coordinación de Contabilidad y Finanzas. pág. 21 d. Coordinación de Digitalización pág. 23 e. Servicios Generales pág. 24 X. Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios.... pág. 26 a.presidente del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios... pág. 29 b. Secretario Técnico del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios... pág. 30 c. Vocal del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios. pág. 32 d. Asesor del Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios. pág. 35 XI. Manual de Administración de Procesos y Procedimientos de Dirección General de Administración y Finanzas... pág. 36 a. Servicios Generales pág. 37 b. Coordinación de Recursos Materiales.... pág. 40 c pág. 42 d. Auxiliar Administrativo pág. 49 e. Coordinación de Contabilidad y Finanzas. pág. 53 XII. Autorización.. pág. 54 Por un Nuevo Dinamismo Página 2

3 Misión Colaborar con la misión esencial y sustancial de la Comisión Estatal de Derechos Humanos mediante la optimización del uso racional de los recursos humanos, económicos y materiales de la Comisión, contribuyendo al funcionamiento completo y eficiente mediante la administración de los recursos y la implementación de políticas para el uso y consumo de los mismos. Visión Mantener un control eficiente de los recursos materiales y a su vez, proveer a las áreas que integran la comisión de todos aquellos materiales necesarios para el desarrollo de sus funciones, en un estricto apego a las políticas, manuales y reglas emitidas para ello. Por un Nuevo Dinamismo Página 3

4 Presentación El presente Manual de Organización representa una guía formal para la organización y supervisión administrativa y jurídica (en coordinación con la Dirección General de Asuntos jurídicos) las actividades relacionadas con la administración de los recursos económicos, humanos y materiales necesarios para el funcionamiento de la Comisión Estatal de Derechos Humanos. En este sentido, el presente manual de organización y procedimientos de la Dirección General de Administración y Finanzas es una herramienta de trabajo y consulta que registra la información referente al marco jurídico- administrativo, estructura orgánica, las funciones de los órganos que las integran así como los niveles jerárquicos, que en conjunto, esquematizan y resume la organización de la Dirección General de Administración y Finanzas y el desarrollo de todas las áreas dependientes directamente de ella. Está integrado, de tal forma, que permite ser utilizado por los empleados como una guía en el desarrollo de sus actividades cotidianas; así como para orientar e inducir al personal de nuevo ingreso para facilitar su adaptación dentro de la organización laboral. Por un Nuevo Dinamismo Página 4

5 O b j e t i v o s Los objetivos generales que orientan las acciones de la Dirección General de Administración y Finanzas, resultado que esta comisión aspira lograr a través del cabal discernimiento de su misión en un lapso definido de tiempo: Cuidar y vigilar los bienes de la comisión. Atener las necesidades administrativas de las diferentes áreas que integran la Comisión Estatal de Derechos Humanos. Establecer las políticas, normas, criterios, sistemas y procedimientos para la administración de recursos humanos, financieros y materiales de la Comisión. Presidir el Comité de Adquisiciones, de Arrendamientos y Contratación de Servicio de la Comisión. Establecer y administrar tanto los servicios de cómputo como los sistemas de base de datos para el adecuado cumplimiento de las funciones. Por un Nuevo Dinamismo Página 5

6 Manual de Visitadurias Generales Marco Jurídico - Administrativo Las bases legales que sustentan y regulan las acciones y funcionamiento de la Presidencia se enmarcan dentro del siguiente Marco Jurídico: Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, en su apartado de Derechos Humanos y sus garantías, así como el Art 102 B. La ley 123 que crea a la CEDH. Reglamento Interno de la Comisión Estatal de Derechos Humanos. Ley del Servicio Civil del Estado de Sonora. Constitución Política del Estado de Sonora. Ley del Presupuesto de Egresos, Contabilidad Gubernamental y Gasto Público Estatal. Ley de acceso a la Información Pública del Estado de Sonora. Por un Nuevo Dinamismo Página 6

7 ORGANIGRAMA GENERAL Por un Nuevo Dinamismo Página 7

8 Por un Nuevo Dinamismo Página 8

9 CÉDULA DE FUNCIONES Por un Nuevo Dinamismo Página 9

10 FECHA DE ELABORACION FECHA DE ACTUALIZACION MES AÑO MES AÑO Nombre de Puesto: DIRECTOR GENERAL DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Coordinación: Presidencia Función Sustantiva: Fungir como órgano encargado de administrar los recursos de la Comisión necesarios para el mejor funcionamiento de esta, así como establecer todas aquellas políticas, normas criterios y demás necesarios para la administración de los recursos económicos, humanos y materiales. Funciones Generales: Cuidar y vigilar los bienes de la Comisión, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de los mismos de conformidad con las facultades y restricciones fijadas en el Reglamento. Atender las necesidades administrativas de los diferentes órganos y áreas de apoyo de la Comisión, de conformidad a los lineamientos generales, normas políticas, manuales y procedimientos administrativos aprobados por el Presidente, eliminando en todo momento cualquier práctica discriminatoria y observando la igualdad sustantiva entre las personas, atendiendo las indicaciones que reciba del Presidente. Establecer con la aprobación del Presidente, las políticas, normas, criterios, sistemas y procedimientos para la administración de recursos humanos, financieros y materiales de la Comisión, así como la prestación de servicios generales de apoyo. Por un Nuevo Dinamismo Página 10

