Acumen Fiscal Agent Web b T i T m i e m En E tr t y r

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1 Acumen Fiscal Agent Web Time Entry

2 Home Aquí esta la portada principal del Registro de Tiempo. En la pågina principal los usuarios pueden encontrar la información de soporte y contactos o cambios de Acumen. En este sitio, los usuarios verán los términos como cliente o empleador y empleado siendo utilizados. Por favor, tenga en cuenta que esta página del Registro de Tiempo es compatible con una gran población y que estos términos son sólo para propósitos funcionales. Para mayor claridad... Un Cliente se refiere a la persona servida, al consumidor, al participante o al individuo recibiendo los servicios. El Empleado es la persona encargada o la persona proveyendo servicios. El Empleador es la person que contrata, despide, y entrena al personal.

3 Registration Aquí un cliente, empleador o empleado Puede inscribirse para utilizar el sistema. Sólo es necesario hacer este paso una vez. Un cliente o empleador, debe elegir la opción Sí a la primera pregunta. Un empleado, debe elegir la opción No a la primera prefunta. No dude en ponerse en contacto con Acumen para Obtener un número de cuenta. El correo electrónico es requerido. Si los usuarios no tienen un correo electrónico, puede poner N/A. Si los usuarios no proporcionaron una dirección de correo electrónico y olvida su contraseña, no podrá recuperarlo sin la asistencia del Equipo de Acumen.

4 Sign In Aquí un cliente/empleador o empleado puede acceder su cuenta. El cliente/empleador debe mantener su número de cuenta y contraseña privada. Acumen no recomienda el compartir cuentas porque los clientes/empleadores tiene mas acceso que los empleados

5 Client/Employers Access

6 Account Aquí el cliente/empleador puede cambiar el número de teléfono del cliente, la dirección de su correo electrónico o contraseña. Clientes/Empleadores tambén puede agregar un número de fax, si lo tiene. Para cambiar un número de teléfono, correo electrónico o la contraseña, los usuarios sólo ingrese la información actualizada en el espacio correspondiente, y haga clic en el botón guardar. El cambio de información se actualizará automáticamente en el sistema de Acumen. Los clientes pueden cambiar su dirección usando la página del Registro de Tiempo. Los empleadores que necesitan cambiar su dirección de correo, tendrán que contactar a Acumen.

7 Manage Hours Una vez que los clientes o empleadores se han validado por el sistema, serán capaz de ver todos sus empleados. Los horarios de tiempo trabajado que aún no han sido enviados a Acumen para procesar se mostraran aquí en el Manejo de Horas del Cliente/Empleador. Aquí van a ver las entradas para cada empleado que trabaja para ellos. Para su conveniencia, el sistema de Registro de Timepo Suma el total de horas para cada empleado individualmente y suma el total de horas para todos los empleados. Un cliente o el empleador puede manejar horas añadiendo, aprobando, o editandolas en esta pantalla.

8 Add Hours I certify, under penalty of removal from the program, prosecution, and repayment of funds, that this is an accurate record of the services this employee has provided. En esta pantalla se pueden añadir horas. Información de los empleados y del código de servicio se obtienen directamente del sistema de Acumen. Sólo los empleados activos en el sistema serán mostrados. Sólo los códigos de servicio a los que los clientes son elegibles serán mostrados. El sistema filtra los códigos de servicios adecuados para los empleados. Por ejemplo, si un cliente es elegible para 3 códigos de servicio, pero Jane, que es la empleada, sólo puede trabajar uno de esos códigos de servicio, el nombre de Jane es seleccionado en la pagina web Tiempo Entrado y solo el código de servicio que Jane puede trabajar será mostrado.

9 Manage Hours Después de que las horas han sido añadidas, el clinete/empleador tendrá que aprobar cada entrada en orden para que Acumen pueda procesar el registro. Sólo el cliente/empleador puede aprobar los registros y cambiar el estado de un registro. I certify, under penalty of removal from the program, prosecution, and repayment of funds, that this is an accurate record of the services this employee has provided. Para aprobar las horas, el cliente/empleador puede hacer clic en cada línea no aprobada para cambiar el estatus. Para desaprobar horas, haga clic en la línea que dice aprobado y el estatus volverá a no aprobado. Los usuarios también pueden utilizar el boton Aprobar Todos o Desaprobar Todos.

