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1 Proceso: GESTIÓN FINANCIERA CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable /OCT/2010 Versión Inicial Contador /JUL/2013 Se realizó ajustes a la Tarea 1 de recepción de los documentos a contabilizar, dando claridad sobre cuáles son los tipos documentales, igualmente en las actividades asociadas al pago de la obligación se definió dividir por mecanismos de pago a fin de dar claridad en relación a cada una de las etapas y se ajustaron PCC asociados a las tareas 4 y 5 de realizar el pago con cheque y realizar pago por transferencia electrónica Coordinadora de

2 1. OBJETIVO Definir los criterios que se deben cumplir, para atender las operaciones administrativas y Financieras del pago de las obligaciones, de la Universidad de San Buenaventura Cali 2. ALCANCE El procedimiento aplica para el pago de todas las obligaciones o desembolsos por diferentes conceptos que realiza la Universidad de San Buenaventura Cali. 3. DEFINICIONES COMPROBANTE DE EGRESO. Soporte de contabilidad que respalda el pago de una obligación, por medio de cheque ó transferencia electrónica. OBLIGACION. Es una cuenta por pagar, como resultado de una adquisición de bienes ó servicios en términos de crédito. PROTECTOGRAFO. Máquina que se utiliza para proteger de falsificación cualquier documento, cheque o título valor. TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA. Traslado de fondos ordenado desde una cuenta bancaria a la de un beneficiario. 4. LÍDER DE Página 1 de 5

3 5. DESCRIPCIÓN DEL Inicio 1. Recibir los documentos a contabilizar para el pago de las obligaciones 1.1 Recepcionar las facturas y/o documentos soportes para pago de obligaciones relacionadas con proveedores, ordenes de servicio, servicios públicos y anticipos para gastos 1.2 Verificar el cumplimiento de los requisitos de los documentos a contabilizar (PCC) Analista Contable 1.3 Devolver los documentos a la unidad respectiva 2.1 Liquidar las deducciones e impuestos Municipales y Nacionales de cada obligación. (PCC) 2. Contabilizar los documentos de las obligaciones a pagar 2.2 Contabilizar las facturas ó documentos a pagar en el sistema ICEBERG modulo de cuentas por pagar, realizando las deducciones respectivas 2.3 Radicar los documentos soportes asignando numeró que genera el sistema Analista Contable 2.4 Remitir los documentos a la Coordinación de Analista Contable 3. Determinar el mecanismo de pago a utilizar (Cheque o Trasferencia electrónica) 3.1 Recibir de la Coordinación de Nómina las cartas y los soportes de nómina para respectivo pago. 3.2 Recibir de Contabilidad los documentos soportes para la elaboración del cheque o la transferencia electrónica 1 Página 2 de 5

4 1 3. Determinar el mecanismo de pago a utilizar (Cheque, Trasferencia electrónica) 3.3 Verificar que los documentos para pago tengan el número radicado de contabilidad. 3.4 Devolver documentos a contabilidad 3.5 Identificar si el pago corresponde a pago de nómina Nómina Identificar si el pago se realiza con cheque o Transferencia electrónica Cheque Transferencia Elaborar el cheque. (PCC) 4.2 Enviar los documentos al, para la autorización y firma. 4. Realizar pago de de Cheque 4.3 Revisar los cheques y documentos soportes (PCC) 4.4 Identificar la necesidad de realizar ajustes a los cheques 4.5 Realizar ajustes o reelaboración del cheque de acuerdo con los resultados de la revisión del 4.6 Firmar el cheque y enviar a la Coordinación de 4.7 Gestionar la segunda firma del cheque con la persona registrada y autorizada para ello Página 3 de 5 2

5 2 4. Realizar pago de de Cheque 4.8 Entregar los cheques en la fecha programada (PCC) 5.1 Elaborar el reporte de relación de pagos por transferencia electrónica (PCC) Revisar la información reportada en la relación de pagos por transferencia electrónica e identificar la necesidad de hacer ajustes (PCC) Coordinadora de 5. Realizar pago de de transferencia electrónica 5.3 Realizar los ajustes de la información en el aplicativo para pago por trasferencia 5.4 Cargar la información de los pagos por transferencia en la aplicación del Banco 5.5 Autorizar el pago electrónico a través de la página web de las entidades (PCC) Realizar segunda autorización de pago electrónico a través de la página web de la entidad bancaria Jefe de Presupuesto 5.7 Realizar una revisión general de los pagos realizados por trasferencia electrónica 3 Página 4 de 5

6 3 5. Realizar pago de de transferencia electrónica 5.8 Identificar la necesidad de implementar correctivos acuerdo con los resultados de la revisión general de pagos por transferencia electrónica 5.9 Establecer las correcciones y/o acciones correctivas según resultados de la revisión 5.10 Archivar los comprobantes de egreso y las relaciones de pagos electrónicos, con los documentos soportes 6. Realizar seguimiento al procedimiento de pago de obligaciones 6.1 Realizar seguimiento al desarrollo de las actividades propuestas para el procedimiento 6.2 Verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos para el procedimiento 7. Realizar ajustes al procedimiento 7.1 Determinar la necesidad de realizar ajustes al procedimiento 7.2 Realizar ajustes al procedimiento Fin Elaboró: Gloria Patricia Libreros Cargo: Coordinadora de Fecha: 16/JUL/2013 Firma: Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Calidad Fecha: 19/JUL/2013 Firma: Aprobó: Félix Rodríguez Ballesteros Cargo: Fecha: 26/JUL/2013 Firma: Página 5 de 5

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