11 Coordinar la elaboración y actualización del manual general de administración de la Comisión así como los demás manuales de procedimientos administrativos, con el apoyo de los órganos y las áreas generales responsables, sometiéndolos a la aprobación del Presidente; Integrar el anteproyecto de presupuesto anual de la Comisión observando criterios de eficiencia de gasto y someterlo a consideración del Presidente. Presidir el Comité de Adquisiciones, de Arrendamientos y Contratación de Servicio de la Comisión. Establecer y administrar tanto los servicios de cómputo como los sistemas de base de datos para el adecuado cumplimiento de las funciones, así como operar aquellas bases de datos necesarias, en el ámbito de su competencia. Atender a las solicitudes y requerimientos de la Unidad del enlace y transparencia dentro de los términos previstos en el marco legal aplicable. Las demás que le confiera el presente Reglamento, el Presidente, el manual y los ordenamientos internos aplicables. Por un Nuevo Dinamismo Página 11

12 DIRECCIÓN DE SISTEMAS E INFORMÁTICA Por un Nuevo Dinamismo Página 12

13 Organigrama General Por un Nuevo Dinamismo Página 13

14 Por un Nuevo Dinamismo Página 14

15 CÉDULA DE FUNCIONES Por un Nuevo Dinamismo Página 15

16 Dirección de Sistemas e FECHA DE ELABORACION FECHA DE ACTUALIZACION MES AÑO MES AÑO Nombre de Puesto: DIRECTOR DE SISTEMAS E INFORMÁTICA Coordinación:Dirección General de Administración y Finanzas Función Sustantiva: Será el encargado de mantener y proponer todos aquellos sistemas informáticos y de comunicación que sean necesarios para el funcionamiento y operación eficiente de las áreas que integran la Comisión. Funciones Generales: Cuando así se requiera, proponer al Director General de Administración y Finanzas, las políticas en materia de informática, que deban seguirse para el diseño, desarrollo e implementación de sistemas de cómputo. Elaborar para su aprobación, los programas internos del procesamiento electrónico de datos que se realicen en el equipo de cómputo a su cargo, en los términos y con la periodicidad que establezca con los usuarios del servicio. Administrar el equipo de cómputo y desarrollar los procesos de operación en materia computacional, en coordinación con las distintas áreas de las que aquella requiera el servicio y crear sistemas de procesos que permitan tener en tiempo real actualizada la información que requieren las diversas áreas de la Comisión. Realizar estudios e investigaciones en materia de informática que permitan a la Comisión estar en la vanguardia en la aplicación y uso de sistemas electrónicos, que favorezca el cumplimiento de las metas de la Comisión. Por un Nuevo Dinamismo Página 16

17 Dirección de Sistemas e Establecer mecanismos que posibiliten el uso adecuado, así como el aprovechamiento delos equipos de computación y del software a cargo de las unidades administrativas de la Comisión. Brindar apoyo técnico a las diversas áreas de la Comisión en el desarrollo de sistemas de informática, adquisición de software y equipo de cómputo necesario para la automatización y simplificación de los procesos. Diseñar para su aplicación, sistemas de mantenimiento y protección de la información y procesos administrativos que se desarrollan a través de medios electrónicos. Procesar los datos y entregar la información que le sea requerida por el Presidente, las Secretarías y Áreas de la Comisión. Detectar y satisfacer entre el personal de la Comisión, las necesidades de capacitación en materia de computación. Planear, evaluar y dar seguimiento a la implantación de sistemas informáticos integrales, que permitan modernizar, agilizar y eficientar la operación y de los diversos procesos. Diseñar los sistemas de información y estructuras que requiera el desarrollo organizacional de la Comisión. Efectuar revisiones que permitan asegurar el buen uso del equipo de cómputo, de los sistemas electrónicos de información, de la paquetería utilizada y en general del apego a las políticas y normas establecidas. Promover y fomentar la cultura del cuidado, conservación, eficiencia y buen uso de los equipos electrónicos de información. Por un Nuevo Dinamismo Página 17

18 Dirección de Sistemas e Realizar un informe de trabajo mensual de sus actividades al Director General de Administración y Finanzas. Será el responsable del equipo de cómputo y comunicaciones de la Comisión que se encuentre en su resguardo y responsabilidad. Deberá mantener y adoptar las medidas necesarias para salvaguardar los programas y el equipo computacional. En colaboración con las áreas, mantener actualizado el portal de la Comisión. Atender a las solicitudes y requerimientos de la Unidad del enlace y transparencia dentro de los términos previstos en el marco legal aplicable. Las demás que le sean conferidas por el Presidente o el Director General de Administración y finanzas. Por un Nuevo Dinamismo Página 18