10 Manage Hours Cuando el boton Aprobar todos es presionado, la sección del estatus debería verse así. Sólo horas aprovadas son enviadas a Acumen. Si el cuadro de estatus muestra Aprobado, estas horas seran retiradas por Acumen para pago. Cuando estan retiradas por Acumen, las horas ya no aparecerán en la página de manejo de horas. Por favor, asegúrese de que cuando las horas aprobadas sean exactas. I certify, under penalty of removal from the program, prosecution, and repayment of funds, that this is an accurate record of the services this employee has provided. Tenga en cuenta que cuando los usuarios hayan aprobado horas, el récord no se puede editar. Los usuarios pueden cambiar el estatus del récord a No Aprobado y editar de esa forma.

11 Edit Hours Este es el aspecto que el cliente, empleador o empleado tendrá si el botón de editarfue seleccionado junto a una entrada aprobada. Los datos de la entrada puede ser visto, pero no se puede cambiar. Si un cliente/empleador determina que los datos tienen que ser cambiados, entonces el cliente/empleador debe volver a la página de manejo de horas y hacer clic en la palabra Aprobado. Esto va a cambiar la entrada a No Aprobado y permitira que el récord sea editado. I certify, under penalty of removal from the program, prosecution, and repayment of funds, that this is an accurate record of the services this employee has provided.

12 Employee Information Aquí el cliente/empleador puede ver la información básica de sus empleados. También pueden ver el estado de los empleados nuevos, presentes, y terminados. Si un empleado no se ha registrado éxitosamente con Acumen, entonces falta algo en el proceso de inscripción. Los clientes/empleadores pueden ver qué elemento(s) de los empleados no se encuentran en la parte inferior de esta pantalla bajo la Lista de Verificación de Artículos Incompletos.

13 Incomplete Checklist Items Haga clic en el signo de Más (+) en la casilla para expandir la lista para ver qué elementos faltan o están incompletos. Cosas que pueden ser encontradas aquí son formas incompletas, como W-4 o I-9. Haga clic en Ver Nota para todas las notas que han sido introducidas por Acumen para esa lista de verificación incompleta. Si los usuarios quieren comunicarse con el empleado para discutir estos temas, vaya a Ver junto al nombre del empleado.

14 View Employee En esta página, los clientes o empleadores recibirán información detallada, como el número de teléfono del empleado, dirección de correo electrónico y su dirección de correo. Los códigos de servicios de los empleados y las tarifas de sueldo también se puede ver.

15 Employee Access

16 Account Aquí los empleados pueden cambiar su número de teléfono, dirección de correo electrónico o contraseña. Para cambiar un número de teléfono, dirección de correo electrónico o la contraseña, el usuario sólo tiene que escibir la información actualizada en la casilla correspondiente, y hacer clic en el botón Guardar. El cambio de información se actualizará automáticamente en el sistema de Acumen.

17 Manage Hours Al hacer clic en el cuadro de más, un empleado puede ver el resumen de horas actuales en la página de Registro de Tiempo. También pueden ver si las horas son aprobadas o no aprobadas. Los empleados no pueden cambiar el estatus de cualquier entrada. Los empleados pueden editar horas haciendo clic en el botón Editar que aparece junto a una entrada. Cuando una entrada es aprobada, el empleado no será capaz de editar la entrada. I certify, under penalty of removal from the program, prosecution, and repayment of funds, that this is an accurate record of the services this employee has provided.

18 Reports

19 Employee Reports Aquí está una vista de la pantlla de un reporte de un empleado. Los empleados tienen acceso a tres reportes. Los reportes disponibles son el informe de hojas de tiempo, reporte detallado de nómina, y el informe detallado de las horas.

20 Client/Employer Reports Aquí está una vista de la pantlla del reporte de un cliente/empleador. Los clientes o empleadores tienen acceso a todos los ocho reportes. Los reportes disponibles son el Reporte de Horas, Detalles de Nómina, Detalles de Horas, Registro de Cheques, un Registro de Cheques Simples Detallados, Reporte de Notas, Estado de Cuenta, y el Reporte de Autorización.

