Procedimiento Envío de Comunicado por CTS Mail Cast.

Transcripción

1 JULIO 12 Procedimiento Envío de por CTS Mail Cast. OPERACIONES: Elaboración de Solicitud Recepción de Solicitud y revisión de contenido Envío de Contenido del Elaboración del Diseño de Arte Aprobación del Publicación del CORPORATE TRAVEL SERVICES

2 2. Tabla de Contenido SECCIÓN DESCRIPCIÓN PÁG 1. PORTADA 1 2. TABLA DE CONTENIDO 2 3. CÉDULA DE CONFORMIDAD 3 4. CUADRO DE CONTROL DE CAMBIOS 3 5. OBJETIVO 4 6. ALCANCE 4 7. DEFINICIONES 4 8. REFERENCIAS 4 9. RESPONSABILIDADES E INDICADORES DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO POLÍTICAS ANEXOS 9 2/9

3 3. Cédula de Conformidad 4. Cuadro de Control de Cambios Cuadro de Control de Cambios No. Sección Fecha de Liberación Descripción de la modificación efectuada Responsable (s) 3/9

4 5. Objetivo Establecer las actividades que normen la secuencia de operaciones que conforman al proceso de envío de s por CTS Mail Cast. 6. Alcance Todas las áreas Operativas y Administrativas de Corporate Travel Services, deberán guiarse por lo descrito en este procedimiento y acatar las políticas que aquí se establecen. 7. Definiciones Concepto CTS Mail Cast Definición Es el Sistema de Comunicación interna que permite el envío de s a través del Correo Electrónico Corporativo, gestionados por la Dirección de Imagen Corporativa. 8. Referencias Nombre Procedimiento Solicitud de Diseño de Arte Procedimiento Relacionado Área Diseño Gráfico 4/9

5 9. Responsabilidades e Indicadores Puesto Solicitante Responsabilidades Solicita el envío de comunicado a Comunicación Interna a través del formato /FG01. Adjunta la Solicitud en el formato /FG01 con el texto correspondiente para la elaboración del comunicado. (Las imágenes en.jpg,.ai,.eps,.tiff o PDF en caso de ser necesarias). Aprueba el terminado para su publicación. Realiza la revisión y corrección de estilo del texto para el comunicado enviado por el solicitante. Comunicación Interna Envía a Diseño Gráfico el contenido del comunicado para la elaboración del arte. Publica el comunicado vía CTS Mail Cast. Diseño Gráfico Realiza el Diseño del Arte correspondiente para el Solicitado. Indicadores Indicador de desempeño: Cantidad de Solicitud de envío de s (Cantidad de solicitudes recibidas / Cantidad de envíos efectivos) x 100 Responsable Departamento de Comunicación Interna Frecuencia de monitoreo: Quincenal Departamento de Comunicación Interna 10. Desarrollo de Procedimiento Responsable No. Descripción Macro Realiza la Solicitud de Envío de, adjuntando el formato de Solicitud y las imágenes (de ser necesarias) en.jpg,.ai,.eps,.tiff o PDF, mandándolas por correo a: Solicitante 1 ctsmailcast@ctsmex.com.mx La solicitud deberá realizarse en el formato /FG01 Formato de Solicitud (Ver ANEXO 1). - En caso de no tenerse que publicar el mismo día, indicar fecha y hora de publicación deseados. Elaboración de solicitud. 5/9

6 Responsable No. Descripción Macro Nota: La programación obedece a la publicación del comunicado, no a la recepción del mismo, en las bandejas de entrada de los destinatarios. Departamento de Comunicación Interna Diseño Gráfico Comunicación Interna Solicitante Comunicación Interna Recibe la solicitud vía correo electrónico, revisa contenido, 2 redacción y realiza corrección de estilo. Una vez realizadas las correcciones, se envía el texto y en 3 su caso, material adicional del comunicado, al Área de Diseño para realizar el arte correspondiente. Recibe el Texto del y elabora el Diseño del 4 arte. 5 Envía el arte terminado a Comunicación Interna. Envía el terminado al solicitante para 6 aprobación. 7 El comunicado es aprobado? Si, el solicitante da el Visto Bueno a Comunicación para 7.1 enviar el comunicado, No, el solicitante realiza aclaraciones pertinentes y envía a 7.2 Comunicación para su validación, regresa a actividad 2. 8 Se publica el Vía CTS Mail Cast Recepción de Solicitud y revisión de contenido Envío de contenido del. Elaboración del diseño de Arte. Envío al remitente para aprobación. Aprobación del Publicación del FIN DEL PROCEDIMIENTO 6/9

7 11. Diagrama de Flujo de Procesos Proceso de Envío de Mensajes por CTS Mail Cast CTS/ IC-CM-006 Elaboración de Solicitud Solicitante INICIO Solicita el Envío de a: Comunicación Corporativa Diseño MACRO INICIO Elaboración de solicitud. Recepción de Solicitud y Revisión de contenido. Recibe la solicitud vía correo electrónico, revisa contenido, redacción y realiza corrección de estilo. Recepción de la Solicitud y revisión de contenido Envío de Contenido Del Una vez realizadas las correcciones, se envía el texto del comunicado al Área de Diseño para realizar el arte correspondiente. Envío de contenido del. Revisión de Cotización y confirmación de servicio. 1 Recibe el Contenido del y elabora el Diseño del arte. Envía el arte terminado a Comunicación Interna. Elaboración del diseño de Arte. Aprobación del Envía el comunicado al Solicitante para su aprobación. Envío al remitente para aprobación. Aprobación del El solicitante aprueba el comunicado y da el visto bueno para su publicación. Aprobación del Comunciado El comunicado es correcto? SI Publica el Vía CTS Mail Cast Publica el NO 1 FIN FIN 7/9

8 12. Políticas Políticas de Comunicación Interna 1. El solicitante es responsable del texto, imágenes y/o logotipos (únicamente si son necesarios) para la elaboración del comunicado. (Imágenes en.jpg,.ai,.eps,.png,.tiff o PDF). 2. La extensión del texto de los comunicados podrá ser de 2000 caracteres máximo, con la tipografía Lucida Sans Unicode, tamaño de 11 puntos. 3. El contenido del es responsabilidad del Solicitante, la imagen del es responsabilidad de Comunicación Interna, por lo tanto todos los comunicados tendrán que alinearse a la Imagen Corporativa sin excepción. 4. En caso de incluir tablas de contenido, información de terceros, procedimientos, etc. El Área solicitante es responsable de subir a la Intranet (Informa) dichos documentos en su apartado y proporcionar la liga para poder activar el link de enlace en el comunciado. Sin importar que los archivos se incrusten en el cuerpo del correo, no podrán ser publicados de esta manera, tendrán que ser linkeados desde el comunicado. 5. Por ningun motivo se enviarán archivos adjuntos por CTS Mail Cast. 6. Si la información del remitente no está completa, el comunicado no se publicará. 7. Las solicitudes que se reciban antes de las 17:00 hrs. se podrán publicar el mismo día. Las solicitudes recibidas después de las 17:00 hrs se publicarán al día hábil siguiente. 8. Únicamente los casos urgentes se atenderán de manera personal. 9. Después de recibida la solicitud, el tiempo estimado para que el solicitante reciba el comunicado para su aprobación, será de máximo 3hrs. 10. Una vez autorizado el por el Solicitante se programará el envío. 8/9

9 13. Anexos Formato de Solicitud para envío de CTS Mail Cast () 9/9