19 Área de Recursos Materiales FECHA DE ELABORACION FECHA DE ACTUALIZACION MES AÑO MES AÑO Nombre de Puesto: COORDINADOR DEL ÁREA DE RECURSOS MATERIALES Coordinación: Dirección General de Administración y Finanzas Función Sustantiva: Esta área será la encargada de proveer a las diferentes unidades que constituyen el Organismo, de los instrumentos que requieren para el cumplimiento de sus funciones, las cuales consisten en los materiales y útiles de oficina, combustibles, mantenimiento de los mobiliarios y de los inmuebles, servicios; siempre y cuando sean autorizados por el Director General de Administración y Finanzas. Funciones Generales: Atender los Requerimientos de bienes materiales y de servicios, los cuales soliciten las áreas del Organismo para la realización de sus actividades, previa autorización del Director General de Administración y Finanzas. Solicitudes de cotizaciones de los bienes y servicios que se requieran. Procurar conservar en buenas condiciones mediante el mantenimiento de los inmuebles, así como de los bienes muebles con los que cuenta el Organismo. Control de los bienes muebles con los que cuenta cada área, tanto como el Organismo, así como de los mantenimientos de los mismos. Por un Nuevo Dinamismo Página 19

20 Área de Recursos Materiales Entrega de bienes materiales a las diferentes áreas que lo soliciten, para poder llevar a cabo sus funciones. Atender a las solicitudes y requerimientos de la Unidad del enlace y transparencia dentro de los términos previstos en el marco legal aplicable. Las demás actividades que le solicite el Presidente de la Comisión y el Director General de Contabilidad y Finanzas. Por un Nuevo Dinamismo Página 20

21 Área de Contabilidad y Finanzas FECHA DE ELABORACION FECHA DE ACTUALIZACION MES AÑO MES AÑO Nombre de Puesto: COORDINADOR DE CONTABILIDAD Y FINANZAS Coordinación: Dirección General de Administración y Finanzas Función Sustantiva: Esta área será la encargada de llevar a cabo todas las funciones contables y de finanzas que sean necesarias para el desarrollo correcto de la Comisión, de conformidad con lo establecido en el marco legal aplicable vigente. Funciones Generales: Realizar la presentación de información fiscal que le correspondan a la Comisión. Llevar a cabo los trámites administrativos y movimientos de la Dirección General de Administración y Finanzas. Atender y dar seguimientos de auditorías internas y externas que se verifiquen. Llevar el registro contable de las operaciones de la Comisión, e informar el estado actual de las finanzas, de las partidas presupuestarias por unidades de trabajo y por proyecto, de acuerdo con el presupuesto aprobado, elaborado por las diversas áreas de la institución. Organizar e integrar el archivo contable del Área. Por un Nuevo Dinamismo Página 21

22 Área de Contabilidad y Finanzas Expedir cheques o erogaciones por parte de la Comisión, las cuales deberán estar autorizadas y firmadas por el Director General de Administración y Finanzas, conjuntamente con el Presidente o en quien delegue esa función. El Director General de Administración y Finanzas tendrá el control y registro. Atender a las solicitudes y requerimientos de la Unidad del enlace y transparencia dentro de los términos previstos en el marco legal aplicable. Las demás que le sean encomendadas por el superior inmediato o por el Presidente de la Comisión. Por un Nuevo Dinamismo Página 22

23 Área de Digitalización FECHA DE ELABORACION FECHA DE ACTUALIZACION MES AÑO MES AÑO Nombre de Puesto: COORDINADOR DE DIGITALIZACIÓN Coordinación: Dirección General de Administración y Finanzas Función Sustantiva: Digitalizar todos aquellos documentos que de conformidad con lo establecido en la ley deba contarse con un resguardo en formato digital de los mismos. Funciones Generales: Esta encargada de la digitalización de todos los expedientes de quejas, Recomendaciones y Resoluciones de las mismas, así como de los informes de las autoridades competentes, Convenios que celebre la Comisión y demás documentos que de conformidad con los Lineamientos Generales para la Administración Documental en el Estado de Sonora deban ser resguardados en un formato digital. Trabajará en forma coordinada con el Archivo General. Mantendrá un registro actualizado de todos aquellos archivos digitalizados y responderá a las áreas de manera rápida y oportuna cuando estas hagan alguna solicitud de los archivos digitalizados que le correspondan. Atender a las solicitudes y requerimientos de la Unidad del enlace y transparencia dentro de los términos previstos en el marco legal aplicable. Las demás que le solicite el Presidente de la Comisión y el Director General de Contabilidad y Finanzas. Por un Nuevo Dinamismo Página 23

24 Área de Servicios Generales FECHA DE ELABORACION FECHA DE ACTUALIZACION MES AÑO MES AÑO Nombre de Puesto: SERVICIOS GENERALES Coordinación: Dirección General de Administración y Finanzas Función Sustantiva: Atender los requerimientos de las diferentes áreas de la Comisión en relación con el almacenamiento, distribución e instalación cuando sea el caso de los materiales solicitados. Funciones Generales: Cotizar, recibir requerimientos, almacenar y distribuir el material y mobiliario que le sean requeridos e instalarlos cuando sea necesario. Adquirir materiales y contratar servicios, en los términos previstos por el Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de la Comisión, para el mantenimiento y conservación de las instalaciones, vehículos, mobiliario y equipo. Coordinar los servicios generales y de intendencia proporcionados a los inmuebles sede de la Comisión. Mantener un inventario actualizado de los insumos utilizados por la Comisión. Elaborar resguardos de los bienes de la institución y llevar el control de los mismos. Por un Nuevo Dinamismo Página 24