21 Timesheet Report El Reporte de Horas muestra todos lo registros que están en la Pantalla de Manejo de Horas. Los registros que aparecen en el Reporte de Horas puede se Aprobado o No Aprobado. Los registros de este informe NO han sido retirados a la base de datos de Acumen para ser procesados. Este reporte de tiempo es Este reporte de tiempo es automáticamente marcado con el día y fecha en que se ejecutó el informe. Acumen recomienda que los clientes/empleasores impriman el informe de horas y que los empleados lo firmen. También se sugiere a los empleados mantener estos informes en sus propios records. Este informe no tiene qué ser entregado a Acumen.

22 Payroll Detail Report El Reporte Detallados de Nómina muestra todos los registros que están en la Pantalla de Manejo de Horas y todos los registros que han sido presentados a través de datos en la pagina de tiempo entrado. Cualquier registro que ha sido aprobado, no aprobado, retirado por Acumen para ser procesado, o no retirado por Acumen para ser procesado se verá en este informe.

23 Hours Detail Report El Informe Detallado de Horas muestra todas la horas pagadas. Se clasifica por cada cheque que es emitido. La información contenida en este informe recoge el importe, fechas, y tasas de pago que su empleado o vendedor ha sido pagado. Las horas podrían haber sido sometidas a Acumen por fax, correo electrónico, correo postal, o por la página de Tiempo Entrado. Usted tendrá acceso a la información sobre este informe, incluso si decide no utilizar la página de Tempo Entrado para someter el tiempo del empleado.

24 Note Report El Reporte de Notas muestra todas la notas o comentarios que han sido introducido con los registros. Ofrece todos los detalles de un registro; incluyendo, la fecha de servicio trabajado, el nombre del empleado, la hora de inicio y finalización del empleado, el código de servicios trabajados por el empleado y la nota/comentario que fue escrito.

25 Check Register Simple Report El Informe de Cheques Simple Detallado muestra información básica del cheque del empleado por todos los registros que han sido pagados. La información incluida en es este reporte es el nombre del empleado, la fecha del cheque del empleado, la cantidad del cheque*, y el método que el empleado recibió su pago. Este reporte es una buena herramienta para utilizar cuando un empleado cambio de cheques en papel a depósito directo. Puede ayudar al empleador a determinar la forma en que el empleado debe recibir su pago. Este reporte está dispnible en la página de tiempo entrado 2 días antes de la fecha del cheque que aparece en el calendario de la nómina. *La cantidad del cheque es la cantidad que se le paga a un empleado después de que impuestos han sido deducidos. La cantidad es determinada por lo que el empleado puso en su forma W4, la forma de los impuestos estatales (si es aplicable), y del IRS.

26 Check Register Detailed Report El Reporte Detallado de Registro de Cheques muestra información de los cheques del empleado por todos los records que han sido pagados. La información incluida en este informe es la fecha del cheque del empleado, el método de pago que el empleado recibió, la fecha de inicio y fin del periodo de pago*, el total de horas pagadas, la cantidad del cheque**, y la dirección utilizada para enviar por correo el cheque o talón de pago del empleado. Este informe es una buena herramienta para utilizar cuando un empleado se está mudando. Puede ayudar a que el empleador determine donde debe de recibir su pago o talón el empleado. *Este reporte está dispnible en la página de tiempo entrado 2 días antesde la fecha del cheque que aparece en el calendario de la nómina. **La cantidad del cheque es la cantidad que se le paga a un empleado después de que impuestos han sido deducidos. La cantidad es determinada por lo que el empleado puso en su forma W4, la forma de los impuestos estatales (si es aplicable), y del IRS.

27 Account Statement Report El Estado de Cuenta muestra un resumen de los participantes del empleado y la información de nómina. La página de portada incluye todas la autorizaciones activas, una lista de empleados, ano a fecha de nómina y los resúmenes de los vendedores, y la información de la tasa de los empleados. La segunda sección del Estado de Cuenta incluye la nómina y/o información de cheque del vendedor. La cantidad de facturación que aparece en la sección de información de cheque en este reporte es la cantiad que sera deducida de la autorización/presupuesto/asignación del participante. La cantidad de facturación es igual a Ingresos Brutos+FICA+SUCA+FUTA+Compensación a Trabajadores+EIC+Cantidades Locales.

28 Authorization Report El Reporte de Autorización muestra los tipos de servicos, intervalo de fechas, y la cantidad que Acumen puede pagar. Este reporte también proporciona el equilibrio del servicio autorizado. El Reporte de Autorización es una gran herramienta para el control de: Los saldos más actualizados después de un período de pago Posibles cambios en los servicos, códigos, cantidades, y fechas

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