25 Área de Servicios Generales Atender a las solicitudes y requerimientos de la Unidad del enlace y transparencia dentro de los términos previstos en el marco legal aplicable. Las demás que le solicite el Presidente de la Comisión y el Director General de Administración y Finanzas. Por un Nuevo Dinamismo Página 25

26 COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS Por un Nuevo Dinamismo Página 26

27 Por un Nuevo Dinamismo Página 27

28 CÉDULA DE FUNCIONES Por un Nuevo Dinamismo Página 28

29 Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios FECHA DE ELABORACION FECHA DE ACTUALIZACION MES AÑO MES AÑO Nombre de Puesto: PRESIDENTE DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS. Coordinación: Dirección General de Administración y Finanzas Función Sustantiva: Fungir como el órgano máximo de autoridad del comité de Adquisiciones, arrendamiento y contratación de servicios autorizando y presidiendo las reuniones del mismo y las actas que se dicten como consecuencia de su celebración. Funciones Generales: Autorizar las convocatorias y órdenes del día de las sesiones ordinarias y extraordinarias, estableciendo el lugar y la hora para su celebración. Presidir las reuniones del Comité. Convocar a sesiones cuando sea necesario. Firmar los listados de casos dictaminados en las sesiones a las que hubiese asistido. Firmar las actas correspondientes de las sesiones a las que hubiese asistido. Las demás que resulten necesarias en el ámbito de su competencia y dentro del marco de actuación de Comité. Por un Nuevo Dinamismo Página 29

30 Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios FECHA DE ELABORACION FECHA DE ACTUALIZACION MES AÑO MES AÑO Nombre de Puesto: SECRETARIO TÉCNICO DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS. Coordinación: Dirección General de Administración y Finanzas Función Sustantiva: Es el encargado de coordinar y ejecutar las sesiones que celebré el comité, así como las decisiones que ahí se tomen; revisando los asuntos y los casos dictaminados debidamente aprobados. Funciones Generales: Elaborar y expedir las convocatorias, el orden del día, y de los listados de los asuntos que se tratarán en cada sesión, incluyendo los soportes documentales respectivos, así como remitirlas a cada integrante del Comité. Revisar los asuntos que se propongan para tratarse en las sesiones del Comité, cuidando que cada caso cuente con la información adecuada y suficiente para que pueda ser dictaminado por el Comité. Hacer llegar a cada uno de los miembros del Comité, la carpeta (impresa o electrónica) con la información correspondiente a cada sesión que se celebre, con la anticipación y en los términos Reglamento Interno de la Comisión. Ejecutar a través de las áreas a su cargo, y vigilar que se ejecuten, por conducto de las distintas áreas que correspondan, los Acuerdos del Comité y los compromisos que adquiera éste. Informar al Órgano de Control Interno, los casos que se requieran. Por un Nuevo Dinamismo Página 30

31 Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Firmar los listados de casos dictaminados en las sesiones a las que hubiese asistido. Firmar las actas correspondientes a las sesiones a las que hubiese asistido. Las demás específicas que determine el Presidente del Comité, que resulten necesarias en el ámbito de su competencia y dentro del marco de actuación del Comité. Por un Nuevo Dinamismo Página 31

32 Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios FECHA DE ELABORACION FECHA DE ACTUALIZACION MES AÑO MES AÑO Nombre de Puesto: VOCAL DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS. Coordinación: Dirección General de Administración y Finanzas Función Sustantiva: Fungir vocal en el análisis de los asuntos a tratar por el comité y sobre aquellos problemas relativos al trámite de requisiciones o solicitudes de las áreas que integran la Comisión. Funciones Generales: Cuando sea necesario, enviar al Secretario Técnico del Comité, con un mínimo de cinco días hábiles de anticipación a la realización de cada sesión, conforme al calendario de sesiones ordinarias aprobado, la documentación correspondiente de los casos que sean necesarios someter a la consideración del Comité, salvo aquellos casos que por su naturaleza requieran su sometimiento en sesión extraordinaria. Analizar el orden del día y los documentos sobre los asuntos a tratar, así como pronunciar los comentarios que estimen pertinentes, su voto y el sentido de éste. Firmar los listados de casos dictaminados en las sesiones a las que hayan asistido. Firmar las actas correspondientes a las sesiones a las que hubiesen asistido. Por un Nuevo Dinamismo Página 32

33 Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios Realizar las demás funciones y actividades que les encomiende el Presidente del Comité o el Comité en pleno. Por un Nuevo Dinamismo Página 33

34 Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios FECHA DE ELABORACION FECHA DE ACTUALIZACION MES AÑO MES AÑO Nombre de Puesto: ASESOR DEL COMITÉ DE ADQUISICIONES, ARRENDAMIENTOS Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS. Coordinación: Dirección General de Administración y Finanzas Función Sustantiva: Fungirá como asesor en cuanto a los asuntos que se traten durante las sesiones que celebre el comité en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios; sin que tenga voto en las decisiones que se tomen. Funciones Generales: Proporcionar la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten, de acuerdo con las atribuciones que tengan conferidas. Asesorar en materia de adquisiciones, arrendamientos y servicios y para la interpretación correcta de la normatividad que en su caso resulte aplicable, estos miembros podrán participar con voz pero sin voto. Analizar el orden del día y los documentos sobre los asuntos a tratar, así como pronunciar los comentarios que estimen pertinentes, su voto y el sentido de éste. Los asesores del Comité, firmarán las actas correspondientes de las reuniones a las que hubiesen asistido. Por un Nuevo Dinamismo Página 34

35 Manual Administrativo Procesos y Procedimientos Dirección General de Administración y Finanzas Por un Nuevo Dinamismo Página 35

36 Área de Servicios Generales Descripción del procedimiento: AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD DE SERVICIO O REQUISICIÓN. No. Responsable Descripción de Actividades Registro Auxiliar de Servicios Se recibe del interesado solicitud de 1 Generales servicio o requisición de papelería. Se turna al Director General de Auxiliar de Servicios 1.1 Administración y Finanzas para su Generales autorización. Auxiliar de Servicios Fue autorizado por el Director General 2 Generales de Administración y Finanzas? 2.1 En caso de ser Negativo: Auxiliar de Servicios Se explica al solicitante la razón por la Generales cual fue negada su solicitud. 2.2 En caso de ser Afirmativo: Se procede a solicitar cotización a los Auxiliar de Servicios proveedores, o en su caso; se solicita el Generales servicio o producto a un proveedor previamente contratado Auxiliar de Servicios Generales Auxiliar de Servicios Generales Auxiliar de Servicios Generales Auxiliar de Servicios Generales Auxiliar de Servicios Generales Se solicita autorización del Director General de Administración y finanzas para que determinado proveedor preste el servicio o proporcione el bien. Se acuerda con el proveedor correspondiente el servicio a prestar y la fecha en que se llevará a cabo el mismo o la entrega del producto, según sea el caso. Una vez que el servicio o el producto sea entregado se recaba la firma del titular del área que lo solicitó. Se recibe personalmente o al correo de facturación la factura correspondiente. Se obtiene la verificación respectiva del SAT. Memorándum Cotizaciones Formato de solicitud Verificación Por un Nuevo Dinamismo Página 36

37 2.2.7 Auxiliar de Servicios Generales Se registra el ingreso de la factura en el sistema interno, se le coloca sello de recibido y se archiva según el mes que corresponda. Fin del procedimiento. Sistema interno Por un Nuevo Dinamismo Página 37

38 Área de Servicios Generales Descripción del procedimiento: PAGOS A PROVEEDORES No. Responsable Descripción de Actividades Registro 1 Auxiliar de Servicios Generales Se recibe solicitud del Director General de Administración y finanzas para la entrega de las facturas que estén pendientes de pago. Se entrega al Director General de Administración y Finanzas las facturas con su debida verificación. Se registra en el sistema COMPAQ el pago de las facturas respectivas. 1.1 Auxiliar de Servicios Generales 1.2 Área de Contabilidad y Finanzas 1.3 Área de Contabilidad y Finanzas Se elaboran los cheques correspondientes. 1.4 Área de Contabilidad y Se turnan los cheques respectivos al Director Finanzas General de Administración y finanzas para su firma. 1.5 Área de Contabilidad y Se regresa el cheque firmado para su entrega al Finanzas proveedor. 1.6 Área de Contabilidad y Se hace la entrega del cheque anexando la Finanzas documentación soporte necesaria. 1.7 Auxiliar de Servicios Se registra la documentación respectiva en un Generales sistema interno. 1.8 Auxiliar de Servicios Se verifica que la documentación soporte al pago Generales del cheque sea la correcta. 2 Auxiliar de Servicios Está toda la documentación necesaria para el Generales soporte del pago? 2.1 En caso de ser afirmativo: Auxiliar de Servicios Generales Se Archiva. 2.2 En caso de ser negativo: Auxiliar de Servicios Se recaba la información necesaria para completar Generales el expediente de pago correspondiente Auxiliar de Servicios Generales Se Archiva. Fin del procedimiento COMPAQ Póliza de cheque Sistema interno Por un Nuevo Dinamismo Página 38

39 Área de Servicios Generales Descripción del procedimiento: PAGO DE VIÁTICOS No. Responsable Descripción de Actividades Registro 1 Auxiliar de Servicios Se recibe oficio solicitud de viáticos y Generales gastos de camino. 1.1 Auxiliar de Servicios Se solicita autorización del Director Generales General de Administración y Finanzas. 2 Auxiliar de Servicios Generales Se autorizó la solicitud de viáticos? 2.1 En caso de ser negativo: Auxiliar de Servicios Generales Se le explica al solicitante la razón por la cual fue negada su solicitud. 2.2 En caso de ser afirmativo: Auxiliar de Servicios Generales Se elabora pliego de comisión Auxiliar de Servicios Generales Auxiliar de Servicios Generales Auxiliar de Servicios Generales Auxiliar de Servicios Generales Auxiliar de Servicios Generales Auxiliar de Servicios Generales Se turna para firma del Director General de Administración y Finanzas. Se entrega documentación al área de contabilidad para la elaboración del cheque. Se le hace entrega del cheque correspondiente al solicitante. A partir de la fecha en que termina el viaje el solicitante tiene 5 días para presentar su informe de actividades con la comprobación de los gastos correspondientes. Se recibe informe de actividades. Se archiva. Fin del procedimiento. Oficio Pliego Pliego Póliza cheque Informe de actividades Por un Nuevo Dinamismo Página 39

40 Área de Recursos Materiales Descripción del procedimiento: REVISIÓN FÍSICA DE INVENTARIO No. Responsable Descripción de Actividades Registro 1 Coordinador del Área de Recursos Materiales Se elabora cronograma de revisión de bienes muebles e inmuebles de la Comisión. 2 Coordinador del Área de Recursos Materiales Existe algún registro de inventario? 2.1 En caso de ser negativo: Coordinador del Área de Recursos Materiales Se recaban los datos necesarios para realizar el inventario inicial. 2.2 En caso de ser Afirmativo: Coordinador del Área de Recursos Materiales Coordinador del Área de Recursos Materiales Se determina como base el inventario anterior para revisar la existencia real de los bienes. Se analiza y compara el inventario existente con el registro del inventario anterior. 3 Coordinador del Área de Recursos Materiales Coinciden los inventarios? 3.1 En caso de ser Afirmativo: Coordinador del Área de Se concluye con la revisión del Recursos Materiales inventario. 3.2 En caso de ser negativo: Se realizan las observaciones pertinentes Coordinador del Área de y se investiga el motivo de la Recursos Materiales incongruencia. 4 Coordinador del Área de Recursos Materiales La incongruencia es por robo o baja? 4.1 En caso de ser por robo: Coordinador del Área de Se aplica la sanción correspondiente Recursos Materiales según sea el caso. 4.2 En caso de ser baja: Coordinador del Área de Recursos Materiales Se realiza la observación respectiva y se inicia el proceso de baja en el sistema. Fin del Procedimiento Cronograma Inventario Inventario Inventario Inventario Inventario/Sistema Por un Nuevo Dinamismo Página 40

41 Área de Recursos Materiales Descripción del procedimiento: ALTA DE BIENES PARA INVENTARIO CAPTURADO No. Responsable Descripción de Actividades Registro 1 2 Coordinador del Área de Recursos Materiales Coordinador del Área de Recursos Materiales Se recibe del área de contabilidad y finanzas facturas de adquisición de bienes para su debido revisión y cotejamiento. Los datos de las facturas coinciden con los bienes adquiridos? 2.1 En caso de ser negativo: Coordinador del Área de Recursos Materiales Se regresan las facturas con la observación respectiva al área de contabilidad y finanzas. 2.2 En caso de ser Afirmativo: Coordinador del Área de Recursos Materiales Coordinador del Área de Recursos Materiales Coordinador del Área de Recursos Materiales Se ingresa al sistema COMPAQ al menú y rubro de patrimonio. Se elige y captura el campo de: número de asignación, inventario, serie, modelo, precio, marca y descripción. Se procede a dar de alta al área correspondiente para su firma de resguardo. Fin del procedimiento. Oficio Sistema COMPAQ Sistema COMPAQ Formato resguardo. Por un Nuevo Dinamismo Página 41

42 Dirección de Sistemas e Descripción del procedimiento: SOPORTE Y ATENCIÓN AL USUARIO No. Responsable Descripción de Actividades Registro informática informática Se recibe solicitud de ayuda de cualquier trabajador de la CEDH. (Generalmente vía telefónica o por correo electrónico). Se traslada a la oficina de la persona que solicitó la atención o asesoría informática. Se analiza el problema determinando si 1.2 informática es técnico o de software. 2 Se puede resolver el problema ahí informática mismo? 2.1 En caso de ser afirmativo: Se resuelve en el momento y se le pregunta al solicitante si tiene alguna informática duda. 2.2 En caso de ser negativo: informática informática informática informática informática Se traslada el equipo al taller para su análisis. Se determina el problema y se trabaja en su solución o reparación según sea el caso. Una vez reparado se procede a trasladarlo al lugar de trabajo del solicitante. Se hacen las instalaciones necesarias para su correcto funcionamiento. Se le solicita al trabajador que verifique que el funcionamiento del equipo o sistema sea el correcto. Fin del procedimiento. Por un Nuevo Dinamismo Página 42

43 Dirección de Sistemas e Descripción del procedimiento: ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL PORTAL DE CEDH No. Responsable Descripción de Actividades Registro Se recibe de cualquier área de la CEDH información que sea necesario se publique en la página web. Se le proporciona el formato que es acorde al de la página web. Una vez que tiene el formato correcto se le muestra el resultado final al área que solicito la publicación y/o actualización respectiva. El área solicitante le proporciona "el visto bueno" Una vez que el área solicitante dio el visto bueno se procede a cargar la información a la página web. Fin del Procedimiento. Por un Nuevo Dinamismo Página 43

44 Dirección de Sistemas e Descripción del procedimiento: CHECK LIST DE LA ESTRUCTURA INFORMÁTICA No. Responsable Descripción de Actividades Registro 1 Se verifica que estén funcionando todos los sistemas de comunicación e informáticos tales como telefonía, internet, sistema de quejas, servidores de administración, el conmutador, y las cámaras de video vigilancia. 1.1 Existe algún problema? En caso de ser negativo: Se concluye la verificación En caso de ser afirmativo: Se hace el diagnostico correspondiente En los casos que procedan se levanta reporte con el proveedor del servicio. Se le otorga el seguimiento respectivo al reporte y/o a la solución rápida del problema. Se resuelve el problema Se hacen las pruebas necesarias para corroborar que el problema quedo resuelto al 100%. Se cierra reporte como problema solucionado. Fin del procedimiento. Reporte Por un Nuevo Dinamismo Página 44

45 Dirección de Sistemas e Descripción del procedimiento: ATENCIÓN A SOLICITUDES DE INFORMACIÓN No. Responsable Descripción de Actividades Registro Se recibe solicitud de determinada información que pueda obtenerse por medio de algún Sistema que controle la Dirección de Sistemas e. Se analiza la solicitud y se verifica si procede al área de informática. Es posible proporcionar la información solicitada? 2.1 En caso de ser negativo: Se le informa al solicitante. 2.2 En caso de ser Afirmativo Se genera el reporte de información respectivo. Se le remite dicho reporte al área que lo solicitó vía correo electrónico. Fin del procedimiento Correo electrónico Reporte de información. Correo electrónico Por un Nuevo Dinamismo Página 45

46 Dirección de Sistemas e Descripción del procedimiento: RESPUESTA A INEGI (CUADROS ESTADÍSTICOS) No. Responsable Descripción de Actividades Registro 1 Se recibe solicitud por parte de INEGI con los cuadros estadísticos que sean necesarios completar con información de la CEDH. Correo electrónico 1.1 Se trabaja según el calendario de actividades impuesto por INEGI y según los términos que se establezca para ello Se entrega primer trabajo mediante oficio enviado por correo electrónico. Existe alguna observación por parte de INEGI? 2.1 En caso negativo: Se tiene por respondida la solicitud. 2.2 En caso afirmativo: Se trabaja en ello y se envía nuevamente para su revisión Si no existen observaciones se tiene por respondida la solicitud. Fin del procedimiento. Por un Nuevo Dinamismo Página 46

47 Dirección de Sistemas e Descripción del procedimiento: ACTUALIZACIÓN DEL PORTAL DE TRANSPARENCIA No. Responsable Descripción de Actividades Registro Se solicita a las áreas que integran la comisión toda aquella información nueva que sea necesario publicar para contar con el portal de transparencia debidamente actualizado. Se corrobora que las leyes publicadas en el portal de transparencia sigan vigentes. Se recibe información de las áreas de la Comisión. Se le proporciona el formato acorde al portal de transparencia. Se carga la información al portal de transparencia. Se genera un reporte trimestral dirigido a la Unidad de enlace y transparencia para su conocimiento. Fin del Procedimiento. Correo electrónico Correo electrónico Portal de Transparencia CEDH Reporte. Por un Nuevo Dinamismo Página 47

48 Dirección de Sistemas e Descripción del procedimiento: ATENCIÓN DE REQUISICIONES DE MATERIAL DE CÓMPUTO E INFORMÁTICO. No. Responsable Descripción de Actividades Registro Se recibe solicitud del área correspondiente. Se analiza si la necesidad y solicitud está justificada y procede. Es justificada la adquisición de la solicitud respectiva? 2.1 En caso de ser negativo: Se le explica al solicitante y de ser necesario, se soluciona de manera rápida la inconformidad con el material solicitado. 2.2 En caso de ser afirmativo: Se hace la solicitud correspondiente a la Dirección General de Administración y Finanzas. Se recibe el material solicitado. Correo electrónico Formato de requisición. Formato de requisición Cuando sea el caso, se procede a instalar el material recibido al solicitante Se le da aviso al área de recursos materiales de la nueva adquisición e instalación para que el material sea dado de alta en el inventario correspondiente. Correo electrónico Fin del procedimiento Por un Nuevo Dinamismo Página 48

49 Auxiliar Administrativo Descripción del procedimiento: ELABORACIÓN DE PAGOS No. Responsable Descripción de Actividades Registro 1 Auxiliar administrativo. Se recibe del Director General de Administración y Finanzas lista de proveedores a pagar y la cantidad de cheques necesarios para realizar los pagos. 1.1 Auxiliar administrativo. Se elabora el cheque con los datos correspondientes. 1.2 Auxiliar administrativo. Se turna al Director General de Administración y Finanzas para su firma. 1.3 Auxiliar administrativo. Se recibe cheque debidamente firmado. 1.4 Auxiliar administrativo. Se le informa al proveedor que esta listo su pago. 1.5 Auxiliar administrativo. 1.6 Auxiliar administrativo. Se entrega cheque al proveedor correspondiente anexándole copia de la IFE, la firma de la póliza, el contrato (en caso que exista), con su respectiva factura y validación. El paquete de pago completo se turna al área de Servicios generales para su registro y archivo. Fin del procedimiento. Expediente de pago. Expediente de pago. Por un Nuevo Dinamismo Página 49

50 Auxiliar Administrativo Descripción del procedimiento: REVISIÓN DE NOMINA No. Responsable Descripción de Actividades Registro 1 Auxiliar administrativo. Se recibe la nómina por parte del área de Recursos Humanos. 1.1 Auxiliar administrativo. Se revisa y analiza el documento recibido por el área de Recursos humanos. 2 Auxiliar administrativo. La información recibida esta correcta? 2.1 En caso de ser negativo: Auxiliar administrativo. Se regresa a Recursos Humanos para su debida corrección. 2.2 En caso de ser afirmativo: Auxiliar administrativo. Se turna para su autorización al Director General de Administración y Finanzas Auxiliar administrativo. Se recibe nomina debidamente firmada y autorizada Auxiliar administrativo. En los casos que proceda, se elaboran los cheques de nómina correspondientes. En los casos que procedan, se envía la Auxiliar administrativo. dispersión de los recursos de nómina al banco. Nomina Nomina Nomina Pólizas de cheques Auxiliar administrativo. Se elabora carta con la lista de empleados, número de cuenta y el monto correspondiente a cada empleado, dirigido al banco para la transferencia respectiva. Carta/solicitud Auxiliar administrativo. Se recibe del banco comprobante de transferencias. Comprobante Auxiliar administrativo. Se archiva expediente. Expediente Fin del procedimiento. Por un Nuevo Dinamismo Página 50

51 Auxiliar Administrativo Descripción del procedimiento: ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO No. Responsable Descripción de Actividades Registro 1 Auxiliar administrativo. Se le solicita a las áreas que integran la comisión sus objetivos y metas cumplidas. Oficios 1.1 Auxiliar administrativo. Se recibe la información de las áreas correspondientes. Oficios 1.2 Auxiliar administrativo. Se distribuye el presupuesto en base a la importancia del área, sus funciones, el número de personal y las metas a su cargo. 1.3 Auxiliar administrativo. Se captura la información en el Sistema de Presupuesto. Sistema 1.4 Auxiliar administrativo. Se solicita vía sistema la validación respectiva del presupuesto capturado. Sistema 1.5 Auxiliar administrativo. Se obtiene la validación. Sistema Fin del Procedimiento Descripción del procedimiento: SOLICITUD DE RECURSOS A LA SUBSECRETARIA DE EGRESOS DEL ESTADO DE SONORA. No. Responsable Descripción de Actividades Registro 1 Auxiliar administrativo. Dos veces por mes se elabora solicitud para el pago de la nómina correspondiente. Solicitud 1.1 Auxiliar administrativo. Se envía oficio a la Subsecretaria de egresos del Estado de Sonora, con los anexos Oficio correspondientes. 1.2 Director General de Se entrega oficio a la Subsecretaria de Egresos Administración y Finanzas del Estado de Sonora. Oficio 1.3 Director General de Se recibe por parte de Tesorería del Estado Administración y Finanzas orden de pago. Orden de pago 1.4 Auxiliar administrativo. Se captura el ingreso en el sistema COMPAQ. Sistema 1.5 Auxiliar administrativo. Se archiva. Fin del procedimiento. Por un Nuevo Dinamismo Página 51

52 Auxiliar Administrativo Descripción del Procedimiento: EMISIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS No. Responsable Descripción de Actividades Registro 1 Auxiliar administrativo. Se genera en el Sistema COMPAQ el estado financiero al mes correspondiente. 1.1 Auxiliar administrativo. Se turna el estado financiero generado a la Dirección General de Administración y Finanzas. 1.2 Auxiliar administrativo. El Director lo recibe y revisa el Estado Financiero. 2 Auxiliar administrativo. Existieron alguna duda u observaciones derivadas del Estado financiero? 2.1 En caso de ser afirmativo: Auxiliar administrativo. Se aclaran dudas y se toman en cuenta las observaciones generadas. 2.2 En caso de ser negativo: Fin del Procedimiento. Oficio Por un Nuevo Dinamismo Página 52

53 Área de Contabilidad y Finanzas Descripción del procedimiento: REGISTRO DE CONTABILIDAD No. Responsable Descripción de Actividades Registro 1 Coordinador de Contabilidad y Finanzas Se ingresa al Sistema SAACG Sistema Coordinador de Contabilidad y Finanzas Coordinador de Contabilidad y Finanzas Coordinador de Contabilidad y Finanzas Se captura y vacía toda la información contable relativa a pólizas de cheques, nominas, registro de pasivos, ingresos, etc. Se imprime la información financiera y el avance presupuestal que arrojará el mismo sistema. Cada tres meses se genera el informe de la cuenta pública. Fin del procedimiento. Informe Informe Por un Nuevo Dinamismo Página 53

54 AUTORIZACIÓN 30 DE JUNIO DEL 2015: RESPONSABLE DE LA FORMULACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OFICIAL MAYOR REVISÓ AUTORIZÓ EL PRESENTE MANUAL ENTRARÁ EN VIGOR Y SERA APLICABLE A PARTIR DEL 01 DE JULIO DEL Por un Nuevo Dinamismo Página 54

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